10- Principais cadastros e operações da automação

CADASTROS

Neste tópico, serão abordados os principais cadastros do sistema, utilizados na automação contábil. A elaboração destes cadastros deve estar sintonizada com todas as demais áreas da empresa, de modo a atender às necessidades de informações fiscais, contábeis e gerenciais.

Locais de Escrituração

Os locais de escrituração (ir Para/Contabilidade/Cadastros) são todos os estabelecimentos que respondem fiscalmente pelas operações da empresa. Portanto, a empresa pode ter vários estabelecimentos (filiais, sucursais, etc) nos quais alguns desenvolvem suas operações mais não possuem autonomia jurídica, enquanto outros possuem Cnpj específico, os quais consideramos locais de escrituração. Assim, um mesmo local de escrituração pode conter “n” estabelecimentos subordinados.

Cada local de escrituração da empresa deve ser cadastrado no sistema, como também seus respectivos estabelecimentos. É interessante que, ao cadastrar os locais de escrituração e seus respectivos estabelecimentos, o usuário adote uma máscara na sua codificação. Por exemplo: para cadastrar a matriz da empresa XY o usuário poderia codificá-lo como “LE 01 Matriz XY”. Ao criar a codificação do estabelecimento correspondente, poderia utilizar nomenclatura do tipo “Est 01 Matriz XY”.

Dentre os vários campos existentes neste cadastro, ressaltaremos os necessários ao estudo e compreensão deste cadastro:

• • Código: é o código que identifica de maneira resumida o local de escrituração;

  • Nome: é a denominação completa do local (razão social) especificando o estabelecimento;

  • Classe: é a classe onde será guardado o registro deste cadastro. Por padrão cadastra-se em Locais de Escrituração, mas pode-se criar outras sub-pastas, a critério da empresa;

  • Contato Financeiro: é o nome da pessoa/contato responsável pela administração da empresa. Esta informação é utilizada na geração de alguns arquivos fiscais magnéticos;

  • CNPJ/CPF: é a informação do CNPJ do local de escrituração;

  • Inscr Estad: é o código de inscrição estadual do estabelecimento;

  • Contabilista: é a indicação da pessoa responsável pela contabilização da empresa. Esta pessoa deve ser cadastrada primeiramente, antes de ser indicada neste campo;

  • Unidade de Contabilização: é o local responsável pela impressão e encadernação dos livros contábeis da empresa. Esta informação deve ser preenchida para que, durante a digitação de lançamentos, a respectiva unidade seja gravada no mesmo;

  • Regime de Recolhimento: indique o tipo de regime de recolhimento no qual o local de escrituração se enquadra, dentre as opções disponíveis. Esta informação será usada na geração de arquivos fiscais magnéticos;

  • UF/CEP/Tipo Logradouro/Logradouro/Número/Complemento/Cidade: estas informações são pertinentes ao endereço do estabelecimento.

O estudo dos locais de escrituração é fundamental para o usuário compreender que esta informação fica gravada nas operações que os usuários realizam em todos os setores e é guardada também no movimento contábil que é gerado.

Estabelecimento

Este cadastro é na realidade um sub-agrupamento ou sub-pasta do cadastro de pessoas. Ele foi criado como sub-pasta deste para deixar claro para os usuário que os estabelecimentos são parceiros de negócios nos vários documentos fiscais trocados entre filiais da empresa. Logo, justifica-se sua existência dentro deste cadastro.

Cada estabelecimento deve estar associado a um local de escrituração, que responde pelas operações fiscais deste. Para tanto, o usuário deverá preencher, além das informações destacadas no tópico anterior, o parâmetro “Loc Escrituração”.

Devemos ressaltar também que a correspondência entre os cadastros de estabelecimentos e locais de escrituração é de “1 para 1” ou de “N para 1”. Isto decorre do fato de o estabelecimento englobar em seu conceito um ou vários estabelecimentos físicos ou lógicos que respondem a um mesmo CNPJ (local de escrituração).

São estabelecimentos físicos qualquer ponto comercial, industrial, escritório ou de outro tipo que desenvolva atividades para a empresa. São estabelecimentos lógicos as páginas virtuais da internet que efetuem atividade transacional para a empresa (normalmente de venda).

A informação do estabelecimento, juntamente com a informação do local de escrituração, é usada em várias modalidades de operações realizadas pelos usuários.

Pessoas

O cadastro de pessoas (ir Para/Contabilidade/Cadastros) é aquele onde o usuário define todas as pessoas que se relacionam com a empresa, sejam elas na condição de clientes, fornecedores, prestadores de serviço, funcionários, usuários, estabelecimentos, bancos, etc. Este cadastro é habitualmente elaborado pelos usuários da área de estoque e financeira e seus dados são compartilhados por toda a empresa.

A estrutura de Pessoas é dividida em sub-classes ou pastas, cuja finalidade é a de agrupar entidades que possuem comportamentos de relacionamento comuns com a empresa. Assim, os fornecedores de serviços são agrupados em uma pasta distinta dos fornecedores de mercadorias, e assim por diante.

Na inclusão dos dados neste cadastro, é importante evitar a duplicidade de registros, isto é, evitar que uma mesma pessoa seja cadastrada mais de uma vez. Esta recomendação visa evitar erros na avaliação financeira de uma pessoa que foi consultada através de um código, mas possui diversos outros não conhecidos do usuário.

Também devemos ressaltar que uma padronização na maneira de codificar as pessoas é bastante saudável, pois além de facilitar uma pesquisa visual, contribui para a detecção de erros de cadastramento. Sugerimos que 2 validações básicas sejam adotadas: evitar duplicidade de códigos; criticar pessoas com mesmo Cpf/Cnpj.

Dentre as várias informações existentes neste cadastro, destacaremos as mais importantes para compreensão deste estudo.

• • Código: é o código que identifica de maneira resumida a Pessoa;

  • Nome: é a denominação completa da Pessoa (nome ou razão social);

  • Classe: é a pasta onde será guardado o registro deste cadastro. A estrutura de classes/pastas deve ser estuda e montada de acordo com as necessidades da empresa;

  • CNPJ/CPF: é a informação do CNPJ ou CPF da Pessoa;

  • Inscr Estad: é o código de inscrição estadual da Pessoa;

  • Comportamento Fiscal: é a área de atividade econômica (comércio, indústria, não contribuinte, etc) na qual a pessoa se enquadra;

  • UF/CEP/Tipo Logradouro/Logradouro/Número/Complemento/Cidade:estas informações são pertinentes ao endereço da Pessoa.

As pessoas deste cadastro são usadas nas diversas operações registradas no sistema. Algumas delas podem estar vinculadas ao plano de contas, no parâmetro “Entidade Associada”, conforme a estrutura de contas possua detalhamento ou não em alguns agrupamentos, especialmente clientes e fornecedores.

Recursos

O cadastro de recursos é a tabela que reúne, de forma genérica, os ativos de estoque, os ativos permanentes, as modalidades de despesa e de receita. Os elementos desta tabela devem ser cuidadosamente levantados e organizados para atender as necessidades da empresa em todos os segmentos, pois grande parte das operações do sistema utiliza dos itens aqui elencados.

A estrutura de pastas deste cadastro deve ser montada para agrupar itens de mesma natureza ou finalidade, de modo a agrupar os elementos na forma como melhor atendam as consultas de dados nos vários setores, inclusive contábil.

São várias as informações solicitadas neste cadastro. Destacamos as mais relevantes para nosso estudo.

• • Código: é o código que identifica de maneira resumida o recurso;

  • Nome: é a descrição detalhada do recurso;

  • Classe: é a pasta onde será guardado o registro deste cadastro. A estrutura de pastas deve ser estuda e montada de acordo com as necessidades da empresa;

  • Unidade de Medida: é a unidade padrão na qual o recurso irá ser controlado pelo estoque, se necessário. É importante o usuário ter sempre em mente que, se a unidade de medida for muito específica, deve ser criada na respectiva tabela, antes de ser utilizada neste recurso. Cada unidade de medida tem uma unidade de medida fiscal correspondente, a qual é exigida em muitos arquivos magnéticos e é especificada na respectiva tabela;

  • Classificação fiscal: é a indicação da natureza do recurso na TIPI/NCM. Caso o recurso não tenha codificação nesta tabela, o usuário pode optar por criar uma classificação genérica.

Abaixo damos como sugestão uma estrutura de pastas de recursos, criada tendo como referência o plano de contas. Sabemos que o plano de contas normalmente não detalha muito alguns agrupamentos, mas nestes casos, o usuário deverá expandi-los para atender as necessidades comerciais, industriais e gerenciais, o que não invalida sua utilização como referência.

Recursos

... Ativos Imobilizados

...... Equipamentos de Informática

...... Edificações

...... Veículos

...... Móveis e Utensílios

... Despesas

...... Despesas Financeiras

...... Despesas Administrativas

...... Despesas Comerciais

...... Despesas do Setor Pessoal

...... Despesas Tributárias

...... Despesas não Operacionais

... Materiais e Produtos

...... Material de Escritório

...... Material de Manutenção

...... Mercadorias

...... Matéria Prima

...... Material Secundário

... Receitas

...... Receitas Financeiras

...... Receitas não Operacionais

Núcleos

O cadastro do Núcleo é uma tabela que contempla localizações de centros de custo e resultado e almoxarifados da empresa. Nos tópicos seguintes, comentamos estas sub-divisões de núcleos.

Centros de Custos ou Resultados

O cadastro de Centros de Custo ou Resultado (ir Para/Contabilidade/Cadastros) é a definição dos setores, departamentos ou áreas de negócios da empresa nas quais se alocará esforços para a obtenção dos objetivos empresariais.

O referido cadastro é único para os diversos setores da empresa e pode ser utilizado de forma opcional pela contabilidade, caso a mesma deseje acompanhar a movimentação das contas de resultado em nível de centro de custo.

A definição das pastas, sub-pastas e registros de centros de custo variam de uma empresa para outra, e são definidos por esta para atender sua necessidade gerencial:

Dentre os vários parâmetros solicitados pelo cadastro, destacaremos os mais importantes para este estudo.

• • Código: é a codificação que representará o referido centro de custo nos diversos relatórios. Esta codificação é alfa-numérica e obrigatória. A empresa poderá adotar uma máscara única de preenchimento, a seu critério;

  • Nome: é a descrição analítica do centro de custo. Este campo é obrigatório;

  • Classe: é a indicação da pasta ou sub-pasta, ao qual pertence o centro de custo. O conteúdo deste campo é obrigatório e deve ser selecionado a partir da lista de opções que se apresenta após clicar na seta existente no lado direito do referido campo. A critério da empresa, poderá ser criada sub-pastas para segregar o cadastro por estabelecimentos ou setores;

  • Estabelecimento: é a localidade da empresa onde a mesma desenvolve sua atividade ao qual está vinculado este centro. Caso a empresa crie uma estrutura genérica, este campo deve ser ocultado da interface pelo TI da empresa;

  • Local de Escrituração: é a localidade que responde fiscalmente pelas atividades desenvolvidas pela empresa e ao qual está vinculado este centro. Caso a empresa crie uma estrutura genérica, este campo deve ser ocultado da interface pelo TI da empresa;

  • Responsável: é a pessoa que responde pelas atividades do referido centro de custo. Esta informação é opcional.

Por representar setores, departamentos ou ramos de negócio, algumas empresas criam estruturas de centro de custo por estabelecimento (embora isto não seja obrigatório) enquanto outras o elaboram de forma coletiva com uso compartilhado por todos os estabelecimentos. Abaixo esboçamos exemplo de 3 modalidades de estrutura para apreciação do usuário.

Exemplo 1: estrutura por estabelecimento

Dentre os vários parâmetros solicitados pelo cadastro, destacaremos os mais importantes para este estudo.

• • Código: é a codificação que representará o referido almoxarifado nos diversos relatórios. Esta codificação é alfa-numérica e obrigatória. A empresa poderá adotar uma máscara única de preenchimento, a seu critério;

  • Nome: informe aqui o nome para identificação do almoxarifado. Este campo é obrigatório;

  • Classe: é a indicação da classe ou sub-classe, a qual pertence o almoxarifado. O conteúdo deste campo é obrigatório e deve ser selecionado a partir da lista de opções que se apresenta após clicar na seta existente no lado direito do referido campo;

  • Estabelecimento: é cada localidade da empresa onde a mesma desenvolve sua atividade. Este campo é obrigatório e é utilizado para especificar a qual estabelecimento o referido almoxarifado pertence;

  • Perda: Descreve o almoxarifado onde devem ir as diferenças existentes causadas por perdas e faltas.

  • Local de Escrituração: o local de escrituração é cada localidade que responde fiscalmente pelas atividades desenvolvidas pela empresa. Este campo é obrigatório e é utilizado para especificar a qual local de escrituração o referido almoxarifado pertence.

Disponíveis

São cadastros que representam as entidades responsáveis pelo controle financeiro das disponibilidades da empresa. Englobam os elementos controlados pelo: caixa, contas correntes bancárias, aplicações financeiras, contas de desconto, mutuo entre empresas, etc.

Este cadastro pode ser definido em Financeiro/Cadastros.

Carteiras de Cobrança

O cadastro Carteira de Cobrança é utilizado para informar localização (posse) dos títulos criados. A empresa irá criar estas carteiras para representar, por exemplo: títulos em cobrança bancária, títulos protestados, títulos em agente cobrador, títulos incobráveis, títulos em carteira, etc. Para tanto, poderá criar pastas para fazer agrupamentos, conforme sua necessidade.

Tipos de Documentos

Esta tabela é utilizada para cadastrar os tipos de documentos usados nos diversos processos do sistema. Esta tabela está subdividida nos seguintes agrupamentos de classe:

• • Tipos de Certidões e Documentos Diversos;

  • Tipos de Documentos de Movimentações de Disponíveis;

  • Tipos de Documentos de Movimentações entre Depósitos;

  • Tipos de Documentos de Pedidos;

  • Tipos de Documentos de Requisição e;

  • Tipos de Documentos de Títulos.

Alíneas de Cheque Devolvido

Esta tabela é onde se encontram todos os códigos de alíneas de devolução de cheques. Esta informação é usada pelo setor financeiro para o registro de cheques recebidos ou emitidos pela empresa e que sofreram devolução bancária.

Lotes

Nesta tabela cadastram-se o detalhamento de bens patrimoniais, bens de produção, insumos usados na fabricação de outros ou o conjunto de bens com as mesmas características, produzidos ou não pela empresa. A informação do lote complementa a informação do recurso numa operação, visto que individualiza (especifica) o bem dentro do conjunto de recursos da mesma natureza. Podemos citar como exemplo: o lote de uma matéria prima usada na fabricação de medicamento, o lote de um veículo produzido pela empresa, o lote de individualização de um equipamento, móvel e utensílio de patrimônio, etc.

OPERAÇÕES

Neste tópico, serão estudados em forma geral as principais movimentação registradas no sistema que terão impacto na automação contábil.

Pedido

Este é lançamento mais importante no sistema. Por meio dele o usuário registra todos os documentos (fiscais ou não) que são usados nas negociações com terceiros (fornecedores, clientes, funcionários, filiais, etc).

Nesta operação o estabelecimento da empresa, definida aqui como autora da operação, negocia bens, serviços ou valores com outras entidades (terceiros). Desta operação, podem ser gerados ou não títulos no financeiro para registro de créditos ou obrigações com estes. Também devemos ressaltar que se pode ou não movimentar estoques do bem que se está negociando. Ambas as movimentações (financeira e de estoque) ocorrerão dependendo da forma como o usuário registrar o lançamento.

Pela abrangência de sua utilização, é de se esperar que grande parte de nosso esforço em configurar a automação se concentre nesta modalidade de lançamento. Assim, todos os registros com o provisionamento de compras, vendas, transferências, despesas, receitas e um universo de outras operações (fiscais ou não) devem ser enumeradas para seu devido planejamento em nossa atividade.

Títulos

Este lançamento envolve grande parte das operações financeiras da empresa. Através dele, a empresa recebe ou paga valores de/para terceiros (fornecedores, clientes, funcionários, filiais, etc), oriundos das operações de negociação de bens, serviços ou valores com estes. Logo, desta definição, o leitor percebe 2 características eminentes das operações com títulos:

a) ela decorre de algum documento que comprova o crédito ou obrigação assumida com terceiro e, portanto, é originada de um lançamento de pedido qualificando e identificando a transação;

b) ela envolve necessariamente a disponibilização de valores financeiros que são recebidos ou pagos pela empresa para com terceiros (caixas, bancos) ou amortização de créditos anteriormente registrados em nome destes terceiros (crédito de clientes, débitos de fornecedores, débito de funcionários, etc).

Portanto, a identificação destas operações, que geralmente irão envolver sua origem (documento comprobatório do crédito ou débito) devem ser elencadas e minuciosamente estudadas.

Adiantamento de Título

Os adiantamentos financeiros no pagamento ou no recebimento dos títulos nascem quando o usuário utiliza um título de um pedido pendente para liquidação em data anterior à baixa do correspondente documento do pedido. Por exemplo: um título baixado na data de 01/10/2011 correspondente a um pedido baixado em 19/10/2011.

As situações que são passíveis de adiantamento, de acordo com a política de cada empresa, devem ser mapeadas para servir às configurações de regras na automação.

Mútuo

As operações de mutuo são retratadas quando uma empresa faz liquidações de títulos pertencentes a outra empresa ou transferência entre disponíveis pertencentes a empresas distintas, onde essas movimentações de mútuo devem zerar. Para que isto ocorra, é fundamental que, no mesmo banco de dados, estejam operando 2 ou mais empresas de CNPJs distintos, com contabilidade ativa. Logo, não se enquadram nesta definição, por exemplo, a liquidação de títulos de uma filial por outra filial da mesma empresa.

Importante ressaltar que a contabilização do mutuo segue o controle de mutuo a nível financeiro, isto é, estando o módulo financeiro habilitado ao registro das operações de mutuo, haverá a possibilidade de seu controle e registro contábil. Caso o módulo financeiro não esteja habilitado para este controle, não haverá também o registro do mutuo contábil.

A possibilidade desta ocorrência deve ser prevista pelo usuário do setor contábil para preparar a devida configuração que possibilite seu registro automático na contabilização de todas as empresas.

Negociação de Dívida

A negociação de dívida é uma operação que visa:

• substituir títulos de uma mesma pessoa (geralmente cliente ou fornecedor) por outros com parcelamento normalmente distinto, com ou sem cobrança de encargos financeiros, ou;

• substituir saldo de movimentação de disponíveis de pessoas (cliente ou fornecedor) por títulos, de igual valor, ou;

• substituir títulos a pagar decorrentes de compras com cartão coorporativo da empresa por títulos em nome da administradora do cartão, com o parcelamento definido pela respectiva fatura.

Todas as situações descritas acima devem ter como pressuposto necessário de que os valores negociados pertencem ao movimento da mesma empresa. Logo, não se admite para efeito de negociação, valores financeiros pertencentes a empresas distintas, pois o processo não terá condições de registrar o mutuo entre elas, gerando inconsistência grave na automação contábil.

As regras de filtragem desta modalidade de operação baseiam-se em identificar os títulos originais baixados pelo processo, visto que dela nascem novos títulos pendentes, que serão contabilizadas somente quando de sua liquidação. Neste momento, tais títulos se comportarão como baixas de títulos comuns.

Movimentação de Disponíveis

Este lançamento é essencialmente financeiro, visto que lida com os valores da empresa, na moeda corrente do país. Através desta operação, a empresa movimenta e atualiza o saldo financeiro:

a) das contas bancárias, dos caixas e das aplicações financeiras;

b) dos créditos de clientes, débitos de fornecedores, etc.

Esta atualização pode ocorrer de 2 maneiras básicas:

a) pela liquidação de obrigação ou crédito anteriormente registrado nos lançamentos de títulos;

b) pela movimentação direta entre disponíveis, compreendidos não só aqueles conceitualmente classificados como tal no plano de contas, mas também os terceiros com quem a empresa mantém posição credora ou devedora.

No estudo desta operação, temos de prever quais disponíveis poderão ser utilizados e a maneira de movimentá-los.

Requisições

Este lançamento tem utilização restritamente interna na empresa. Ela visa movimentar ou ajustar os quantitativos de bens controlados em estoque pela empresa. Os bens, aqui mencionados, têm conotação abrangente, envolvendo desde os materiais de consumo interno, brindes, materiais de manutenção das instalações, materiais de higiene e limpeza, materiais da copa e cozinha, até os bens objeto de controle patrimonial, por ocasião do registro de sua depreciação.

O leitor deve perceber que não mencionamos os bens destinados à venda, visto que sua movimentação só terá efeito legal através de lançamentos de pedidos (quanto à movimentação externa) ou entre depósitos situados dentro do mesmo estabelecimento.

O registro de retirada ou inclusão de materiais diversos no estoque, ou mesmo o ajuste da posição quantitativa de estoque de um bem decorrente de um inventário, são algumas das principais operações realizadas com requisições. Neste sentido, tais lançamentos devem ser estudados para sua inclusão no planejamento da configuração contábil.

Movimentação de Depósitos

Este lançamento é usado, como o próprio nome sugere, para movimentar bens estocados na empresa. Esta movimentação pode ser tanto de retirada de bens de um depósito (almoxarifado) específico, quanto de inclusão neste, podendo ainda representar o simples remanejamento de bens entre almoxarifados internos da empresa.

São consideradas movimentações de depósito:

• • As inclusões ou retiradas no estoque, quando decorrentes de alguma negociação com terceiros (clientes, fornecedores), comprovada por meio de documentos hábeis, são originadas de lançamento de pedidos. Temos inúmeras operações para exemplificar este movimento: compra de mercadorias, compra de material de limpeza e manutenção, venda de imobilizado, venda de mercadorias, remessa para conserto, transferência de ativos, etc;

  • As inclusões ou retiradas envolvem o ajuste interno da posição de estoque do bem oriundo de inventário, ou movimentação normal de bem para utilização interna na produção ou no consumo sem o envolvimento de terceiros na empresa. Neste caso, a operação origina-se de uma requisição. Esta operação, por sinal, só se completa com a participação da movimentação de depósito, que encerra o objetivo final da transação;

  • O lançamento da transferência de bens entre almoxarifados do mesmo estabelecimento, a qual é essencialmente realizada entre depósitos.

Com exceção da primeira situação exposta acima, que decorre de configuração normal nas modalidades de pedido, as 2 outras devem ser levantadas e configuradas pelo usuário da contabilidade.

Mapa Resumo

O registro do mapa resumo decorre de vendas efetuadas na frente de loja pelas máquinas de emissão de cupom fiscal. Ao final de cada dia, os operadores de caixa realizam a “redução Z” de seu equipamento e alimentam automaticamente a tabela de mapas, que serão lidas pela automação contábil.

Nesta modalidade de operação é de se notar que, para cada venda com cupom, o sistema gera um pedido de venda. Como no dia são registrados muitos cupons, não é prático utilizar-se deles para registro contábil, devido ao elevado número de movimentações contábeis que o mesmo geraria. Portanto, utilizam-se os registros dos mapas como referencia de valor para ser utilizando pela contabilização. O sistema gera a contabilização dos mapas por data e equipamento fiscal.