Évaluation des fournisseurs

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Présentation

L'enjeu de l'évaluation des fournisseurs, au stade de l'exécution du marché, consiste à mesurer le degré d'écart qui existe entre la performance supposée lors de l'attribution et la performance constatée au stade de l'exécution. Il est indispensable pour l'administration de s'assurer du niveau de qualité des prestations par rapport aux termes du cahier des charges afin de pouvoir prioriser ses actions et tendre vers le niveau de performance attendu.

L'évaluation des fournisseurs se fait le plus souvent sans cadre, par les utilisateurs ou les directions opérationnelles. Bâtir un modèle d'évaluation fournisseurs se justifie pour certains segments d'achats ou eu égard à l'importance de certaines natures d'opérations.

Au même titre que pour sa propre évaluation, l'organisation doit disposer d'outils lui permettant d'évaluer le fournisseur. L'organisation doit se doter de moyens en adéquation avec la politique d'achats et cohérents avec les moyens mis en ouvre et les décisions prises lors des différentes phases du processus d'achat.

Objectifs

• • Identifier les fournisseurs stratégiques à évaluer

  • Mettre en place les indicateurs de suivi

  • Identifier les axes de progrès et définir les plans d'action

  • Calculer le ROI sur les opérations

  • Atteindre la performance

Méthodologie : Evaluer la performance des titulaires dans les marchés publics

Analyse comparative : le système dévaluation fournisseurs PRIRS

Concernant l’achat public américain, l’évaluation des fournisseurs détient une place importante. En effet, le Federal Acquisition Streamlining Act (FASA) – 1994, indique expressément que la performance d’un fournisseur dans l’exécution du contrat est l'un des facteurs d’attribution des contrats (« Past contract performance of an offeror is one of the relevant factors that a contracting official of an executive agency should consider in awarding a contract”).

Dans cette optique, une base de données en ligne a été mise en place par le gouvernement américain (PRIRS – past performance information retrieval system) visant à consolider au sein d’une base de donnée unique toutes les « score card » (fiche d’évaluation) de chaque fournisseur (pour tout contrat dépassant 100 000 $).

Sur la prise en compte de ces évaluations, il est indiqué aux agents que l’utilisation de ce critère de performance passée doit être pondéré par son intérêt (complexité, caractère répétitif de l’achat etc…)

Comment fonctionne le système ?

Le système, automatisé, est basé sur un formulaire avec une échelle de notation à 5 niveaux (allant de non satisfaisant à exceptionnel).

4 facteurs sont pris en comptes :

- La performance technique :

o Exceptionnel : atteint toutes les performances prévues au contrat et au-delà (+ 20% ou + ) ; difficultés uniquement mineures ; actions efficientes en matière de règlement des difficultés; mécanisme d’amélioration de la performance en continue/ haute qualité permanente

o Très bon : atteint toutes les performances prévues au contrat et au-delà (+ 5% et – de 20%) ; difficultés uniquement mineures ; actions efficientes en matière de règlement des difficultés

o Satisfaisant : atteint uniquement les performances prévues au contrat (+ 0%) ; actions satisfaisantes en matière de règlement des difficultés

o Peu satisfaisant : certaines performances prévues au contrat ne sont pas atteintes ; des difficultés sérieuses rencontrées ; inefficacité en matière de règlement des difficultés

o Non satisfaisant : majorité des performances prévues au contrat ne sont pas atteintes

- Le contrôle des coûts :

o Exceptionnel : réduction importantes des coûts tout en atteignant toutes les attentes contractuelles ; apporte de la valeur et des techniques innovantes ; trouve des solutions aux difficultés financières/ actions correctives facilitant la réduction des coûts

o Très bon : réduction des coûts tout en atteignant toutes les attentes contractuelles ; apporte de la valeur et des techniques innovantes ; trouve des solutions aux difficultés financières/ actions correctives facilitant la réduction des coûts

o Satisfaisant : respecte le prix prévu tout en atteignant toutes les attentes contractuelles

o Peu satisfaisant : Dépasse l’estimation des coûts/ coûts prévus ; actions correctives inadéquates/ pas de techniques innovantes permettant de respecter les coûts prévus

o Non satisfaisant : augmentation importante des coûts ;

- Gestion du planning

o Exceptionnel : Dépassement importants des délais et pertinent pour l’administration, résout rapidement et efficacement

o Très bon : dans les temps/ certaines prestations réalisés plus rapidement

o Satisfaisant : respecte les délais, difficultés mineures sans effet sur le planning

o Peu satisfaisant : quelques retards, pas d’actions correctives

o Non satisfaisant : nombreux retards, impact négatif sur les coûts ; rupture d’approvisionnements ; actions correctives non effectives ; reprise peu probable

- Relations commerciales

o Exceptionnel : hautement professionnel/pro actif/ réaction permanente ; dépasse notablement les attentes ; satisfaction utilisateurs très importante ; demande d’adaptation au fournisseur limitée, gestion anticipée de toute proposition ; dépasse les objectifs en matière de sous-traitance

o Très bon : professionnel/réactif/dépasse les atteintes/les utilisateurs satisfaits/ changements limités de la proposition initiale, gestion anticipée de toute proposition ; dépasse les objectifs en matière de sous-traitance

o Satisfaisant : professionnel/réactif/atteint les attentes/les utilisateurs relativement satisfaits/ demande d’adaptation au fournisseur limitée, gestion anticipée de toute proposition ; atteint les objectifs en matière de sous-traitance

o Peu satisfaisant : peu professionnel/peu réactif/atteint les attentes/les utilisateurs peu satisfaits/ pas d’effort pour améliorer la relation/ demande d’adaptation au fournisseur et non pertinente ; pas de gestion de l’anticipation; n’atteint pas les objectifs en matière de sous-traitance

o Non satisfaisant : pas coopératif, réponses non pertinentes ; utilisateurs insatisfait/ incapable d’améliorer la relation ; significativement en dessous des objectifs fixés en matière de sous-traitance ; demande d’adaptation au fournisseur importante due à un manque de pilotage ; pas de gestion de l’anticipation.

Voir notre news s'agissant de la prise en compte d'un tel système en Europe.

Outil : le QREDIC

L'évaluation de la performance fournisseurs selon les axes :

• Q : Qualité

• R : Réactivité / relationnel

• E : Ethique / environnement

• D : Délais / livraisons

• I : Innovation

• C : Coût / facturation

Outil : la fiche fournisseurs