02- Processos básicos

MOVIMENTAÇÃO CONTÁBIL

Conceito de Dimensões

Antes de tratarmos prioritariamente sobre o assunto deste tópico, faremos um breve esclarecimento sobre algumas informações da movimentação contábil no sistema Unum até a versão 2010.1. Até aquela versão, todo movimento contábil gravado pela interface de browser possuía as seguintes informações básicas na movimentação:

· Data

· Classe de Lançamento

· Conta contábil

· Centro de Custo

· Local de Escrituração

· Unidade contábil

· Histórico

· Valor

Dentre as informações destacadas, ressaltamos:

a) A informação sobre o local de escrituração representa o local com CNPJ válido onde o movimento contábil foi gerado. Em outros sistemas, esta mesma informação recebe outras denominações;

b) A informação sobre a unidade contábil representa o estabelecimento responsável pela emissão e encadernação do movimento contábil. Em outros sistemas, esta mesma informação recebe outras denominações;

c) A informação sobre o centro de custo representa a utilização dos registros da tabela de centros de custo ou resultado na movimentação contábil e, eventualmente, a utilização de registros da tabela de pessoas para detalhamento de clientes e fornecedores. A configuração aceitava ambos os tipos de informações, cabendo ao usuário do setor optar pela utilização de uma ou outra informação ou pela não utilização deste campo, visto que não é obrigatório na contabilidade;

d) Apenas a informação sobre a “classe de lançamento” é um conceito alheio à contabilidade, visto que ela é usada como organizador de movimento para efeito de filtragem de relatórios. Todas as demais informações são de entendimento comum dos usuários do setor contábil. Estas classes devem ser definidas pelo usuário e criadas pelo TI da empresa ou consultoria da Unum na base de desenvolvimento do cliente (base D) com chave custom e copiada para as bases de homologação (base H) e produção.

Dentre as informações até então existentes, o “local de escrituração” e o “centro de custo” indicavam um grau de detalhamento gerencial na movimentação contábil, que era explorado pelos usuários na filtragem de informações pelos relatórios. A partir da versão 2011.1, foram adicionadas outras informações na movimentação contábil e nos relatórios do módulo, sem obrigatoriedade de uso, explorando outros aspectos da movimentação contábil.

Cada uma destas informações, que contribuem gerencialmente para o enriquecimento do detalhamento da informação contábil, são visões ou dimensões da informação em seu aspecto macro. Elas nos dão ferramentas para interpretar os valores registrados nas contas contábeis sob uma ótica diferente da contabilidade convencional, permitindo estudar comportamentos de elementos não contábeis, que foram atrelados a uma movimentação contábil pela sua participação em operações diversas, classificadas de certa maneira pela aplicação da técnica das partidas dobradas.

Nisto embasamos o conceito das dimensões: captar elementos não contábeis utilizados nas operações para compor o movimento contábil, fornecendo ao usuário do setor a possibilidade de extrair a leitura dos valores pelos relatórios numa ótica de interpretação diferenciada e voltada à necessidade eminentemente gerencial.

Desta forma, foram incorporados ao sistema 3 novas dimensões, que se somaram as 2 dimensões já existentes (local de escrituração e centros de custo ou resultado):

Entidade -> informação sobre a pessoa utilizada na operação, pertencente à pasta Pessoas da tabela de entidades;
Recurso -> informação sobre o recurso transacionado na operação, pertencente à tabela Recursos;
Representante -> informação sobre o representante/assessor de venda participante da operação, pertencente à pasta Pessoas da tabela de entidades.

A dimensão do centro de custo passará a aceitar apenas registros da pasta de centro de custo. O conteúdo que estiver neste campo e não pertencer à pasta indicada será remanejado para a dimensão Entidade, através de processo especialmente desenvolvido para compatibilizar as versões anteriores do sistema com a atual. Este processo será executado no upgrade de versão para a 2011.1 ou superior, pelo processo Migração de dados do campo CCUSTRES para ENTIDADE na tabela CONTÁBIL (Contabilidade/Configurações e Manutenções/Rotinas Pós-upgrade).

Nos lançamentos contábeis foi incluído a dimensão do estabelecimento que tem como objetivo identificar o local que originou determinada receita ou despesa, assim o usuário poderá verificar qual o estabelecimento que está gerando um maior lucro ou prejuízo facilitando na tomada de decisões. Desta forma, será possível configurar fórmulas de estabelecimentos nos grupos de lançamentos contábeis conforme abaixo:

Grupos de lançamentos para pedidos aprovados e baixas de pedidos: Neste será possível determinar que o estabelecimento do lançamento contábil seja o próprio estabelecimento do pedido ou o estabelecimento informado no beneficiário. Caso no grupo esteja configurado para que a fórmula do estabelecimento seja o estabelecimento informado no beneficiário e não seja informado um estabelecimento neste campo, o sistema irá preencher no lançamento contábil o estabelecimento da operação.
Grupos de lançamentos para adiantamento de títulos: Neste será possível determinar que estabelecimento do lançamento contábil seja o estabelecimento informado no título ou usuário poderá informar um estabelecimento fixo.
Grupo de lançamentos para baixas de requisições: Neste será possível determinar que o estabelecimento do lançamento contábil seja o estabelecimento cadastrado no centro de custo informado na requisição ou usuário poderá configurar um estabelecimento fixo.
Grupo de lançamento para baixa de títulos: Neste grupo será possível determinar que o estabelecimento do lançamento contábil seja o estabelecimento informado no título ou usuário poderá configurar um estabelecimento fixo.
Grupo de lançamento para o mapa resumo: Neste grupo será possível determinar que o estabelecimento do lançamento contábil seja o estabelecimento cadastrado no local de escrituração para qual o mapa resumo está sendo gerado ou usuário poderá configurar um estabelecimento fixo.
Grupo de lançamento para movimentação de depósito: Neste grupo será possível determinar que o estabelecimento do lançamento contábil seja o estabelecimento cadastrado no deposito ou usuário poderá configurar um estabelecimento fixo.
Grupo de lançamento para movimentação de títulos entre carteiras: Neste será possível determinar que o estabelecimento do lançamento contábil seja o estabelecimento informado no título ou o usuário poderá configurar um estabelecimento fixo.
Grupo de lançamento para Negociação financeira de baixa de título: Neste será possível determinar que o estabelecimento do lançamento contábil seja o estabelecimento informado no título ou o usuário poderá configurar um estabelecimento fixo.
Grupo de lançamento para Negociação financeira de Movimentação de Disponível: Neste será possível determinar que o estabelecimento do lançamento contábil seja o estabelecimento informado na movimentação do disponível ou o usuário poderá configurar um estabelecimento fixo.
Grupo de lançamento para Títulos do Mapa Resumo: Neste será possível determinar que o estabelecimento do lançamento contábil seja o estabelecimento cadastrado no Local de Escrituração do Mapa Resumo ou o usuário poderá configurar um estabelecimento fixo.
Grupo de lançamento para títulos de pedidos aprovados e baixa de pedidos: Neste será possível determinar que o estabelecimento do lançamento contábil seja o estabelecimento informado no título ou o usuário poderá configurar um estabelecimento fixo.

Formas de Inclusão do Movimento Contábil

Movimento Contábil Digitado

A inclusão de movimentos contábeis via digitação é realizada pelo processo Lançamentos (ir Para/Contabilidade). Este é a principal rotina do módulo contábil, pois é ele permite que a escrituração contábil seja realizada em plenitude, com todas as variações de fórmulas de lançamentos possíveis. Além da inclusão, também é possível fazer a manutenção ou deleção de movimentos existentes, seja ele originado da própria digitação, importação ou da automação contábil.

Aberto o processo, o usuário verá 2 grades:

a) A grade superior (Classe do Plano de Contas) solicita a classe do plano de contas que será utilizado na escrituração. O objetivo deste parâmetro é ajudar no filtro das contas durante a digitação de lançamentos, especialmente se a empresa tiver mais de um plano de contas cadastrado na base. O preenchimento desta informação na inclusão de novo movimento contábil é obrigatório;

b) A grade inferior (Lançamentos Contábeis), por outro lado, é aquela na qual se fará de fato a digitação do movimento e demais alterações e consultas pertinentes.

Para inserir um movimento novo, o usuário deve selecionar uma pasta de plano de contas que será utilizada, na grade “Plano de Contas” e clicar no botão “Inserir” da caixa de ferramentas da grade “Lançamentos Contábeis”. Um novo registro será aberto solicitando a informação de um registro da escrituração (débito ou crédito) no modo “ficha”. São solicitadas as seguintes informações:

· Ch Docum: é a chave criada automaticamente pelo sistema para identificação da operação de contabilização que está sendo criada. Esta chave será única no sistema, diferenciando-se das demais operações, e servirá para identificar os débitos e créditos pertencentes ao mesmo lançamento contábil, isto é, todos os débitos e créditos do mesmo lançamento terão a mesma chave de documento. Este campo não permite a edição do usuário e deve ser ignorado na digitação manual;

· Classe: informe a classe/pasta de lançamento contábil onde o lançamento será guardado. As classes servem para fazer diferenciações por tipo de operações escrituradas no movimento contábil. A empresa pode optar por ter classes de movimentações específicas para os movimentos de apuração de resultado, documentos de entrada ou saída, operações financeiras, etc, as quais poderão servir de filtros em relatórios do módulo. Estas classes devem ser previamente definidas e criadas pelo responsável pela informática da empresa;

· Data: informe a data de contabilização do movimento;

· Conta: informe a conta contábil usada na contabilização. É admitido realizar a digitação usando o código contábil completo ou usando o código reduzido (apelido), definido no plano de contas para as analíticas;

· Centro de Custos: informe o centro de custo/resultado ou pessoa que se utilizará para detalhar a conta contábil que está sendo utilizada na contabilização. Esta informação não é obrigatória e deve ser definida pela empresa se será utilizada ou não;

· Local de Escrituração: informe o local de escrituração (estabelecimento) responsável pela escrituração contábil. Esta informação permite a filtragem dos movimentos realizados em cada estabelecimento, através de relatórios;

· Unidade de Contabilização: este campo é preenchido automaticamente quando da digitação do local de escrituração. A unidade indica o local responsável pela encadernação dos relatórios contábeis da empresa. Para que o mesmo seja preenchido automaticamente, no cadastro do respectivo local, deve estar preenchido o campo “Unidade de Contabilização”;

· Histórico: informe o histórico que o usuário digitará para identificar a operação. É permitido utilizar os históricos criados na tabela de históricos padrões, comentado em outro tópico. Para usar os históricos dessa tabela, basta o usuário digitar o código do referido histórico e teclar ENTER;

· Valor: informe o valor do registro contábil. Este valor deve ser digitado obedecendo à seguinte convenção:

- valores a débito são lançados sem sinal (positivo) e
- valores a crédito são lançados com sinal negativo (-) antes do valor.

· Entidade: informe a pessoa que participou da operação que está sendo classificada (cliente, fornecedor, etc). Esta informação não é obrigatória e tem utilidade gerencial;

· Recurso: informe o recurso que participou da operação que está sendo classificada. Esta informação não é obrigatória e tem utilidade gerencial;

· Representante: informe o assessor comercial que participou desta operação que está sendo classificada. Esta informação não é obrigatória e tem utilidade gerencial;

· Digitador: esta informação indica o digitador que está logado no sistema e é responsável pela digitação do movimento contábil. Esta informação não pode ser editada e alterada pelo usuário;

· Digitação: esta informação indica a data de digitação que o usuário logado no sistema está registrando o movimento contábil. Esta informação não pode ser editada e alterada pelo usuário;

· Regra de Lançamento: esta informação indica a chave da regra contábil usada na contabilização pela automação contábil. Esta informação não pode ser editada e alterada pelo usuário;

· Grupo de Lançamento: esta informação indica o código do grupo de lançamento usado na contabilização pela automação contábil. Esta informação não pode ser editada e alterada pelo usuário.

Após a inserção de um registro, o usuário deverá gravá-lo, via botão “confirmar” da caixa de ferramentas da grade Lançamentos Contábeis ou via teclado por Ctrl+m. Para continuar a digitação e inserir outro registro, clique novamente no botão “inserir” ou pressionar “insert” do teclado.

Devemos esclarecer algumas características da utilização do processo de lançamento:

a) O usuário poderá selecionar a conta contábil de 4 maneiras:

a. Informar o código contábil completo. A digitação pode ser feito somente com os dígitos numéricos, ainda que a conta possua máscara;

b. Informar o código reduzido das contas analíticas;

c. Clicar na seta existente no lado direito do campo Conta e marcar o check Box da conta desejada;

d. Dar um duplo clique no campo Conta para o processo abrir uma nova guia e, nesta, o usuário irá selecionar a conta desejada marcando o check Box dela e clicando no botão OK desta guia.

b) O usuário não poderá selecionar conta sintética. O processo alertará imediatamente e não permitirá a utilização no registro;

c) O usuário poderá fazer lançamentos com quantos débitos e créditos desejar. Não há limite de registros para o lançamento;

d) O processo não permitirá gravação de lançamento com diferença entre débito e crédito. O processo avisará por mensagem de alerta;

e) O processo só permitirá a seleção de um único plano de contas por vez. A seleção do plano de contas na grade superior permite a filtragem de contas somente do plano selecionado na grade da digitação;

f) O usuário poderá fazer qualquer manutenção de lançamentos gravados anteriormente, sendo permitida a alteração ou deleção deste, independentemente de sua origem;

g) O processo não permitirá a gravação de lançamento que possua conta contábil com bloqueio de uso na data do movimento. Este bloqueio foi realizado no cadastro de plano de contas;

h) O usuário poderá consultar o saldo de algumas contas contábeis em tela, ao mesmo tempo em que faz a digitação.

Alteração de Lançamento

Na tela inicial do processo, o usuário deverá clicar no botão “Abre” e informar a chave do lançamento contábil previamente consultada através da consulta pelos relatórios Diário ou Razão. Informada a chave, o usuário deve clicar no botão “Abrir”.

O processo abrirá o lançamento e permitirá que o usuário realize qualquer tipo de alteração do movimento. Após realizar a manutenção, deverá clicar no botão “Grava” para finalização das alterações.

Deleção de Lançamento

O processo abrirá o lançamento. O usuário deverá marcar o check Box de todos os registros do lançamento, clicar no botão “excluir” da caixa de ferramentas da grade Lançamentos Contábeis e clicar no botão “Grava” para efetivar a deleção.

Consulta de Saldos na Tela da Digitação

Enquanto o usuário estiver digitando movimento, poderá também consultar o saldo de qualquer conta contábil. Para configurar esta exibição, clique no link “Saldo Contábil”. Será aberta uma janela solicitando informações de filtragem da conta contábil. O usuário deverá especificar precisamente as características de sua consulta para direcionar a pesquisa. São as seguintes as informações solicitadas:

· Classe de Plano de Contas: selecione o plano de contas cujas contas serão pesquisadas;

· Classes de Lançamentos: selecione uma ou mais classes de lançamentos a serem consideradas na pesquisa. A seleção de classe mãe implica a das classes/pastas filhas;

· Contas: selecione uma ou mais contas a serem pesquisadas;

· Centros de Custos: selecione um ou mais centros de custo/pessoas para os quais se deseja realizar a pesquisa de saldos para as contas selecionadas;

· Locais de Escrituração: selecione um ou mais locais de escrituração, caso deseje direcionar melhor a consulta. Se o usuário desejar consultar todos os locais de uma certa unidade contábil, deixe este parâmetro vazio e preencha o parâmetro Unidades de Contabilização;

· Unidades de Contabilização: selecione um ou mais unidades de contabilização. Se a pesquisa for de saldo de uma só empresa, selecione apenas uma unidade;

· Entidade: selecione uma ou mais pessoas, caso deseje filtrar melhor a pesquisa de saldos;

· Recurso: selecione um ou mais recurso, caso deseje filtrar melhor a pesquisa de saldos;

· Representante: selecione um ou mais representante, caso deseje filtrar melhor a pesquisa de saldos;

· Data Lançamento Inicial: informe a data 01/01/1900 para pesquisa de saldo inicial a partir desta data;

· Data Lançamento Final: selecione a data do dia do lançamento, preferencialmente, como data final de pesquisa de saldos.

Após a indicação dos dados para a pesquisa, o usuário deve clicar no botão “Confirma”. A tela de lançamentos será reescrita com os saldos de contas selecionadas e com as grades de filtragem de plano de contas e digitação de lançamento.

A qualquer momento durante a digitação, o usuário poderá conferir a atualização dos saldos das contas exibidas, bastando clicar no link “Atualiza Saldo contábil”.

Movimento Contábil Importado

A inclusão de movimentos contábeis via importação de arquivo é realizada pelo processo Importação de Lançamentos Contábeis (ir Para/Contabilidade/Configurações e Manutenções/Importação de Dados).

Este processo possui um padrão de leiaute de importação, um leiaute padrão para importação de lançamentos gerados pela folha de pagamento da “Fortes Informática” e abre a possibilidade de o cliente desenvolver outros leiautes específicos para importação de movimento gerado por outros aplicativos.

A tela inicial está dividida em 3 grades: Variáveis, Campos Opcionais, Campos Selecionados.

Na grade Variáveis, o usuário deverá informar as características gerais da importação que será realizada, como a identificação do plano de contas, do nome do arquivo e da pasta onde será gravado o movimento. Veja a descrição de parâmetros desta:

· Classe Plano de Contas: neste parâmetro o usuário deve selecionar apenas a pasta de plano de contas que será pesquisada e utilizada pelo movimento;

· Nome do Arquivo: informe o disco, diretório e nome completo do arquivo que será lido, com extensão;

· Layout: selecione neste parâmetro o padrão de estrutura que será lido no arquivo a ser importado. A opção “Padrão” é a que o sistema usa para fazer a importação de arquivo na estrutura definida pela Unum. A opção “Fortes Informática” é a opção usada para fazer a importação na estrutura de dados proposto por este desenvolvedor;

· Classe do Lançamento contábil: é a pasta onde serão gravados os movimentos contábeis lidos no arquivo. Esta opção só é usada na importação do leiaute da “Fortes” ou outro tipo criado pelo cliente. A importação pela estrutura padrão já possui esta indicação dentro da própria estrutura e não usa a informação deste parâmetro.

· Todos os campos opcionais: este parâmetro só deve ser selecionado se o usuário estiver fazendo importação de arquivo com todas as informações opcionais listadas na grade “Campos Opcionais”. Caso use apenas parte das informações disponíveis nesta grade, deverá selecioná-las individualmente, marcando o check Box existente em cada opção. À medida que selecionar qualquer destes campos, eles migrarão para a grade “Campos Selecionados”. Importante ressaltar que a ordem com que estes campos são selecionados influencia na ordem em que serão lidos no arquivo texto a ser importado.

Preenchidas as informações solicitadas, o usuário deverá clicar no link “Importar”. O processo lerá o arquivo e fará algumas validações antes da gravação final. Nas importações padrão e Fortes serão checados: existência da conta contábil no plano indicado, existência do centro de custos, existência da classe de lançamentos indicada (na opção padrão), divergência entre débito e crédito no mesmo lançamento, leiaute conforme esperado.

Abaixo destacamos o leiaute que o usuário deverá gerar em outros arquivos para fazer a importação na opção “Padrão”. A estrutura listada abaixo é fixa (rígida) e deve ser seguida na ordem de campos apresentada. O separador de campos é o ponto e vírgula. O arquivo não possui linha de cabeçalho mas apenas os registros com os dados do movimento.

Caso o usuário selecione algum dos campos opcionais, ao leiaute indicado acima serão adicionados um ou vários campos abaixo. Lembrar que a ordem destes campos no leiaute é definida pelo usuário, que seleciona quem comporá o arquivo e a ordem em que será inserida.

Abaixo transcrevemos o leiaute utilizado pela opção “FORTES INFORMÁTICA”.

Nome: Qualquer descrição de arquivo com a extensão “.PS”

Formato: TXT sem comprimento fixo de linha, sendo um registro por linha

REGISTRO HEADER

REGISTRO DETALHE FOLHA

REGISTRO DETALHE EVENTOS POR DATA

REGISTRO DETALHE OCORRÊNCIA POR DATA

REGISTRO DETALHE SITUAÇÃO DO EMPREGADO

REGISTRO TRAILER

Instruções:

Ø Campos

o § Numéricos - alinhados à direita com ponto para decimais, podendo ter zeros a esquerda ou não.

o § Alfanuméricos - alinhados a esquerda.

Observação: o leiaute transcrito acima é o padrão usado pela empresa para várias finalidades. Sua adaptação/interpretação para atender à integração contábil tem a estrutura abaixo, resumidamente.

Linha 2

o pos 6/13 - tamanho 8 - data do lançamento no formato AAAAMMDD;

o pos 69/108 - tamanho 40 histórico

Linhas 3 em diante

o pos 6/6 - tamanho 1 - status D ou C.

o pos 17/31 - tamanho 15 -> código da conta contábil

o pos 32/35 - tamanho 4 -> local de escrituração

o pos 36/50 - tamanho 15 -> centro de custo

o pos 101/115 - tamanho 15 -> valor a débito. Sem separador de milhar e com separador de decimal com ponto final. São informadas sempre 2 casas decimais.

Movimento Contábil da Automação Contábil

O movimento contábil gerado pela automação é a forma mais prática de atualizar o movimento da contabilidade aproveitando as operações gravadas no sistema, mediante a interpretação da forma e dos elementos usados na digitação destas operações.

Seu funcionamento depende de uma configuração prévia a ser feita pela equipe do setor contábil, que deve:

a) elaborar plano de contas e digitá-lo ou importá-lo no sistema;

b) identificar as operações que serão usadas no sistema quanto à sua modalidade (pedidos, títulos, movimentação de disponíveis, requisições, movimentação de depósitos, negociação financeira);

c) mapear a forma como as operações deverão ser cadastradas no sistema em cada operação, para que seja possível a pré-definição de regras para cada situação;

d) elaborar estrutura de classes contábeis que servirão de filtros para as regras contábeis e cadastrá-las na base;

e) configurar os grupos de lançamento que indicarão a forma de contabilizar cada evento distinto;

f) configurar regras contábeis para as situações relacionadas no item “c”;

g) configurar os parâmetros de comportamento da automação contábil na base;

h) realizar testes de contabilização individualizados em algumas operações, ajustando as configurações à medida que se verificarem erros;

i) colocar a contabilização para funcionamento “on line”, para usuários previamente identificados, monitorando o comportamento da contabilização e procedendo ajustes à medida do necessário;

j) colocar a contabilização para funcionamento “on line” para todos os usuários,monitorando o comportamento da contabilização e procedendo ajustes à medida do necessário.

Como resultado deste trabalho de configuração, a empresa terá:

a) agilidade no registro das situações que impactam na contabilidade;

b) uniformização no tratamento das operações registradas no sistema;

c) prévia crítica de alguns erros operacionais decorrentes de classificação ou registro inadequado.

Os movimentos gerados pela automação podem ser editados e modificados ou excluídos, conforme a necessidade do setor contábil, pelo processo Lançamentos (Contabilidade).

Os detalhes de cada fase de preparação desta automação estão elencados no respectivo manual, para o qual remetemos o leitor.

Validação do Movimento Contábil

O sistema faz algumas validações antes de realizar a gravação do movimento contábil:

verifica se débito e crédito possuem mesmo valor absoluto;
verifica se o movimento pertence a mesma data;
verifica se há local de escrituração digitado;
verifica se o movimento contábil de débito e crédito possuem mesmo valor absoluto dentro da mesma empresa (a partir da versão 2012.7). Esta crítica visa atender à validação de movimento contábil com mutuo entre empresas.

EXCLUSÃO DE MOVIMENTO

A exclusão de qualquer movimento contábil, independentemente de sua origem, pode ser realizada no sistema de forma individualizada (por operação) ou em bloco (conjunto de operações numa data). Nos tópicos seguintes, abordaremos particularidades na utilização de uma e outra modalidade.

Exclusão Individualizada

A exclusão individualizada de lançamentos contábil é realizada pelo processo Lançamentos (Contabilidade). Neste processo, o usuário deve identificar previamente a chave de criação do lançamento a ser deletado e informá-lo ao processo para que o mesmo possa ser removido.

Após acessar o processo, o usuário deve clicar no botão “Abre” e digitar a chave de criação do lançamento contábil. Após a digitação, deve clicar no botão Abrir, ao que será aberta a janela com o movimento completo.

Após aberto o movimento, o usuário deve selecionar os checkbox das linhas (registros) de movimento contábil da operação, clicar no botão Excluir (-) da caixa de ferramentas da grade Lançamentos Contábeis.

O processo perguntará se o usuário tem certeza da deleção deste movimento. Se confirmar, o movimento será limpo apenas da tela. Em seguida, o usuário deverá clicar no botão Grava, no topo da tela deste processo, confirmando a deleção no banco de dados.

Alertamos aos usuários que, se o usuário não confirmar a gravação da deleção do movimento, o mesmo ainda continuará presente em todos os relatórios do módulo.

Por fim, esclarecemos que o acesso à chave de criação de qualquer lançamento a ser deletado pode ser obtido a partir dos relatórios Diário e Razão, estejam eles impresso em papel ou em tela. Caso o movimento a ser deletado esteja em tela, o usuário pode clicar diretamente na chave de criação do movimento, pois esta chave é um linque que abre o processo Lançamentos com o respectivo movimento. Daí por diante, o usuário deve seguir as orientações repassadas neste tópico para conclusão da deleção.

Exclusão em Bloco

A exclusão de movimento contábil em bloco é realizado pelo processo Exclusão de Movimento Contábil (Contabilidade/Configurações e Manutenções).

Para a exclusão do movimento contábil, o usuário deverá preencher as seguintes variáveis:

Classe de Lançamentos: é a pasta de lançamento cujos movimentos se deseja excluir. É permitida a seleção de uma ou várias classes (pastas). Caso seja selecionado uma pasta “mãe”, subentende-se que as pastas filhas também estão selecionadas para deleção de movimento;
Data Inicial: é a data de movimento contábil inicial para filtragem do movimento contábil;
Data Final: é a data de movimento contábil inicial para filtragem do movimento contábil.

Após informar os parâmetros solicitados, o usuário deve clicar no botão Executar. O processo exibirá outra janela, com as totalizações de movimento que foram filtradas para deleção. Para confirmar, o usuário deve clicar no botão Apagar Lançamentos.

Ressaltamos ainda os seguintes aspectos na utilização deste processo:

a) Uma vez deletados os movimentos, eles não terão como ser recuperados, sendo definitiva sua remoção;

b) O processo não faz distinção da origem do movimento a ser deletado, podendo este ser originado de importação, digitação ou automação;

c) O processo não faz distinção de empresa (unidade contábil);

d) O processo deve ser de acesso restrito a poucas pessoas do setor contábil devido ao impacto que o mesmo causa na contabilidade.

RELATÓRIOS BÁSICOS

Relatório Diário

O relatório Diário está localizado na pasta Contabilidade. Este relatório mostra o movimento contábil registrado na base de dados, em ordem cronológica, permitindo a visualização opcional das dimensões na apresentação (local de escrituração, centro de custo, entidade, representante, recurso).

Abaixo relacionamos as variáveis de filtragem usadas neste relatório:

· Apresentação das Contas: variável usada para indicar como o usuário quer exibir a codificação das contas;

· Apresentação da Classe: variável usada para indicar se o usuário quer ou não exibir a classe (pasta) onde o movimento contábil foi gravado;

· Unidade de Contabilização: variável usada para indicar qual empresa (unidade contábil) o usuário quer filtrar. Se deixado sem preenchimento, os movimentos de todas as empresas serão exibidos;

· Classe Lançamento: variável usada para filtrar a classe ou classes (pastas) onde os movimentos contábeis foram gravados. Se deixado sem preenchimento (padrão do sistema) os movimentos de todas as pastas serão exibidos;

· Chave Documento: variável usada somente quando o usuário quer visualizar um único lançamento contábil;

· Classe Plano de Contas: variável usada sempre que a base de dados possuir mais de um plano de contas. Nesta, o usuário deve selecionar qual plano de contas vai consultar o movimento;

· Conta Inicial: variável usada em conjunto com a Conta Final para restringir o movimento de consulta de movimento à determinada faixa de contas. Por padrão, o usuário não deve preenchê-las;

· Conta Final: variável usada em conjunto com a Conta Inicial para restringir o movimento de consulta de movimento à determinada faixa de contas. Por padrão, o usuário não deve preenchê-las;

· Restrição de Contas: variável usada para filtrar o movimento de uma conta específica. O preenchimento desta variável substitui o uso das variáveis: Conta Inicial e Conta Final. Por padrão, não se preenche estas variáveis para filtrar a movimentação completa;

· Apresentação do CNPJ do Local de Escrituração: variável usada par permitir a exibição ou não do CNPJ na própria movimentação do relatório, visando facilitar a identificação da filial ao qual pertence;

· Data Inicial: variável usada em conjunta com a Data Final para filtrar o movimento existente no intervalo de datas;

· Data Final: variável usada em conjunta com a Data Inicial para filtrar o movimento existente no intervalo de datas;

· Traz Apenas informados: variável usada somente quando o usuário deseja ver o movimento contábil editado ou digitado manualmente. Por padrão, não se preenche esta variável para poder filtrar o movimento editado e não editado;

· Versão para Encadernação: variável preenchida apenas se a empresa desejar mudar o leiaute de apresentação do relatório para fins de exibição em encadernação. Uma vez marcado, deve informar também a variável Local para Encadernação;

· Local para Encadernação: variável usada em conjunto com a Versão para Encadernação para exibição diferenciada em encadernação;

Campos configurados como Dimensão:

· Entidade: variável usada para filtrar entidade (pessoa) específica;

· Recurso: variável usada para filtrar recurso específico no movimento;

· Representante: variável usada para filtrar representante específico existente na movimentação;

· Centro de Custos: variável usada para filtrar centro de custo específico existente na movimentação. Este campo permite múltipla escolha;

· Local de Escrituração: variável usada para filtrar local de escrituração específico.

· Exibir Entidade: se marcado, mostra coluna com esta informação;

· Exibir Recurso: se marcado, mostra coluna com esta informação;

· Exibir Representante: se marcado, mostra coluna com esta informação;

· Exibir Centro de Custos: se marcado, mostra coluna com esta informação;

· Exibir Local de Escrituração: se marcado, mostra coluna com esta informação;

· Ordem: são campos que indicam a ordem de apresentação das dimensões no relatório. Podem ser modificadas livremente pelo usuário.

Observação: as variáveis correspondentes às opções para exibir as dimensões são opcionais. Ao selecionar qualquer delas, o usuário poderá também estabelecer a ordem em que elas serão exibidas em tela.

Relatório Balanço e Balancete

O relatório Balanço e Balancete está localizado na pasta Contabilidade. Este relatório exibe os saldos do período ou acumulados das contas contábeis selecionadas. Este relatório permite a visualização opcional das dimensões (local de escrituração, centro de custo, entidade, representante, recurso) e a comparação de saldos entre períodos.

As variáveis usadas no preenchimento são:

Ordenação: variável usada para definir como será a organização do relatório;
Tipo de Consulta: variável usada para que o usuário defina o título do cabeçalho do relatório dentre as 2 opções: Balancete, Balaço;
Apresentação dos Valores: variável usada para definir como o usuário deseja visualizar o relatório: se com 4 colunas, com 1 coluna, ou se comparativa com outras colunas;
Tipo de Comparação: variável ativada apenas se o usuário selecionar alguma das opções de comparação na variável Apresentação dos Valores. Apresenta a opção de comparação de valores entre: semanas, quinzenas, meses, trimestres e anos;
Apresentação das Contas: variável usada para definir como vai ser apresentada a coluna de codificação das contas;
Apresentação dos Nomes: variável usada para definir como deve ser exibida a descrição das contas;
Unidade de Contabilização: variável usada para indicar qual empresa (unidade contábil) o usuário quer filtrar. Se deixado sem preenchimento, os movimentos de todas as empresas serão exibidos;
Classe do Lançamento: variável usada para filtrar a classe ou classes (pastas) onde os movimentos contábeis foram gravados. Se deixado sem preenchimento (padrão do sistema) os movimentos de todas as pastas serão exibidos;
Classe do Orçamento: variável usada para filtrar a pasta de orçamento cujos saldos se deseja exibir comparativamente ao realizado;
Classe do Plano de Contas: variável usada sempre que a base de dados possuir mais de um plano de contas. Nesta, o usuário deve selecionar qual plano de contas vai consultar o movimento;
Restrição de Contas: variável usada para filtrar o movimento de uma conta específica. O preenchimento desta variável substitui o uso das variáveis: Conta Inicial e Conta Final. Por padrão, não se preenche estas variáveis para filtrar a movimentação completa;
Conta Inicial: variável usada em conjunto com a Conta Final para restringir o movimento de consulta de movimento à determinada faixa de contas. Por padrão, o usuário não deve preenchê-las;
Conta Final: variável usada em conjunto com a Conta Inicial para restringir o movimento de consulta de movimento à determinada faixa de contas. Por padrão, o usuário não deve preenchê-las;
Data inicial: variável usada em conjunto com a Data Final para estabelecer o período de consulta dos movimentos;
Data Final: variável usada em conjunto com a Data Inicial para estabelecer o período de consulta dos movimentos;
Classe de Plano de Contas para Inversão:
Mostrar como Árvore: variável usada para definir se o relatório será mostrado em forma de agrupamentos múltiplos (opção marcada) ou não;
Nível de Expansão da Árvore: variável usada para indicar até que nível virá aberto a exibição em árvore, se a variável Mostrar como Árvore estiver marcada;
Apresenta Centavos: variável usada para indicar se os centavos dos saldos serão exibidos ou não;
Valores Divididos por: variável usada para alterar a exibição normal dos valores apresentados, dividindo-os por um múltiplo de 10;
Apresenta Coluna de Saldo Inicial: variável usada para indicar se a coluna correspondente ao saldo inicial das contas será exibida ou não. Em balancetes de 4 colunas, esta variável deve ser sempre marcada;
Versão para Encadernação: variável preenchida apenas se a empresa desejar mudar o leiaute de apresentação do relatório para fins de exibição em encadernação. Uma vez marcado, deve informar também a variável Local para Encadernação;
Local para Encadernação: variável usada em conjunto com a Versão para Encadernação para exibição diferenciada em encadernação;

Agrupamentos:

Agrupamento 1: selecione uma das opções, caso deseje mostrar agrupamento;
Agrupamento 2: selecione uma das opções, caso deseje mostrar agrupamento;
Agrupamento 3: selecione uma das opções, caso deseje mostrar agrupamento;
Agrupamento 4: selecione uma das opções, caso deseje mostrar agrupamento;

Observação: são disponibilizadas várias opções de agrupamento para este relatório, inclusive o código da conta contábil, que pode ser usado como agrupamento a partir do segundo agrupamento, visto que o padrão do relatório é trazer os saldos agrupados por conta.