13. Integrare Socrate e-Factura

Factura electronică reprezintă factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată de către sistemul RO e-Factura. Toate facturile vor fi prezentate ca fișiere XML, prin intermediul accesului securizat prevăzut în SPV (Spațiul Privat Virtual), cu autentificare OAuth 2.0. Formatul respectă specificațiile ANAF - RO_CIUS, bazate pe standardul european SR EN 16931-1 (UBL 2.0 - Universal Business Language) pentru obiectele de tip factură și cele conexe.

Serviciul - Socrate e-Factura - oferă înregistrarea la ANAF a facturilor în format electronic, în conformitate cu legislația care introduce Sistemul național privind factura electronică ”RO e-Factura” pentru instituții publice și companii ce își desfășoară activitatea în România, conform OUG 120/2021. Acest serviciu SaaS dezvoltat în AWS Cloud este disponibil atât clienților noștri de SocrateCloud, celor de SocratePlus, cât și altor terți furnizori de aplicații software de business.

Înregistrarea facturilor în serviciul ”RO e-Factura” este obligatorie pentru toate tranzacțiile B2G (Business to Government) specifice achizițiilor publice (Legea nr. 98/2016, Legea nr. 99/2016, Legea nr. 100/2016) și, parțial deocamdată, pentru toate tranzacțiile B2B (Business to Business) care conțin produse cu risc fiscal ridicat, așa cum sunt ele listate în OPANAF 12/2022 - (1) legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile; (2) băuturi alcoolice; (3) construcții noi; (4) produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș); (5) îmbrăcăminte și încălțăminte.

Toate companiile care nu sunt obligate, conform paragrafului de mai sus, dar doresc să opteze să folosească serviciul ”RO e-Factura”, trebuie să fie înregistrate în prealabil în Registrul RO e-Factura de la ANAF. Aceasta se poate face în SPV completând și depunând o declarație 084 în acest scop. Înregistrarea în Registrul RO e-Factura devine operațională cu data de 1 a lunii următoare înscrierii. Companiile care s-au înregistrat în Registrul RO e-Factura vor trebui să trimită toate facturile în acest sistem.

De asemenea, persoana care este reprezentantul fiscal al companiei - a cărei semnătură digitală este înregistrată la ANAF pentru acces și depunerea documentelor fiscale - va trebui, o singură dată la începerea utilizării serviciului RO e-Factura, să parcurgă o procedură de autorizare a aplicației SocrateCloud la ANAF. Pentru detalii privind procedura de autorizare, găsiți aici toate detaliile necesare.

Serviciul Socrate e-Factura oferă următoarele funcționalități:

accesul securizat și gestionarea autentificării operării cu serviciul ANAF în SPV,
conversia facturilor în format XML și validarea acestuia,
transmiterea în serviciul ”RO e-Factura” a facturilor în format electronic,
descărcarea din serviciul ”RO e-Factura” a facturilor electronice primite, precum și a mesajelor legate de acestea. Toate facturile trimise respectiv primite se consideră comunicate de la data validării acestora la ANAF RO e-Factura, când li se aplică și semnătura electronică (sigiliul electronic) al MFP (Ministerului Finanțelor Publice). În plus, serviciul va oferi și
stocarea facturilor electronice și
descărcarea facturilor în format PDF (cu xml-ul și sigiliul MFP incluse)

În cele ce urmează vă prezentăm modul nostru de abordare, soluția fiind gândită pentru a se integra nativ cu SocrateCloud ERP dar și cu terțe sisteme informatice specializate, pe care dvs ca beneficiari le folosiți în activitatea de zi cu zi.

Serviciul Socrate e-Factura este disponibil, contra cost, tuturor clienților care folosesc soluțiile ERP de la BITSoftware și care au active abonamente SaaS sau de mentenanță.

Setup

În vederea pregătirii datelor, următoarele elemente de setup trebuie parcurse:

A. Societatea

1. entitatea juridică trebuie să aibă asociată o adresă corectă și completă - care trebuie să conțină obligatoriu Țara, Județul, Orașul și linia de Adresa 1.
  - dacă localitatea este București atunci această adresă trebuie completată și cu sectorul! (v22.09)
2. entitatea juridică trebuie să aibă corect completate toate informațiile din tab ”Info Societăți” - secțiunile ”Alte informații” și ”Intern”.
3. dacă societatea are o organizare complexă, cu puncte de lucru, vă rugăm să vă asigurați că aveți definită o societate de nivel consolidare care să conțină întreaga structură și care să conțină o singură societate de tip ”entitate juridică”!
4. s-a efectuat autorizarea accesului la serviciile web oferite de ANAF - acest pas trebuie realizat o singură dată de către persoana autorizată în acest scop pentru acces în SPV. Găsiți aici detaliile tehnice.
  - recomandăm ca acțiunea să fie realizată de pe calculatorul (cu Windows) de pe care depuneți declarațiile fiscale, în mod obișnuit, cu stick-ul inserat,
  - intrați în SocrateCloud cu Rol Admin și accesați fereastra Societăți, tab Info Societăți
  - apăsați butonul ”Autorizare Acces la Servicii Web ANAF”

Note: ANAF does not support authorizations from Mozilla Firefox!

1. - se deschide o nouă pagină pe ANAF și urmați instrucțiunile de acolo. La final se închide pagina (vezi imaginile de mai jos). Autorizarea a fost efectuată!
  - acțiunea se poate realiza doar dacă există activ contract pentru serviciul ”Socrate e-Factura”, în caz contrar se primește mesajul: ”Accesul la serviciul e-Factura se face pe bază de abonament. Vă rugăm contactaţi BITSoftware.”

Bifa ”Activ RO E-Factura” ne indică faptul că pentru societatea respectivă procesul de autorizare a fost efectuat cu succes.

A.1 setări opționale - se pot realiza setări opționale și specifice în funcție de regulile suplimentare stabilite cu fiecare client în parte pentru care se emite RO e-Factura. Aceste setări se realizează din sub-tabul ”Setup e-Factura”. Prin înregistrări în acest tab puteți indica reguli speciale de obținere a informației dorite pentru câmpurile opționale din e-Factura (codificate ”BT-nnn”). Alegeți codul BT în câmpul ”Cod BT e-Factura” și indicați regula necesară în câmpul ”Lookup SQL”, apoi selectați clientul pentru care se aplică această regulă în câmpul ”Terț”. Dacă nu indicați un terț atunci regula se aplică pentru orice e-Factura. Sistemul vine cu o serie de reguli predefinite (cele mai întâlnite în practică), dar și dvs puteți să creeați reguli noi specifice dacă este cazul. Aceste setări se vor aplica automat în momentul emiterii e-Factura, dacă regulile indicate se îndeplinesc.

B. Cotele de TVA

în fereastra ”Cote Taxe”, pentru fiecare cotă de tva utilizată pe spețele dvs, trebuie efectuate legăturile cu:
1. ”Categorie TVA e-Factura” - se indică o categorie de tva așa cum este prezentată de ANAF
2. ”Motiv scutire TVA e-Factura” - se indică motivul de scutire aplicabil în funcție de speța în care se încadrează tranzacția dvs.

C. Articolele

pentru toate articolele încadrate ca și ”produse cu risc fiscal ridicat” trebuie completate următoarele:
1. Cod NC8 - în fereastra Articole, tab ”Cod NC8” - se indică codul aferent și se setează bifa ”Activ RO e-Factura” - dacă o factură ”B2B” conține cel puțin un astfel de articol, atunci întreaga factură trebuie trimisă către serviciul RO e-Factura; Acest cod se folosește doar pe relația ”B2B”.
2. Cod CPV - în fereastra Articole, tab ”Cod CPV” - se indică codul aferent - acest cod se folosește doar pe relația ”B2G”, iar transmiterea trebuie efectuată doar pentru facturile care se încadrează în sfera achizițiilor publice așa cum este indicat în legislație. (despre CPV https://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/digital-procurement/common-procurement-vocabulary_en.)
pentru toate articolele folosite în în sfera achizițiilor publice așa cum este indicat în legislație, pe relația ”B2G” - trebuie, deasemenea, indicat Cod CPV
începând cu 01.01.2024 se trimit toate articolele prin e-Factura indiferent dacă au sau nu cod CPV / NC8 și bifa ”Activ RO e-Factura”!

D. Terții

procesul ”Validează CUI” preia de la ANAF informația despre status-ul opțiunii terților de a se fi înregistrat în Registrul RO e-Factura - cu scop informativ, util în viitor pentru automatizarea procesului
ATENȚIE! - nu completați nimic în câmpul ”RegComerțului” pentru terții Instituție publică
în lucru - procesul ”Validează CUI” va prelua de la ANAF informația relativă la terții de tip ”Instituție publică” - această indicație este utilă pentru a determina când trebuie trimise codurile CPV în loc de NC8!
nu se trimite RO e-Factura pentru terții persoane fizice
începând cu 01.01.2024 se trimite RO e-Factura pentru terții clienți pentru care:
1. adresa de livrare există și este din România sau în lipsa acesteia
2. adresa de facturare este din România (pentru facturi fără comenzi)

Pentru facturile emise pe teritoriul României, în altă valută decât RON, în e-Factura se vor trimite tot timpul valorile convertite în valuta RON, nu în valuta în care este înregistrată factura în sistem!

Regula de transmitere a contului IBAN pentru societate (BT-84) : se completează cu prioritate IBAN-ul de pe factura client dacă există (C_BankAccount_ID), altfel cel din definiția societății entitate juridică - din Info Societăți (BankAccountNo).

E. Documente (Tipuri)

1. trebuie mapate tipurile de documente utilizate de dvs pentru facturi către tipurile indicate de ANAF. Este o mapare manuală ce se indică în câmpul ”Tip Document SAF-T/e-Factura” (folosite la comun cu D406), pe tipurile:
  1. Factură inițială (380)
  2. Factură storno (384)
  3. Autofactură (389)

Situație temporară: în versiunea curentă trimitem constant ”380” până se clarifică și stabilizează validatoarele!

Nu se trimite e-Factura pentru tipurile de documente care NU au bifa ”Activ RO e-Factura”.

Modul de utilizare al serviciului

Serviciul Socrate e-Factura este conceput astfel încât să poată răspunde atât cazurilor în care este necesar ca transmiterea să se realizeze manual, factură cu factură, cât în cazul în care procesul poate fi automatizat. Serviciul poate fi utilizat doar dacă există activ un contract ce conține un pachet ”Socrate e-Factura”. În caz contrar se primește mesajul: ”Accesul la serviciul e-Factura se face pe bază de abonament. Vă rugăm contactați BITSoftware.”

Procesul pus la dispoziție în SocrateCloud se numește ”Trimitere e-Factura” și se regăsește sub următoarele forme:

1. buton direct pe fereastra ”Facturi Clienți” - trimite factura pe care ești poziționat;
  1. tot aici veți regăsi și informația despre starea transmiterii, în câmpul ”Stare e-Factura”, iar
  2. în tabul ”Mesaje e-Factura” veți regăsi informații suplimentare relative la comunicarea cu serviciul RO e-Factura
  3. starea facturii se va interoga folosind procesul ”Verificare stare e-Factura”
    1. mesajele captate de la ANAF vor fi prezentare în tabul ”Mesaje e-Factura”
    2. acest proces este setat automat (la nivel de system) să ruleze programatic prin intermediul scheduler-ului, odată pe oră, la ”și jumătate”
    3. procesul verifică doar facturile trimise prin procesul "Trimitere e-factura" și care au stare e-factura != Semnat.
2. din meniu: Vânzări / Facturi Clienți / e-Factura - având astfel posibilitatea de a transmite un calup de facturi folosind procesul ”Trimitere e-Factura în Calup”
  1. procesul poate fi rulat manual sau programatic
  2. pot fi aplicate filtre suplimentare dacă este cazul: pentru o anumită societate, o anumită serie de facturi, doar netrimise, doar respinse, dintr-o anumită perioadă (nu pot fi transmise facturi dinainte de 01.07.2022!).
3. din workflow - automatizare prin care se pot trimite facturile în momentul în care se finalizează - se adaugă un nod suplimentar cu acțiune de tip ”Apps Process”;
4. din scheduler - automatizare prin care se pot trimite facturile în calup - exemplu: se transmit toate facturile la finele zilei, apelând procesul ”Trimitere e-Factura în Calup”.

Facturile care, din diferite motive, ajung în Stare e-Factură = ”Respinsă” pot fi corectate și re-transmise (recomandare) sau pot fi anulate!

În mod suplimentar aveți la dispoziție butonul ”Descărcare e-Factura” - util în următoarele situații:

de avarie - a comunicației dintre serviciul Socrate e-Factura și ANAF, caz în care factura ajunge doar în starea ”Creată” - caz în care puteți folosi doar serviciul Socrate e-Factura și descărca fișierul ”e-Factura.xml” aferent facturii. Acest fișier poate validat în DUK și poate fi ulterior încărcat manual în SPV.
- ATENȚIE veți pierde controlul facturii din SocrateCloud și e-Factura încărcată în SPV! (nu folosiți această cale decât atunci când alte variante nu mai sunt disponibile).
când factura ajunge în starea ”Respinsă”, caz în care procesul poate descărca atât fișierul ”e-Factura.xml” sursă, cât și fișierul .zip cu mesajele de eroare oferite de ANAF, astfel încât să puteți determina cauza care a dus la respingerea facturii. Odată remediate cauzele (în SocrateCloud) puteți apăsa încă odată pe ”Trimitere e-Factura” pentru a relua procesul de trimitere. Procesul de trimitere se poate relua de mai multe ori pe o factură, după remedieri de cauze care au dus inițial la respingerea facturii, astfel încât să se ajungă la starea finală ”Semnată”.

Implicații asupra facturilor client

Din momentul în care se utilizează serviciul Socrate e-Factura vom avea următoarele implicații asupra facturilor client emise:

nu sunt transmise decât facturile client în starea ”Finalizat” sau ”Stornat” !
pe facturile aflate în stare document "Anulat", nu este disponibil butonul "Trimitere e-Factura", întrucât acestea nu trebuie să se trimită;
facturile aflate în stare document "Anulat" nu vor fi trimise nici prin rularea procesului "Trimitere e-Factura în Calup";
facturile client transmise se pot regăsi în următoarele stări din perspectiva răspunsului serviciului RO e-Factura:
- Fără e-Factura - această factură nu s-a transmis deloc - orice acțiune asupra ei este încă posibilă;
- Creată - este o stare intermediară (tehnică) - dacă o factură rămâne în această stare înseamnă că nu a existat conexiune între Socrate e-Factura și ANAF
  - - - acesta este un incident și vă rugăm să ne contactați pentru astfel de situații;
- Trimisă - această factură este transmisă dar este în curs de procesare la ANAF - nu mai este posibilă acțiunea de ”Anulare” asupra acesteia !
  - - - la încercarea de anulare se trimite mesajul de eroare: ”Nu se poate anula factura << nr.facturii>> deoarece are e-Factura în starea Trimisă”
- Respinsă - această factură este transmisă dar a fost respinsă de ANAF (date incomplete sau incorecte) - orice acțiune asupra ei este posibilă;
  - - - pot fi corectate/completate datele lipsă și se poate relua procesul de transmitere.
- Semnată - această factură este transmisă, procesată cu succes la ANAF și semnată electronic - nu mai este posibilă acțiunea de ”Anulare” a acesteia !
  - - - la încercarea de anulare se trimite mesajul de eroare: ”Nu se poate anula factura << nr.facturii>> deoarece are e-Factura în starea Semnată”
        acestea vor putea fi doar stornate, iar factura storno trebuie transmisă, la rândul ei, către ANAF.

În fereastra facturi clienți, pentru e-Factura trimise și semnate va fi afișat câmpul ”id_încărcare” ANAF și id_descărcare ANAF.

De la butonul ”Descărcare e-Factura” se poate descărca fișierul cu e-Factura în format xml, pdf.

Detalii tehnice și alte elemente de specificație funcțională

Structura UBL este descrisă aici:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vSbqXIHKKiGFAFVGKPdQBNzz-noAyGYU1L8-WTSgnOM/edit#gid=405923388

Corespondența între informația din SocrateCloud și cea din fișierul xml transmis se regăsește aici:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/13-JARAWwyCaKCtzUeNm5nUgYgoblpac6siCPMSyKA-4/edit#gid=594256382

Setup-ul tehnic necesar este descris aici: (se realizează o singură dată pentru fiecare instanță).

SBS - Configurare pentru utilizare e-Factura

Întrebări și răspunsuri (FAQ)

Regăsiți în acest document cele mai relevante întrebări primite din partea dvs și răspunsurile noastre la acestea.

Dacă, după ce îl parcurgeți, mai aveți întrebări sau nelămuriri nu ezitați să ni le transmiteți.

Vă vom răspunde în timp util, iar pe cele mai frecvente le veți regăsi apoi și în documentul de mai sus, actualizat.

Am primit mesajul: ”Trimiterea la ANAF a e-Facturii pentru factura … a eșuat.”

În această situație, de cele mai multe ori, cauza ține de procesul de autorizare a accesului la serviciile web ANAF. Situațiile întâlnite de noi țin de reînnoirea certificatului sau a stick-ului cu totul. În acest caz trebuie să efectuați următoarele:

pe site ANAF - reînnoiți / înregistrați certificatul nou - stick-ul nou pe site la ANAF;
din SocrateCloud - reluați și efectuați procedura de autorizare a accesului societății dvs. la serviciile web ANAF, așa cum este descrisă operațiunea în manualul SocrateCloud:
- recomandăm ca acțiunea să fie realizată de pe calculatorul (cu Windows) de pe care depuneți declarațiile fiscale, în mod obișnuit, cu stick-ul inserat !!!
- intrați în SocrateCloud cu Rol Admin și accesați fereastra Societăți, tab Info Societăți

Primirea / descărcarea facturilor furnizor din SPV

Procesul ”Citește RO e-Factura (primite)”

se regăsește în meniu: SysAdmin / Date / Import Date;
este un proces care poate fi apelat manual sau programatic prin intermediul unui scheduler;
acesta descarcă xml-urile obținute de SBS din SPV și le expune în fereastra denumită ”RO e-Factura (primite)”;
execuția poate fi efectuată pentru fiecare societate entitate juridică în parte. Dacă pe titularul dvs există implementate mai multe societăți entități juridice, atunci procesul trebuie folosit separat pentru fiecare dintre acestea;
poate fi indicat un interval de date pentru care se face interogarea și descărcarea facturilor primite, ex - ultimele 5 zile.

Fereastra ”RO e-Factura (primite)”

afișează facturile furnizor primite, descărcate din SPV;
oferă informații despre furnizor, numărul și data facturii, data din SPV și ID-ul, Total Factură (ANAF), Valoare plătită (ANAF), Rest de plată (ANAF) și Tip factură (ANAF);
butonul ”Descărcare e-Factura (primită)” oferă următoarele fișiere:
- pdf-ul pentru vizualizarea datelor facturii;
- xml-ul - pentru importul datelor;
- zip-ul - pentru situația în care va fi cerut în cazul controalelor.
câmpul ”Factură” vă permite controlul manual și împerecherea informației din SPV cu factura furnizor operată deja în sistem - util pentru situațiile în care factura furnizor a fost deja introdusă sau obținută prin alte mijloace și există deja în sistem!

Procesul ”Importă e-Factura (primite)”

--- în lucru ---

procesul importă datele din înregistrările obținute în fereastra ”RO e-Factura (primite)” și neprocesate anterior;
înscrie datele în fereastra ”Import facturi - v2”
se urmează pașii standard pentru importul facturilor așa cum este descris în cap. 2.14 Import date.

Procesul ”Asociază RO e-Factura (primite)”

Procesul încearcă să asocieze facturile furnizor operate în SocrateCloud cu e-Factura primite și descărcate din SPV (fereastra ”RO e-Factura (primite)”.
Procesul se poate programa să ruleze cu frecvența dorită din scheduler.
În urma rulării acestuia se primește pe email notificarea pentru facturile furnizor pentru care nu s-a determinat factura corespondentă din SPV!
Regulile după care se încearcă determinarea sunt următoarele:
- se preiau doar facturile cu data facturată mai mare sau egală cu 01.01.2024;
- atât FF cât și ‘RO e-Factura primite’ se asociază pe logica FIFO. Prima FF se asociază cu prima ‘RO e-Factura primite’;
- facturile furnizor trebuie să fie cu Stare Document diferit de anulat;
- procesul validează Nr. Document (FF) cu Nr.Factura (e-Factura primite) după cum urmează:

se compară Nr. Document, case-insensitive + non-caractere alfanumerice
dacă pct. 1. nu găsește nimic, atunci se elimină spațiile din Nr. Document si Nr. Factura și se compară din nou;
dacă pct. 2 nu găsește nimic, atunci din Nr. Document se elimină prefix-ul (se consideră prefix literele care sunt urmate de cifre) și se compară din nou
identificare Terț FF pentru e-Factura Primite:
- se caută Terț după TaxID așa cum este scris și se face asocierea dacă se găsește terțul, altfel
- prefixul ‘RO’ se înlocuiește cu % si se caută cu sintaxa de like

=> Asocierea între documente se face doar dacă se găsește terțul.

Parametri de rulare:

Societate - indică filtrarea pentru Facturi Furnizor și 'RO e-Factura (primite)'.
- caz 1. Dacă parametrul "Societate" este un Punct de Lucru sau o Societate Juridică, atunci Societatea dată ca parametru obligatoriu trebuie să corespundă ambelor documente (FF și 'RO e-Factura (primite)').
- caz 2. Dacă parametrul "Societate" este un GRUP, atunci Societățile documentelor (FF și 'RO e-Factura (primite)') trebuie să aparțină Grupului și vor fi asociate cele care au aceeași Societate Juridică.

Data facturată - FF filtrat ca interval. Iar ‘Data facturată (ANAF)’ din ‘RO e-Factura (primite)’ trebuie să coincidă cu ‘Data facturată’ de pe FF.
Macheta email - se recomandă folosirea machetei de e-mail implicită, Facturi Furnizor neasociate cu e-Factura Primite
Email - adresa de e-mail a destinatarului (dacă sunt mai multe se separă prin virgulă).