El valor de un presupuesto de desempeño y suficiente en un evento que no se puede exagerar. Pero, lamentablemente, aquí es donde la mayoría de los organizadores del evento están a la altura. A menudo, los gastos que no son realmente subestimada, sino más bien, hay numerosos costos que han sido pasados ​​por alto, mientras que la redacción de la tabla de presupuesto. ¿Por qué son estos costos por alto en el primer lugar? Todo se reduce a una planificación muy pobres y de gestión. Los presupuestos son a menudo cortadas hacia el final de la cola del evento puesta en marcha y ejecución, sacrificando así la calidad y cantidad de los recursos materiales y mano de obra.

En un concierto, por ejemplo, debido a restricciones presupuestarias, el número de personal de asistencia de seguridad fue recortada. Así, durante el concierto en sí, la gente empezó a inquietarse ante las puertas debido a intrusos y la gente en la línea de corte. Debido a la falta de personal de seguridad, no había suficiente personal para manejar y administrar la multitud, que luego dio lugar a una estampida. Sí, más de las veces, los organizadores de eventos tienden a reducir en lo esencial, como mano de obra. De este modo, las cosas más importantes están en peligro.

El presupuesto es uno de los componentes en la planificación y administración de eventos, donde cometer un gran error y grave no es una opción. Para evitar esto, aquí hay algunos artículos costosos en la planificación de eventos y la gestión que se debe dar mayor consideración:

Gastos de viaje para altavoces

Los altavoces mejores, creíble, y más adecuado para tu caso, no puede en todo momento estén disponibles en su localidad, ciudad, o, a veces, en su país. Los gastos de pasajes aéreos, alojamiento y otros gastos de viaje son importantes que deben ser asignados en el plan de presupuesto.

Gastos de audio visuales

Esta estaría integrada por su sonido y sistemas de altavoces / PA, los micrófonos, que incluye computadoras portátiles y / o computadoras, proyectores LCD, pantallas LED, WiFi o conexión a Internet y otros dispositivos o parafernalia que dar a su público una clara y audible la presentación audio-visual.

Los gastos de envío

Invitaciones de correo, el costo de transporte de carga y en el transporte de equipos de localización del evento a otro, pedido de materiales como folletos, prima de recuerdo / obsequio artículos - estos son algunos de los gastos de envío en que incurra.

Folletos

El costo o el diseño, maquetación e impresión de folletos, trípticos, módulos, folletos, y demás parafernalia de impresión debe estar bien asignado en su presupuesto. Estos materiales de impresión son guía de los participantes o tomar de recursos materiales para el hogar, por lo tanto, debe estar presentable, legible y bien impreso.

Diseños

Como dice el cliché, las primeras impresiones cuentan. La fachada de la sede del evento debe reflejar credibilidad y profesionalismo, o que tienen que cumplir con el tema general del evento en sí. Decoraciones, como serpentinas, luces, adornos de mesa, plantas, etc, mejorar el ambiente en general y el ambiente del evento en sí mismo, establece el tono o estado de ánimo del evento. Dale a tu evento sea un factor 'wow'. Asignar un presupuesto suficiente para la configuración local.

Seguridad

Dar amplia seguridad para un evento, sobre todo si el caso fuera a robar una gran cantidad de participantes, y si la emoción y la agitación que se espera de la multitud, como un evento deportivo o un concierto. El presupuesto debe ser asignado para los recintos perimetrales, de mano de obra, barricadas y otros equipos de seguridad como detectores de metales y similares.

Estos son los elementos esenciales de eventos que deberían estar en la parte superior de su lista de presupuesto y comprometer la calidad y la fiabilidad en estas áreas podría significar un desastre para su evento. La clave para el presupuesto es la planificación. En la planificación, lo que necesita la herramienta fiable y eficaz para ayudar a organizar sus ideas y sus tareas. Un programa de computadora llamado Evenesis es una herramienta de gestión de este fantástico evento para el trabajo. Sirve para simplificar, automatizar y entregar su día a día las actividades de gestión de eventos. De la misma manera que se tome su ordenador portátil o tableta con usted, Evenesis es accesible a través de tu navegador favorito 24/7, siempre y cuando estén conectados a Internet. Sí, eso le da un sistema dedicado que puede delegar y administrar sus tareas de evento en cualquier momento y en cualquier lugar. Regístrate ahora para una prueba gratuita.