Etiqueta para los negocios para reuniones exitosas

Las reuniones de negocios puede ser un foro muy útil para el intercambio de ideas y la difusión de información al personal. También puede ser una indisciplinada libre para todos los que logra muy poco y puede llevar a los empleados desvinculados que no contribuyen a la empresa o de sí mismos en una forma constructiva. Las personas que asisten a estas reuniones a menudo vienen con la sensación muy frustrado y sin saber el propósito o el resultado de la reunión que no eran más que in ¿Qué es lo que hace que estas reuniones descarrilar? O, más importante aún, ¿qué puede hacer para rescatar y volver a tener discusiones significativas y productivas en torno a la mesa de sala de juntas? Anteriormente, he escrito acerca de algunas de las maneras que usted puede hacer que sus reuniones sean más eficaces. En este artículo, voy a hablar más sobre el manejo del flujo de la reunión y, en particular, las reglas o etiqueta, la etiqueta que se puede utilizar.

Cada vez que un grupo de personas se reúnen para discutir temas importantes no está obligado a ser la tensión, puntos de vista en conflicto y choques de personalidades. Todos estos pueden ser buenas influencias en lo que respecta al proceso creativo que debe formar parte de una reunión destinada a debatir los problemas y encontrar soluciones. Sin embargo, tienen que ser aprovechada y controlado de tal manera que se logre lo mejor de los que toman parte. Mientras que algunas reuniones se realizan de acuerdo a Robert Rules of Order, muchos no lo son. Un enfoque informal puede producir muchos beneficios en virtud de un debate fluido y ambiente relajado, sin embargo, todavía tiene que ser un conjunto claro de expectativas sobre el comportamiento de los presentes y la forma en la reunión se procederá.

Estas reglas no son en modo prescriptivo, ni son las únicas reglas que pueden aplicarse a una reunión - especialmente si usted encuentra que sus reuniones son improductivas, o incluso, a veces rebelde.

1. Empezar y terminar a tiempo. Todo el mundo podrá apreciar que se respetan y son más propensos a ser puntual y esperamos poder asistir a sus reuniones.
2. Si no puede evitar que las reuniones largas (más de 45 minutos), entonces necesita tener refresco regular y ir al baño programadas. El tiempo ideal entre las pausas de 45 minutos y una hora no más de 1.
3. Tener un propósito claramente definido y / o programa de la reunión. Las reuniones que no tienen objetivos claros son vulnerables a ser desviado o incluso secuestrado.
4. Es una buena idea para publicar el orden del día / los objetivos antes de la reunión y requiere ningún pre-trabajo a realizar de antemano. No deje que la gente acude a las reuniones sin haber preparado para ello. La mayoría de las reuniones no deben ser diseñados para completar el trabajo que ya debería haber sido hecho.
5. Evitar la "muerte por PowerPoint", ya sea eliminando por completo las presentaciones de diapositivas o limitar a los presentadores una diapositiva por cada 5 minutos de conversación. Muchos presentadores caer en la trampa de la construcción de plataformas integrales de diapositivas y luego simplemente recitar lo que está en ellos. Cuando esto sucede, las cubiertas de diapositivas no sirven a ningún propósito excepto para actuar como un teleprompter para el altavoz. El otro efecto es que la audiencia deja de escuchar, ya que es más fácil de leer las diapositivas que escuchar a otra persona la lectura de ellos!
6. Manténgase sobre el tema. Todas las cuestiones laterales deben ser tomadas "fuera de línea" para que la reunión puede mantenerse en el camino. Es muy fácil para una reunión de desviarse de su curso y se desvían hacia temas no relacionados. El presidente tiene que garantizar que esto no suceda y que la reunión sigue centrado en la agenda o propósito declarado. Evite conversaciones secundarios, parando la reunión si es necesario para que todos se centró en la discusión en curso.
7. No matar al mensajero. A veces es necesario para las malas noticias o por un punto de vista polémico que se planteó. Esto no significa que la persona que entrega el nuevo o la presentación de un punto de vista opuesto lo hace con mala intención. Con demasiada frecuencia, el portador de malas noticias es atacado como si hubieran lanzado un ataque personal contra ellos mismos. Aparte de las sensaciones = enfermos que esto puede causar, también es muy contraproducente. Es mucho mejor tomar la emoción (y calor) de los comentarios y ver la situación con calma y racionalmente.
8. Alentar a las preguntas, incluso las aparentemente ridículas o desinformados. Mientras que las preguntas son relevantes, pueden estimular un debate saludable.
9. Si bien las conversaciones fuertes puede generar una gran cantidad de gran discusión, es importante que el presidente asegura que todos sigue siendo cortés y respetuosa entre sí. No se observa una peor que la reunión degenere en ataques personales y las personas se sientan alienados y humillado.
10. A medida que el presidente de la reunión, también es su responsabilidad asegurarse de que todo el mundo se le permite hablar (y final). No permita que una o dos personas "monopolizar la palabra" mediante el establecimiento de límites y de entrada invitando a los demás.
11. Establecer un plazo para la presentación de cada tema del programa y para cualquier discusión sobre ese tema. En términos generales, que podría permitir a un total de 10-15 minutos para cada artículo. Esta norma refuerza aún más la necesidad de que los presentadores que estar bien preparado y organizado. Si un artículo genera mucha discusión, usted debe programar una nueva reunión para aquellos que están directamente involucrados para refinar aún más la discusión y luego presentar sus conclusiones en una reunión del grupo de tarde. Aunque esto puede parecer una subcomisión dentro de un escenario sub-comité, usted puede conseguir grandes resultados: no permita que la reunión de segundo nivel para crear sub-meetings/groups más y asegurarse de que informe a la reunión principal se encuentran dos formas de garantizar la coherencia. Un verdadero beneficio de este enfoque es que los demás participantes de reuniones se verá que se puede mantener el control y que no se sientan aislados por un "grupo de poder" dentro del contexto principal.
12. A raíz de la regla de límite de tiempo, alentar a los presentadores para difundir alguna información acerca de su tema unos días antes de la reunión. Esto permitirá a otros participantes a revisar el material y preparar sus preguntas y comentarios. Por supuesto, esto no siempre es posible, pero es muy útil cuando se pueden arreglar.
13. Gestionar las interrupciones potenciales antes de la reunión. Asegúrese de que todo el mundo es clara sobre el uso de teléfonos móviles, buscapersonas y computadoras personales. No hay nada malo en pedir a la gente, no sólo para cambiar su teléfono móvil apagado o en modo silencioso / reunión, sino también de no usarlos en absoluto. He estado en muchas reuniones donde uno o dos asistentes están continuamente leer y escribir mensajes en su teléfono móvil. Esta es una causa de gran distracción y debe evitarse. La creciente popularidad de los teléfonos móviles y la mensajería instantánea se ha producido una expectativa de que todos somos accesibles al instante. Como generaciones enteras abrazar este nuevo paradigma social, es muy común ver a los teléfonos móviles, portátiles y Tablet PC todo en uso alrededor de la mesa sala de reuniones. Esto no quiere decir que no son distracciones sin embargo. Algunos usuarios dicen que están tomando notas o revisar alguna información relevante. La realidad es que no se centran en la presentación o discusión, y necesita restaurar su atención donde debe estar - en la reunión.
14. Tomar las actas de una reunión es otra regla importante establecer. Y junto con la grabación de la reunión surge la necesidad de una rápida distribución, preferiblemente el mismo día, pero por lo demás el plazo de 1 día hábil. Al tener buenos minutos y distribuirlos rápidamente, le quitas la necesidad de las personas a tomar sus propias notas, lo que les permite concentrarse en el material a mano. El formato de las actas variarán de acuerdo con las normas de organización y el tipo de reunión, pero hay algunos aspectos importantes, tales como elementos de acción y plazos que deben incluirse siempre. Es una buena idea nombrar a una persona diferente para que levante acta de una reunión a otra, sino que también debe asegurarse de que saben cómo hacerlo.
15. Como cierre de la reunión, recuerde que debe ser claro acerca de los resultados que se lograron, junto con los puntos de acción y que es responsable de ellos.

Así que ahí lo tienen 15 tácticas que puede utilizar para mejorar la calidad y los resultados de sus reuniones. Confío en que se encuentran estas reglas muy útil en sus futuras reuniones. A medida que avance y empezar a aplicar estas reglas, es importante que usted obtenga el acuerdo de los participantes al comienzo de cada reunión. Usted puede hacer esto con el anuncio de que al comienzo de cada reunión. Una mejor manera es tener las reglas de un lugar prominente en cada sala de reuniones y asegurarse de que todo el mundo es consciente de ellos. Conforme pasa el tiempo no será necesario llamar la atención sobre ellos como todo el mundo llegarán a apreciar los beneficios y adoptarlos como sus propias reglas.