11.13. Avansuri Angajați

• Tip documente, Nr. document, Descriere

• Angajat/Rep - angajatul;

• Data decont - data decontului;

• Listă prețuri - determină prețul articolelor decontate - se pot selecta doar liste de preț de achiziție;

Tab-ul Detalii Decont:

• Data decont - reprezintă data documentului justificativ (în cazul în care decontarea se face pentru o perioadă mai mare de o zi, această dată poate fi diferită de data decontului;

• Furnizor (și câmpuri aferente) - informații sumare despre furnizor și documentul prin unde s-a înregistrat cheltuiala decontată;

• Articol - se selectează articolul prin care se înregistrează cheltuiala (e.g.. Diurnă, Transport, Alte cheltuieli de deplasare etc);

• Cantitate - se completează cantitatea corespunzătoare articolului (în cazul diurnei se completează cu numărul zilelor de diurnă acordată, în cazul biletelor se trece numărul biletelor decontate etc);

• Preț factură = valoarea cheltuielii decontate - se completează cu prețul unitar al articolului;

• Descriere, Notă

După introducerea tuturor detaliilor se revine în fereastra Decont, se verifică câmpul Valoare care reprezintă valoarea totală a decontului și se finalizează decontul prin apăsarea butonului Acțiune Document.

Deconturile pot fi culese prin aplicația mobilă Expense App. Angajații pot înregistra toate cheltuielile efectuate folosind aplicația de pe telefon sau tabletă, dar și dintr-un browser. Aplicația trimite datele astfel culese către SocrateCloud în fereastra ”Import Decont”. Ulterior, acestea vor fi prelucrate automat de către procesul ”Import Deconturi (Scheduler)”, proces rulat programatic prin intermediul Schedulerului. Pentru execuția acestuia se pot indica următoarele:

• frecvența cu care să se genereze deconturile;

• modurile de grupare a cheltuielilor (liniilor importate) în formarea decontului (master document):

  • pe societate

  • pe angajat

  • pe valută sau listă de preț

  • pe proiect

  • după dată sau

  • după număr de document

• Se pot completa următoarele dimensiuni contabile: Proiect, Fază Proiect, SubFază Proiect,Societate Trx, Activitate, Resursă, Campanie, User 1, User 2, Contract și Imobilizare. Procesul va seta cu prioritate aceste dimensiuni contabile pe liniile de decont importate

Documentul ”Decont” poate fi generat în starea ”În pregătire” sau ”Finalizat”, în funcție de nevoile de implementare. Pot fi activate fluxurile de aprobare în coformitate cu regulamentele interne aplicabile.

Dacă prin aplicația Expense App au fost culese și imagini ale documentelor sursă justificative, acestea se pot consulta pe decont, pe liniile acestuia, pentru fiecare cheltuială în parte, ca și fișiere atașate.

Articolele de cheltuială sunt determinate automat prin maparea pe ”SKU” din definiția articolelor.

Validare la Finalizare Decont:

• •  dacă pe tip proiect bifa "Consumuri doar de pe decont" = DA, atunci nu se face verificare

  • dacă pe tip proiect bifa "Consumuri doar de pe decont" = NU, atunci se face verificare pe proiect în funcție de bifa "Admite depășire cantități planificate":

    • •  bifa "Admite depășire cantități planificate"  = DA, atunci nu se face nicio verificare;

      •  bifa "Admite depășire cantități planificate"  = NU, atunci  se verifică să nu se depașească Cantitatea decontată față de Cantitatea planificată de pe proiect (Cantitate decontată de pe decontul curent  <= Cantitate planificată - Cant Decontat alte deconturi legate);

Generare factură decont

Pentru a genera factura furnizor - angajat, prin care se achită cheltuielile decontate, se utilizează procesul Generare Facturi din Deconturi, localizat în meniul Decont de Timp și Cheltuieli. 

Procesele  Generează Facturi Cheltuieli din Decont după Listă Preț și Generare Facturi Cheltuieli din Decont, folosite anterior, au fost inactivate începând cu v22.09 . 

La generarea facturilor furnizor provenite din decont prin procesul Generare Facturi din Deconturi :

• procesul va tine cont de tipurile de document selectate pe liniile de decont și va grupa factura/facturile furnizor generate în funcție de tipul de document:

  • • dacă pe detaliul de decont nu este bifat niciun tip de document (bon fiscal sau factură furnizor simplificată) atunci se va genera o singură factură furnizor pe angajat pe tipul de document indicat;

    • dacă pe detaliu de decont există linii cu bifa de ”Bon fiscal”, linii cu bifa de ”Factură Simplificată” și linii fără nicio bifă atunci gruparea se va face astfel:

      • • Liniile cu bifa de ”Bon fiscal” vor fi grupate într-o factura furnizor pe angajat cu un tip de document ce are ”Tip document baza = Factura Furnizor” și ”Tip document 394 = Bon fiscal” (vezi Documente tipuri)

        • Liniile cu bifa de ”Factura simplificata” vor fi grupate într-o factura furnizor pe angajat cu un tip de document ce are ”Tip document baza = Factura Furnizor” și ”Tip document 394 = Factură Simplificată” (vezi Documente tipuri)

        • Liniile fără nicio bifa vor fi grupate într-o factura furnizor pe angajat cu un tip de document indicat în clar ca parametru la proces: ”Tip document”

  • la rularea procesului se poate specifica data facturii.  Pentru cazurile rulării din scheduler a procesului, se poate specifica o data din viitor. Dacă nu se indică parametrul ”Dată Factură”, atunci data facturii furnizor generate va fi data cea mai recentă de pe linia din decont sursă;

  • pe detaliile facturii furnizor generate, se vor prelua toate referințele de pe detaliile de decont, pentru a avea analiza completă a cheltuielilor.  Pe master-ul facturii se vor prelua doar dacă sunt identice pe toate liniile decontului sursă;

    • • dacă pe linie/linii nu este setată bifa de "TVA la încasare", atunci se va genera o singură factură furnizor pe angajat pentru toate aceste linii fără bifă;

      • dacă pe un decont se regăsesc mai multe linii cu același Terț (Furnizor) și cu bifa de "TVA la încasare", atunci se vor genera tot atâtea facturi furnizor pe angajat, câte linii cu "Nr. Document" diferit se regăsesc pe decont;

      • dacă pe un decont se regăsesc mai multe linii cu același Terț (Furnizor) și cu bifa de "TVA la încasare" și cu același "Nr. Document", atunci se va genera o singură factură furnizor pe angajat, cu liniile respective.

  • procesul va ține cont de cota de taxă și tipul de deductibilitate selectate pe detaliul de decont și va genera factura furnizor pe angajat cu aceste cote de taxă și tip de deductibilitate. Pe factura furnizor - angajat:

    • • dacă se modifică cota de TVA înainte de finalizarea facturii, atunci se va modifica automat și pe linia de decont legată:

      • dacă se modifică cota de TVA după finalizarea facturii, atunci trebuie rulat procesul ”Recalcul taxe” și abia după rularea procesului se va face actualizarea și pe liniile de decont;

      • modificarea tipului de deductibilitate trebuie să se actualizeze și pe liniile de decont, indiferent dacă factura furnizor este finalizată sau nu;

  • deconturile cu stare "Închis" și respectiv detaliile nefacturate de pe ele, nu vor fi incluse în proces;

  • deconturile de pe care s-au generat facturi furnizor nu mai pot fi reactivate;

  • procesul poate realiza conversia între valuta de pe decont/deviz și cea pentru factura furnizor prin parametrul "Lista de preț F. Furnizor". Valorile de pe detaliile de factură vor fi rezultatul conversiei dintre valuta decont și valuta selectată în parametru, la cursul de schimb declarat Implicit

  • pentru liniile generate din decont care au la baza articole cu structură nu se realizează explozia componentelor din structură la finalizarea facturii.

Factura de furnizor în numele  angajatului reprezintă cheltuielile (decontul) justificate. Postarea aferentă este de forma ccc = 54201 (542C), unde aceste conturi provin din:      

- ccc provenind din contul corespondent aferent detaliului de cheltuială din cadrul facturii       

- 54201 (542C) provenind din tab 'Contabilitate furnizori', câmpul 'Furnizor (CNT)' din fereastra 'Terți', tab 'Furnizori'

Stingere decont

După ce se generează facturile de cheltuieli, acestea trebuie conciliate cu plățile și liniile de extras corespunzătoare. În fereastra Extras de Cont, fiecare factură de decont trebuie asociată cu o linie de extras, cu următoarele proprietăți:

• Dată linie extras = Dată contabilă = Dată efectivă - reprezintă data decontului;

• Terț - angajatul;

• Factura - factura furnizor de decont;

• Valoare tranzacție = Valoare extras = valoarea facturii cu semn negativ (deoarece reprezintă o plată);

După salvarea liniei de extras se apasă butonul Generează Plată, prin care se va genera în sistem plata aferentă decontului și a liniei de extras:

• Metoda de plată = Direct Depozit, 

• Acțiune document = Finalizare 

După generarea plații, câmpul Plată pe pe linia extras se completează cu datele referitoare la plata generată.

Detalii în Extras de Cont.

Retragerea de numerar, respectiv plățile efectuate cu cardul de delegații sunt înregistrate ca și plăți în fereastra 'Încasări și plăți'. Postarea aferentă este de forma 54202 (542N) = 5125C, unde aceste conturi provin din:      

- 54202 (542N) - provenind din tab 'Contabilitate angajați', câmpul 'Avansuri angajați (CNT)' din fereastra 'Terți', tab 'Angajați'      

- 5125C provenind din tab 'Contabilitate', câmpul 'Disponibilități în curs (CNT)' din fereastra 'Bănci și conturi', tab-ul 'Cont'

Alocarea dintre plăți și facturi are postarea de forma 54201 (542C) = 54202 (542N).

Avantaje:

- documentele justificative pot fi operate direct de către angajați, prin fereastra 'Decont' sau direct de pe teren, în timp real, din aplicația ExpenseApp

- efortul de operare este distribuit

- nu trebuie să existe definiți în sistem toți furnizorii care apar pe documentele justificative, aceste informații fiind trecute doar la nivel de linii ale decontului

- contabilul trebuie doar să facă verificările și, eventual, completările necesare asupra deconturilor operate de către angajați

Dezavantaje:

- trebuie folosite și urmărite 2 conturi de tip 542, respectiv 542N și 542C, așa cum am arătat mai sus.