Przewodnik kwalifikowalności kosztów w ramach POIR

https://www.ncbr.gov.pl/fileadmin/gfx/ncbir/userfiles/_public/fundusze_europejskie/inteligentny_rozwoj/4_1_1_1_2018/5_przewodnik_kwalifikowalnosci_dzialanie_1.1.1_szybka_sciezka.pdf

Głównym celem Przewodnika jest ułatwienie beneficjentom klasyfikacji kosztów, zarówno na etapie planowania projektu, jak i późniejszego rozliczania przyznanego dofinansowania. Jednocześnie zastrzegamy, że powyższe ustalenia nie uchylają ani nie wpływają na możliwość wystąpienia odmiennych ustaleń i wyników kontroli prowadzonych przez właściwe instytucje.

1. Cel opracowania Przewodnika 

Opracowanie, uszczegółowienie i zobrazowanie zagadnienia kwalifikowalności kosztów, co ma ułatwić beneficjentom opracowanie planu kosztów w ramach przygotowywanych projektów, rozliczanie otrzymanego dofinansowania oraz usprawnić monitorowanie projektów na różnym etapie oceny, zapewniając efektywne i skuteczne zarządzanie finansami publicznymi oraz równouprawnienie w dostępie do środków finansowych poprzez stworzenie jednolitych i transparentnych zasad kwalifikowalności kosztów.

Kwalifikowalność kosztu uzależniona jest od zgodności z ogólnymi zasadami kwalifikowalności,

w szczególności określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu

Spójności na lata 2014-2020 (dalej Wytyczne) oraz od specyfiki realizowanego projektu, a także

uwzględnienia kosztu w harmonogramie rzeczowo-finansowym / budżecie projektu, stanowiącym

załącznik do podpisanej umowy o dofinansowanie.

3.3 Zasady dotyczą wszystkich kosztów kwalifikowanych ponoszonych przez beneficjenta – zarówno w ramach środków własnych beneficjenta, jak i otrzymanego dofinansowania. 

3.4 W zależności od rodzaju realizowanych projektów, obowiązujące ich akty prawne lub regulamin konkursu mogą określać dodatkowe kryteria kwalifikowalności.

Ponadto, w przypadku gdy projekt jest realizowany w ramach działania objętego pomocą publiczną,

rozpoczęcie przez beneficjenta realizacji projektu przed dniem złożenia lub w dniu złożenia wniosku

o dofinansowanie spowoduje, że wszystkie wydatki w ramach projektu staną się niekwalifikowane.

Przez rozpoczęcie prac w ramach realizowanego projektu rozumie się rozpoczęcie prac w rozumieniu

art. 2 pkt 23 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającym niektóre

rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w stosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE

L 187/1 z 26.06.2014 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem 651/2014.

Poniesione koszty muszą być wykazywane w przedkładanym przez beneficjenta wniosku o płatność

zgodnie z zasadą kasową, tj. kosztem kwalifikowanym są jedynie koszty rzeczywiście poniesione (jako

rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta).

Wyjątki od tej reguły stanowią m.in.:

 wydatki rozliczane ryczałtem, tj. koszty rozliczane w oparciu o stawki ryczałtowe;

 koszty amortyzacji oraz

 potrącenia, o których mowa w art. 498 Kodeksu cywilnego

 odpisy na ZFŚS. 

Wszystkie wykazane we wniosku o płatność koszty muszą być faktycznie poniesione i opłacone

w okresie kwalifikowania kosztów oraz przed złożeniem wniosku o płatność (w którym zostały

wykazane).

W przypadku faktury/innego dokumentu księgowego wystawionego w walucie obcej, wartość

wydatku kwalifikowanego należy przeliczyć na PLN zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz

przyjętą polityką rachunkowości beneficjenta. Jeżeli płatność za fakturę/inny dokument księgowy

wystawiony w walucie obcej dokonywana jest w transzach, wartości poszczególnych transz wydatku

kwalifikowanego powinny być przeliczone na PLN zgodnie z powyższymi zasadami.

§3 Koszty kwalifikowane

4.3.1 Kwalifikowalność kosztu może zostać uznana, o ile zostaną spełnione łącznie następujące

warunki:

 został faktycznie poniesiony w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie, z

zachowaniem warunków określonych w podrozdziale 6.1 Wytycznych w zakresie

kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;

 jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego;

 jest zgodny z Programem Operacyjnym Inteligentny Rozwój 2014-2020; oraz Szczegółowym

opisem osi priorytetowych Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020;

 został poniesiony zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie;

 został uwzględniony w harmonogramie rzeczowo-finansowym / budżecie projektu;

 jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu;

 został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad

uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

 został należycie udokumentowany;

 został wykazany we wniosku o płatność;

 dotyczy towarów dostarczonych lub usług wykonanych lub robót zrealizowanych;

 został poniesiony zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (jeśli dotyczy) lub

zgodnie z zasadą konkurencyjności;

 nie stanowi wydatku niekwalifikowanego na mocy przepisów unijnych oraz krajowych;

jest zgodny z warunkami uznania go za wydatek kwalifikowany określonymi w regulaminie

konkursu.

4.3.2 Koszty kwalifikowane to koszty obliczone zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości i zasadami należytego zarządzania finansami oraz praktykami beneficjenta (polityka rachunkowości). Każdy z beneficjentów rozliczając koszty projektu stosuje praktyki (wytyczne) przyjęte w jego instytucji. Możliwość rozliczania ponoszonych kosztów według zasad księgowania stosowanych w danej instytucji nie oznacza, że beneficjenci mogą tworzyć nowe zasady, specjalnie na potrzeby projektu.

4.4.4 Dowodem poniesienia kosztu jest wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z potwierdzeniem dokonania płatności. Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.) należy opisać, wskazując następujące informacje:  nazwa (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie;  data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie;  kwota kosztu kwalifikowanego;  opis związku kosztu z umową o dofinansowanie – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie o dofinansowanie odnosi się wydatek dokumentowany fakturą;  informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR – tj. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;  dekretacja oraz nr księgowy dokumentu;  informacja o poprawności formalnej i merytorycznej;  adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu);  w przypadku jeśli dany dowód księgowy tylko w części dotyczy projektu, należy w opisie jednoznacznie wskazać jaka część wydatku, w tym w ramach kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych, związana jest z projektem poprzez wskazanie konkretnych elementów lub procentowego udziału wydatku w projekcie wynikających z dowodu księgowego.

4.4.6 W przypadku dokumentowania wydatków za pomocą faktury elektronicznej należy przedstawić dowód księgowy zapisany na nośniku elektronicznym, co jest równoważne kopii tradycyjnego dowodu księgowego wraz z opisem sporządzonym w wersji elektronicznej, zgodnie z wymogami instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie.

5. Podatek VAT

5.1 Podatek VAT może być kosztem kwalifikowalnym tylko wówczas gdy w świetle przepisów o VAT

obowiązujących w danym państwie członkowskim, nie może zostać odzyskany przez podatnika.

5.2 Beneficjenci, którzy zaliczą VAT do wydatków kwalifikowalnych, zobowiązali się dołączyć do

wniosku o dofinansowanie „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT”.

5.3 Zgodnie z Wytycznymi aby uznać VAT za koszt niekwalifikowalny, prawo do odliczenia nie może

przysługiwać nie tylko beneficjentowi ale również „żadnemu innemu podmiotowi zaangażowanemu

w projekt oraz wykorzystującemu do działalności opodatkowanej produkty będące efektem realizacji

projektu, zarówno w fazie realizacyjnej jak i operacyjnej”. VAT powinien stanowić wydatek

niekwalifikowalny niezależnie od tego, który podmiot podatek ten odzyskuje.

5.4 Za posiadanie prawa do odliczenia VAT nie uznaje się możliwości określonej w art. 113 ustawy o

VAT, który przewiduje podmiotowe zwolnienie z VAT dla podatników o niewielkich obrotach (przy

czym tego typu podatnicy mogą zrezygnować z tego zwolnienia).

6. Wkład własny

6.1 Beneficjent w określonych przypadkach ma obowiązek/możliwość wniesienia wkładu własnego

w zadeklarowanej wysokości na pokrycie części kosztów kwalifikowanych w realizowanym projekcie.

6.2 Wkład własny może być wniesiony wyłącznie w formie pieniężnej (rozchód środków finansowych

z rachunku/kasy w trakcie trwania projektu).  

Koszty bezpośrednie

Wynagrodzenia (W)

Podwykonawstwo (E)

Pozostałe koszty bezpośrednie (Op), w tym:

- koszty aparatury oraz wartości

niematerialnych i prawnych

- koszty budynków i gruntów

- inne koszty operacyjne

Koszty pośrednie (O)

E - Koszty podwykonawstwa

Jako koszty podwykonawstwa należy rozumieć zlecanie stronie trzeciej części merytorycznych prac

projektu oraz koszty zasobów udostępnionych przez strony trzecie (np. koszt wynajmu laboratorium

wraz z aparaturą badawczą).

Za podwykonawstwo nie uznaje się czynności pomocniczych, niezbędnych do wykonania zadań

projektowych, takich jak usługi prawne lub księgowe.

W ramach niniejszej kategorii należy również rozliczać wszystkie umowy o dzieło.

UWAGA: W przypadku umowy o dzieło wykonanie zadań ma zostać potwierdzone protokołem

odbioru wskazującym prawidłowe wykonanie dzieła.

Koszty podwykonawstwa są wyłączone z podstawy naliczania ryczałtu kosztów pośrednich

projektu.

UWAGA: W przypadku zlecania stronie trzeciej części merytorycznych prac projektu łączna kwota

wydatków kwalifikowanych w kategorii E (podwykonawstwo) nie może przekroczyć limitów

wskazanych w Regulaminie Konkursu.