2 - Stratégie d'achats publics

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Présentation

L’élaboration d’une stratégie achat constitue un jalon clé du processus général d’achat permettant de s’assurer de la performance technique et économique des marchés tout comme d’anticiper et de réduire les risques.

Viser la performance économique ne se limite pas à réaliser des économies sur les prix d'achat c'est aussi apporter la juste réponse aux besoins des utilisateurs, prendre en compte des objectifs de qualité, d'efficacité ou de sécurité et réfléchir à la manière la plus efficiente d'utiliser les équipements.

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Stratégie achats de l'Etat

La politique des achats de l'Etat se décline en stratégies d'achat par segment, sur la base de la nomenclature des achats de l'Etat. Lorsque cela est jugé pertinent, les stratégies d'achat sont définies à un niveau infra au segment.

La DAE détermine les achats relevant de mêmes nature et caractéristiques de besoin à satisfaire communs à plusieurs ministères devant faire l'objet d'une stratégie d'achat interministérielle, qui sera mise en œuvre au niveau national ou au niveau régional.

Chaque stratégie d'achat interministérielle précise les services de l'Etat devant l'appliquer. A défaut, elles sont appliquées par l'ensemble des services de l'Etat. Les services de l'Etat qui souhaiteraient bénéficier d'une exemption à une stratégie d'achat interministérielle en font la demande en amont de la validation de celle-ci, à la DAE qui statue sur cette demande.

Par subsidiarité, le RMA s'assure de la définition de stratégies d'achat ministérielles pour les segments non couverts par une stratégie d'achat interministérielle nationale ou régionale. Chaque stratégie d'achat ministérielle précise les services du ministère auxquels elle s'applique. A défaut, la stratégie d'achat ministérielle s'applique à l'ensemble des services de celui-ci. Le RMA statue sur toute demande d'exemption à une stratégie d'achat ministérielle, du fait d'une situation particulière. Cette demande doit être faite en amont de la validation de la stratégie d'achat ministérielle considérée.

Les stratégies d'achat interministérielles ou ministérielles fixent le cadre dans lequel les marchés publics doivent être effectués pour les besoins considérés. Elles règlent notamment :

- la nature et le périmètre du besoin couvert ;

- les objectifs qualitatifs et quantitatifs à poursuivre en matière d'économies achats directes et indirectes, d'achats responsables, d'innovation, d'accès des petites et moyennes entreprises à la commande publique ;

- les leviers d'achat à mettre en œuvre, les modalités de leur mise en œuvre, l'estimation de leur contribution aux objectifs poursuivis ;

- le niveau géographique de contractualisation et la forme juridique des marchés publics à conclure pour les besoins considérés ;

- le plan d'action, les services acheteurs en charge, les impacts sur les fonctions financières, budgétaires et en matière d'organisation et de moyens de la mise en œuvre de la stratégie d'achat ;

- la gouvernance et les modalités de suivi de la mise en œuvre de la stratégie d'achat ;

- la durée de validité de la stratégie.

Ces éléments sont établis sur la base d'une analyse approfondie des entrants nécessaires à la définition de chaque stratégie d'achat, coordonnée par la DAE, le directeur de PFRA ou le RMA selon qu'il s'agit d'une stratégie d'achat interministérielle nationale ou régionale ou encore ministérielle. Cette analyse porte notamment sur :

- l'étude du besoin ;

- le sourcing du marché fournisseur ;

- le parangonnage interne et externe, en particulier des conditions économiques ;

- le coût complet.

La construction des stratégies d'achat interministérielles s'appuie sur des équipes segment interministérielles et sur les PFRA pour ce qui concerne les stratégies mises en œuvre à ce niveau. Les équipes segments constituent des instances de concertation et de propositions opérationnelles pour la définition et le suivi des stratégies d'achat.

Les équipes segment sont animées par un acheteur de la DAE, sauf exception décidée par le directeur des achats de l'Etat.

Les RMA désignent les représentants du ministère aux équipes segments interministérielles, à raison d'un titulaire et d'un suppléant par ministère. Les directeurs des PFRA organisent la représentation de leur réseau, à raison d'un titulaire et d'un suppléant. Ces représentants sont formellement mandatés par le RMA et les directeurs de PFRA, qui s'assurent de leur capacité à contribuer activement aux travaux conduits et à porter les attendus dont leurs entités souhaitent la prise en compte dans les stratégies interministérielles.

Les RMA et RPA s'assurent du respect des stratégies d'achat interministérielles et ministérielles dans la mise en œuvre des marchés publics sur le segment considéré. La décision d'un ministère de ne pas contribuer à une équipe segment en charge de faire des propositions opérationnelles sur une stratégie d'achat interministérielle ne conduit à ce que le ministère soit exempté de l'application de celle-ci.

Les stratégies d'achat interministérielles et ministérielles sont communiquées aux organismes et établissements publics de l'Etat pour solliciter leur adhésion éventuelle aux marchés publics qui découleront de leur mise en œuvre. Lorsqu'elles le jugent pertinent, les équipes segment associent des représentants des établissements publics de l'Etat et organismes, afin de produire une stratégie d'achat interministérielle applicable à la plus large assiette.

Il revient aux RPA d'assurer les analyses garantissant la performance achat des marchés publics qu'ils concluent répondant à des besoins qui ne sont pas couverts par une stratégie d'achat interministérielle ou ministérielle, et d'en informer le RMA (Circulaire du 19 juillet 2016 relative à l'application du décret n° 2016-247 du 3 mars 2016 ).

La stratégie des achats publics guidée par 5 objectifs

La Cour des comptes dans son dans son premier rapport annuel consacré aux finances publiques locales, publié lundi 14 octobre 2013, recommande notamment que les stratégies d’achat public puissent s’appuyer sur un référentiel physique et comptable précis et que les décisions d’investissements soient systématiquement éclairées par leurs conséquences sur les coûts de fonctionnement futurs (maintenance, personnels, énergie et fluides, etc.).

La stratégie d'achat en secteur public doit donc être outillée et appréhender l'ensemble des coûts et conséquences des actions décidées. Concernant l'Etat, le Service des achats de l'Etat a la charge de conclure les stratégies achats pour son compte.

Une traduction opérationnelle a par exemple pu être la circulaire du 16 février 2015 applicable en matière de véhicule - voir notre article sur le sujet (http://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/sae/doc/20150216_circpm_gestion_parc_auto.pdf ).

De plus, le site du SAE offre pour segment d'achat un visuel sur la stratégie d'achat de l'Etat (http://www.economie.gouv.fr/sae/strategies-segments-dachat)

Méthode : concevoir sa stratégie d'achats publics

Outil : la grille d'évaluation de la stratégie d'achat (abonnés)

Grille d'évaluation de stratégie d'achat

Formation accessible en ligne : mettre en place une stratégie d'achat

Formation SAE Strategie achats.pptx