Analyse de la valeur technique des offres
Présentation
L'analyse de la valeur technique des offres est l'étape d'analyse la plus subjective. Le rôle de l'acheteur sera de canaliser la subjectivité en définissant des sous-critères objectifs décomposant le critère valeur technique et en arrêtant une méthode d'évaluation des soumission permettant de motiver le choix des notes attribuées. Chaque point attribué à la valeur technique doit pouvoir être explicité et être motivé pour permettre aux élus ou dirigeants de choisir de façon éclairée l'entreprise mais aussi afin de pouvoir rendre compte de l'analyse effectuée sur demande d'un candidat évincé.
L'acheteur recherchera à obtenir des notes "discriminantes", c'est à dire valorisant les différences entre les offres des candidats afin d'éviter de niveler les appréciations pour que l'attribution ne se joue que sur le prix et neutralise la pondération affichée de la valeur technique.
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Extrait du guide des prix de la DAJ (2003)
Il faut adapter le RC et le cahier des charges de manière à ne pas devoir retenir une offre de « sur qualité » plus chère : par exemple, une offre qui ajouterait des fonctionnalités inutiles, ou qui amoindrirait l’optimisation.
Les éléments de repère pour détecter la sur-qualité
On peut discerner trois grandes familles de sur-qualité :
Celle qui n'apporte pas de plus-value (fonction supplémentaire non indispensable, qui n'améliore donc pas la réponse au besoin)
Celle qui apporte une plus-value sur certains éléments, cette plus-value dégradant d’autres éléments (process parasite qui diminue l'optimisation) : il en irait ainsi, d’un outil de découpe plus performant mais dont la rapidité exigerait par exemple des gestes de sécurité supplémentaires qui ralentiraient la mise en œuvre, ce qui nuirait à l’optimisation.
Celle qui propose des fonctions supplémentaires telles que le besoin exprimé ne peut être satisfait (process incompatible qui rend l'offre non conforme) : par exemple, des fonctions supplémentaires qui rendraient une machine incompatible avec les possibilités de l’acheteur, sa charge devenant trop lourde pour le plancher du local auquel elle était destinée.
Ce qu’il faut éviter :
les méthodes consistant à fixer le maximum et le minimum de l’échelle de notation en fonction des offres extrêmes (la meilleure et la moins bonne) ;
des échelles de notation dans lesquelles la meilleure note serait attribuée à l’offre se rapprochant le plus de l’estimation du pouvoir adjudicateur ;
des systèmes de notation avec des paliers trop importants et un système de note binaire (ex : note 0 ou 10) ;
des systèmes dans lesquels les écarts de note traduisent un rang de classement sans tenir compte des écarts réels, qui séparent les offres en termes de compétitivité.
Il ne faut pas oublier que, dans un appel d’offres, les offres non conformes aux prescriptions du cahier des charges sont irrégulières et ne doivent pas figurer dans le classement. Dans une procédure adaptée, il est possible de « repêcher » une offre qui ne serait pas parfaitement conforme par la négociation. Mais ce n’est pas une obligation pour l’acheteur : l’entreprise a donc toujours intérêt à remettre une offre conforme, dès sa première proposition.
Méthodes : analyser la valeur technique des offres (abonnés)
L’acheteur doit fixer la pondération des critères ou la méthode de notation et rédiger son règlement de consultation, en lien avec la manière dont les besoins ont été exprimés dans le CCTP :
Un cahier des charges dont un ou tous les éléments techniques sont exprimés précisément, sur le produit, les délais et les conditions d’exécution, limitera la marge d’appréciation de la qualité technique d’une offre. En effet, soit le produit satisfait exactement à la demande et la note technique maximale est attribuée (faible pondération sur les critères autresque le prix, puisque c’est le prix qui fera la différence entre les produits de même qualité), soit le produit est non conforme, parce qu’en deçà de ce qui est demandé, soit, bien qu’il soit au-delà des exigences exprimées, il a la même note que les offres strictement limitées au minimum. Attention donc à tenir compte de la souplesse du cahier des charges lors de la notation de la qualité technique.
A l’inverse, plus le cahier des charges est « ouvert » dans l’expression des besoins (recherche de performance avec utilisation de termes comme « au minimum » « au maximum » par exemple), plus l’acheteur public aura une marge importante d’appréciation de la qualité proposée et donc une plage de notation étendue. Il devra alors anticiper sur les offres qu’il recevra et veiller à ce que la pondération des critères et la méthode de notation ne le « piègent » pas, en l’obligeant à retenir une offre de « sur-qualité » plus chère.
Outil : le cadre de réponse technique (abonnés)
Outil et méthode : la grille d'analyse des critères techniques
