契約を更新するか、解約をするか確認する作業となります。
各満了日の約70日前にHubspot＜【既存】契約管理＞にチケットが発行されます。
ワークフローが起動し、各部署各担当にチケットが割り振られます。
チケットが発行されたかどうか個別の通知がない為、定期的に確認する必要があります。
特に前納契約の案件に関しては、満了日以降継続意思がない可能性もあり
満了日まで1ヵ月を切ってしまうと、満了日＝解約日にできず
1ヵ月システム利用料を請求してしまうことも考えられますので
トラブルに繋がらないよう、チケットが発行されたらすぐに案内を行って下さい。
１、【既存】契約管理を確認。
２、担当者を自分に絞り、＜新規＞ステータスのチケットを確認。
３、割り振られている案件が既に契約更新対応されていないかを
Hubspot上で要確認。
※契約更新案内をする前に解約対応をしている可能性がある為。
４、３まで確認後、案内メール作成
※対応チケットは3種類
↳チケット件名に
①前納②休止③月次の記載があるのでECBEで各案件の契約状況を目視で確認。
※スニペットで各種用意があります
※A8導入時、各コース＜前納/分割2回/分割3回＞と選ぶことが可能だが契約更新の際に再度前納の分割支払いは出来ませんのでご注意ください。
スニペットショートカット＜#契約更新確認メール＞を使用し
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アカウントID ：
広告主様名 ：
前納分満了日 ：
現契約コース ：
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上記を記載にメールを送付。
↳前納更新の場合
スニペットショートカット＜#前納契約更新エビデンス＞を使用し
エビデンスを回収。
・Agile申請
→ 【決裁申請書】営業関連 ＞ 決裁申請書（売上・仕入関連申請書）
※適用欄に＜更新タイミング＞と＜請求書を別途発行or合算請求＞かを記載し、上記エビデンスを添付後申請をお願いします。
↳月次更新の場合
申請は不要。
Hubspot＜【既存】契約管理＞上でチケットを＜月次更新＞ステータスへ変更
↳解約の場合
解約理由を確認。
スニペットショートカット＜#解約エビデンス＞を使用し
送信メールをエビデンスとし、Agileへ添付・申請。
・Agile申請
→【依頼書】A8カスタマーサポート ＞ 解約作業依頼書_20190315
③月次の場合
※件数は少ないです。
A8導入時、何らかの理由で月次契約の決済が通っている案件の為
更新以降、システム利用料を通常通り請求する旨を認識に相違がないよう確認をしてください。
内容によって割引・免除が継続されるかどうかは新規の営業担当へ確認をお願いします。
※月次契約の主な内容
・40,000円/税抜＋6ヵ月確約（12ヵ月や18か月の場合も稀にある）
・アカウント費免除、6ヵ月確約システム利用料免除 など
↳前納更新の場合
スニペットショートカット＜#前納契約更新エビデンス＞を使用し
エビデンスを回収。
・Agile申請
→【決裁申請書】営業関連 ＞ 決裁申請書（売上・仕入関連申請書）
※適用欄に＜更新タイミング＞と＜請求書を別途発行or合算請求＞かを記載し、上記エビデンスを添付後申請をお願いします。
↳月次更新の場合
申請は不要。
Hubspot＜【既存】契約管理＞上でチケットを＜月次更新＞ステータスへ変更
↳解約の場合
解約理由を確認。
スニペットショートカット＜#解約エビデンス＞を使用し
送信メールをエビデンスとし、Agileへ添付・申請。
・Agile申請
→【依頼書】A8カスタマーサポート ＞ 解約作業依頼書_20190315
2022年1月17日 長島編集中