3 - Identification des leviers achats

• • La Cour des comptes a pu rappeler l'importance de mettre en place la mutualisation des achats à travers un rapport concernant le recours aux sociétés de conseil par le secteur public dans lequel elle critique l'absence de mutualisation des achats sur le sujet au sein de l'Etat:

  • "2 - L’absence de mutualisation

  • L’achat de prestations de conseil se déroule de façon trop cloisonnée, au sein de chaque administration prescriptrice, sans l’intervention d’un acheteur spécialisé dans les prestations intellectuelles. Les administrations invoquent la nature spécifique des prestations intellectuelles pour les soustraire à toute tentative de mutualisation au niveau des secrétariats généraux ou d’une administration chef de file. La pluralité des pouvoirs adjudicateurs interdit tout achat groupé et multiplie, au sein de chaque ministère, les structures chargées de la passation des marchés publics. C’est particulièrement le cas au sein du ministère de la défense qui compte une centaine de pouvoirs adjudicateurs bénéficiant de délégations sans limitation de montant. Leur dispersion renforce le déficit de pilotage des achats de prestations intellectuelles et le risque de prestations redondantes. Ainsi, le service du commissariat des armées (SCA) a dû reporter la date limite de remise des offres dans le cadre de la passation d’un marché de transformation car une partie des prestations était déjà prévue dans un autre marché passé par le service parisien de soutien de l’administration centrale (SPAC). C’est également le cas au sein des ministères économique et financier où le secrétaire général n’assure la passation des marchés publics de prestations intellectuelles que pour un nombre limité d’administrations (services de la communication, direction du budget,etc). En particulier, il n’intervient pas dans le processus achat des administrations dites « têtes de réseau » comme la direction générale des finances publiques (DGFiP), la direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI), l’institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) ou la direction générale du Trésor. Seuls un marché de recrutement et les marchés de campagne de communication sont mutualisés pour l’ensemble du ministère. L’externalisation d’une grande partie de la matière contentieuse à des cabinets d’avocats, sans concertation préalable, par la DGFiP, la DGDDI et la direction des affaires juridiques (DAJ) fournit une illustration de cette absence de mutualisation. Alors que les prestations commandées sont très proches et les cabinets recrutés identiques, chaque direction conclut des marchés de façon séparée. Le projet de mutualisation de ces achats autour de la DAJ n’a toujours pas abouti, un an après une instruction ministérielle en ce sens. Les prestations de conseil peuvent se prêter à des opérations de mutualisation au même titre que les autres segments d’achats. Si l’administration prescriptrice doit rester maîtresse de la définition du besoin, elle peut sans difficulté déléguer la lourde tâche des procédures de passation à une mission des achats unique. Le rôle de cette mission ne doit pas se limiter à la conduite des procédures. Elle doit aussi pouvoir être en mesure d’accompagner les administrations dans leur choix des prestataires par une connaissance approfondie des acteurs du marché et des prix pratiqués. Les investigations conduites par la Cour montrent cependant qu’une fonction ministérielle achat se structure progressivement dans certains départements ministériels. Au ministère de l’éducation nationale et au ministère de la culture et de la communication, des missions « achats » ont été mises en place au sein du secrétariat général avec, à leur tête, le responsable ministériel des achats (RMA). La décision de recruter un conseil revient à l’administration prescriptrice mais la procédure de passation est prise en charge par la mission achats. Cette organisation, qui fait aujourd’hui figure d’exception, mériterait d’être généralisée. Au niveau interministériel, le service des achats de l’État (SAE) a lancé au mois de janvier 2014 une réflexion sur l’optimisation des achats de prestations intellectuelles mais celle-ci n’a pas abouti en raison des grandes difficultés qu’il rencontre à mobiliser les ministères sur des achats considérés comme faisant partie du « cœur de métier », à la différence des achats dits « courants ». Cette réflexion s’ajoute à l’élaboration, en mars 2012, d’une « boîte à outils achats de conseil », destinée aux acheteurs de prestations intellectuelles. Bien que facilement accessible en ligne, elle reste cependant trop méconnue des administrations, qui s’en remettent à leurs propres pratiques internes, souvent moins éprouvées” Rapport de la Cour des comptes - Le recours par l’État aux conseils extérieurs – mars 2015 )

Si le montant estimé de votre besoin n’excède pas les seuils des procédures formalisées : utilisez toutes les souplesses de la procédure adaptée (MAPA), dont le principal intérêt est la négociation. Celle-ci ne doit pas être un moyen de modifier la nature et l'étendue des besoins à satisfaire, qui doivent être déterminées avec précision lors de chaque marché.

Quand cela est possible, n’hésitez pas à négocier !

Négociez sur tous les aspects de l’offre.

Sans constituer un marchandage, la négociation peut notamment permettre d’améliorer la qualité technique de l'offre, d’aboutir au juste prix ou de raccourcir les délais de livraison, voire de rattraper l’irrégularité d'une offre.

En MAPA, n’oubliez pas d’annoncer le recours à la négociation dans les documents de la consultation.

Formez-vous aux techniques de négociation. Avant de négocier pour la première fois, participez en observateur à une négociation organisée par un acheteur expérimenté.

Retenez une démarche simple permettant de garantir la traçabilité de la procédure. Par exemple, à la fin de la négociation, transmettez par courriel à chaque entreprise les points importants négociés.

Connaissez-vous la procédure des « petits lots » ?Même en procédure formalisée, vous pouvez recourir à la procédure adaptée pour les « petits lots », c’est-à-dire ceux dont le montant est inférieur à 80.000 € HT pour les fournitures et services et 1.000.000 € HT pour les travaux, sous réserve que le montant cumulé de ces lots n’excède pas 20% du montant du marché.

Dématérialisez en toute sécurité vos procédures et incitez les entreprises à répondre de manière électronique. Utilisez les plateformes. Participez aux expérimentations menées au niveau local ou national sur ces sujets.

AUTORISER LES VARIANTES

En période de crise, l’innovation constitue un levier pour dynamiser l’activité et créer de la croissance à moyen terme. La prise en compte de l’innovation dans les marchés publics est une démarche qui bénéfice autant aux acheteurs qu’aux entreprises.Autorisez les variantes vous permet de faire émerger des solutions innovantes.

Mentionnez systématiquement dans les consultations que les variantes sont autorisées quelle que soit la procédure (v.fiche n°6 du Guide « Outils pour faciliter l’accès des TPE et PME aux marchés publics).

N’exigez pas systématiquement qu’une offre de base accompagne la ou les variantes. Cela peut s’avérer dissuasif pour certaines entreprises qui n’auraient pas les moyens de présenter une offre de base, alors qu’elles pourraient être très performantes sur la variante

N’oubliez pas d’indiquer les exigences minimales que ces variantes doivent respecter et que les candidats ne peuvent modifier.

Définissez bien vos critères et leur pondération de façon à permettre une évaluation aisée des offres conformes à la solution de base et des variantes.

Respectez la confidentialité des solutions proposées par les candidats. Vous garantirez ainsi leurs droits de propriété intellectuelle et garderez leur confiance.

ENCOURAGER LES GROUPEMENTS D'ENTREPRISES

Encouragez la candidature des groupements d’entreprises car ils stimulent la concurrence en suscitant un plus grand nombre d'offres, et permettent un accès plus large des PME et TPE à la commande publique.

N’oubliez pas, il est interdit :

• d’interdire aux groupements de répondre à une consultation,

• d’obliger un groupement à présenter sa candidature sous la forme d’un groupement solidaire.

Evitez d’imposer dans le marché la solidarité du mandataire en cas de groupement conjoint. Cette solidarité a un coût direct sur le montant de l’offre.

Au stade de l’attribution, vous pouvez demander latransformation du groupement retenu en groupement solidaire, si cela est vraiment nécessaire pour la bonne exécution du marché.

Ne l’exigez pas systématiquement. Le choix de la solidarité doit être fondé sur des éléments objectifs et nécessaires.

Limitez vos exigences en matière d’assurance au seul domaine d’intervention propre à chaque titulaire.

En cas de défaillance d’un des membres, des solutions existent :

– Pour un groupement conjoint :

• si le mandataire est solidaire : le mandataire réalise ou fait réaliser la prestation, au prix et dans les conditions prévues par le marché.

• si le mandataire n’est pas solidaire : chacun étant responsable de sa prestation, l’acheteur devra passer par une autre entreprise pour faire exécuter la prestation relevant de la responsabilité de l’opérateur défaillant.

– Pour un groupement solidaire : le groupement exécute ou fait exécuter les prestations.

LIMITER LES ELEMENTS DE CANDIDATURE

Lorsque vous demandez, au titre des capacités financières, un chiffre d’affaires minimal donné, celui-ci doit être justifié par l’objet du marché ou par ses conditions d’exécution.

Pour éviter les exigences excessives, un plafond est mis en place. Fixé à deux fois le montant estimé du marché, il ne doit pas être considéré comme une référence.

La nécessité de fixer une exigence en termes de chiffre d’affaires minimal doit s’apprécier au regard de chaque marché. Lorsqu’une telle exigence est imposée, le niveau minimal retenu doit être adapté à la situation particulière du marché.

Si possible, ne demandez plus aux entreprises des documents que vous auriez déjà obtenus dans le cadre d’une précédente procédure, sous réserve qu’ils soient encore valables.

Dans certaines conditions tenant au caractère gratuit et à la sécurité de l’information fournie, vous ne pouvez plus demander aux entreprises des documents auxquels vous pouvez avoir directement accès par voie dématérialisée.

N’oubliez pas : le système de la double enveloppe a été supprimé en 2008.

La candidature et l’offre sont présentées dans une même enveloppe, mais constituent deux parties distinctes.

Attention aux excès ! Lorsque la candidature et l’acte d’engagement doivent être signés, n’exigez pas la signature ou le paraphe de tous les autres documents du marché ou des cahiers des charges. Cela n’apporte aucune garantie supplémentaire.

Avec le dispositif « MPS » (Marché Public Simplifié), vous évitez à l’entreprise de produire des informations et des pièces qui vous sont directement mises à disposition par les autorités publiques. Plus simple et plus sûr.

BIEN DETERMINER LES CRITERES D'ATTRIBUTION

Les critères d’attribution vous permettent de déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse. Le choix de ces critères ainsi que celui de leur pondération est décisif. La pondération n’est pas obligatoire en procédure adaptée ; elle est toutefois recommandée.

Faut-il le rappeler ? L’offre économiquement la plus avantageuse, c’est le choix du « mieux-disant » et non du «moins-disant ».

Le critère prix n’est qu’un critère parmi les autres. Ne vous limitez pas aux critères classiques du prix et de la valeur technique. Pensez par exemple aux critères sociaux, environnementaux, au caractère innovant de l’offre, au service après-vente…

Détectez les offres paraissant anormalement basses et vérifiez leur viabilité économique en mettant en œuvre la procédure contradictoire prévue par les textes.

Les critères sont proportionnés et liés à l’objet du marché. Ils visent à classer les offres, pas les entreprises.

Les règles du jeu (quels critères, quels éventuels sous-critères, quelle pondération ?) doivent être connues à l’avance des candidats potentiels. L’acheteur doit donc les indiquer dès le lancement de la procédure, dans l'avis de publicité ou dans les documents de la consultation.

Une fois les critères portés à la connaissance des candidats potentiels, il n’est plus possible de les modifier ou d’en changer la pondération. Ce choix à faire en amont de la procédure est définitif donc fondamental.

Seuls des critères bien choisis et assortis d’une pondération ou d’une hiérarchisation pertinente, permettent de mesurer efficacement la qualité des offres proposées par les entreprises.

Pour éviter la surenchère technique, analysez les offres au regard de votre besoin réel tel que vous l’avez défini préalablement.

Méthodes et techniques : Identifier les leviers achats dans les marchés publics