4 - Gestion de la relation fournisseurs

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Définition

La gestion de la relation fournisseurs implique de considérer le fournisseur dans les décisions achats prises par l'acheteur, qu'elles se situe avant le lancement de l'appel d'offres ou dans le suivi d'exécution du contrat par le biais de la mesure de la performance.

L'attractivité des achats, la sécurisation des sources, la diversité du panel fournisseurs tout comme la bonne compréhension des exigences de qualité attendues par le pouvoir adjudicateur de la part de ses fournisseurs nécessite qu'une attention particulière soit portée à la qualité des relations entretenues.

La phase de gestion des fournisseurs se caractérise par plusieurs étapes :

• l'analyse du marché ;

• l'animation du marché ;

• la gestion du panel ;

• l'évaluation.

Pour les entités adjudicatrices, des étapes intermédiaires sont également à intégrer :

• l'homologation ;

• le référencement /le déréférencement.

Gérer la relation fournisseurs dans un contexte public

Les marchés publics ont longtemps été marqués par l'unilatéralité des relations contractuelles, héritage des prérogatives de puissance publique liée à ces contrats administratifs. Rencontrer ses fournisseurs reste encore dogmatique tant le régime des marchés publics s'est construit à l'encontre du dialogue.

Lancer ses marchés publics sans prendre en compte la façon dont ils vont être reçus par le marché fournisseur constitue pourtant l'une des premières sources de surcoûts des achats.

Le ministère de l'économie et des finances a pu émettre les recommandations suivantes:

Désignez un interlocuteur unique, représentant l’acheteur auprès du titulaire, qui aura pour mission de résoudre les difficultés pouvant apparaître pendant l’exécution du marché et qui facilitera le dialogue.

Entretenez un contact régulier avec le titulaire du marché, pour assurer un bon suivi de l’exécution du marché, par exemple en mettant en place des indicateurs de suivi.

Respectez toujours les délais de paiement de toutes les sommes dues : avance, acompte, solde, retenue de garantie…

En cas de retard de paiement, payez impérativement, sans attendre une demande, les intérêts moratoires et l’indemnité forfaitaire de 40€.

En cas de conflit, privilégiez la voie amiable et en cas de difficulté persistante, celle de la médiation.

mais également avec les candidats évincés…

En MAPA, n’hésitez pas à faire un retour aux entreprises non retenues sur les points forts et les points faibles de leurs offres. En procédure formalisée, communiquez-leur des informations détaillées sur les motifs de rejet. Cela leur permettra pour de futures consultations de mieux appréhender vos attentes et d’être plus performantes. Cela vous évitera en outre des demandes d’explications supplémentaires non fournies initialement.

et les services opérationnels.

Durant la phase d’exécution du marché, décloisonnez la fonction achat en entretenant un contact régulier avec les services à l’origine du besoin. Vous aurez ainsi une meilleure connaissance de ses modalités d’exécution et serez à même d’anticiper toute difficulté.