10.3.3. Confirmări

În SocrateCloud, cu ajutorul confirmărilor, se pot nota diferențele dintre ce trebuie livrat/recepționat și ce se poate livra/recepționa și se pot actualiza cantitățile de pe aviz/recepție. Orice cantitate rămasă poate fi livrată sau recepționată separat. Începând cu v17.07, regulile descrise mai jos sunt aplicabile și pentru bonurile de transfer.

Notă: Confirmările nu se utilizează în cazul documentelor de livrare indirecte (generate automat de pe comenzi de tip POS sau Gestiune) și se utilizează doar în cazul generării manuale de pe comenzi standard.

Tip document

Primul pas în utilizarea confirmărilor este definirea tipului de document care necesită confirmări. În fereastra Tip Documente, localizată în meniul meniu Contabilitate -> Definiri Contabilitate, se definesc modul în care sunt procesate documentele și ce fel de procesări apar:

• Confirmare Pick/QA - în urma procesării avizului vor fi generate confirmări de ridicare astfel încât să se poată verifica dacă produsele și cantităţile selectate pentru livrare sunt corecte (nu se foloseste in versiunea curenta);

• Confirmare livrare/recepție - în urma procesării avizului/recepției/transferului vor fi generate confirmări pentru verificarea articolelor livrate/recepționate;

Începând cu v18.12 au fost implementate confirmări pentru Bonurile de Consum și Bonurile de Primire.

• • Împarte în caz de diferență (Split when Difference) - dacă există diferențe între cantitățile confirmate și cantitățile de pe aviz/recepție/transfer, în urma procesării confirmării va fi generat un aviz/recepție/bon de transfer nou pentru diferențele de cantitate, iar cantitățile de pe recepția/avizul/bonul inițial vor fi actualizate cu valoarea confirmată; (disponibil din v18.12 și pentru Bonurile de Consum și Bonurile de Primire)

  • Document Diferențe - tipul de document folosit pentru avizul de expediție/recepția generată pentru diferențe;

Confirmări

Confirmările se generează fie în urma procesării documentului, automat, sau cu ajutorul procesului Generează Confirmări din fereastra documentului. Procesarea unui document care necesită sau are confirmări îl va trece în starea "În Progres" și nu va putea fi finalizat până ce confirmările nu sunt finalizate. Pentru a vizualiza confirmările asociate, pe fereastra documentului se apasă butonul Detaliere încrucișată de pe bara de instrumente și se selectează "Confirmări livrări/recepții" din listă. Se va deschide fereastra Confirmări Livrări/Recepții.

Tab-ul Detalii din fereastra Confirmări Livrări/Recepții se folosește pentru a confirma cantităţile articolelor de pe liniile avizului de expediție, recepției sau a bonului de transfer. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Target Cantitate - reprezintă cantitatea de articol de pe aviz/recepție/bon;

• Confirmat - se introduce cantitatea confirmată;

  • Pentru avizele de expediție cu confimare de livrare/recepție se vor afișa pe confirmare cantitățile în UM bază, UM document cât și raportul de conversie între cele două. ATENȚIE! introducerea cantității confirmate se face întotdeauna în UM bază! Dacă se confirmă o cantitate care nu respectă raportul de conversie, atunci, va apărea un mesaj de avertizare imediat după completarea câmpului. Dacă totuși se ignoră acest mesaj, se salvează linia și se incearcă finalizarea confirmării, va apărea din nou mesajul "Cantitatea confirmată: x trebuie să fie un multiplu de UM Livrare/Recepție" și documentul nu va putea fi finalizat.

• Diferența - va fi actualizat automat cu diferența dintre cantitatea livrată/recepționată și cea confirmată după formula: Diferențe = Target Cantitate - Confirmat - Pierdere;

  • Pentru tipurile de document cu bifa Împarte în caz de diferență (Split when Difference), dacă există diferențe în urma procesării confirmării va fi generat un aviz/recepție/bon transfer nou pentru diferențele de cantitate, iar cantitățile de pe recepția/avizul/bonul inițial vor fi actualizate cu valoarea confirmată;

• Pierdere - se introduce cantitatea pierdută (e.g. pierdere datorită problemelor de calitate sau de depozitare). Cantitatea pierdută nu va fi recepționată sau livrată ulterior. 

  • Pentru recepții, în urma procesării confirmării, va fi generat un document de tip "Inventar Fizic" pe baza cantităților pierdute;

După completarea detaliilor se revine în fereastra Confirmări Livrări/Recepții și se apasă butonul Finalizează pentru a procesa confirmarea după care se revine pe aviz sau recepție, unde se poate finaliza documentul. În urma finalizării documentelor stocul va fi actualizat în mod corespunzător. Începând cu 19.03 finalizarea  Confirmărilor de Livrare este dependentă de finalizarea cu succes a Avizului de Expediție. Altfel spus se blochează finalizarea Confirmării de Livrare dacă Avizul aferent nu poate fi finalizat din diverse motive: lipsă stoc, calendar închis, etc.

Pentru Bonurile de Transfer cu bifa "Împarte în caz de Diferență" ("Split when Difference"), dacă există diferențe în urma procesării confirmării, pot rezulta următoarele situații:

I.  dacă "Target Cantitate" > "Confirmat" si "Pierdere" = 0, atunci se generează un nou Bon de Transfer cu Split (Split BT) cu valoarea din câmpul "Diferență";

II. dacă "Target Cantitate" > "Confirmat" si "Pierdere" > 0, pot apărea două cazuri:

      a. dacă "Diferență" > 0 atunci se generează un Document Inventar corespunzător valorii "Pierdere" si un nou Bon de Transfer cu Split corespunzător valorii "Diferență";

      b. dacă "Diferență" = 0 atunci se generează doar Document Inventar corespunzător valorii "Pierdere";

III. dacă "Target Cantitate" < "Confirmat", atunci câmpurile "Pierdere" si "Diferență" se resetează la 0 si câmpul "Pierdere" devine inactiv;

IV.  dacă "Target Cantitate" = "Confirmat", atunci câmpurile "Pierdere" si "Diferență" se resetează la 0 si câmpul "Pierdere" devine inactiv;

V.   dacă "Confirmat" = 0 si pe Bonul de Transfer există o singură linie de produs, indiferent dacă se declară sau nu valoare pentru "Pierdere", confirmarea nu se poate finaliza și apare mesajul "Cantitatea introdusă trebuie să fie diferetă de zero. Verificați detaliile documentului". Doar in cazul Bonurilor de Transfer cu mai multe linii de produs, se poate finaliza confirmarea dacă o parte dintre linii au "Confirmat" = 0 si obligatoriu cel puțin o linie de produs are "Confirmat" > 0.

       În cazurile I-IV, după procesarea confirmării, cantitațile de pe bonul inițial vor fi vor fi actualizate cu valoarea din câmpul "Confirmat".

Notă: Pe gestiunile cu evidențăîn WMS este limitată finalizarea confirmărilor din ERP. Acestea pot fi finalizate doar dinspre WMS. Limitarea se face la nivel de rol prin procesul Notifică ERP, care nu trebuie să fie activ.

Începând cu v18.12 sunt disponibile următoarele acțiuni:

• • se poate reactiva confirmarea unui bon de transfer (doar prima confirmare).

    • acțiunea va șterge confirmarea a doua deja generată la finalizarea inițială a primei confirmări

    • dacă gestiunea este cu WMS se va anula si Confirmarea de intrare aferentă confirmarii a doua, indiferent de statusul confirmarii din WMS.

    • actiunea poate fi făcută si din WMS prin Anularea Livrarii din Confirmarea de Ieșire din Depozit (pe gestiuni cu evidență în WMS), dacă documentul nu este generat din WMS (transferul a fost inițiat din WMS). Dacă bonul de transfer este ordonanțat din ERP, atunci anularea livrării din WMS duce la (începând cu v19.05):

      • ștergerea celei de a doua confirmări din ERP și anularea Confirmării de Intrare din WMS

      • anularea confirmării 1 din ERP

      • anularea Bonului de Transfer

  • pe confirmările bonurilor de consum și bon primire se poate confirma:

    • o cantitate mai mare decât cea ordonanțată din documentul initial, Bon de consum sau Bon de primire

    • se pot adăuga articole noi, diferite de documentul ordonanțator

      • dacă sunt articole cu lot, instanța se poate specifica la nivelul detaliilor de confirmare

    • completarea câmpului Pierdere nu va genera Inventar fizic din confirmarea aferentă Bonului de Primire, ci doar din confirmarea Bonului de Consum

    • Este disponibil câmpul Referință COL - de tip text

      • face referire la legătura cu o comandă de lucru preluată din surse externe (integrări API cu alte sisteme)

      • se poate introduce din interfață sau prin API

      • se preia în confirmaările de intrare/ieșire din WMS (dacă gestiunea este cu evidență în WMS)

    • începând cu v19.03 

      • pentru bonurile de consum sau primire cu tip document cu confirmare, se pot confirma linii cu cantitate 0, bonul de consum sau de primire confirmându-se cu cantitate 0. Dacă tipul de document este cu split, liniile confirmate cu 0 vor fi conținute pe documentul rezultat în urma splitării.

      • s-a blocat finalizarea confirmării bonului de consum sau de primire dacă documentul sursă (bonul de consum sau de primire) nu se poate finaliza. Confirmarea intră în status Invalid. (exemplu calendarul contabil nu este deschis, atunci confirmarea nu se mai finalizează și se primește eroarea direct pe confirmare, care intră în status Invalid)