11.09. Reevaluarea Facturilor în Sold

Reevaluarea facturilor în sold, operate în altă valută decât valuta schemei de bază este cerută prin lege şi actual se indică efectuarea acestei operaţiuni la finalul fiecărei luni.

Funcţionalitatea este acoperită prin intermediul raportului Reevaluare Solduri Facturi din meniul Trezorerie.

Raportul listează facturile neplătite/neîncasate integral la finalul perioadei indicate, cu soldul lor operaţional, contabil şi reevaluat.

• în calcul sunt cuprinse şi facturile stornate (originalele), dacă stornarea este efectuată în perioadele următoare datei de reevaluare. Este cazul în care stornarea s-a produs înaintea efectuării operaţiunii de reevaluare pentru luna/perioada trecută;

• nu intră în calcul facturile stornate în aceeaşi perioadă care coincide cu perioada reevaluată (comportament identic cu facturile anulate).

Dacă se indică şi un tip de Document contabil, atunci, în urma rulării raportul va rezulta şi documentul contabil prin care se înregistrează diferenţa de curs rezultată.

Documentul contabil generat este în stare Draft, câte unul pentru fiecare factură care a intrat în calculul de reevaluare. Prin acţiune umană Documentul contabil se poate finaliza şi posta. Este obligatoriu să se efectueze acest pas deoarece în urma acestuia se înregistrează următoarele:

• tranzacţia contabilă care înregistrează diferenţele de curs în contabilitate şi

• o înregistrare în detaliul specific reevaluării de la nivelul fiecărei facturi afectate, de care sistemul ţine cont în calculul de diferenţe de curs pentru următoarele tranzacţii în care vor fi implicate aceste facturi

• NU rulati procesul inca o data daca nu ati sters/finalizat nota contabila generata anterior!

Postarea documentului folosește conturile de diferențe introduse în câmpurile Câștig nerealizat (CNT) și Pierdere nerealizată (CNT) la secțiunea General din definirea Schemei Contabile. Contul contabil, societatea si terțul de pe factura reevaluată sunt incluse în combinația contabilă pentru a furniza mai multe detalii de urmărire și raportare.

Doar cu aceste informaţii duse până la capăt, sistemul va funcţiona corect pe viitor, în ceea ce priveşte calculul corect al diferenţelor de curs pentru viitoarele încasări/plăţi alocate şi pentru următoarele reevaluări!

Atenţie!!! Procesul trebuie rulat cu bifa "Validare curs schimb", pentru a putea valida ratele de schimb şi identifica dacă acestea lipsesc, pentru anumite date sau valute.

Dacă se rulează procesul fără această bifă şi lipsesc rate de schimb necesare procesului de reevaluare, se va primi eroare (de genul "Cannot Insert NULL ...").

Procesul "Reevaluarea Facturilor in Sold" se poate genera şi pentru societăţi de tip "Nivel consolidare".

In urma rulării procesului se va genera o notă contabilă calup pe societatea de logare, care va conţine câte o notă contabilă simplă pe fiecare terţ şi societate inclusă in societatea de tip "Nivel consolidare".

Pentru preluarea dimensiunilor contabile completate pe factură (ex: SocTrx, Proiect, Activitate etc) pe combinație în nota contabilă generată, acestea trebuie să se regăsească în postarea facturii! Dacă s-au completat ulterior postării facturii, factura trebuie repostată, apoi rulată reevaluarea, altfel nu se vor regăsi în aceasta.

Procesul "Reevaluarea Facturilor in Sold" se poate genera şi pentru un singur terţ.

In urma rulării procesului cu selecţie pe parametrul "Terţ" se va genera o notă contabilă calup pe societatea de logare, care va conţine câte o notă contabilă simplă pentru fiecare factură în sold aferentă terţului selectat în parametru. 

Dacă nu se va selecta şi societatea ca şi parametru , procesul va reevalua toate facturile în sold pe toate societăţile tranzacţionale.

Atenţie!

În situaţiile specifice în care procesul de Reevaluare se efectuează pentru o perioadă trecută, iar faţă de această perioadă, în sistem s-au înregistrat deja tranzacţii după această perioadă (în principal alocări), este obligatorie Re-postarea tuturor Alocărilor (încasare/plată) pentru a se re-calcula diferenţele de curs faţă de noua valoare indicată de procesul de Reevaluare.

Exemplu:

- data curentă: 10 august - până la această dată nu s-a efectuat încă Reevaluarea pentru 31.iulie.

- între 1 şi 10 august s-au operat încasări şi plăţi la facturi în sold şi s-au efectuat şi concilierile aferente;

- între 1 şi 10 august s-au stornat anumite facturi aflate în sold la iulie - automat s-a obţinut şi alocarea între facturi (tot în august);

- în 10 august, contabilitatea rulează procesul de Reevaluare pentru luna iulie (31.iulie) şi efectuează postarea documentului contabil obţinut;

- în acest moment, este OBLIGATORIE re-postarea tuturor alocărilor din perioada 1 - 10 august, pentru că se va re-calcula diferenţa de curs faţă de valoarea dată de reevaluare (care nu exista la momentul iniţial);

- există doua variante de re-postare:

    -a. manual - recomandat doar atunci când sunt foarte puţine tranzacţii în valută şi se pot controla manual.

    -b. automat - prin folosirea procesului "Resetare contabilitate (SocrateOpen)" pentru Tip document "Allocation", cu perioada 1 - 10 august (pe exemplul dat mai sus), cu bifa "Şterge înregistrări contabile existente". Sistemul le va re-posta automat cu refacerea completă a calculelor de diferenţă de curs valutar.