19.5. Rapoarte și Procese

Rapoarte pontaj

SocrateCloud pune la dispoziție un număr de rapoarte ce pot fi utilizate pentru evidența pontajelor. Rapoartele se găsesc în meniul Hours Management.

Centralizarea tuturor înregistrărilor de pontaj (din pontaj zilnic, pontaj lunar, sarcini, sesizări, etc.), se regăsește în fereastra Pontaj localizată în meniul Hours Management. Informațiile pot fi vizualizate în grid (sub formă de listă) sau expandat (detaliat pe fiecare rând în parte). 

Raportul Raport Angajați prezintă lista angajaților activi dintr-o societate, departament și perioadă (lună). Afișează doar angajaţii care au data angajare mai mică sau egală cu ultima zi a perioadei indicate și nu au dată lichidare mai mică cu prima zi a perioadei indicate.

Raportul Pontaj Lunar afișează orele înregistrate în fiecare zi pentru fiecare angajat, pe parcursul unei luni. Sursa raportului sunt înregistrările din fereastra Pontaj. Raportul utilizează următorii parametri:

• An, Luna - perioada pentru care se execută raportul;

• Activitate, Societate, Proiect, Tip Ore - filtre de selecție pentru orele însumate în raport;

• Excludere opțiune - se utilizează pentru a indica dacă tipul de oră selectat (Tip Ore) se exclude sau se include în rezultatul raportului;

• Consolidare altele:

  • Dacă s-a selectat un tip de oră:

    • Bifat - raportul întoarce 2 rânduri pentru fiecare angajat. Un rând cu tipul de oră selectat la Tip Ore și un rând cu toate celelalte tipuri însumate;

    • Debifat - raportul întoarce un rând cu tipul de oră selectat la Tip Ore;

  • Dacă nu s-a selectat un tip de oră:

    • Bifat - raportul întoarce un rând cu toate tipurile de ore însumat;

    • Debifat - raportul întoarce câte un rând pentru fiecare tip de ore. 

Raportul Verificare pontaj verifică orele introduse în pontaj vs. norma de lucru și abaterea înregistrată. Verificarea se aplică doar înregistrărilor din fereastra Pontaj. Raportul utilizează următorii parametri:

• Tip Ore - tipul de oră pentru care se execută raportul. Dacă nu se completează, se selectează toate tipurile;

• Excludere - se utilizează pentru a indica dacă tipul de oră selectat (Tip Ore) se exclude sau se include în rezultatul raportului;

Raportul Decontare Internă Ore reprezintă situația orelor pontate și aprobate, introduse pe Proiecte pe de o parte și pe Societăți sau Activități pe de altă parte, într-un format matriceal astfel:

• pe linii se prezintă proiectele;

• pe coloane se prezintă ori Societăţile ori Activităţile, în funcție de opțiunea indicată la rularea raportului:

  • Societate (soc trx) - are relevanţă în cazul în care acestea reprezintă departamente sau centre de cost/profit, iar orele sunt introduse cu indicația acesteia.

  • Activitate - are relevanţă în cazul în care orele sunt introduse defalcat pe activităţi, iar acestea sunt la rândul lor supervizate distinct.

• valorile sunt formate astfel:

  • orele introduse, aprobate şi procesate din TimeSheet, grupate pe dimensiunile de raportare indicate mai sus,

    • dimensiunile (societate, activitate) sunt preluate cu prioritate din definiţia proiectului, fazei sau task-ului (după ownership);

  • valoarea orară este dată de TCA orar indicată în tab-ul Salarizare din definiţia angajatului.

Atenție: dacă există angajați pentru care nu există informația de "TCA orar" (e null !) raportul NU va mai aduce informații pe coloanele cu activitățile pe care sunt înregistrate ore de către angajaţii respectivi. Acest mecanism este unul de control, astfel încât aceste neconformități să fie ușor de urmărit și corectat de către supervizorul proiectului.

Raport pontaj lunar - acest raport prezintă înregistrările pontajului lunar așa cum au fost ele finalizate. Nu sunt aduse informațiile corectate post finalizare. Se pot specifica următoarele filtre de selecție: Perioadă, Pontator, Societate Trx. Sursa acestui raport o reprezintă informațiile introduse în fereastra Pontaj Lunar.

Raport pontaj lunar revizuit - acest raport prezintă înregistrările pontajului lunar inclusiv corecțiile curente. Se pot specifica următoarele filtre de selecție: Perioadă, Pontator, Departament. Sursa acestui raport o reprezintă informațiile introduse în fereastra Pontaj Lunar.

Raport pontaj lunar - corecții - acest raport prezintă corecțiile efectuate asupra unui pontaj lunar, dintr-o anumită perioadă, pentru un anumit pontator și un anumit departament. Sursa acestui raport o reprezintă informațiile salvate în fereastra ”Pontaj Lunar”, tab ”Pontaj lunar / History”. Aici datele sunt înscrise în mod automat de către sistem în momentul în care se intervine asupra unui pontaj lunar finalizat! Pentru a se putea interveni asupra unui pontaj finalizat se folosește procesul denumit ”Deschidere/Închidere Mod Corecții”, prin intermediul căruia, un pontaj finalizat se poate aduce în starea de corecție. Cât timp este în starea ”corecție”, pontajul poate fi modificat, cu păstrarea istorică a tuturor modificărilor efectuate. Modificările se pot vedea în tab-ul ”History”. Modificările pot fi efectuate atât prin intermediul ferestrei ”Formular Pontaj Lunar” cât și prin intermediul ferestrei ”Pontaj”, sau prin import de date. Odată finalizate corecțiile se folosește din nou procesul ”Deschidere/Închidere Mod Corecții” pentru a readuce în stare ”finalizat” pontajul corectat. Raportul pontaj lunar - corecții prezintă doar aceste modificări/corecții efectuate, pentru fiecare angajat și zi în parte, acolo unde situația curentă (modificată) diferă de cea inițială, ca și cantitate sau ca și tip de ore. Situația inițială este considerată înregistrarea din tab ”History” care are bifa de ”Prima înregistrare”.

Raport Snapshot lunar - prezintă snapshot-ul generat dintr-un formular de pontaj. Sursa acestui raport o reprezintă informațiile introduse în fereastra Pontaj Lunar.

Verificare Timesheet vs. Pontaj Lunar - disponibil din versiunea 13.08, raportul sumarizează și compară orele introduse în Pontaj cu cele din Pontaj Lunar. Datele din pontaj lunar se vor aduce în varianta cu corecții pentru verificarea datelor finale, corectate. Se pot specifica următoarele filtre de selecție: Data (de tip interval, obligatoriu), Angajat, Pontator.

Raport Pontaj Lunar - Cu/Fără Proiecte -  este un raport de control al tuturor orelor lucrate, fie că sunt sau nu alocate pe proiecte. Raportul poate fi rulat pentru o perioadă indicată, pe o societate sau un grup de societăți, caz în care trebuie indicată și ierarhia necesară. Opțional se poate indica un Grup Terți (aferent Angajaților) ca și filtru. Raportul oferă două variante de rulare a acestuia:

• fără marcarea bifei ”Pe Proiect” - caz în care sunt raportate doar orele care nu sunt alocate pe proiecte, acestea provenind din Formularul de introducere Pontaj Lunar (Time Attendance);

• cu marcarea bifei ”Pe Proiect” - caz în care sunt raportate doar orele alocate pe proiecte, acestea provenind din Pontaj (TimeSheet), prin introducere directă sau prin import.

Raport Pontaj Lunar - Status Pontatori  - aduce lista pontatorilor activi, detaliat pe pontaj in perioada și societate pontaj. Sunt disponibile coloanele Avans și Lichidare care conțin informații despre status-ul pontajelor, per pontator: neinițializat, nefinalizat, finalizat.

Procese Pontaj 

Procesul Mutare pontator în calup face posibilă mutarea angajaților de pe un pontator pe un altul, începând cu data specificată în parametri.

Procesul Sincronizare pontaj, se utilizează pentru a actualiza pontajul pe baza actualizărilor de pe sesizări. Este cazul când se revine pe o acțiune de pe o sesizare și se schimbă timpul introdus sau o dimensiune coontabilă. Parametri pentru rularea procesului sunt: Societate, Angajat, Data Document (interval - obligatoriu), Proiect și reprezintă filtre de selecție pentru sesizările/acțiunile pentru care se rulează procesul. Procesul nu se poate rula decât pentru perioade deschise în calendar (Gestiunea Orelor Lucrate).

Procesul Deschidere/Închidere Mod Corecții are următorii parametri:

• • Perioadă - se va alege una din valorile din lista de perioade deschise;

  • Pontator - se va alege unul din pontatorii activi;

  • Societatea Pontaj - se va alege una din societățile pontaj definite; Atenție, parametrul apare după selecția unui Pontator;

    Procesul redeschide pontajul în următoarele condiții:

• • dacă pontajul este nefinalizat (neprocesat), acesta este redeschis, ștergându-se și snapshot-ul generat în urma finalizarii avansului dacă acesta există;

  • dacă pontajul este finalizat (procesat), acesta este redeschis doar dacă nu există corecții ale liniilor pontajului.

    Obs.: dacă pontajul finalizat a conținut ore de CO acestea au fost cumulate în Total CO efectuat (fereastra Angajați - tab Situație Concedii); În momentul apelării procesului orele de CO aferente pontajului respectiv vor fi șterse din "Situație concedii" și se va reface stocul disponibil.

Procesul Procesare/Aprobare Pontaj se utilizează după introducerea tuturor pontajelor, atunci când acestea trebuie aprobate de un supervizor, astfel încât să își poată produce efectele în restul sistemului. Sunt disponibile următoarele filtre de selecție:

• Societate - se selectează societatea pentru care se efectuează aprobarea pontajelor;

• Activitate - dacă este cazul se selectează centrul de profit (linia de business);

• Proiect - dacă este cazul se selectează un anume proiect (dacă se dorește aprobarea doar la nivel de proiect). Dacă proiectul de pe un pontaj este inactiv, acest lucru nu va  influența procesul de aprobare al pontajului;

• Data (interval) - perioada aferentă pontajelor care trebuie aprobate;

• Utilizator/Contact - se selectează dacă se dorește aprobarea pontajelor aferente unui angajat;

• Verificare la încadrare nivel proiect - la selecția câmpului aprobarea se face doar dacă pontajul introdus respectă nivelul de detaliere al proiectului (ex. Proiect cu nivel detaliere Subfaza, pontajul va trebui să conțină Proiect, Fază, SubFază)

    După rularea procesului sistemul returnează o fereastră de mesaj cu numărul pontajelor procesate. Detaliile vor fi marcate ca fiind Aprobate și Procesate.

Procesul Înlocuire supervizor în calup înlocuiește supervizorul sursă cu noul supervizor. Parametri disponibili sunt:

Procesul Actualizează Fază/SubFază Conform Activitate - se utilizează pentru situațiile în care pontajul provine din aplicații/surse externe de date și informația despre proiect este incompletă. Se pleacă de la premiza că informația minim necesară este dată de Proiect, Activitate și Angajat, iar informațiile lipsă gen fază și sub fază proiect se pot determina din structura/configurarea proiectului. Premiza este cea a existenței ramurilor unice proiect/fază/subfază/activitate, activitatea fiind alocată unic unei singure ramuri proiect/fază/subfază din construcția proiectului. Procesul va actualiza astfel datele din pontaje cu informațiile de fază și subfază, doar dacă sunt îndeplinite condițiile menționate. Parametri disponibili sunt cei din imaginea de mai jos, proiectul și perioada fiind obligatorii la rularea procesului.

Procesul Actualizează Funcție/Post - se utilizează pentru situațiile în care pontajul provine din aplicații/surse externe de date și informația despre angajat este incompletă. Procesul va actualiza astfel datele din pontaje cu informațiile de post și funcție preluându-le din definiția Angajatului (fereastra Utilizatori).  Parametri disponibili sunt cei din imaginea de mai jos, proiectul și perioada fiind obligatorii la rularea procesului.

Procesul Actualizează TCA/Cost standard - actualizează datele aferente înregistrărilor existente în pontaj și pentru care este posibil ca informațiile despre costuri să nu fi fost disponibile la momentul operării pontajului. De cele mai multe ori aceste informații apar după calculul salarial și astfel acestea trebuie actualizate înapoi pe pontaj. Datele despre TCA sunt preluate din fereastra Cost Angajat, de pe înregistrarea validă pentru data pontajului. Datele despre costul standard sunt preluate din fereastra Angajați, tab Salarizare, de pe înregistrarea validă pentru data pontajului. (vezi detalii în paragraful de mai jos).

Import Cost Angajați

Fereastra Import Cost Angajați se utilizează pentru a vizualiza datele de cost angajați importate (din SocrateSalarii), iar pe baza acestora se pot rula următoarele procese:

• procesul Importă Costuri Angajați - generează înregistrări de cost în fereastra Cost Angajat pe baza datelor importate;

  • procesul Actualizare TCA / Brut Orar - actualizează pentru angajați valorile din TCA Orar și Brut Orar din tab-ul Salarizare, fereastra Angajați, pe baza informațiilor din fereastra Cost Angajat. Dacă în tab-ul Salarizare nu există o înregistrare cu data "Valid de la" pentru luna curentă, procesul va introduce o înregistrare nouă pe care va actualiza valorile din TCA Orar și Brut Orar;

    • acțiunile asupra înregistrărilor din Angajați, tab Salarizare, aferente informațiilor ”CO CIM” și ”CO Suplimentar an (curent)” preiau cu prioritate informațiile de pe înregistrarea anterioară, astfel încât să se păstreze informațiile cu fiecare nouă înregistrare. Dacă pe înregistrarea anterioară nu există aceste informații, sau nu există o înregistrare anterioară atunci informațiile sunt preluate din setările societății.

    • spre deosebire de comportamentul pentru Angajați, pentru Zilieri nu se aplică regula descrisă mai sus. Aceste informații nefiind relevante pentru aceștia, ele nu se vor prelua de pe o înregistrare pe alta.

  • pe baza informațiilor din tab-ul Salarizare, fereastra Angajați se realizează capitalizarea manoperei pe proiecte. Detalii în Capitalizare Manoperă.

• procesul Importă Note Contabile din Salarii - generează în sistem note contabile pentru salarii pe baza informațiilor importate din SocrateSalarii. Parametri proces:

  • Societate - folosită pe documentul generat pana la nivel de detalii unde va schimba combinația contabila functie de societate;

  • Societate Pontaj

  • Tip Defalcare / Consolidare, Tip Defalcare / Consolidare 2

  • Tip Document, Centralizator - tipul de document necesar pentru generarea notei contabile, dacă se selecteaza atunci si centralizatorul trebuie selectat obligatoriu. Dacă nu se selecteaza tip document atunci se va genera doar raport;

  • Deja Defalcat - se preia doar Nivelul I de defalcare - în cazul acesta ar rezulta note contabile defalcate la nivelul indicat în Salarii;

  • Pontaj Lunar - sursa de ore pentru determinarea defalcării trebuie să poată fi specificată:

    • din Pontaj - varianta existentă;

    • din Pontaj Lunar - varianta nouă.

  • Consolidare linii

Import Cost Zilieri

Fereastra Import Cost Zilieri se utilizează pentru a vizualiza datele de cost zilieri importate (din SocrateSalarii), iar pe baza acestora se pot rula următoarele procese:

• procesul Importă Costuri Zilieri - generează înregistrări de cost în fereastra Cost Zilier pe baza datelor importate;

  • procesul Actualizare TCA / Brut Orar - actualizează pentru zilieri valorile din TCA Orar și Brut Orar din tab-ul Salarizare, fereastra Zilieri, pe baza informațiilor din fereastra Cost Zilier. Dacă în tab-ul Salarizare nu există o înregistrare cu data "Valid de la" pentru luna curentă, procesul va introduce o înregistrare nouă pe care va actualiza valorile din TCA Orar și Brut Orar;

  • pe baza informațiilor din tab-ul Salarizare, fereastra Zilieri se realizează capitalizarea manoperei pe proiecte. Detalii în Capitalizare Manoperă.

• procesul Importă Note Contabile din Salarii - generează în sistem note contabile pentru salarii pe baza informațiilor importate din SocrateSalarii. Parametri proces:

  • Societate - folosită pe documentul generat pana la nivel de detalii unde va schimba combinația contabila functie de societate;

  • Societate Pontaj

  • Tip Defalcare / Consolidare, Tip Defalcare / Consolidare 2

  • Tip Document, Centralizator - tipul de document necesar pentru generarea notei contabile, dacă se selecteaza atunci si centralizatorul trebuie selectat obligatoriu. Dacă nu se selecteaza tip document atunci se va genera doar raport;

  • Deja Defalcat - se preia doar Nivelul I de defalcare - în cazul acesta ar rezulta note contabile defalcate la nivelul indicat în Salarii;

  • Pontaj Lunar - sursa de ore pentru determinarea defalcării trebuie să poată fi specificată:

    • din Pontaj - varianta existentă;

    • din Pontaj Lunar - varianta nouă.

  • Consolidare linii

Nota contabilă de salarii poate fi preluată din SocrateSalarii defalcată pe proiecte cu condiția ca toate pontajele introduse să aibă selectat un proiect. Dacă există înregistrări fără proiect, sumele se exportă din SocrateSalarii și fără proiect, iar la rularea procesului de "Import Note Contabile de Salarii" în SCloud din "Import cost angajat" sau "Import cost zilier", dacă se selectează tip consolidare "Proiect" o să returneze eroare referitor la faptul că nu are proiect pe anumite sume care vin fără proiect (idem pentru activitate).

Detalii în Integrare Socrate Salarii.