03- Processos especiais
Bloqueio de Movimento
O bloqueio de movimento contábil é a funcionalidade que permite a blindagem de movimento contábil de um período de modo a não permitir qualquer forma de alteração dos lançamentos pelas formas normais de utilização (manual, importação ou automação). Este bloqueio é realizado pelo processo Bloqueio dos Lançamentos Contábeis, localizado em Contabilidade/Configurações e Manutenções.
Observação: recomendamos que o acesso a este processo seja exclusivo a poucas pessoas do setor contábil ou somente ao contador.
O bloqueio possui algumas características, que devem ser do conhecimento do usuário:
a) O bloqueio é realizado por grupo de usuários ou usuários;
b) O bloqueio permite a seleção de classes (pastas) de lançamentos contábeis, mas o efeito do bloqueio é combinado com os grupos de usuário ou usuários selecionados;
c) O bloqueio em determinada data impede a movimentação de todas as empresas (unidades contábeis) até a data indicada, se o usuário não especificar local de escrituração e/ou unidade contábil;
d) O usuário pode bloquear somente um local de escrituração ou uma unidade contábil específica. Caso deseje bloquear mais de um local ou unidade, deve inserir novos registros especificando estes dados para o grupo de usuários que estarão sujeitos ao bloqueio
Para efetuar o bloqueio, o usuário deve:
a) Inserir um registro na grade Configurações de Data Limite, após ter selecionado uma classe específica na grade Árvore de Classes, localizada no lado esquerdo da tela;
b) Informar o grupo de usuário ou usuário que estará sujeito ao bloqueio;
c) Informar o local de escrituração ou unidade contábil, caso deseje filtrar esta informação;
d) Informar algumas das 4 colunas que indicam a forma de bloqueio, detalhado a seguir.
Para efetuar o desbloqueio, o usuário deve identificar o grupo ou usuário que estava cadastrado como bloqueado e informar uma data anterior.
Esclarecemos ainda que este processo permite o bloqueio de várias formas distintas. Para tanto, o processo disponibiliza 4 colunas, abaixo detalhadas:
Data inicial p alterações: esta data refere-se a uma data específica e relativa ao passado que permite o bloqueio de todas as movimentações anteriores até a data indicada neste parâmetro, inclusive;
Limite automático em dias anteriores: este parâmetro recebe uma informação de dias que serão usados para contagem da data de bloqueio. Esta data de bloqueio será de N dias para trás em relação à data de hoje. Assim, por exemplo, se um usuário informar 15 estará mencionando que todas as operações gravadas hoje estarão automaticamente bloqueadas decorridos 15 dias ou que qualquer tentativa de incluir movimentos com data retroativa e anterior à 15 dias passados não poderão ser gravados pois excede ao intervalo de dias previsto;
Data final p alterações: esta data refere-se a uma data específica e relativa ao futuro que permite o bloqueio de todas as movimentações após a data indicada neste parâmetro, inclusive. É usada quando a empresa deseja estabelecer uma janela de tempo, limitando uma data passada (pelo uso do Data inicial p alterações) e uma data futura (pelo uso do Data final p alterações);
Limite automático em dias posteriores: este parâmetro recebe uma informação de dias que serão usados para contagem da data de bloqueio. Esta data de bloqueio será de N dias para frente em relação à data de hoje. Assim, por exemplo, se um usuário informar 15 estará mencionando que todas as operações gravadas com data superior a 15 dias em relação a data de hoje estarão automaticamente bloqueadas e não poderão ser gravadas pois excede o que foi previsto.
Encerramento de Resultado
O processo Encerramento de Contas e Resultado permite o zeramento das contas de resultado na data informada contra uma conta de contra-partida informada. Este processo está localizado em Contabilidade/Configurações e Manutenções.
Observação: recomendamos que o acesso a este processo seja exclusivo a poucas pessoas do setor contábil ou somente ao contador.
Para executá-lo, o usuário deve preencher as seguintes variáveis:
Unidade de Contabilização: variável usada para filtrar o movimento da empresa selecionada;
Classe para Apuração: variável usada para selecionar a classe (pasta) que terá o movimento encerrado. A seleção de uma classe implica as classes filhas;
Classe Plano de Contas: variável usada para indicar o plano de contas cujo movimento será encerrado;
Conta de Resultado Inicial: selecione a primeira conta sintética do agrupamento de contas de resultado cujo saldo será encerrado;
Conta de Resultado Final: selecione a última conta analítica do agrupamento de contas de resultado cujo saldo será encerrado;
Conta de Encerramento: selecione a conta contábil de contrapartida que receberá os movimentos do encerramento. Esta conta pode ser do grupo de Patrimônio Líquido ou de outro agrupamento especialmente criado para este fim;
Data Base: informe a datado encerramento;
Classe para Lançamento: selecione a classe (pasta) onde serão gravados os movimentos do encerramento. O usuário deve selecionar uma pasta exclusiva para encerramento de contas. Caso esta pasta não exista, deve solicitar ao TI da empresa sua criação;
Histórico: digite o histórico que será gravado nos movimentos de encerramento;
Inclui Entidade para Conta de Encerramento: se marcado esta opção, a informação desta dimensão será gravada no movimento de encerramento da conta de contrapartida indicada na variável Conta de Encerramento;
Inclui Recurso para Conta de Encerramento: se marcado esta opção, a informação desta dimensão será gravada no movimento de encerramento da conta de contrapartida indicada na variável Conta de Encerramento;
Inclui Representante para Conta de Encerramento: se marcado esta opção, a informação desta dimensão será gravada no movimento de encerramento da conta de contrapartida indicada na variável Conta de Encerramento;
Inclui Centro de Custo para Conta de Encerramento: se marcado esta opção, a informação desta dimensão será gravada no movimento de encerramento da conta de contrapartida indicada na variável Conta de Encerramento;
Inclui Local de Escrituração para Conta de Encerramento: se marcado esta opção, a informação desta dimensão será gravada no movimento de encerramento da conta de contrapartida indicada na variável Conta de Encerramento.
Após preenchidas as variáveis, o usuário deve clicar no botão Executar.
Atenção: o encerramento de resultado não bloqueia automaticamente o exercício. Este bloqueio deve ser executado pelo usuário no processo Bloqueio dos Lançamentos Contábeis.
Conciliação Contábil
Conceituação Geral de Funcionamento
A conciliação contábil é um processo usado para conciliar o saldo dos grupos clientes e fornecedores comparando-os com os valores exibidos no módulo financeiro. Esta comparação só é possível quando existe algum elo de ligação entre a estrutura do plano de contas ou seu movimento contábil com as pessoas (cliente ou fornecedores) usadas na movimentação financeira.
Estabelecida esta ligação, o processo pesquisa o saldo contábil, em uma data determinada pelo usuário, e passa então a pesquisar o saldo de títulos pendentes pertencentes à mesma pessoa, utilizando as características de pesquisa que o usuário definir no cadastro das contas.
Encontrados os valores e verificando-se diferença entre os mesmos, o processo facilitará a identificação desta por meio de relatórios de apoio cujo objetivo será o de detalhar os movimentos contábeis da conta no mês, o saldo pendente de títulos por pessoa e as operações não contabilizadas correspondentes às operações de pedido e baixa de título.
Nos tópicos seguintes, detalharemos os passos para configuração e utilização desta ferramenta.
Cadastro de Contas para Conciliação Contábil
O objetivo deste cadastro é o de identificar as contas contábeis que serão usadas na pesquisa de saldos contábeis do processo de conciliação. Este cadastro está localizado em Contabilidade/Conciliação Contábil.
A tela inicial possui uma grade superior, com a classe padrão de cadastramento de todas as contas da pesquisa, a qual pode ser objeto de detalhamento por meio de sub-pastas específicas, a critério da empresa, para fins de restrição de visualização de usuários ou organização do cadastro.
Abaixa desta grade Classe, o usuário verá a grade Cadastro de Contas para Conciliação Contábil, na qual se fará o cadastramento propriamente dito.
São campos a serem preenchidos, na inclusão de um novo registro:
Código: informe uma descrição resumida do objetivo de consulta do registro de modo a esclarecer a empresa e o plano de contas utilizado. Exemplo: Pag -Plano Teste-Emp Unum para representar que o cadastro será usado na pesquisa de pagamentos, usando o plano de contas teste e a empresa Unum;
Unidade Contábil: selecione uma única unidade contábil para identificação da empresa que será pesquisada nos movimentos contábeis e financeiros;
Classe Lançamento: selecione a classe de movimento contábil que será usada na pesquisa de saldos contábeis. A seleção de uma classe implica suas classes filhas;
Classe Plano de Contas: selecione apenas uma classe de plano de contas que será usada na pesquisa de saldos contábeis. A seleção desta pasta delimita as contas que o usuário irá selecionar na grade Contas;
Status Padrão: selecione a opção que será usada na pesquisa de saldo financeiro para clientes e fornecedores. A opção Crédito do Fornecedor (Pagamentos) implica a filtragem dos títulos da classe Tit Pag, e a opção Débito do Cliente (Recebimentos) implica a filtragem dos títulos da classe Tit Rec.
Inseridos os campos do cabeçalho, o usuário deve salvá-los. Em seguida, deve mudar a visão e inserir os seguintes campos:
Conta: selecione uma conta contábil pertencente ao grupo de contas de clientes ou fornecedores. Só pode ser selecionada uma única conta contábil por linha de registro. Pode ser informada conta analítica ou sintética. O usuário nunca poderá inserir contas de cliente e fornecedores simultaneamente na mesma configuração. Para tanto, deverá inserir outra configuração de conta específica;
Dimensão de Pesquisa: selecione uma das opções disponíveis de acordo com a maneira de pesquisar o saldo contábil da conta por cliente ou fornecedor. Use as opções:
o 1 - Conta contábil por Empresa - esta opção é usada quando a pesquisa do saldo contábil usa uma conta contábil analítica que agrupa a movimentação de todas as filiais da empresa, isto é, as filiais da empresa possuem apenas uma conta no plano;
o 2 - Conta contábil por Entidade - esta opção é usada quando a pesquisa do saldo contábil usa uma conta contábil analítica que individualiza a movimentação das filiais da empresa, isto é, cada filial da empresa tem uma conta contábil individualizada;
o 3 - Entidade - esta opção é usada quando a empresa adota conta contábil única e faz o detalhamento da pessoa (cliente ou fornecedor) através do preenchimento da dimensão entidade no movimento contábil.
Na grade Contas, o usuário poderá inserir um ou vários registros para indicar a conta ou as contas que farão parte da pesquisa de saldos. Deve-ser o cuidado de nunca inserir no mesmo agrupamento de pesquisa contas de cliente e fornecedor simultaneamente. Para isto, o usuário deverá criar grupos de pesquisa diferenciados.
Note que no cabeçalho o usuário identifica a empresa (unidade contábil) e a classe do plano de contas que será usado na pesquisa. Isto implica dizer que, se o banco de dados possuir mais de uma empresa utilizando a contabilidade e o financeiro, poderá realizar a configuração de contas de cada empresa, separadamente.
Diferenciação de Configuração entre as Dimensões de Pesquisa
Na grade Contas do cadastro de contas para conciliação, existe uma coluna que pede informação sobre o tipo de dimensão de pesquisa, isto é, a maneira como será feita a paridade de informações entre a contabilidade e o financeiro.
Esta forma de pesquisa será diferenciada em função de como o usuário configurou seu plano de contas e os grupos de lançamento contábeis, definidos na automação contábil. Nos sub-tópicos seguintes, o usuário irá esclarecer sobre qual opção deve adotar, de acordo com sua necessidade.
Conta contábil por Empresa
Esta opção de dimensão de pesquisa é usada quando a empresa monta seu plano de contas, realizando o detalhamento de cada cliente ou de cada fornecedor no próprio código contábil, agrupando numa única conta os movimentos realizados por todas as filiais da empresa especificada na conta.
Criando desta forma e utilizando a automação contábil, todas as inclusões de novas contas no plano de contas preencherão a coluna “Entidade Associada” com a pessoa utilizada na operação. Importante ressaltar que a inserção do registro no plano será feito com o primeiro estabelecimento com o qual a empresa se relacionar primeiramente. Todas as demais transações realizadas com a mesma empresa, mas com estabelecimentos distintos utilizará a mesma conta contábil criada inicialmente.
Nas configurações de grupos de lançamentos, o usuário deve verificar a forma de preenchimento adotada nos grupos de lançamento para baixa de pedidos e baixa de títulos, relativamente aos campos:
Fórmula para Conta: Prefixo Conta + Seq. Automático.ijs
Prefixo da Conta: informar a conta sintética
Tipo da Conta: Empresa
Conta contábil por Entidade
Esta opção de dimensão de pesquisa é usada quando a empresa monta seu plano de contas, realizando o detalhamento de cada cliente ou de cada fornecedor no próprio código contábil, detalhando em contas distintas os movimentos realizados com as filiais da empresa.
Criando desta forma e utilizando a automação contábil, todas as inclusões de novas contas no plano de contas preencherão a coluna “Entidade Associada” com a pessoa utilizada na operação. Importante ressaltar que a inserção do registro no plano será feito com cada estabelecimento com o qual a empresa se relacionar. Todas as transações realizadas com a mesma empresa, mas com estabelecimentos distintos, utilizará cada qual uma conta específica. Observe que esta opção é muito semelhante à primeira, estudada no tópico anterior, diferenciando-se apenas no comportamento de agrupar ou distinguir as contas que pertencem à mesma empresa, na condição de cliente ou fornecedor.
Nas configurações de grupos de lançamentos, o usuário deve verificar a forma de preenchimento adotada nos grupos de lançamento para baixa de pedidos e baixa de títulos, relativamente aos campos:
Fórmula para Conta: Prefixo Conta + Seq. Automático.ijs
Prefixo da Conta: informar a conta sintética
Tipo da Conta: Entidade
Entidade
Esta opção de dimensão de pesquisa é usada quando a empresa monta seu plano de contas com o uso de conta única para cliente ou fornecedor. Nesta modalidade, o plano de contas fica mais simplificado, não existe o preenchimento da coluna “Entidade Associada” no plano de contas, mas o detalhamento da pessoa com a qual a empresa se relaciona passa a ser demonstrado no movimento contábil.
Na movimentação contábil, o usuário utiliza a conta analítica (única) para representar a pessoa (cliente ou fornecedor) e preenche a informação “Entidade” com a pessoa com a qual a empresa está se relacionando, conforme ilustração de exemplo abaixo.
Nas configurações de grupos de lançamentos, o usuário deve verificar a forma de preenchimento adotada nos grupos de lançamento para baixa de pedidos e baixa de títulos, relativamente aos campos:
Fórmula para Conta: Prefixo Conta + Sufixo Conta.ijs
Prefixo da Conta: informar a conta analítica
Fórmula para Entidade: Pessoa.ijs
Relatório de Operações não Contabilizadas
O objetivo deste relatório é o de exibir as chaves das operações não contabilizadas no período selecionado. As operações serão agrupadas por modalidade de operação e ordenadas por data. Este relatório pode ser usado de forma independente ou como linque do relatório Conciliação Contábil de Clientes e Fornecedores.
O relatório está localizado em Contabilidade/Conciliação Contábil e foi configurado para pesquisar as seguintes operações:
baixa de pedidos aprovados;
baixa de títulos;
transferência entre disponíveis;
baixa de requisições e
movimentação entre depósitos.
A tela inicial solicita as seguintes informações:
Data Inicial: informe uma data inicial para identificação do período a ser filtrado;
Data Final: informe uma data final para identificação do período a ser filtrado;
Baixa de Pedidos ou Provisões: marque esta opção se desejar verificar operações não contabilizadas na modalidade de operação de pedido;
Baixa de Títulos e Movimentações de Disponíveis: marque esta opção se desejar verificar operações não contabilizadas na modalidade de operação de baixa de título e movimentação de disponíveis. Baixas parciais de também são verificadas;
Baixa de Requisições e Mov. De Depósitos: marque esta opção se desejar verificar operações não contabilizadas na modalidade de operação de baixa de requsição e movimentação de depósito;
Local de Escrituração: selecione um ou vários locais de escrituração para filtragem da pesquisa. Este parâmetro admite a seleção de mais de um local. Caso não seja preenchido, o processo entenderá que o movimento de todos os locais serão checados. Observação: este filtro só deve ser usado para a filtragem do movimento de operações de Pedido e Baixa de Título. Na operação de baixa de Título, o processo examinará a informação do local existente na movimentação de disponível.
Pessoa: selecione uma única pessoa para filtrar a movimentação desta que não foi contabilizada. Caso este parâmetro não seja preenchido, o processo pesquisará o movimento para qualquer pessoa. Observação: este filtro só será usado na pesquisa de operações de Pedido e Baixa de Título.
Após se preencher estas variáveis, o usuário deverá clicar no botão Executar para visualizar o resultado.
O usuário deve perceber que este relatório possui cabeçalhos distintos dependendo da modalidade de operação que ele selecionar para filtragem. Veja abaixo as informações exibidas por modalidade de filtragem.
Pedidos ou provisões -> informa CHCRIACAO, Série, Tipo do documento, Número, pessoa do pedido, classe do pedido, total
Baixa de título e movimentação de disponível -> CHCRIACAO, classe da operação, número e pessoa do título;
Baixa de requisição e movimentação de depósito -> CHCRIACAO, classe da movimentação de depósito, recurso, pessoa, depósito
Conciliação Contábil de Clientes e Fornecedores
Este relatório é a ferramenta principal do processo de conciliação contábil de clientes e fornecedores. Ele realiza a pesquisa de saldos contábeis e financeiros para realizar a comparação entre estes. Este relatório está localizado em Contabilidade/Conciliação Contábil.
Na ilustração abaixo transcrevemos todo o processo de configuração e uso do processo de conciliação.
Toda a configuração parte da estrutura de plano de contas (em branco na ilustração) que é a fonte principal da pesquisa de contas e valores. Este cadastro é usado para configurar o Cadastro de Contas para Conciliação (alaranjado). Neste cadastro, conforme estudado em tópico anterior, o usuário delimita a pesquisa de contas, unidade contábil, e tipo de saldo financeiro (título a receber ou a pagar). Este cadastro será selecionado pelo relatório Conciliação Contábil de Clientes e Fornecedores pelo usuário, o qual informará também a data da pesquisa, a forma de agrupamento do resultado encontrado e a opção de visualização completa de contas ou apenas das inconsistentes.
Após exibir os dados da pesquisa, este relatório fornecerá linque para 3 consultas existentes no sistema, na intenção de auxiliar o usuário na identificação das divergências encontradas nos saldos contábil e financeiro. São os seguintes relatórios, destacados em azul no diagrama:
Relatório de Operações não Contabilizadas: este relatório contábil objetiva mostrar possíveis operações criadas na base, em qualquer local de escrituração pertencente à unidade contábil informada no cadastramento das contas, pertencente à pessoa vinculada à conta ou utilizada no movimento contábil na dimensão entidade. Esta pesquisa se restringirá as operações com pedido e baixa de título. São características desta pesquisa:
o Operações não contabilizadas do início do mês até à data base indicada no relatório;
o Filtra automaticamente os locais de escrituração da unidade contábil;
o Filtra automaticamente a pessoa em operações de baixa de pedido e baixa de título.
Títulos por Data Base: este relatório pertence ao módulo financeiro e objetiva detalhar os títulos em aberto numa data base específica, pertencentes à pessoa pesquisada e geradas em locais de escrituração pertencentes à unidade contábil informada no cadastramento das contas. Importante ressaltar que este detalhamento de títulos pendentes exibirá os títulos originados de baixas de pedido, isto é, decorrentes de operações formalizadas integralmente por baixa de pedido. Destacamos as seguintes características desta pesquisa:
o Filtra títulos pendentes na data base informada no relatório;
o Filtra automaticamente os títulos pertencentes aos locais de escrituração da unidade contábil especificada nas contas;
o Filtra somente títulos originados de baixa de pedido;
o Filtra a pessoa que é destacada no relatório de conciliação;
o Exibe títulos baixados parcialmente até a data ou baixados posteriormente mas que estavam em aberto na data base indicada;
o Elimina os valores dos encargos na exibição dos valores para facilitar a comparação financeira com os valores contábeis, pelo preenchimento automático do parâmetro “Não Corrige Títulos” presente neste relatório.
Razão: este relatório contábil objetiva fazer o detalhamento da movimentação contábil no período do início do mês até a data base informada, da conta contábil usada na movimentação ou da conta contábil e entidade usada.
A pesquisa entre as informações contábil e financeira tem como ponto de partida o saldo contábil nos grupos de contas pré-configurados pelo usuário.
A tela inicial do relatório solicita as seguintes informações:
Data Base: informe a data de referência para pesquisa de saldos contábeis e financeiros;
Conta para Pesquisa: selecione apenas um agrupamento de contas configurado para pesquisa. Este agrupamento corresponde ao que foi cadastrado em Cadastro de Contas para Conciliação;
Somente Contas Inconsistentes?: se este campo for marcado, o processo só mostrará as contas com diferença de valores em relação ao financeiro. Caso contrário, mostrará todas as contas, com inconsistência ou não;
Exibe Contas com mesma entidade?: se este campo for marcado, o processo mostrará as contas dos grupos pré-configurados pelo usuário e também as contas que possuem a mesma entidade associada e não façam parte dos grupos pré-configurados.
Forma de Agrupamento: selecione a forma como deseja ver a consulta das divergências. As opções disponíveis são: conta, entidade
Após preencher as variáveis, o usuário deve clicar no botão Executar.
Exibidos os dados, o usuário as informações de conta, entidade, saldos financeiro e contábil, e a diferença existente. A coluna “Diferença” exibirá a diferença de saldos entre as colunas “Saldo Financeiro” e “Saldo Contábil” em valor absoluto.
O usuário ainda encontrará indicação, na coluna “Obs” sobre contas contábeis analíticas que não possuam “Entidade Associada” vinculada no respectivo cadastro do plano de contas. Esta informação só será exibida se a configuração da conta no Cadastro de Contas para Conciliação estiver definida com os tipos “1 - Conta contábil por Empresa” ou “2 - Conta contábil por Entidade”.
Destacamos os 3 linques que o relatório disponibiliza:
Para o relatório Operações não Contabilizadas -> a partir da entidade ou conta contábil informada na primeira coluna da esquerda;
Para o relatório Títulos por Data Base -> a partir da coluna “Saldo Financeiro”;
Para o Razão da contabilidade -> a partir da coluna “Saldo Contábil”.