張貼日期：Jul 31, 2010 1:32:52 PM
教師在學校如何有效地開會
劉亞平92/12/10
為什麼開會？(Why)
「會 議規範」第一條開宗明義地規定：「三人以上，循一定之規則，研究事理，達成決議，解決問題，以收群策群力之效者，謂之會議。」所以，開會是為了「研究事 理」（討論）、「達成決議」（決議）、「解決問題」（執行），因此，為了讓開會有效率，「會要議」、「議要決」、「決要行」。
要開哪些會？(What)
從前，學校比較像「首長制」，校長一人說了算，沒有什麼會好開，開會就是要聽人念經和為人背書，現在，學校運作是「合議制」，很多事都要開會決定，尤其是有關「權」與「錢」的事情，更要透過會議來避免專斷和弊端。
學校有那些會要開？我舉高雄縣的學校為例，「權」的方面要開的會有：校務會議、教評會、成績考核委員會、課程發展委員會、課務編配小組等等．．．。「錢」的部份要開的會有：合作社理監事會、營養午餐工作小組、教科用書選用小組、課業輔導及補救教學委員會等等．．．。
要如何開會？(How)
熟 悉會議規範－會議要討論，討論難免有爭執，所以要「循一定之規則」，這一定的規則就是「會議規範」。「會議規範」是國家公佈施行的法令，開會就要照著規定 來，會議規範洋洋灑灑一百條，不用全懂沒關係，但至少要大概知道：「會議的流程」、「主席的職權」、「紀錄的形式」、「各種的動議」、「表決的方式」與 「選舉的方式和流程」。
善 用會議技巧－學校開會最怕主席講個不停，或者發言亂無章法、毫無頭緒，講了半天也不知道在說什麼？這時為了節省大家的生命，讓會議開得有效率，就應該善用 各種會議技巧，適時地提出「權宜問題」或「秩序問題」，要求主席制止不禮貌、超出議題的發言，該擱置就擱置，該停止討論就停止，該散會就給他提散會。
議 程會前發出－學校常常臨時通知開會，然後沒有任何會議資料，不讓人提案也就算了，甚至連個議程都沒有，開會時大家兩手空空，不知道從何討論起。所以，正式 或定期的會議，應該發出會議通知，並徵詢出席者提案，開會前準備好議程資料，並在會議前讓與會者知道，良好準備是會議成功的開始。
提 案事先溝通－很多老師不知道如何提案，學校大概也搞不清楚，提案要清楚明白，最好要有說明和辦法，不要提一些不知所云的案子。而且，重大的提案最好能事先 溝通，行政要提案先在行政會議討論過，教師要提案先在教師會理監事會議討論過，可以的話先找提案相關單位溝通，事先的溝通有助於會議的討論和進行。
發 言沙盤推演－開會是要討論事情的，當然要讓出席的人講話，但會議的發言要有方法，先講主張再說明理由，不要講一大堆但沒人聽得懂，為了讓會議開得有效率， 必要時可以限制發言的時間和次數。如果有高度衝突的議題，發言可以事先沙盤推演，安排發言的重點和順序，再利用動議讓議案進入表決，免得大家死纏爛打。
確實要求表決－學校會議經常議而不決，提了案，也發了言，但主席（通常是校長）就是不表決，搬出「行政裁量權」那一套，不經會眾同意就把議案給封殺。如果是合議制的會議，校長的身份是主席，主席的責任是依序將議案宣付討論和表決，並宣佈表決結果，沒有理由不讓人表決的。
工 作報告簡短－學校很多會議幾乎都在工作報告，校務會議更是如此，校長、主任、組長輪番上陣報告，好像工作報告越多是越認真，有點像四十歲以上的男人剩張 嘴，工作報告完大概就散會了。為了讓大家的耳根清靜，可以透過決議要求工作報告簡短，甚至限制報告時間，進而要求工作報告要以書面呈現，書面有的就不用囉 嗦了。
議程隨時掌控－會議的進行要尊重與會的人，而不是主席一人說了算，也不必忍受少數人漫無限制的發言，會議開始前可以確認議程，然後要求主席按照議程主持會議，如果覺得有必要的話，也可以要求變更議程，隨時掌握議程的進行，可以讓會開得更有效率。
紀錄要求正確－學校很多會開完就算了，根本從來沒見過會議紀錄，甚至結論被改了也不知道。開會是為了「達成決議」，決議是在會議紀錄呈現，會議紀錄可以說是開會的成果，所以要關心會議紀錄，要求會議紀錄要讓與會者過目，書面通知或下次會議確認都可以。
決議確實執行－開會是為了「達成決議」，更是要「解決問題」，開了會，形成了決議，不執行也枉然。所以花了時間來開會，更應該關心執行的情形，要求下次會議要報告上次會議決議執行情況，要求決議確實被執行，不執行再想辦法算帳。
開會的重要？
我 們都在說民主，開會是民主社會重要的活動，是大家凝聚共識、解決問題的方法，但我們真的會開會嗎？看看學校的會怎麼開的，我想答案就很明顯。老師如果不知 道怎麼開會，又如何教學生開會，而學生未來成為公民，又如何期待他們會開會。民主不只是規章和制度，更是態度和信念，我們若要真正落實民主，就從學校的會 開始。