8.5.2. Operare Facturi Furnizor

Generare Facturi Furnizor

Proces utilizat pentru generarea de facturi furnizor din comenzi furnizor. Localizat în meniul Aprovizionare -> Facturi Furnizori. 

Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri:  

Parametri căutare: Societate, Gestiune, Persoană fizică, Segmentare Terți, Terț, Data comandă, Valuta - filtre de selecție pentru comenzile furnizor pe baza cărora vor fi generate facturi furnizor; 

• Campanie - filtrare linii de detaliu comandă furnizor în funcție de campania de marketing selectată

  • • sunt selectate acele comenzi care au cel puțin o linie pe care este setată campania selectată ca parametru;

    • la rularea procesului, pe factură sunt inserate doar acele linii de pe comandă care corespund cu campania selectată ca parametru;

• Proiect, Fază Proiect - filtrare comenzi furnizor în funcție de Proiect/Fază Proiect setate pe master comandă

• Retur - dacă se bifează, atunci parametrul de ieșire Tip Document Factură va aduce doar tipuri de document de retur;

Atenție! Parametrii Retur și Consolidare document nu funcționează împreună.

Parametri ieșire: 

• TipDoc factură - se selectează din listă tipul facturilor generate;

• Valută Factură- se selectează valuta în care se emite factura;

• Acțiune Document - se selectează starea în care va fi generată factura - în pregătire sau finalizată

  • "Finalizează" - factura generată nu va putea fi modificată, și nu va necesita nici o altă acțiune;

  • "Pregătire" - factura generată va avea starea În progres, și va putea fi modificată înainte de finalizare. Documentul va trebui finalizat manual;

• Societate Factură - dacă este completat acest câmp și a fost selectată o comandă furnizor cu o societate care are entitatea juridică diferită de entitatea juridică a parametrului Societate Factură, atunci se va primi o eroare;

  • acest parametru devine obligatoriu de completat dacă se bifează Consolidare Document

• Consolidare Document - dacă se bifează, pentru mai multe comenzi cu același terț de facturare și adresă de facturare, se va genera o singură factură; 

• Campanie factură furnizor - dacă se completează, campania aleasă se setează pe masterul facturii generate

În cazul în care există Recepții multiple pentru o singură Comandă Furnizor, la generarea liniilor facturii furnizor (unu la unu cu liniile comenzii furnizor) se va completa linia de comandă furnizor și prima linie de recepție găsită. Când se va finaliza Factura Furnizor, se vor împerechea liniile de comandă furnizor cu liniile de factura furnizor, dar și liniile de recepție (doar cea completată pe linia de factură furnizor) cu liniile de factură furnizor.

Se apasă butonul Start pentru a genera facturi conform parametrilor selectați. După finalizarea procesului, va apărea o fereastră de dialog, care indică facturile care au fost create. Pentru a vizualiza facturile furnizor generate se deschide fereastra Facturi Furnizor, localizată în meniul Aprovizionare -> Facturi Furnizori.  

• • sunt aduse în grid acele comenzi care au cel puțin o linie cu  una dintre campaniile selectate;

  • la rularea procesului, pe factură sunt inserate acele linii de pe comandă care corespund cu campaniile din selecție;

  • dacă toate liniile de pe o factură au fost filtrate folosind aceeași campanie, atunci această campanie se va înscrie și pe master document;

• Retur - dacă se bifează, atunci parametrul de ieșire Tip Document Factură va aduce doar tipuri de document de retur;

• buton Căutare Înregistrare - se folosește pentru a afișa comenzi client sub formă de grid, în chenarul Generare facturi furnizor, conform filtrelor de căutare selectate;

Se selectează din grid comenzile pentru care se dorește generarea de facturi. 

• pe coloana ”De facturat” se afișează valoarea rămasă de facturat, exprimată în valuta comenzii

• pe coloana ”De facturat convertită” se afișează valoarea de facturat, exprimată în valuta facturii; 

  • • • dacă valutele sunt diferite, valoarea va fi convertită la cursul spot din ziua specificată în câmpul Data facturată; dacă nu e specificată Data facturată, se folosește data curentă.

Se pot specifica următorii parametri de ieșire:

• Societate Factură - se pot selecta doar societăți tranzacționale

  • • societatile de pe comenzile selectate trebuie să aibă aceeași entitate juridica ca și cea selectată ca parametru; dacă a fost selectată o comandă furnizor cu o societate care are entitatea juridică diferită de entitatea juridică a parametrului Societate Factură, atunci se va primi o eroare;

    • acest parametru devine obligatoriu de completat dacă se bifează Consolidare Document

• TipDoc factură - se selectează din listă tipul facturilor generate;

• Valută Factură- se selectează valuta în care se emite factura;

• Data facturată - dacă se completează, atunci se va seta pe factură  în: Data facturată, Data contabilă, Data registru; 

  • • dacă se face schimbare de valută (factura se emite în altă valută decât comanda) atunci se aplică cursul spot din data selectată;

    • dacă nu se indică, atunci se va aplica data curentă;

• Regulă plată - dacă se completează, atunci se va seta pe factura destinație;

  • • dacă nu se indică, atunci se va prelua regula de plată din definiția terțului - tabul Furnizor; dacă nu e setată regula de plată în definiția terțului, atunci pe factură se va seta implicit ”Pe credit”;

• Campanie factură furnizor - dacă se completează, campania aleasă se setează pe masterul facturii generate

• Selectat - se afișează suma valorilor liniilor din grid selectate, din coloana ”De facturat convertită” 

• Acțiune Document - se selectează starea în care va fi generată factura - în pregătire sau finalizată

  • "Finalizează" - factura generată nu va putea fi modificată, și nu va necesita nici o altă acțiune;

  • "Pregătire" - factura generată va avea starea În progres, și va putea fi modificată înainte de finalizare. Documentul va trebui finalizat manual;

• Consolidare Document - dacă se bifează, pentru mai multe comenzi cu același terț de facturare și adresă de facturare, se va genera o singură factură; 

  • • dacă la consolidare se aleg mai multe campanii simultan și un singur terț, rezultă o singură factură cu linii cu toate campaniile selectate

    • opțiunea de Consolidare Document nu este compatibilă cu bifa Retur

În cazul în care există recepții multiple pentru o singură comandă furnizor, la generarea liniilor facturii furnizor (unu la unu cu liniile comenzii furnizor) se va completa linia de comandă furnizor și prima linie de recepție găsită. Când se va finaliza factura furnizor, se vor împerechea liniile de comandă furnizor cu liniile de factura furnizor, dar și liniile de recepție (doar cea completată pe linia de factură furnizor) cu liniile de factură furnizor.

• buton Procesare - se apasă pentru a genera facturi furnizor pe baza comenzilor client selectate, conform parametrilor indicați. 

După finalizarea procesului, va apărea o fereastră de dialog, care indică facturile care au fost create. 

Pentru a vizualiza facturile furnizor generate se deschide fereastra Facturi Furnizor, localizată în meniul Aprovizionare -> Facturi Furnizori.