Komercjalizacja wyników badań – zarówno ta bezpośrednia jaki i pośrednia dotyczy zawsze dóbr niematerialnych (intelektualnych). W sensie rachunkowym komercjalizowane dobra intelektualne mogą (ale nie muszą) stanowić wartości niematerialnych i prawnych, czyli aktywów trwałych danej jednostki.
Wartości niematerialne i prawne to składnik majątku jednostki o charakterze trwałym, determinowanym długookresowym wykorzystaniem w sposób użyteczny dla tej jednostki. Z rachunkowego punktu widzenia stanowią one składniki aktywów trwałych i są wykazywane w bilansie, a ich stopniowe wykorzystanie (zużycie) odzwierciedla amortyzacja jako koszt wykazywany w rachunku zysków i strat.
Przez aktywa, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2016 roku, poz. 1047, ze zm.), rozumie się zasoby majątkowe:
kontrolowane przez jednostkę,
o wiarygodnie określonej wartości,
powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń,
które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.
Możliwość kontrolowania danego składnika aktywów powinna być rozpatrywana w wymiarze rzeczywistym (ekonomicznym), a nie w sensie prawnym. Przez kontrolowanie rozumiane jest prawo jednostki do czerpania korzyści ekonomicznych z tytułu użytkowania składnika majątku lub zdolność do ograniczenia tego prawa innym podmiotom. Nieodłącznym warunkiem kontrolowania składnika majątku jest ponoszenie ryzyka utraty powyższego prawa zarówno w sensie prawnym, jak i rzeczywistym. Należy zwrócić uwagę, iż zgodnie ze stanowiskiem doktryny, posiadanie tytułu własności danego składnika majątkowego nie jest warunkiem koniecznym jego kontrolowania. Jednostka może bowiem kontrolować składniki majątkowe stanowiące przedmiot umów leasingu finansowego lub innych umów o podobnym charakterze, o ile spełnione są warunki określone w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości.
Drugim warunkiem wskazanym przez definicję aktywów jest możliwość wiarygodnego (obiektywnego i weryfikowalnego) określenia wartości danego składnika. W rachunkowości bowiem każdą operację gospodarczą, składnik majątku, czy też źródło jego finansowania należy wycenić, to znaczy ustalić jego wartość w walucie funkcjonalnej (pieniądzu).
W wielu przypadkach, zwłaszcza przy ograniczonym rynku, pomocne dla ustalenia wartości są metody oszacowania wartości godziwej, czyli ekwiwalentu wartości, jaka zostałaby ustalona w transakcji rynkowej, pomiędzy niepowiązanymi stronami działającymi przy określonym poziomie informacji oraz pełnej swobodzie wyboru.
Przy tego typu wycenach z reguły stosuje się metody dochodowe czyli pomiar strumieni finansowych, które może dane dobro intelektualne wygenerować w przyszłości w oparciu o wiarygodne założenia (w tym rynkowe i kosztowe).
Podsumowując jednostka może zidentyfikować składnik aktywów, jeśli spełnia on wszystkie wskazane wyżej warunki. W takiej sytuacji możliwe jest jego wykazanie w bilansie, w przeciwnym razie wszelkie nakłady poniesione na składnik majątkowy winny w dacie ich poniesienia obciążyć wynik jednostki. Wartość aktywów winna być przez jednostkę stale weryfikowana, jeśli bowiem istniejący składnik aktywów utraci zdolność do generowania korzyści ekonomicznych powinien zostać objęty odpisem aktualizującym, który umniejszy jego wartość bilansową obciążając bieżąco wynik finansowy.
Warto zauważyć, iż obowiązujące przepisy bilansowe i podatkowe nie pozwalają na wytworzenie wartości niematerialnych i prawnych we własnym zakresie, za wyjątkiem właśnie kosztów zakończonych prac rozwojowych. Ujęcie nakładów poniesionych na prace rozwojowe w zakresie technologii czy produktu jako wartości niematerialne i prawne nie zamyka drogi do ich późniejszej komercjalizacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i procedurami. Z punktu widzenia zasady rzetelnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki ma ono kluczowe znaczenie, pozwala bowiem na aktywowanie nakładów (kosztów), które mają przynieść spodziewane efekty (korzyści ekonomiczne) w przyszłości bez nadmiernego obciążenia bieżącego wyniku jednostki. Co więcej przyjęcie takiego rozwiązania w polityce rachunkowości daje jednostce możliwość szerokiego zakresu wykorzystania posiadanego składnika majątkowego (prawa) w przyszłości zarówno na własne potrzeby, jak i w drodze komercjalizacji. Ważne, by decydując się na aktywowanie nakładów pamiętać o obowiązujących definicjach ustawowych oraz towarzyszących im zasadach wyceny i prezentacji.