13. Integrare Socrate e-Factura

Factura electronică reprezintă factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată de către sistemul RO e-Factura. Toate facturile vor fi prezentate ca fișiere XML, prin intermediul accesului securizat prevăzut în SPV (Spațiul Privat Virtual), cu autentificare OAuth 2.0. Formatul respectă specificațiile ANAF - RO_CIUS, bazate pe standardul european SR EN 16931-1 (UBL 2.0 - Universal Business Language) pentru obiectele de tip factură și cele conexe.

Serviciul - Socrate e-Factura - oferă înregistrarea la ANAF a facturilor în format electronic, în conformitate cu legislația care introduce Sistemul național privind factura electronică ”RO e-Factura” pentru instituții publice și companii ce își desfășoară activitatea în România, conform OUG 120/2021. Acest serviciu SaaS dezvoltat în AWS Cloud este disponibil atât clienților noștri de SocrateCloud, celor de SocratePlus, cât și altor terți furnizori de aplicații software de business.

Înregistrarea facturilor în serviciul ”RO e-Factura” este obligatorie pentru toate tranzacțiile B2G (Business to Government) specifice achizițiilor publice (Legea nr. 98/2016, Legea nr. 99/2016, Legea nr. 100/2016) și, parțial deocamdată, pentru toate tranzacțiile B2B (Business to Business) care conțin produse cu risc fiscal ridicat, așa cum sunt ele listate în OPANAF 12/2022  - (1) legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile; (2) băuturi alcoolice; (3) construcții noi; (4) produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș); (5) îmbrăcăminte și încălțăminte.

Toate companiile care nu sunt obligate, conform paragrafului de mai sus, dar doresc să opteze să folosească serviciul ”RO e-Factura”, trebuie să fie înregistrate în prealabil în Registrul RO e-Factura de la ANAF. Aceasta se poate face în SPV completând și depunând o declarație 084 în acest scop.  Înregistrarea în Registrul RO e-Factura devine operațională cu data de 1 a lunii următoare înscrierii. Companiile care s-au înregistrat în Registrul RO e-Factura vor trebui să trimită toate facturile în acest sistem.

De asemenea, persoana care este reprezentantul fiscal al companiei - a cărei semnătură digitală este înregistrată la ANAF pentru acces și depunerea documentelor fiscale - va trebui, o singură dată la începerea utilizării serviciului RO e-Factura, să parcurgă o procedură de autorizare a aplicației SocrateCloud la ANAF. Pentru detalii privind procedura de autorizare, găsiți aici toate detaliile necesare.

Serviciul Socrate e-Factura oferă următoarele funcționalități:

1. accesul securizat și gestionarea autentificării operării cu serviciul ANAF în SPV,

2. conversia facturilor în format XML și validarea acestuia,

3. transmiterea în serviciul ”RO e-Factura” a facturilor în format electronic,

4. descărcarea din serviciul ”RO e-Factura” a facturilor electronice primite, precum și a mesajelor legate de acestea. Toate facturile trimise respectiv primite se consideră comunicate de la data validării acestora la ANAF RO e-Factura, când li se aplică și semnătura electronică (sigiliul electronic) al MFP (Ministerului Finanțelor Publice). În plus, serviciul va oferi și

5. stocarea facturilor electronice și

6. descărcarea facturilor în format PDF (cu xml-ul și sigiliul MFP incluse)

În cele ce urmează vă prezentăm modul nostru de abordare, soluția fiind gândită pentru a se integra nativ cu SocrateCloud ERP dar și cu terțe sisteme informatice specializate, pe care dvs ca beneficiari le folosiți în activitatea de zi cu zi.

Serviciul Socrate e-Factura este disponibil, contra cost, tuturor clienților care folosesc soluțiile ERP de la BITSoftware și care au active abonamente SaaS sau de mentenanță.

3.  în lucru - procesul ”Validează CUI” va prelua de la ANAF informația relativă la terții de tip ”Instituție publică” - această indicație este utilă pentru a determina când trebuie trimise codurile CPV în loc de NC8!

4. începând cu 01.07.2024 se poate trimite RO e-Factura și pentru terții persoane fizice (B2C). Este necesar ca în Info Societăți, să se bifeze "Activ B2C" și să se indice data pentru "Valid de la (B2C)". 

• începând cu 01.01.2025 se trimite RO e-Factura și pentru terții persoane fizice (B2C)

• dacă în definiția terțului - persoană fizică, câmpul ”C.U.I.” este null sau conține un CNP invalid, atunci, în sistemul RO e-Factura se va transmite un cod format din 13 cifre de zero. Dacă terțul are în definiție CNP valid, se va trimite CNP-ul cu prioritate. 

5. începând cu 01.01.2024 se trimite RO e-Factura pentru terții clienți pentru care:

1. 1. 1. adresa de livrare există și este din România sau în lipsa acesteia

      2. adresa de facturare este din România (pentru facturi fără comenzi)

Implicații asupra facturilor client 

Din momentul în care se utilizează serviciul Socrate e-Factura vom avea următoarele implicații asupra facturilor client emise:

• nu sunt transmise decât facturile client în starea ”Finalizat” sau ”Stornat” !

• pe facturile aflate în stare document "Anulat", nu este disponibil butonul "Trimitere e-Factura", întrucât acestea nu trebuie să se trimită;

• facturile aflate în stare document "Anulat" nu vor fi trimise nici prin rularea procesului "Trimitere e-Factura în Calup";

• facturile client transmise se pot regăsi în următoarele stări din perspectiva răspunsului serviciului RO e-Factura:

  • Fără e-Factura - această factură nu s-a transmis deloc - orice acțiune asupra ei este încă posibilă;

  • Creată - este o stare intermediară (tehnică) - dacă o factură rămâne în această stare înseamnă că nu a existat conexiune între  Socrate e-Factura și ANAF

    • • • • • • acesta este un incident și vă rugăm să ne contactați pentru astfel de situații;

  • Creare eșuată - dacă o factură rămâne în această stare înseamnă că nu a existat conexiune între  Socrate e-Factura și ANAF

  • Trimisă - această factură este transmisă dar este în curs de procesare la ANAF - nu mai este posibilă acțiunea de ”Anulare” asupra acesteia !

    • • • • • • la încercarea de anulare se trimite mesajul de eroare: ”Nu se poate anula factura << nr.facturii>> deoarece are e-Factura în starea Trimisă”

  • Respinsă - această factură este transmisă dar a fost respinsă de ANAF (date incomplete sau incorecte) - orice acțiune asupra ei este posibilă;

    • • • • • • pot fi corectate/completate datele lipsă și se poate relua procesul de transmitere.

  • Semnată - această factură este transmisă, procesată cu succes la ANAF și semnată electronic - nu mai este posibilă acțiunea de ”Anulare” a acesteia !

    • • • • • • la încercarea de anulare se trimite mesajul de eroare: ”Nu se poate anula factura << nr.facturii>> deoarece are e-Factura în starea Semnată”

              • acestea vor putea fi doar stornate, iar factura storno trebuie transmisă, la rândul ei, către ANAF.

În fereastra facturi clienți, pentru e-Factura trimise și semnate va fi afișat câmpul ”id_încărcare” ANAF și id_descărcare ANAF.

De la butonul ”Descărcare e-Factura” se poate descărca fișierul cu e-Factura în format xml, pdf.

Din momentul în care se utilizează serviciul Socrate e-Factura vom avea următoarele implicații asupra facturilor client stornate sau RMA:

• am armonizat transmiterea în RO e-Factura pentru ca facturile de tip RMA să se poată transmite cu codul 381 (Credit Note), oferind valorile cu semn pozitiv. Opțiunea este la latitudinea administratorului de aplicație, prin posibilitatea de a seta la nivel de tip document codul (380, 381...) cu care se transmite acel tip de factură. 

• facturile stornate, indiferent de tipul acestora, vor fi transmise către e-Factura sub exact aceeași formă și conținut ca și factura originală (sursă), dar cu valorile cu semn schimbat (în baza xml-ului facturii originale).

Detalii tehnice și alte elemente de specificație funcțională

Structura UBL este descrisă aici:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vSbqXIHKKiGFAFVGKPdQBNzz-noAyGYU1L8-WTSgnOM/edit#gid=405923388

Corespondența între informația din SocrateCloud și cea din fișierul xml transmis se regăsește aici:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/13-JARAWwyCaKCtzUeNm5nUgYgoblpac6siCPMSyKA-4/edit?usp=sharing

Documentația serviciilor oferite de SBS se regăsește aici:

SBS

Limitele pentru fișierele atașate ce pot fi transmise prin RO e-Factura sunt:

• pentru fiecare document adițional  se poate include maxim un singur fișier atașat;

• suma dimensiunilor tuturor fișierelor atașate nu poate depăși 3Mb !

• tipurile de documente acceptate sunt:

  • application/pdf 

  • text/csv 

  • image/png 

  • image/jpeg 

  • application/vnd.openxmlformats 

  • officedocument.spreadsheetml.sheet 

  • application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet

Întrebări și răspunsuri (FAQ)

Regăsiți în acest document cele mai relevante întrebări primite din partea dvs și răspunsurile noastre la acestea. Dacă, după ce îl parcurgeți, mai aveți întrebări sau nelămuriri nu ezitați să ni le transmiteți. Vă vom răspunde în timp util, iar pe cele mai frecvente le veți regăsi apoi și în documentul de mai sus, actualizat.

Am primit mesajul: ”Trimiterea la ANAF a e-Facturii pentru factura … a eșuat.”

În această situație, de cele mai multe ori, cauza ține de procesul de autorizare a accesului la serviciile web ANAF. Situațiile întâlnite de noi țin de reînnoirea certificatului sau a stick-ului cu totul. În acest caz trebuie să efectuați următoarele:

• pe site ANAF - reînnoiți / înregistrați certificatul nou - stick-ul nou pe site la ANAF;

• din SocrateCloud - reluați și efectuați procedura de autorizare a accesului societății dvs. la serviciile web ANAF, așa cum este descrisă operațiunea în manualul SocrateCloud

  • recomandăm ca acțiunea să fie realizată de pe calculatorul (cu Windows) de pe care depuneți declarațiile fiscale, în mod obișnuit, cu stick-ul inserat !!!

  • intrați în SocrateCloud cu Rol Admin și accesați fereastra Societăți, tab Info Societăți

Am primit mesajul: ”Crearea e-Facturii pentru factura … a eșuat.”

În situația în care, la transmiterea în e-Factura, se primește eroarea care indică faptul că valoarea TVA calculată de Socrate diferă cu mai mult de 1 leu față de valoarea calculată de ANAF (deoarece ANAF recalculează TVA-ul la nivel de document), vă recomandăm să utilizați procesul „Recalcul Taxe”. Indicați cota de TVA, bifa „Tranzacție Vânzare”, numărul facturii și selectați opțiunea „Nivel Document” = Da, apoi rulați procesul.

Procesul ”Importă e-Factura (primite)”

Procesul importă datele din înregistrările obținute în fereastra ”RO e-Factura (primite)” și neprocesate anterior. Se regăsește în meniu: SysAdmin / Date / Import Date sau poate fi rulat și direct din fereastra de ”RO e-Factura (primite)”.

• parametri de rulare: 

  • • Societate - societatea pe care se importă facturile furnizor 

    • Terț - se pot importa doar facturile de la furnizorul selectat

    • Data facturată (ANAF) - se pot importa doar facturile din perioada selectată

    • Nr factură (ANAF) - dacă se indică o anumită factura, doar aceea se va importa 

• înscrie datele în fereastra ”Import facturi - v2”

• dacă terțul de pe factură este marcat în SocrateCloud cu bifa ”TVA la încasare” și pe linia importată există, Categorie TVA e-Factura (EInvoiceTaxTypeValue) = 'S' și ”Rate” = 19 sau 9 sau 5, atunci se va face determinarea automată a cotelor TVA de tip TVA la încasare.

• se urmează pașii standard pentru importul facturilor așa cum este descris în cap. 2.14 Import date.

  • opțiunea ”Determină și creează asocierea COF-FF” - duce la obținerea asocierilor COF-FF și/sau FF-NIR în situația în care în import s-a indicat comanda furnizor sursă și sistemul reușește să determineapoi  liniile de legătură în funcție de articole și cantități.

  • opțiunea ”Trimite rezultatele pe e-mail” - va genera un e-mail către adresa indicată, cu macheta recomandată: ”Facturi Furnizor neasociate cu e-Factura Primite”, astfel încât utilizatorul indicat să fie informat cu privire la situația facturilor ”RO e-Factura (primite)” care nu au putut fi importate/asociate cu facturile furnizor din sistem.

  • opțiunea ”Recalcul preț din valoare/cantitate” recalculează prețul unitar pe baza valorii totale și a cantității de pe linie, rezultând un preț exprimat cu suficiente zecimale pentru a asigura conformitatea între valoarea și cantitatea de pe factura sursă.

--- în lucru ---

• opțiunea de preluare a fișierelor atașate la RO e-Factura (primite): SPV -> SBS -> SocrateCloud ”RO e-Factura (primite)” -> ”Facturi furnizor”

Procesul ”Asociază RO e-Factura (primite)”

• Procesul încearcă să asocieze facturile furnizor operate în SocrateCloud cu e-Factura primite și descărcate din SPV (fereastra ”RO e-Factura (primite)”.

• Procesul se poate programa să ruleze cu frecvența dorită din scheduler.

• În urma rulării acestuia se primește pe email notificarea pentru facturile furnizor pentru care nu s-a determinat factura corespondentă din SPV!

• Regulile după care se încearcă determinarea sunt următoarele:

  • se preiau doar facturile cu data facturată mai mare sau egală cu 01.01.2024;

  • atât FF cât și ‘RO e-Factura primite’ se asociază pe logica FIFO. Prima FF se asociază cu prima ‘RO e-Factura primite’;

  • facturile furnizor trebuie să fie cu Stare Document diferit de anulat;

  • procesul validează Nr. Document (FF) cu Nr.Factura (e-Factura primite) după cum urmează:

    • • se compară Nr. Document, case-insensitive + non-caractere alfanumerice

      • dacă pct. 1. nu găsește nimic, atunci se elimină spațiile din Nr. Document si Nr. Factura și se compară din nou;

      • dacă pct. 2 nu găsește nimic, atunci din Nr. Document se elimină prefix-ul (se consideră prefix literele care sunt urmate de cifre) și se compară din nou

      • pentru numărul facturii sunt acoperite următoarele formate: nnnn..., LLnnn..., LL nn..., LL-nnn..., Lnn nnn..., nnnn^, nnnn/, nnLLnnnn..., unde ”n”-urile de după litere reprezintă numărul după care căutăm factura în SocrateCloud

  • din perspectiva valorii facturii am adăugat o marjă de 1 leu în procesul de asociere

  • identificare Terț FF pentru e-Factura Primite:

• • se caută Terț după TaxID așa cum este scris și se face asocierea dacă se găsește terțul, altfel

  • prefixul ‘RO’ se înlocuiește cu % si se caută cu sintaxa de like

=> Asocierea între documente se face doar dacă se găsește terțul.

Parametri de rulare:

• Societate - indică filtrarea pentru Facturi Furnizor și 'RO e-Factura (primite)'.

  • caz 1. Dacă parametrul "Societate" este un Punct de Lucru sau o Societate Juridică, atunci Societatea dată ca parametru obligatoriu trebuie să corespundă ambelor documente (FF și 'RO e-Factura (primite)').

  • caz 2. Dacă parametrul "Societate" este un GRUP, atunci Societățile documentelor (FF și 'RO e-Factura (primite)') trebuie să aparțină Grupului și vor fi asociate cele care au aceeași Societate Juridică. 

  •  este permisă asocierea facturilor chiar și în situațiile în care societatea de pe e-Factură diferă de societatea de pe factura furnizor din SocrateCloud, cu condiția ca acestea să facă parte din aceeași entitate juridică (societate principală și puncte de lucru) 

• Data facturată - FF filtrat ca interval. Iar ‘Data facturată (ANAF)’ din ‘RO e-Factura (primite)’ trebuie să coincidă cu ‘Data facturată’ de pe FF.

• Macheta email - se recomandă folosirea machetei de e-mail implicită, Facturi Furnizor neasociate cu e-Factura Primite 

• Către - adresa de e-mail a destinatarului (dacă sunt mai multe se separă prin virgulă).

• Include și facturile în Draft/În progres -  permite utilizatorului să includă în asociere și facturile din SocrateCloud aflate în starea ”Draft” sau ”În progres”

La final procesul oferă și informația relativă la FF care nu au corespondent în SPV (mai vechi de 5 zile, dar începând cu 01.01.2024, indiferent de perioada pentru care s-a rulat procesul). 

Raportul generat exclude documentele din fereastra de facturi furnizori care nu pot fi primite prin RO e-Factura: Bon Fiscal, Factură Simplificată, Borderou, cele asociate terților de tip Persoană Fizică sau Terț Extern.

De asemenea, raportul include o coloană suplimentară, ”Societate”, care indică societatea de care aparține fiecare factură rămasă neasociată.