Programmer ses achats

Définition

La programmation des achats repose sur l'anticipation, la valorisation et l'anticipation des besoins regroupés au sein de programmes stratégiques d'acquisitions de fournitures, de services ou de travaux. Elle vise à donner une visibilité sur les actions qui devront être entreprises à court ou moyen terme en fonction d’une part de la prévision des ressources disponibles et d’autre part des besoins à satisfaire.

Une fois la programmation établie, les marchés ou les actes d'achat doivent être planifiés.

Dans une optique industrielle, la programmation résulte d'actions de prévisions, conduites en vue de gérer la capacité du marché ou cordonner l’introduction de nouvelles références.

Programmation pluriannuelle des achats de l'Etat

La programmation pluriannuelle des achats de l'Etat relevant du champ d'action de la DAE vise plusieurs objectifs :

- sécuriser l'application effective des stratégies d'achat interministérielles et ministérielles et la captation de la performance achat qu'elles prévoient ;

- détecter de nouvelles opportunités de mutualisation interministérielle ou ministérielle de l'achat, tant au niveau national qu'au niveau régional ou infra ;

- identifier et cadencer par année pour chaque ministère, établissement public et organisme de l'Etat un potentiel d'économies achats, en cohérence avec les objectifs fixés par le gouvernement ;

- identifier, par projet de marché public, les leviers à mettre en œuvre pour d'atteindre les objectifs fixés de contribution de l'achat aux politiques publiques de développement durable, de large accès des petites et moyennes entreprises à la commande publique et de diffusion de l'innovation ;

- identifier les projets de marché public à enjeux significatifs ou complexité particulière qui nécessitent un accompagnement par acheteur expert, que celui-ci travaille dans un ministère ou dans un organisme ou un établissement public de l'Etat.

Cette programmation est établie annuellement sur une période de quatre années. Elle concerne les projets de marchés publics pour les achats relevant du champ d'action de la DAE, dans les contextes notamment de :

- renouvellements des marchés publics en cours ;

- renouvellement des achats réalisés auprès de centrales d'achat ;

- nouveaux marchés publics, qu'ils soient certains ou potentiels, même s'ils ne sont pas encore arbitrés ou budgétés ;

- marchés publics subséquents à un accord-cadre.

Sont intégrés dans la programmation quadriennale des achats de l'Etat les projets de marché public dont le montant prévisionnel hors taxes sur la durée totale d'exécution prévue, tous lots, tranches et périodes pris en compte, est supérieur à un seuil défini annuellement par la DAE.

L'information portée par la programmation quadriennale des achats de l'Etat contient a minima pour chaque projet de marché public :

- l'objet le plus détaillé possible ;

- le contexte de l'achat ;

- l'étendue organisationnelle ou géographique d'exécution ;

- la référence dans la nomenclature des achats de l'Etat ;

- l'identification du service acheteur prévoyant de conduire le projet de marché public ;

- la date prévisionnelle visée pour le lancement de la consultation associée ;

- la durée prévisionnelle du marché public, toutes périodes de reconduction comprises ;

- le montant prévisionnel toutes taxes sur la durée prévisionnelle du marché public telle que définie supra ;

- la nature forfaitaire ou non de l'exécution.

Pour les services de l'Etat, chaque RPA transmet annuellement au responsable ministériel des achats (RMA), dans le calendrier défini par celui-ci, une programmation quadriennale des achats pour ses services. Le RMA consolide et analyse la programmation quadriennale achat du ministère et s'assure de son exhaustivité. Il transmet cette programmation à la DAE au plus tard le 15 février de chaque année, sauf indication autre par celle-ci.

Le directeur de plate-forme régionale des achats (PFRA) en fait de même pour les projets de marché public interministériels de la région.

Les organismes et établissements publics de l'Etat visés par un arrêté du ministère chargé du budget établissent annuellement une programmation quadriennale des achats qu'ils transmettent à la DAE, dans les modalités précisées par la circulaire relative à la gestion budgétaire et comptable publique des organismes et des opérateurs de l'Etat publiée sur le site www.performance-publique.budget.gouv.fr. Cette transmission se fait au plus tard à une date fixée en fonction de la tenue du dernier conseil d'administration de chaque année. La DAE adresse à chaque RMA une synthèse des programmations qu'elle collecte auprès des organismes et établissements publics de l'Etat dont le ministère a la tutelle principale.

La DAE consolide les différentes programmations quadriennales et en fait l'analyse. Elle échange avec les ministères et les PFRA sur les opportunités de mutualisations interministérielles de marchés publics qu'elle identifie au niveau national, suprarégional, régional ou infra. A l'issue de ces échanges, elle décide des mutualisations interministérielles à mettre en œuvre. Elle en informe les RMA et les directeurs de PFRA selon le niveau de mutualisation retenu. Elle propose ces mutualisations aux organismes et établissements publics de l'Etat.

Pour les projets de marché public ne faisant pas l'objet d'une décision de mutualisation interministérielle, le ministère concerné décide des mutualisations à mettre en œuvre à son échelle, et les propose le cas échéant aux organismes et établissements publics de l'Etat relevant de sa tutelle principale.

La DAE et les RMA identifient, sur la base de la programmation quadriennale ainsi établie pour le ministère, par projets de marché public pour les principaux d'entre eux, sinon par segment d'achat, les leviers d'achat majeurs à mettre en œuvre. Ils estiment leur potentiel de résultat au regard des objectifs mentionnés au 4° de l'article 2 du décret du 3 mars 2016 susvisé.

Ce cycle de discussion doit permettre à chaque ministère de stabiliser, au plus tard le 15 avril de chaque année, sauf indication autre par la DAE :

- sa programmation quadriennale des achats, en subsidiarité de la programmation interministérielle, qu'elle transmet à l'ensemble des services du ministère au plus tard le 30 avril de chaque année ;

- le prévisionnel de résultat porté par les projets de marchés publics devant être conclus dans l'année 1 du quadriennal considéré, au regard des objectifs mentionnés au 4° de l'article 2 du décret du 3 mars 2016 susvisé ;

- le potentiel de résultat porté par les projets de marché public au regard de ces mêmes objectifs, pour les années 2 à 4 du quadriennal considéré.

Les règles utilisées pour le calcul des prévisionnels et potentiels de résultat se conforment au guide de la mesure des résultats établi par la DAE.

En fonction de l'écart constaté, le cas échéant, entre les prévisionnels et potentiels ainsi identifiés et les objectifs fixés par le gouvernement pour les achats de l'Etat, la DAE arrête les objectifs complémentaires de résultats que chaque ministère vise pour ses projets de marchés publics non intégrés à la programmation quadriennale des achats de l'Etat.

La construction de la programmation quadriennale des achats de l'Etat permet d'identifier les projets de marché public ayant nécessité d'être accompagnés par une expertise achat. Le RMA, le directeur de PFRA ou le responsable des achats de l'organisme ou de l'établissement public de l'Etat informe la DAE de son souhait de bénéficier d'une telle expertise, pourvue par des acheteurs experts volontaires issus de la DAE, d'autres ministères ou des établissements publics et organismes, sous réserve d'avis favorable de leur hiérarchie.

La programmation quadriennale est glissante. Elle est révisée chaque année, dans la perspective :

- d'affiner la programmation existante afin, le cas échéant, de confirmer les projets déjà identifiés et d'ajuster les caractéristiques et les objectifs qui leurs sont assignés ;

- d'ajouter à la programmation des projets dont la nécessité est apparue depuis la dernière révision de la programmation ;

- d'y intégrer une nouvelle année 4.

La DAE met en œuvre les modalités de communication qui lui paraissent appropriées vers les entreprises, pour ce qui concerne les projets de marchés mutualisés de la programmation des achats de l'Etat, afin de donner à celles-ci le plus de visibilité possible sur la commande publique de l'Etat à venir. La DAE s'appuie pour cela sur le module « sourcing » du système d'information des achats de l'Etat qu'elle met en œuvre. Chaque RMA en fait de même pour les projets marchés publics programmés de son ministère (Circulaire du 19 juillet 2016 relative à l'application du décret n° 2016-247 du 3 mars 2016, modifié par le décret n° 2017-201 du 17 février 2017).

Méthodes et techniques : la programmation des achats publics (abonnés)

• • Sortir d'une logique de silo ou d'acquisition au coup par coup

  • Etablir une feuille de route

  • Prioriser les actions

  • Gérer les ressources

A titre d'illustration, l'UGAP (Union des groupements d'achat public) dispose sur son site d'une rubrique spécifique destinée à informer les fournisseurs des marchés programmées dans l'année : https://www.ugap.fr/ao.html

Exemple:

A cet égard, la Cour des comptes a pu rappeler l'importance de disposer d'une programmation du besoin à travers un rapport concernant le recours aux sociétés de conseil par le secteur public dans lequel elle critique l'absence de programmation des achats sur le sujet au sein de l'Etat::

"2 - L’absence de programmation

Les marchés de prestations de conseil ne font pas toujours l’objet d’une programmation mais sont conclus au fur et à mesure de l’apparition du besoin, sans hiérarchisation des priorités. Ce défaut de programmation se reflète dans l’absence de budgétisation au premier euro des crédits. En effet, les enveloppes correspondant aux dépenses de conseil sont définies de façon globale au stade de la programmation budgétaire et servent généralement de variables d’ajustement au titre de la fongibilité. Certaines administrations ont toutefois mis en place des instances de programmation qui permettent de donner une plus grande visibilité aux gestionnaires. La direction générale du Trésor a mis en place un comité de validation (COVAL) qui est une instance de programmation et de validation des audits, conseils et études. Composé de l’ensemble des chefs de service, ce comité donne l’occasion d’arbitrer entre les demandes en fonction des priorités et des contraintes budgétaires. De la même façon, au ministère de la culture, un conseil ministériel des études (CME) a été mis en place en 2006. Celui-ci arrête le programme d’études, de statistiques et de recherche des directions du ministère et des organismes placés sous sa tutelle. Cette responsabilité est cependant limitée en raison des besoins nés en cours d’année de l’actualité des politiques culturelles et de l’absence de centralisation d’une partie des crédits d’études. Au sein des ministères économique et financier, une instruction ministérielle du 29 octobre 2013 prévoit qu’à partir de 2014 sera établie une programmation budgétaire annuelle des dépenses de communication coordonnée par le service de la communication. La décision de mettre en place un comité de programmation n’a cependant pas encore été prise. Un recensement des actions nouvelles à planifier est déjà effectué par ce service auprès des cabinets ministériels pour réserver les crédits nécessaires. Il serait ainsi souhaitable de mettre en place dans chaque ministère et sous la présidence du secrétaire général un comité de programmation des achats de prestations intellectuelles qui se réunirait au moins une fois par an". [Rapport de la Cour des comptes - Le recours par l’État aux conseils extérieurs – mars 2015 )

Outil : programmation de la procédure d'achat

Exemple

• Programmation 2019 - 2022 des achats de l'Etat, DAE 2019

Articles connexes

• Prévisions Achats

• Planification des marchés