Carte achats - marchés publics
Définition
La carte d’achat est une carte nominative d’approvisionnement et de paiement détenue par un agent. La carte d’achat permet à l’agent détenteur de la carte, de commander directement auprès d’un fournisseur titulaire d’un marché public exécuté par carte d’achat.
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Textes relatifs aux marchés publics
Clauses relatives à la carte achats
Réglementation en vigueur
Code de la commande publique
Applicable aux marchés lancés à compter du 1er avril 2019
Titre IX : EXÉCUTION DU MARCHÉ
Chapitre II : Modalités de facturation et de paiement
Section 3 : Paiement par carte d’achat des marchés des personnes morales de droit public dotées d’un comptable public
Article R2192-37
Les personnes morales de droit public dotées d’un comptable public peuvent recourir à la carte d’achat comme modalité d’exécution des marchés dans les conditions prévues par le décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l’exécution des marchés par carte d’achat.
Ne peuvent faire l’objet d’une exécution par carte d’achat :
1° Les marchés de travaux, sauf décision de l’acheteur motivée par des besoins d’entretien et de réparation courants n’ayant pas fait l’objet d’un programme ;
2° Les marchés faisant l’objet d’une avance forfaitaire ou facultative.
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Décret n°2004-1144 du 26 octobre 2004
relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat
Article 1
Les entités publiques peuvent recourir à la carte d'achat comme modalité d'exécution des marchés publics. Les titulaires des marchés acceptant cet instrument obtiennent un paiement dans les conditions fixées par le présent décret.
L'exécution par carte d'achat éteint la créance née du marché, y compris d'un bon de commande, et clôture le délai de paiement.
Article 2
Ne peuvent faire l'objet d'une exécution par carte d'achat :
- les marchés de travaux, sauf décision de l'entité publique motivée par des besoins d'entretien et de réparation courants n'ayant pas fait l'objet d'un programme ;
- les marchés faisant l'objet d'une avance forfaitaire ou facultative.
Article 3
Au sens du présent décret, on entend par :
- entité publique : personne morale de droit public dotée d'un comptable public ;
- émetteur : établissement de crédit et organismes mentionnés à l'article L. 518-1 du code monétaire et financier émettant des cartes d'achat et habilités à effectuer les opérations de banque définies à l'article L. 311-1 du code précité ;
- porteur : agent d'une entité publique détenteur d'une carte d'achat ;
- accepteur : titulaire d'un marché public acceptant le paiement par carte d'achat.
Article 4
L'émetteur met à la disposition de l'entité publique les cartes d'achat des porteurs qu'elle a désignés.
L'émetteur ou son correspondant bancaire paye à l'accepteur toute créance née d'un marché exécuté par carte d'achat. L'émetteur ou son correspondant bancaire paye dans un délai prévu par contrat avec l'accepteur. Ce délai est inférieur ou égal au délai global de paiement prévu par l'article 96 du code des marchés publics. Il court à compter de la date d'utilisation de la carte d'achat connue de l'émetteur ou de son correspondant bancaire.
L'émetteur porte chaque utilisation de la carte d'achat sur un relevé d'opérations. Le montant des fonds transférés aux accepteurs est inscrit par l'émetteur dans ses livres, au débit d'un compte technique dédié au contrat passé avec l'entité publique.
Article 5
Modifié par Décret n°2012-1247 du 7 novembre 2012 - art. 48 (V)
L'entité publique procède à la désignation de chaque porteur et définit les paramètres d'habilitation de chaque carte.
Le porteur se fait remettre ou livrer directement les fournitures ou services commandés auprès des accepteurs. L'utilisation physique de la carte par son porteur n'est possible que lorsque l'accepteur remet les fournitures ou services commandés en présence du porteur, et que la commande n'est pas effectuée dans le cadre d'un marché conclu aux conditions prévues par une convention de prix.
L'entité publique fait créditer le compte technique du montant de la créance née et approuvée.
Les conditions et modalités de fonctionnement du compte technique et délais d'approbation des montants qui y sont inscrits sont fixés par le contrat passé par l'entité publique avec l'émetteur. L'approbation est acquise par l'utilisation physique de la carte et la présence du porteur lors de la remise par l'accepteur des fournitures ou services commandés. Ces dispositions sont reproduites dans le contrat passé par l'émetteur ou son correspondant bancaire avec l'accepteur.
Avant de créditer le compte technique, le comptable public assignataire effectue les contrôles réglementaires prévus au décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Il procède au paiement de l'émetteur.
Article 6
Pour chaque utilisation de la carte, l'accepteur contrôle auprès de l'émetteur les paramètres d'habilitation, procède à la délivrance ou à la livraison des fournitures ou services commandés par le porteur et demande à l'émetteur ou à son correspondant bancaire le paiement de la créance née. Les conditions et modalités d'acceptation de la carte de paiement de la créance née et de remboursement si elle n'est pas approuvée sont fixées par le contrat passé par l'accepteur avec l'émetteur ou son correspondant bancaire.
Si la possibilité d'accepter le paiement par carte d'achat est refusée ou retirée par l'émetteur ou son correspondant bancaire à un titulaire de marché public en raison des risques financiers qu'il présente, l'entité publique dispense le titulaire d'exécuter le marché par carte d'achat.
Article 7
Le contrat passé entre l'entité publique et l'émetteur stipule :
a) Que chaque créance née d'une exécution par carte d'achat est portée sur un relevé d'opérations établi par l'émetteur ;
b) Que ce relevé fait foi des transferts de fonds entre les livres de l'émetteur et ceux de l'accepteur ;
c) Que ce relevé appuie la demande de paiement de l'émetteur à l'entité publique.
Le relevé d'opérations doit mentionner le nom ou la raison sociale de l'émetteur et le nom de l'entité publique débitrice. Pour chaque créance née d'une exécution par carte d'achat porté par l'émetteur sur le relevé d'opérations, l'accepteur ou l'entité publique précise :
a) Le nom ou la raison sociale, le numéro unique d'identification de l'accepteur tel que défini à l'article 1er du décret du 16 mai 1997 susvisé ;
b) L'identification de la carte utilisée ou de son porteur ;
c) La date d'utilisation de la carte d'achat ;
d) Le montant de la créance née et, le cas échéant, l'indication de la TVA ;
e) La nature de la dépense ou, pour les marchés écrits exécutés par carte d'achat et conclus aux conditions prévues par une convention de prix, le décompte des sommes dues : nature des fournitures ou services, prix et, le cas échéant, quantité.
Le relevé d'opérations est transmis, le cas échéant, par voie électronique. Les utilisations de carte d'achat sont regroupées par l'entité publique par marché, par budget ou état des prévisions de recettes et de dépenses, par nature de dépenses.
Sauf dans les cas prévus à l'article L. 132-2 du code monétaire et financier, le paiement par l'émetteur est opposable aux tiers. Le paiement doit être effectué à l'émetteur par le comptable public assignataire, dans les délais et selon les dispositions du code des marchés publics ou, lorsque l'entité publique n'y est pas soumise, de la réglementation qui lui est applicable.
Article 8
Le ministre d'Etat, ministre de l'économie, des finances et de l'industrie, et le secrétaire d'Etat au budget et à la réforme budgétaire sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Décret n° 2011-1937 du 22 décembre 2011relatif aux conditions d'acceptation par l'Etat des factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée, pris pour l'application de l'article 25 de la loi de modernisation de l'économie du 4 août 2008
Objectifs de la carte achats
- Diminuer les coûts de gestion du processus d’achat
- Réduction substantielle des délais de paiement induisant une diminution du besoin en "fonds de roulement"
- Suppression du coût de traitement des commandes par le fournisseur lorsque la carte d'achat est couplée à un dispositif de commandes en ligne ;
- Diminution du nombre de litiges et des coûts associés, car la carte d’achat favorise la gestion amiable des incidents (demandes d’avoirs, ...)
Régime juridique de l'utilisation de la carte achats dans les marchés publics
Depuis le décret du 26 octobre 2004, toutes les entités publiques (services de l’Etat, conseils régionaux, conseils généraux, communautés urbaines, villes, hôpitaux, universités...) ont la possibilité de régler leurs fournisseurs par carte d’achat.
La carte d’achat est une carte nominative d’approvisionnement et de paiement détenue par un agent. La carte d’achat permet à l’agent détenteur de la carte, de commander directement auprès d’un fournisseur titulaire d’un marché public exécuté par carte d’achat.
La carte d’achat ne peut être utilisée qu’auprès des fournisseurs préalablement référencés c’est à dire :
- individuellement choisis par la personne habilitée représentant le pouvoir adjudicateur ;
- qui entrent dans le dispositif d’achat par carte d’achat ;
- et qui acceptent la carte d’achat.
La carte d’achat permet d’organiser le transfert de fonds correspondant à l’achat de biens ou de services, sur le compte bancaire du fournisseur, dans des délais réguliers. Ce transfert de fonds est réalisé par le tiers financier (banque) avec lequel le pouvoir adjudicateur est en relation contractuelle (marché public d’émission de cartes d’achat).
La carte d’achat ne peut être valablement utilisée par l’agent qui la détient que dans la mesure où les paramètres d’habilitations de la carte le lui permettent (carte active, fournisseur autorisé, plafond d’achat non dépassé). A cet égard, la banque émettrice des cartes d’achat est responsable de l’autorisation de la transaction qui consiste à contrôler systématiquement le non- dépassement des droits ouverts à l’agent porteur de carte.
■ ■ ■ Intérêt. Pour les petits achats non stratégiques, la carte Achats est l'une des alternatives possibles aux côtés de l'instauration d'une régie d'avance. Elle permet d’envisager des gains d’efficacité sur les dépenses de faible enjeu représentant un nombre important de mandats et de paiements.
Le recours à une "carte d’achat" a pour objectif de simplifier la chaîne de dépense, depuis la commande jusqu’au paiement, par la dématérialisation des données de facturation et l’intégration de dispositifs de contrôle et de paiement.
■ ■ ■ Fonctionnement. La Carte d'achats permet de passer des commandes de fournitures et de services de petit montant (montant maximum préfixé) auprès de fournisseurs préalablement référencés (agréés) par l’ordonnateur dans le cadre d'un règlement automatique par l'établissement bancaire habilité, lui-même préalablement désigné dans le cadre d'un marché d'émission de carte d'achat. L'établissement de crédit est remboursé par la procédure du mandatement, un seul mandat regroupant un nombre important de créances retracées dans un relevé d'opérations, qui constitue la pièce justificative de la dépense (Rep. min n° 14753, J.O Sénat du 10/02/2011).
Elle est particulièrement adaptée à l'achat de produits standards tels que des fournitures de bureau, des produits d’entretien, la quincaillerie etc.
■ ■ ■ Restrictions d'usage. En l’état actuel des textes, l’usage de la carte d’achat ne peut être imposé aux candidats pour l’exécution d’un marché. En effet, dans son article 1er, le décret n° 2004-114 du 26 octobre 2004 relatif à l’exécution des marchés publics par carte d’achat dispose que « les entités publiques peuvent recourir à la carte d’achat comme modalité d’exécution des marchés publics. Les titulaires des marchés acceptant cet instrument obtiennent un paiement dans les conditions fixées par le présent décret ». L’usage de la carte d’achat est donc soumis à l’acceptation préalable du titulaire.Par ailleurs, dans son article 2, le décret du 26 octobre 2004 précité dispose que « ne peuvent faire l’objet d’une exécution par carte d’achat… les marchés faisant l’objet d’une avance forfaitaire ou facultative ». Or, le versement d’une avance forfaitaire ou facultative étant de plein droit lorsque certaines conditions sont réunies, la possibilité, pour le candidat, de ne pas renoncer à cette avance – et donc de pouvoir avoir accès librement à ce marché sans être soumis à l’obligation de faire usage de la carte d’achat – doit être préservée (CMPE, rapport d'activité 2009, p. 41).
Imposer la carte d’achat en mode d’exécution relève d’un choix de gestion à justifier. L’instruction de 2005 stipule que c’est par décision de l’entité publique qu’un marché est exécuté par carte d’achat et qu’il est nécessaire que ce choix soit motivé par les gains de gestion que peuvent en tirer l’entité publique et l’accepteur. Cette exigence loin d’être un obstacle est particulièrement facile à satisfaire. Les avantages attendus par les deux parties mettent d’emblée en évidence les gains de gestion : d’une part pour l’entité publique les modalités de commande et de facturation sont simplifiées et la satisfaction du besoin est plus rapide, d’autre part le fournisseur est payé rapidement en 5 jours et il n’a plus besoin de procéder à des relances de paiement. De fait, la carte achat instaure un dispositif gagnant-gagnant entre l’entité publique et l’accepteur, et améliore ainsi les relations entre les deux parties.
■ ■ ■ Modalités pratiques. Pour mettre en oeuvre la carte achat, il convient de respecter les règles de passation des marchés publics et de mentionner expressément au marché les conséquences de l’acceptation de ce mode d’exécution. Il s’agit dans un premier temps de respecter les principes fondamentaux relatifs à l’égalité de traitement des candidats et à la liberté d’accès à la commande publique. En effet, la carte achat ne doit pas être un critère de choix car il serait discriminatoire de favoriser un candidat acceptant déjà pourvu du système d’acceptation. De plus, il doit être laissé un délai de mise en place raisonnable (en fonction du cahier des charges) afin de permettre à n’importe quel fournisseur de s’équiper pour répondre aux exigences du marché.
Par ailleurs, les modalités particulières qui sont inscrites au marché ou à l’avenant doivent préciser : les caractéristiques de la carte d’achat, la nécessité du service de remboursement, l’obligation de conclure des contrats d’ordre de privé avec la banque et le prestataire de service chargé de l’interface, la possibilité d’une double exécution par carte d’achat et par bons de commande classiques, et tout autre élément correspondant aux exigences du cahier des charges. En tout état de cause, l’entité publique devra veiller à l’équilibre entre les exigences et l’économie générale du marché afin de préserver un investissement proportionnel au besoin. ■ ■ ■ Processus. L’agent détenteur d’une carte d’achat, commande les biens ou les services, directement auprès du fournisseur, soit en situation d’achat de proximité, soit en situation d’achat à distance. Selon le cas, il présente sa carte physique ou fournit son numéro de carte.
- Le système d’acceptation du fournisseur fournit les informations nécessaires aux contrôles liés à l’utilisation de la carte d’achat : identification du fournisseur, montant de la transaction, numéro de carte d’achat...
- Sur la base de ces informations, le serveur d’autorisation de la banque contrôle le respect des paramètres d’habilitations de la carte d’achat.
- Le fournisseur peut organiser la livraison des biens ou la prestation des services commandés, dès lors que l’autorisation est donnée par le serveur d’autorisation. Il peut ensuite émettre sa facture et organiser la télécollecte, c’est à dire demander à sa banque, le paiement des sommes dues au titre de la commande ainsi réalisée.
- Le fournisseur obtient alors paiement des sommes télécollectées, dans le délai préalablement défini.
- En contrepartie du paiement effectué sur le compte du fournisseur, la banque constate dans ses écritures une dette au passif de la personne publique ;
- La banque récapitule périodiquement les dettes de la personne publique sur un relevé récapitulatif.
- Dans les situations d’achat à distance, la personne publique peut rejeter auprès de la banque les transactions non conformes (absence de service fait, non-conformité à une convention préalable de prix, absence ou la non-conformité légale ou réglementaire de la facture et/ou l'absence de commande...) La personne publique informe parallèlement le fournisseur, de cette difficulté.
- Le rejet d’une transaction non conforme se traduit par l’annulation de la dette de la personne publique dans les écritures de la banque, qui demande alors au fournisseur de rembourser les sommes perçues. Le litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur est alors traité en dehors du système de carte d’achat, selon les modalités classiques.
- En situation d’achat en face à face ou en l’absence de rejet dans les délais impartis, les factures sont réputées dues à la banque par le pouvoir adjudicateur : les paiements effectués au profit du fournisseur ne peuvent plus être remis en cause.
- Le comptable assignataire de la personne publique paie à la banque, les sommes dues.
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