11.04. Registrul de Casă

În SocrateCloud, registrul de casă se utilizează pentru a înregistra tranzacții în numerar (încasări și plăți), pentru:

• Cheltuieli generale

• Avansuri spre decontare

• Diferențe de numerar rezultate în urma tranzacțiilor

• Comisioane

• Plăți în numerar ale facturilor de la clienţi sau către furnizori

• Transferuri din sau în conturi bancare

Casierii și Registre de Avansuri

Fereastra Casierii și Registre de Avansuri, localizată în meniul Trezorerie -> Definiri Trezorerie, permite definirea casierie pe baza căreia se introduc registrele de casă. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere

• Valuta - valuta utilizată pentru plățile și încasările în numerar înregistrate pe această caserie;

• Justificare Avansuri - indică faptul că această casierie este folosită exclusiv pentru operațiuni de justificare a avansurilor de trezorerie;

• Admite Registre multiple în aceeaşi zi - dacă se bifează sistemul permite introducerea de registre de casă multiple cu aceeași dată. Dacă se debifează, nu se poate deschide un nou registru de casă până nu se finalizează registrul de casă deja deschis;

  • Implicit - indică faptul că această caserie va fi folosită în mod implicit de procesele din SocrateCloud; 

            Notă !!! Bifa de implicit este utilă și în cazul în care există plăți/încasări prin casă, daca la factură se va selecta modalitate de plată numerar și bifa de implicit nu este selectata se vor inregistra mai multe registre de casă in aceeași , dacă există bifa se vor genera detalii  de registru de casă intr-un singur registru deschis pe ziua respectivă.

Tab-ul Contabilitate se utilizează pentru a defini informatiile contabile pentru casierie:

• Casa (CNT) se utilizează pentru înregistrarea tranzacțiilor contabile aferente casieriei;

• Diferențe casă (CNT) se pentru înregistrarea diferențelor din operațiuni de casierie;

• Transfer Casă (CNT) se utilizează pentru înregistrarea facturilor plătite prin casă și a transferurilor de numerar la bancă;

• Cheltuieli Casa (CNT) se utilizează pentru înregistrarea cheltuielilor generale, nedefinite ca articole distincte;

• Încasări Casa (CNT) se utilizează pentru înregistrarea încasărilor generale, nedefinite ca articole distincte. Poate fi folosit pentru evidența global valorică.

Registrul de Casă

Fereastra Registru Casă, localizată în meniul Trezorerie -> Cash Management, se utilizează pentru a defini registre de casă și pentru a înregistra tranzacții în numerar. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire (menținută de sistem) = data registrului de casă  

• Descriere

• Registru Casă - casieria pe care se înregistrează încasările și plățile în numerar. Detalii în Definiri Trezorerie;

• Data Extras - data registrului de casă;

• Data contabilă - data utilizată pentru tranzacțiile generate în urma transferului în contabilitate a registrului de casă;

Secțiunea Referințe - conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

Secțiunea Stare:

• Sold inițial - soldul inițial, înainte de operarea de încasări și plați în numerar. Valoarea acestuia este preluată de pe casierie. Valorile soldurilor inițiale pot fi eronate dacă se lucrează cu mai multe registre de casă deschise pe aceiași casierie;

• Aprobat - se utilizează atunci când când se lucrează cu fluxuri de documente. Detalii în Fluxuri;

• Diferența Extras - totalul încasări sau plăților în numerar, introduse în tab-ul Detalii Registru;

• Sold final = Sold inițial + Diferență extras;

• Finalizat de - indică utilizatorul care a finalizat utilizatorul;

• Stare Document - indică starea curentă a documentului (drafted, finalizat, anulat);

• Buton Acțiune Document: 

  • "Finalizează" - se apasă pentru a procesa plățile și încasările în numerar introduse pe registru. În urma finalizării soldurile sunt actualizate;

  • "Anulează" - se apasă pentru a anula registrul de casă și orice alocare existentă prin generarea unui alt registru de casă identic dar cu valorile de pe detalii cu semn opus și cu starea "Stornat".

Detalii Registru

Tab-ul Detaliu Registru se utilizează pentru a introduce încasări și plați în numerar pe un registru de casă. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr. Rând (menținut de sistem);

• Sursă casă - se selectează din listă sursa încasării sau a plății:

  • "Factură" - permite înregistrarea unei plăți sau încasări în numerar pentru o factură furnizor sau client:

• • • Terț - clientul sau furnizorul facturat; dacă nu este completat terțul pe linia de detaliu, registrul de casă nu va putea fi finalizat

    • Factură - factura client sau furnizor pe care se alocă încasarea sau respectiv, plata;

      • Începând cu v14.11 s-a limitat selecția de facturi astfel încât să fie disponibile doar facturile în sold și cu aceeaşi valută ca și cea a registrului de casă;

      • Pentru incasări pe mai multe facturi pentru a se afișa pe chitantă toate facturile încasate se va completa doar valoarea încasată , apoi se va merge in fereastra "Alocare Facturi-Registru Casă" unde se vor aloca facturile cu încasarea înregistrata , după această operațiune se va lista chitanța din Registrul de casă.

    • Valoare - se va completa automat cu valoarea soldului facturii selectate, dar aceasta poate fi modificată cu valoarea chitanței;

• • "Cheltuială" - permite înregistrarea unei plăți sau încasări în numerar pentru o cheltuială sau venit:

• • • Terț (opțional) - terțul asociat;

    • Diverse - tipul de cheltuială pe care se alocă încasarea sau plata. Detalii în Cheltuieli;

    • Valoare:

      • Cheltuiala, cu semnul ‘-‘

      • Venit cu semnul ‘+‘

• • "Factură decont" - permite înregistrarea unei plăți în numerar pentru o factură furnizor de cheltuieli aferentă unui angajat generată dintr-un decont. 

• • • Terț - angajatul; se pot selecta numai terții care au bifa de angajat; dacă nu este completat terțul pe linia de detaliu, registrul de casă nu va putea fi finalizat

    • Factură - factura furnizor(generară din Decont) pe care se alocă plata;

      • Este limitată selecția de facturi astfel încât să fie disponibile doar facturile în sold și cu aceeaşi valută ca și cea a registrului de casă;

      • Pentru plăți pe mai multe facturi se va completa doar valoarea acordată ca avans (plătită) , apoi se va merge in fereastra "Alocare Facturi-Registru Casă" unde se vor aloca facturile cu plata înregistrata 

    • Valoare - se va completa automat cu valoarea soldului facturii selectate, dar aceasta poate fi modificată cu valoarea chitanței;

• • "Avansuri trezorerie" - permite înregistrarea în avans a unei plăți sau încasări în numerar pentru un angajat:

• • • Terț - angajatul;

    • Valoare: 

      • suma plătită, cu semnul ‘-‘

      • încasare de la angajat, cu semnul ‘+‘ 

• • "Comandă" - permite înregistrarea unei plăți sau încasări în numerar pentru o comandă furnizor sau client:

• • • Comandă - comanda client sau furnizor pe care se alocă încasarea sau respectiv, plata;

• • "Casierie POS" - permite înregistrarea fondului de casierie aferent caselor de marcat:

• • • Terț - casierul;

• • "Transfer bancar" - permite înregistrarea unei retrageri sau depuneri de numerar pe un cont bancar:

• • • Cont Bancar - contul bancar pe care se înregistrează transferul. Pentru a actualiza soldul contului bancar, pe extrasul de cont va trebui înregistrată tranzacția oglindă cu ajutorul procesului Creeaza Linii din de pe extrasul de cont sau prin intermediul unui Divers. Detalii în Extrase de Cont;

      • • începând cu 16.03 nu se va mai schimba la salvare societatea de pe linie dacă se selectează o un cont definit pe o altă societate;

    • Valoare:

• • • • suma depusă, cu semnul ‘-‘

      • suma retrasă, cu semnul ‘+‘

• Tip Document, Nr. Document - tipul și numărul documentului emis în urma procesării plății sau încasări de numerar. Detalii în Definire Chitanțe/Dispoziții;

• Valoare - valoarea încasării sau plății:

  • valoare negativă - reprezintă o plată;

  • valoare pozitivă - reprezintă o încasare;

• Tip Curs - câmp disponibil pentru registrele de casă în valută diferită de RON, oferă posibilitatea de selecție a tipului de curs. 

Secțiunea Referințe - conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

Buton Anulare Detaliu Registru - se utilizează pentru anularea unei linii dintr-un registru de casă finalizat (exemplu: se emite o chitanță pentru o factură care a fost achitată cu OP și este nevoie să anulăm încasarea pentru că banii nu se mai întorc ramburs ci se regăsesc în extrasul de cont). Se va genera un extras nou la aceeași dată, cu linia respectivă cu suma cu semn schimbat (legată tot de factura respectivă şi cu alocarea aferentă).  Anularea este posibilă doar în cazul liniilor care au Sursă Casă = "Factură". 

• Atenție: Nu rulați procesul de pe linii de registru pentru care a fost ștearsă concilierea cu factura (e.g. linii de registru pentru care factura aferentă a fost anulată)!

Observații:

• Înainte de finalizare, dacă există o line "greșită" (ex. nr. document factura selectat incorect) aceasta se poate șterge folosind butonul Șterge din bara de instrumente (alocarea cu factura va fi ștearsă automat);

• Începând cu SocrateCloud v.15.05, în momentul în care se selectează o anumită sursă, automat se va completa tipul de document asociat, cu bifa de implicit.(e.g. pentru sursă casă factură, automat se completează tip document Chit. Facturi - registru casă);

  • Procesul  "Actualizare Sold Registru Casă" permite posibilitatea actualizării soldului initial și a soldului final de pe registre de casă deja finalizate. 

                        - Sold inițial - se va completa manual de către utilizator;

                 - Sold final - se va calcula ca diferență între soldul inițial și detaliile registrului de casă respectiv;

• 1. dacă procesul se rulează fără bifa ”Actualizează toate registrele începând cu data” atunci actualizarea se va realiza strict pe registrul/registrele din casa indicată, doar din ziua respectivă1

  2. dacă procesul se rulează cu bifa ”Actualizează toate registrele începând cu data” atunci actualizarea se va realiza pe toate registrele din casa respectivă, începând cu data indicată și până la zi. La fel, dacă într-o zi sunt mai multe registre pe casa respectivă, se va aplica nota de mai jos1. Soldul final de pe ultimul registru dintr-o zi se folosește pentru a actualiza soldul inițial de pe primul registru din următoarea zi.

1Notă: pentru actualizarea mai multor registre cu aceeași dată se va face actualizarea crescător în funcție de ID-ul înregistrării fiecărui registru de casă;

Atentie! Dacă pe definirea registrului de casă respectiv (fereastra Casierii şi Registre de Avansuri) nu există bifa "Admite registre multiple", dar există totuşi mai multe registre de casă cu aceeaşi dată, actualizarea soldurilor pentru registrul de casă nu se va face corect sau deloc!

Consecințe Contabile

Butonul Netransferat, din fereastra Registrul de Casă se utilizează pentru a transfera registrul de casă în contabilitate. Serverul de aplicație trebuie să fie pornit pentru a se realiza transferul. 

Mai jos se găsesc tranzacțiile contabile generate din detaliile (liniile) registrului de casă. Conturile utilizate sunt definite pentru casierie în fereastra Registre de casa, tab-ul Contabilitate.

• Cheltuiala

  • Debit: Cont Cheltuială

  • Credit Cont Casă

• Încasare

  • Debit: Cont Casă

  • Credit:Cont Încasare

• Diferență

  • Debit: Cont Diferență

  • Credit: Cont Casă

• Facturi client

  • Debit: Cont Casă

  • Credit: Sume în curs de decontare

• Facturi furnizori

  • Debit: Sume în curs de decontare

  • Credit: Cont Casă

• Facturi furnizor generate din decont

  • Debit: Avansuri Angajați

  • Credit: Cont Casă

• Transferuri către bancă

  • Debit: Disponibilităţi în curs (din definiția contului bancar)

  • Credit: Cont Casa

• Transferuri de la Bancă

  • Debit: Cont Casa

  • Credit: Disponibilităţi în curs (din definiția contului bancar)