Mesures de transparence - Rapport de présentation- Archivage des marchés publics
Définition
L'archivage est l'opération qui consiste à conserver l'ensemble des pièces du marché durant une période. Les marchés publics doivent être archivés à fin de conservation des preuves durant la totalité du délai de procédure et du délai de garantie des prestations
Les obligations incombant à l'acheteur sont issues des documents suivants :
Techniques d'achats
Clausier contractuel
Régime juridique des marchés
Générez des gains sur vos marchés
Optimisez vos contrats et publicités
Sécurisez vos procédures
Réglementation en vigueur
Code de la commande publique
Applicable aux marchés lancés à compter du 1er avril 2019
Titre VIII : ACHÈVEMENT DE LA PROCÉDURE
Chapitre IV : Conservation des informations
Article L2184-1
Les acheteurs conservent les documents relatifs à la passation des marchés, dans des conditions prévues par voie réglementaire
Section 1 : Rapport de présentation de la procédure menée par les pouvoirs adjudicateurs
Article R2184-1
Le pouvoir adjudicateur établit un rapport de présentation de la procédure de passation des marchés et des systèmes d’acquisition dynamiques répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils européens figurant dans un avis annexé au présent code.
L’établissement de ce rapport n’est pas exigé pour les marchés subséquents fondés sur un accord-cadre lorsque ceux-ci sont conclus sans remise en concurrence.
Article R2184-2
Le rapport de présentation comporte au moins les éléments suivants :
1° Le nom et l’adresse du pouvoir adjudicateur, l’objet et la valeur du marché ou du système d’acquisition dynamique ;
2° Le nom des candidats exclus et les motifs du rejet de leur candidature ;
3° Le nom des candidats sélectionnés et les motifs de ce choix ;
4° Le nom des soumissionnaires dont l’offre a été rejetée et les motifs de ce rejet y compris, le cas échéant, les raisons qui ont amené l’acheteur à la juger anormalement basse ;
5° Le nom du titulaire et les motifs du choix de son offre, ainsi que, si ces informations sont connues, la part du marché que le titulaire a l’intention de sous-traiter à des tiers et le nom des sous-traitants.
Article R2184-3
Le rapport de présentation comporte en outre, lorsqu’il y a lieu, les éléments suivants :
1° Les motifs du recours à la procédure avec négociation ou au dialogue compétitif ;
2° Les motifs pour lesquels le pouvoir adjudicateur n’a pas alloti le marché, s’il ne les a pas indiqués dans les documents de la consultation ;
3° Les raisons pour lesquelles un chiffre d’affaires annuel minimal supérieur au plafond fixé aux articles R. 2142-6 à R. 2142-12 a été exigé, lorsque celles-ci n’ont pas été indiquées dans les documents de la consultation ;
4° Les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a sollicité l’utilisation de moyens de communication autres que les moyens électroniques pour la transmission des offres ;
5° La description des mesures appropriées prises par le pouvoir adjudicateur pour s’assurer que la concurrence n’a pas été faussée par des études et échanges préalables avec des opérateurs économiques ou par la participation d’un opérateur économique à la préparation du marché en application des articles R. 2111-1 et R. 2111-2 ;
6° Les conflits d’intérêts décelés et les mesures prises en conséquence ;
7° Les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a renoncé à passer un marché ou à mettre en place un système d’acquisition dynamique.
Article R2184-4
Dans la mesure où l’avis d’attribution contient les informations exigées aux articles R. 2184-1 à R. 2184-3, le pouvoir adjudicateur peut renvoyer, dans le rapport de présentation, à cet avis
Article R2184-5
Lorsque le pouvoir adjudicateur est soumis à un contrôle de ses marchés, il transmet aux autorités chargées de ce contrôle le rapport de présentation en même temps que les documents contractuels
Article R2184-6
Le rapport de présentation ou ses principaux éléments sont communiqués à la Commission européenne à sa demande
Section 2 : Informations conservées par les entités adjudicatrices
Article R2184-7
L’entité adjudicatrice conserve la justification des décisions relatives à la qualification, à la sélection des opérateurs économiques et à l’attribution des marchés et des systèmes d’acquisition dynamiques répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils européens figurant dans un avis annexé au présent code.
Article R2184-8
L’entité adjudicatrice conserve également les informations suivantes :
1° Les motifs de la passation d’un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables ;
2° Les motifs pour lesquels elle n’a pas alloti le marché ;
3° Les raisons pour lesquelles elle a exigé un chiffre d’affaires annuel minimal supérieur au plafond fixé à l’article R. 2142-7, lorsque celles-ci n’ont pas été indiquées dans les documents de la consultation ;
4° La description des mesures appropriées qu’elle a prises pour s’assurer que la concurrence n’a pas été faussée par des études et échanges préalables avec des opérateurs économiques ou par la participation d’un opérateur économique à la préparation du marché en application des articles R. 2111-1 et R. 2111-2
5° Les raisons pour lesquelles elle a sollicité l’utilisation de moyens de communication autres que les moyens électroniques pour la transmission des offres.
Article R2184-9
Dans la mesure où l’avis d’attribution contient les informations exigées aux articles R. 2184-7 et R. 2184-8, l’entité adjudicatrice peut se référer à cet avis
Article R2184-10
Lorsque l’entité adjudicatrice est soumise à un contrôle de ses marchés, elle transmet aux autorités chargées de ce contrôle les informations, documents ou leurs principaux éléments mentionnés dans la présente section en même temps que les documents contractuels.
Article R2184-11
Les informations, documents ou les principaux éléments mentionnés dans la présente section sont communiqués à la Commission européenne à sa demande.
Section 3 : Durée de conservation
Article R2184-12
L’acheteur conserve les candidatures et les offres ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation pendant une période minimale de cinq ans à compter de la date de signature du marché.
Article R2184-13
L’acheteur conserve les pièces constitutives du marché pendant une durée minimale de cinq ans pour les marchés de fournitures ou de services et de dix ans pour les marchés de travaux, de maîtrise d’œuvre ou de contrôle technique à compter de la fin de l’exécution du marché
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Historique de la réglementation
Ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics
La présente ordonnance entre en vigueur à une date fixée par voie réglementaire et au plus tard le 1er avril 2016
Article 57
Les acheteurs conservent les documents relatifs à la passation et à l'exécution des marchés publics dans des conditions fixées par voie réglementaire.
Décret n°2016-360 du 25 février 2016 relatif aux marchés publics
Applicable aux marchés lancés à partir du 1er avril 2016
Section 6 : Transparence
Sous-section 1 : Rapport de présentation des procédures menées par les pouvoirs adjudicateurs
Article 105
I. - Pour les marchés publics et les systèmes d'acquisition dynamiques répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils européens publiés au Journal officiel de la République française, le pouvoir adjudicateur établit un rapport de présentation de la procédure de passation comportant au moins les éléments suivants :
1° Le nom et l'adresse du pouvoir adjudicateur, l'objet et la valeur du marché public ou du système d'acquisition dynamique ;
2° Le nom des candidats exclus et les motifs du rejet de leur candidature ;
3° Le nom des candidats sélectionnés et les motifs de ce choix ;
4° Le nom des soumissionnaires dont l'offre a été rejetée et les motifs de ce rejet y compris, le cas échéant, les raisons qui ont amené l'acheteur à la juger anormalement basse ;
5° Le nom du titulaire et les motifs du choix de son offre, ainsi que, si ces informations sont connues, la part du marché public que le titulaire a l'intention de sous-traiter à des tiers et le nom des sous-traitants.
II. - Le cas échéant, le rapport de présentation comporte également les éléments suivants :
1° Les motifs de la passation d'un marché public négocié sans publicité ni mise en concurrence préalables ou du recours à la procédure concurrentielle avec négociation ou au dialogue compétitif ;
2° Les motifs pour lesquels le pouvoir adjudicateur n'a pas alloti le marché public, s'il ne les a pas indiqués dans les documents de la consultation ;
3° Les raisons pour lesquelles un chiffre d'affaires annuel minimal supérieur au plafond fixé au III de l'article 44 a été exigé, si celles-ci n'ont pas été indiquées dans les documents de la consultation ;
4° Les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a sollicité l'utilisation de moyens de communication autres que les moyens électroniques pour la transmission des offres ;
5° La description des mesures appropriées prises par le pouvoir adjudicateur pour s'assurer que la concurrence n'a pas été faussée par des études et échanges préalables avec des opérateurs économiques ou par la participation d'un opérateur économique à la préparation du marché public en application des articles 4 et 5 ;
6° Les conflits d'intérêts décelés et les mesures prises en conséquence ;
7° Les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a renoncé à passer un marché public ou à mettre en place un système d'acquisition dynamique.
III. - Dans la mesure où l'avis d'attribution contient les informations exigées aux I et II, le pouvoir adjudicateur peut renvoyer, dans le rapport de présentation, à cet avis.
L'établissement de ce rapport n'est pas exigé pour les marchés subséquents fondés sur un accord-cadre lorsque ceux-ci sont conclus sans remise en concurrence.
Le rapport de présentation ou ses principaux éléments sont communiqués à la Commission européenne à sa demande et, le cas échéant, aux autorités chargées du contrôle des marchés publics en même temps que les documents contractuels.
Sous-section 2 : Informations conservées par les entités adjudicatrices
Article 106
Pour les marchés publics et les systèmes d'acquisition dynamiques répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils européens publiés au Journal officiel de la République française, l'entité adjudicatrice conserve la justification des décisions relatives à la qualification et la sélection des opérateurs économiques et à l'attribution des marchés publics.
Le cas échéant, l'entité adjudicatrice conserve également les informations suivantes :
1° Les motifs de la passation d'un marché public négocié sans publicité ni mise en concurrence préalables ;
2° Les motifs pour lesquels elle n'a pas alloti le marché public ;
3° Les raisons pour lesquelles elle a exigé un chiffre d'affaires annuel minimal supérieur au plafond fixé au III de l'article 44, si celles-ci n'ont pas été indiquées dans les documents de la consultation ;
4° La description des mesures appropriées qu'elle a prises pour s'assurer que la concurrence n'a pas été faussée par des études et échanges préalables avec des opérateurs économiques ou par la participation d'un opérateur économique à la préparation du marché public en application des articles 4 et 5 ;
5° Les raisons pour lesquelles elle a sollicité l'utilisation de moyens de communication autres que les moyens électroniques pour la transmission des offres.
Dans la mesure où l'avis d'attribution contient les informations exigées ci-dessus, l'entité adjudicatrice peut se référer à cet avis.
Ces informations, documents ou leurs principaux éléments sont communiqués à la Commission européenne à sa demande et, le cas échéant, aux autorités chargées du contrôle des marchés publics en même temps que les documents contractuels.
Sous-section 3 : Accès aux données essentielles des marchés publics
Article 107
I. - Au plus tard le 1er octobre 2018, l'acheteur offre, sur son profil d'acheteur, un accès libre, direct et complet aux données essentielles de ce marché public, à l'exception des informations dont la divulgation serait contraire à l'ordre public.
Ces données comprennent les informations suivantes :
1° Au plus tard deux mois à compter de la date de notification définie à l'article 103, le numéro d'identification unique attribué au marché public et les données relatives à son attribution :
a) L'identification de l'acheteur ;
b) La nature et l'objet du marché public ;
c) La procédure de passation utilisée ;
d) Le lieu principal d'exécution des services ou travaux faisant l'objet du marché public ;
e) La durée du marché public ;
f) Le montant et les principales conditions financières du marché public ;
g) L'identification du titulaire ;
h) La date de signature du marché public par l'acheteur ;
2° Les données relatives à chaque modification apportée au marché public :
a) L'objet de la modification ;
b) Les incidences de la modification sur la durée ou le montant du marché public ;
c) La date de signature par l'acheteur de la modification du marché public.
II. - Les données essentielles du marché public sont publiées selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l'économie.
Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique
NOR: ECFM1637256A
Article 1
Le numéro d'identification unique prévu aux articles 107 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, 34 du décret n° 2016-86 du 1er février 2016 relatif aux contrats de concession, et 94 du décret n° 2016-361 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics de défense ou de sécurité est composé des quatre premiers caractères correspondant à l'année de notification de la procédure de passation du marché public ou du contrat de concession et du numéro d'ordre interne du marché public ou du contrat de concession attribué par l'acheteur ou l'autorité concédante.Le numéro d'ordre interne comporte au maximum dix caractères alphanumériques.
Les données relatives aux modifications du marché public ou du contrat de concession sont rattachées aux données du marché public ou du contrat de concession initial grâce au numéro d'identification, conformément aux schémas mentionnés à l'article 9. Il est ajouté au numéro d'identification deux caractères numériques correspondant au numéro d'ordre de la modification du marché public ou du contrat de concession..
Article 2
I. - Les données essentielles relatives aux marchés publics mises à disposition sur le profil d'acheteur sont :
1° Le numéro d'identification unique du marché public ;
2° La date de notification du marché public ;
3° La date de publication des données essentielles du marché public initial ;
4° Le nom de l'acheteur ou du mandataire en cas de groupement ;
5° Le numéro SIRET de l'acheteur ou le numéro SIRET du mandataire en cas de groupement ;
6° La nature du marché public correspondant à l'une des mentions suivantes : marché, marché de partenariat, accord-cadre, marché subséquent ;
7° L'objet du marché public ;
8° Le principal code du Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV) prévu par le règlement (CE) n° 213/2008 du 28 novembre 2007 susvisé ;
9° La procédure de passation utilisée correspondant à l'une des mentions suivantes : procédure adaptée, appel d'offres ouvert, appel d'offres restreint, procédure concurrentielle avec négociation, procédure négociée avec mise en concurrence préalable, dialogue compétitif, marché public négocié sans publicité ni mise en concurrence préalable ;
10° Le nom du lieu principal d'exécution ;
11° L'identifiant du lieu principal d'exécution, sous la forme d'un code postal ou d'un code INSEE ;
12° La durée du marché public initial en nombre de mois ;
13° Le montant HT forfaitaire ou estimé maximum en euros ;
14° La forme du prix du marché public correspondant à l'une des mentions suivantes : ferme, ferme et actualisable, révisable ;
15° Le nom du ou des titulaires du marché public ;
16° Le ou les numéros d'inscription du ou des titulaires au répertoire des entreprises et de leurs établissements, prévu à l'article R. 123-220 du code de commerce, à défaut le numéro de TVA intracommunautaire lorsque le siège social est domicilié dans un État membre de l'Union européenne autre que la France ou le numéro en vigueur dans le pays lorsque le siège social est domicilié hors de l'Union européenne.
II. - Les données relatives aux modifications des marchés publics sont :
1° La date de publication des données relatives à la modification apportée au marché public initial ;
2° L'objet de la modification apportée au marché public initial ;
3° La durée modifiée du marché public ;
4° Le montant HT modifié en euros du marché public ;
5° Le nom du nouveau titulaire, en cas de changement de titulaire ;
6° Le numéro d'identifiant du nouveau titulaire, en cas de changement de titulaire ;
7° La date de signature par l'acheteur de la modification apportée au marché public.
Article 3
Les données essentielles relatives aux marchés publics de défense ou de sécurité mises à disposition sur le profil d'acheteur sont :
1° Le numéro d'identification unique du marché public de défense ou de sécurité ;
2° L'identification de l'acheteur correspondant à l'une des mentions suivantes : Etat ou nom de l'établissement public concerné ;
3° La nature du marché public de défense ou de sécurité correspondant à l'une des mentions suivantes : marché, marché de partenariat, accord-cadre, marché subséquent ;
4° L'objet du marché public de défense ou de sécurité correspondant à l'une des mentions suivantes : fourniture, travaux ou service ;
5° La procédure de passation utilisée correspondant à l'une des mentions suivantes : procédure adaptée, appel d'offres restreint, procédure négociée avec publicité préalable, dialogue compétitif, marché public négocié sans publicité ni mise en concurrence préalable.
(...)
Article 5
I. - Les données essentielles relatives aux modifications des marchés publics sont mises à disposition sur le profil d'acheteur au plus tard deux mois à compter de la date de notification de la modification du marché public.
II. - Les données essentielles relatives aux modifications des contrats de concession sont mises à disposition sur le profil d'acheteur au plus tard deux mois à compter de la date de signature de la modification du contrat de concession.
(...)
Article 7
Les données essentielles sont maintenues disponibles sur le profil d'acheteur pendant une durée minimale de cinq ans après la fin de l'exécution du marché public ou du contrat de concession à l'exception des données essentielles dont la divulgation serait devenue contraire aux intérêts en matière de défense ou de sécurité ou à l'ordre public.
Article 8
Les données essentielles sont accessibles gratuitement sur le profil d'acheteur en consultation et en téléchargement.
La consultation sur le profil d'acheteur permet de visualiser simplement et directement l'ensemble des données essentielles de manière intelligible, et permet de réaliser une recherche notamment selon les critères de tri suivants : marché public ou marché public de défense ou de sécurité ou contrat de concession, acheteur ou autorité concédante. A l'exclusion des marchés publics de défense ou de sécurité, la recherche peut également répondre notamment aux critères de tri suivants : mot-clé, code CPV, année de publication, procédure, nom du titulaire.
Afin de permettre leur téléchargement, les données sont également mises à disposition sur le profil d'acheteur dans un format lisible par une machine aux formats XML ou JSON mentionnés à l'article 9.
Article 9
Les données essentielles sont disponibles sur le profil d'acheteur conformément aux formats, aux normes et nomenclatures figurant dans les référentiels des données de la commande publique annexés au présent arrêté.
Les modèles constituant la description de l'organisation des données et les schémas permettant de vérifier la validité et la conformité de la structure des données sont disponibles à l'adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/daj/dematerialisation.
Le profil d'acheteur intègre un catalogue référençant les données en conformité avec le standard Data Catalog Vocabulary (DCAT) développé par le World Wide Web Consortium.
Article 10
L'acheteur public ou l'autorité concédante met à disposition les données essentielles sous une licence de réutilisation qu'il détermine conformément aux dispositions des articles L. 323---2 et suivants du code des relations entre le public et l'administration.
Article 11
I. - Pour son application à Saint-Barthélemy et à Saint-Pierre-et-Miquelon, le 8° de l'article 2 est supprimé.
II. - Les dispositions du présent arrêté, à l'exception du 8° de l'article 2 est applicable en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française, dans les îles Wallis et Futuna et dans les Terres australes et antarctiques françaises pour les contrats de la commande publiques conclus par l'Etat et ses établissements publics.
Pour son application en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française et dans les îles Wallis et Futuna, les montants exprimés en euros sont applicables sous réserve de leur contre-valeur en monnaie locale.
Article 12
Le présent arrêté entre en vigueur le 1er octobre 2018.
Le présent arrêté s'applique aux contrats pour lesquels une consultation est engagée ou un avis d'appel à la concurrence est envoyé à la publication à compter de sa date d'entrée en vigueur.
Il ne s'applique pas aux contrats passés sur le fondement d'un accord-cadre ou dans le cadre d'un système d'acquisition dynamique lorsque la procédure en vue de la passation de cet accord-cadre ou de la mise en place de ce système d'acquisition dynamique a été engagée avant cette date.
Sous-section 4 : Durée de conservation des dossiers
Article 108
L'acheteur conserve les pièces constitutives du marché public pendant une durée minimale de cinq ans pour les marchés publics de fournitures ou de services et de dix ans pour les marchés publics de travaux, de maîtrise d'œuvre ou de contrôle technique à compter de la fin de l'exécution du marché public.
L'acheteur conserve les candidatures et les offres ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation pendant une période minimale de cinq ans à compter de la date de signature du marché public.
Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009, tableau récapitulatif
Rapport d'analyse des offres
Rapport de présentation d'une consultation