Externalisation (outsourcing)

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Définition

L’externalisation vise, dans le secteur public, à confier à des sociétés spécialisées des tâches exécutées jusque là en interne, afin de permettre le recentrage des activités sur les missions, dites de « cœur de métier », spécifiques à l’administration, la collectivité ou l’organisme public concernés, et d’obtenir un service de qualité identique ou supérieure à un coût inférieur.

L'externalisation est l'action pour une administration de transférer toute ou partie de ses activités (informatique, nettoyage, RH ...), de son infrastructure (système d'informations, systèmes de sécurité, réseaux de télécommunications...) ou de son processus opérationnel à un partenaire externe, lui offrant de meilleures prestations, pour un moindre coût et avec une meilleure flexibilité, afin de se recentrer sur ses compétences.

L'externalisation diffère de la simple prestation extérieure de services dans la mesure où il y a :

- pilotage étroit par l'entreprise donneuse d'ordre ;
- engagement du prestataire externe.

L'externalisation dans la fonction publique

La maîtrise des effectifs de la fonction publique et les impératifs d'économie budgétaire conduisent de plus en plus à l'externalisation de certaines tâches administratives ou opérationnelles jusqu'alors réalisées en interne.

Le recours à l’externalisation est un levier reposant sur le "make or buy" utilisé par les entreprises pour accroître le

La réussite d'un projet d'externalisation repose sur le choix de son partenaire, le pilotage du contrat et sa réversibilité.

ur avantage concurrentiel et par les administrations pour générer des économies budgétaires. Si dans un premier temps l’externalisation des achats a concerné des activités à faible valeur ajoutée (achats dits de classe C, par exemple la gestion de flotte de véhicules, le nettoyage, l'accueil, la surveillance, le gardiennage, la gestion documentaire...), maintenant, les achats dits "stratégiques" sont désormais concernés par cette démarche.

L'externalisation permet à la fois de maîtriser des ETP mais surtout de profiter de la valeur ajoutée de ressources expertes dédiées pour le déploiement d'une fonction stratégique.

Externalisation des marchés : le Centre de Service Marchés partagé PYXIS

L'externalisation des marchés publics vous permet de surmonter les difficultés habituelles liées à la gestion des ressources de votre service ou de votre direction.

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Voir aussi

Cour des Comptes, Bilan des externalisations du ministère de la défense, 2011
Extraits du rapport d'activité CMPE 2009, p. 13

Pour un marché multi-techniques portant sur un ensemble de bâtiments répartis sur plusieurs sites, l’externalisation et la mutualisation au sein d’un même contrat de prestations d’exploitation et de maintenance laissaient espérer un gain financier estimé entre 5 et 10%.

(...)

L’externalisation peut également être liée à l’évolution de la règlementation européenne concernant certaines activités. Ainsi en est-il pour le service de la poste inter-armée.

La commission a constaté que l’externalisation s’accompagne parfois d’une mise à disposition de locaux dans lesquels les agents du titulaire exécutent des prestations prévues au marché. C’est le cas notamment lorsqu’il s’agit de maintien en condition opérationnelle de matériels. Le risque est alors de voir qualifier le contrat en cause de prêt illégal de main-d’oeuvre. La commission recommande de prévoir dans les marchés une clause précisant que les personnels demeurent sous l’entière responsabilité du titulaire et restent assujettis à l’ensemble des droits et obligations définis par leur entreprise.

L’externalisation n’est pas sans inconvénient lorsqu’elle implique des mesures particulières de sécurité. Ainsi, ayant à examiner le projet d’externalisation des services postaux, bancaires et financiers au profit des armées françaises, la commission a appelé l’attention du service sur les exigences de sécurité qu’il faudra imposer au titulaire lors de l’exécution du marché.

Extraits du Rapport CMPE 2008, p. 30 et s : externalisation

C’est également le souci de réduire les frais de fonctionnement, de faire face à une diminution des effectifs et d’avoir une meilleure visibilité des dépenses qui conduit à externaliser certaines tâches.

L’externalisation concerne souvent l’entretien et la maintenance d’immeubles, le maintien en condition opérationnelle de matériels militaires, la maintenance de systèmes informatiques ou la fourniture de services divers.

Ainsi le souci de réserver les équipes de l’administration à la réalisation d’un nouveau projet a conduit à externaliser la maintenance d’une application informatique. Pour un marché de billetterie de transport ferroviaire et maritime, le service a fait valoir que ce projet s’inscrivait dans un contexte de rationalisation budgétaire et visait à assurer une meilleure maîtrise des engagements de crédits.

Le recours à l’externalisation pour l’entretien du patrimoine industriel et immobilier d’une base militaire a été justifié par le manque de moyens en personnel pour assurer l’exécution des différentes prestations et le souci d’avoir une vision globale des coûts d’entretien et de maintenance.

L’externalisation est couramment utilisée pour le maintien en condition opérationnelle des matériels militaires ou l’approvisionnement et la gestion des pièces de rechange qui leur sont destinées.

L’ensemble du processus de maintenance (réparations, fourniture des pièces détachées, gestion des stocks) est alors confié à un « maître d’oeuvre » unique qui s’engage sur des délais et des conditions de mise à disposition du matériel. L’objectif est de réduire les coûts de réparation et d’approvisionnement, d’améliorer la fiabilité des matériels et d’optimiser le niveau des stocks, avec un engagement des industriels sur la disponibilité des matériels. Ces marchés complexes visent à obtenir des gains de productivité. Ils sont généralement conclus pour une longue durée (de 5 ans à 10 ans). Aussi faut-il que soient appréciées les conséquences du report de la charge budgétaire et que son coût soit en rapport avec les avantages attendus. Les services sont donc invités à s’interroger sur l’intérêt économique de tels marchés par rapport aux marchés classiques, notamment en regard des conditions de concurrence et de l’accès des PME à la commande publique. Il est à noter que, pour les marchés relevant du décret « défense », l’autorité signataire du marché peut introduire dans le cahier des charges des exigences en matière de mise en concurrence des sous-traitants (également appelé « plan d’acquisition ») et vérifier les conditions dans lesquelles ceux-ci sont choisis par le titulaire du marché.

Extraits du rapport CMPE 2007[1]

L’externalisation est largement utilisée pour le maintien en condition opérationnelle (MCO) de matériels militaires. Il s’agit généralement de marchés dans lesquels l’industriel s’engage à assurer la disponibilité du matériel dans des délais prévus au contrat en assurant l’ensemble du processus de maintenance (réparations, fourniture des pièces détachées, gestion des stocks). Cette démarche peut conduire ainsi à une forme de partenariat avec l’industriel concerné. C’est ainsi que pour le MCO de véhicules militaires, le titulaire du marché a pu bénéficier d’une convention d’occupation temporaire du domaine de l’Etat moyennant une redevance et dans les conditions fixées par une convention de fonctionnement.

Ce type de partenariat industriel avec transfert progressif d’activités réalisées antérieurement par des ouvriers de l’Etat est une initiative intéressante à analyser. Ainsi, pour le marché de maintenance d’un système d’armes négocié sans mise en concurrence, le service a souhaité évaluer les gains éventuels qui pourraient être obtenus, soit par une centralisation du soutien correctif au sein de l’armée, soit par une externalisation de ce soutien correctif en le faisant assurer par l’industriel. A cet effet, le service a demandé au titulaire pressenti une offre relative à ces deux variantes du concept de maintenance. Ces marchés montrent aussi la nécessité de garder au sein des forces armées des compétences techniques et un savoir faire industriel à haut niveau pour conserver un pouvoir de négociation avec le fabricant.

L’externalisation est également utilisée pour assurer la gestion des parcs immobiliers de l’Etat. La commission a ainsi examiné un projet comportant à la fois la gestion administrative de l’occupant (suivi des surfaces allouées, gestion des charges, administration des logements entre deux occupations, réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie des locataires) et la maintenance technique (réalisation du diagnostic technique du patrimoine domanial, élaboration d’un plan de gros entretien-renouvellement, réalisation des opérations de travaux, suivi et optimisation des contrats de services existants). Ce projet s’inscrivait dans une démarche volontariste de réduction des coûts globaux de fonctionnement par une recherche d’économie d’échelle associée à une redéfinition des missions des personnels qui réalisent ces prestations. Le service estimait que le surcoût par rapport à une gestion en régie serait compensé au moins partiellement par une diminution de l’emploi des personnels dédiés à cette activité.

(...) Enfin, d’un projet d’externalisation portant sur des prestations qui nécessitaient des mesures particulières de sécurité, la commission a constaté les limites. En effet, quelle que soit la procédure retenue pour faire appliquer ces mesures par le titulaire du marché (décret « défense », si celui-ci est applicable, ou article 3-7 du CMP dans le cas contraire) il devient, dans ce cas, très difficile de faire jouer la concurrence. D’autre part, la négociation sur de telles prestations comporte le risque de commettre le délit de prêt illégal de main-d’oeuvre. En définitive, le maintien au sein de l’Etat des équipes susceptibles de réaliser les prestations en cause constitue parfois la meilleure solution.

Directive 2014/24

L'article 2 de la nouvelle directive consacre la notion d’activités d’achats auxiliaires, activités qui consistent pour des opérateurs publics ou privés à fournir un appui aux activités d’achat, notamment sous les formes suivantes:

a) infrastructures techniques permettant aux pouvoirs adjudicateurs de passer des marchés publics ou de conclure des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services;

b) conseil sur le déroulement ou la conception des procédures de passation de marchés publics;

c) préparation et gestion des procédures de passation de marché au nom du pouvoir adjudicateur concerné et pour son compte; (art. 2-14 et 15, Directive 2014/24/UE).