Mesurer les gains achats

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Définition

Les gains achats mesurent la valeur ajoutée de l’acheteur dans une opération, c'est à dire ce qui a été fait différemment et mieux que la fois précédente grâce à son intervention.

Méthodes de calcul des gains achats du SAE

Extraits du guide de la modernisation achats, SAE, Sept. 2013

Cette méthode s’appuie sur les meilleures pratiques en matière d’achats observées dans les secteurs privés et public et présente le double intérêt de l’homogénéité et de la simplicité.

Les gains achats mesurent la performance de la fonction achat

Le principe général du calcul de gain achat est pour chacun des projets de valoriser l’action de l’acheteur et les leviers mis en oeuvre.

La méthode est fondée sur la comparaison entre des prix ou situations « de référence » et des prix ou une situation « nouveaux », après l’intervention des acheteurs. L’écart de prix ou de coût est multiplié par le volume prévisionnel.

Les gains sont ramenés par convention à une base annuelle, dite « douze mois » qui permet de comparer les projets sur une base homogène quelle que soit leur durée effective (exemple d’un marché pluriannuel) et de calculer des pourcentages de gains par rapport à une dépense annuelle. Ces gains « base douze mois » peuvent ensuite être ventilés prorata temporis sur les deux années d’exercices en fonction de leur date de notification afin de mesurer l’impact sur les dépenses N et N+1.

Une méthode adaptée aux différents types de projets

Les gains achats concernent les trois grands types de projets d’achats :

• • les achats récurrents ;

  • les achats non récurrents ;

  • les actions de progrès.

a) Les achats récurrents : il s’agit des achats répétés régulièrement (exemple : marché de fournitures de bureau ou de matériel informatique).

Pour les achats récurrents la formule est :

Gain achat = (prix historique - prix nouveau) X volume prévisionnel

NB : l’impact de la variation du marché économique est neutralisé si celle-ci est supérieure à + ou - 4%.

Afin de bien valoriser l’impact de l’acheteur en corrigeant les effets (positifs ou négatifs) qui ne sont pas imputables à son

action : si par exemple dans un marché haussier de 10% l’acheteur enregistre une hausse de 6% de son achat, on considérera

qu’il fait néanmoins un gain de 4%, ayant réussi à limiter l’impact de la hausse du marché économique. Si à l’inverse le marché est

baissier de 15%, l’acheteur ayant obtenu une baisse de 20% ne comptabilisera que 5 % de gain achat.

b) Les achats non récurrents : ces achats sont par exemple des premiers achats pour l’État ou pour un établissement ou bien des achats très particuliers pour lesquels il n’y a pas de référence aisée ; certains achats d’investissement entrent également dans cette catégorie.

Leur particularité est donc que le prix historique n’est pas connu.

Celui-ci doit alors être remplacé par une solution alternative telle qu’un prix de référence auprès d’un service ou d’un établissement ayant réalisé un achat similaire, une étude de marché préalable auprès des fournisseurs, à défaut un budget prévisionnel ou la moyenne des offres reçues en éliminant si besoin des offres trop « dispersées ».

La formule est ainsi :

Gain achat = (prix de référence - prix nouveau) X volume prévisionnel

c) Les actions de progrès : il s’agit de projets proposés par les services des achats visant à optimiser l’usage d’un marché ou à encourager des comportements (par exemple : utiliser davantage les génériques disponibles dans les marchés, encourager l’utilisation plus étendue du marché d’écopli, se séparer des imprimantes individuelles, encourager les billets à contraintes...). La logique de calcul consiste à évaluer la situation avant le projet à celle constatée une fois le projet mené à son terme.

La formule est ainsi :

Gain achat = situation de référence – situation améliorée

NB : la situation améliorée prend en compte le cas échéant les investissements nécessaires.

Les trois phases du calcul des gains achats

Le travail de l’acheteur sur un projet donné est organisé en trois temps : l’identification des opportunités, la conduite du projet et le suivi de la bonne exécution.

En première phase, la méthode de calcul des « gains cibles » permet d’établir des priorités et de mobiliser les ressources sur les achats à fort enjeu.

En deuxième phase lorsque le marché est notifié ou l’action de progrès réalisée, le calcul des « gains sécuri- sés » permet de mesurer et de mettre en évidence la valeur ajoutée de l’acheteur.

Enfin, lors de la troisième phase, celle de l’exécution, le « gain réalisé » est contrôlé a posteriori. Ce contrôle peut être effectué à la fin de l’exécution du marché pris sur sa durée totale, afin de s’assurer que ces gains ont bien été consolidés sur toute la durée d’exécution du marché.

Techniques : calculer les gains Achats (abonnés)