11.05. Alocări

Alocările (regăsite uneori sub denumirea de "Concilieri") dintre încasări sau plați și documente sursă (comenzi, facturi, redevențe sau obligații de plată) se generează în următoarele situații:

• manual - prin intermediul formularelor Alocări Plăți-Facturi sau Asocieri Facturi-Registru Casă;

• automat:

  • • atunci când documentele alocate sunt indicate la introducerea încasării/plății; 

    • automat, atunci când plățile sunt generate prin procesul de propunere şi aprobare de plăți;

• • • automat, atunci când apar acțiuni de tipul anulărilor sau stornărilor de documente sursă.

În situația în care există încasări care totalizează mai mult decât prima factură generată, atunci acestea sunt conciliate integral iar soldul facturii devine negativ. Următoarea factură generată va trebui conciliată manual cu soldul negativ al primei facturi.

Este limitată alocarea multiplă pentru cazurile în care valuta diferă între documentele de încasare/plată și facturile care se încasează/plătesc. Operațiunea trebuie efectuată 1:1 până la asocierea completă a sumelor nealocate.

Alocarea plăților pe facturi cu scadențe multiple sau pe facturi cu termene de plată de tip "Scadențar" se efectuează în felul următor:

• la momentul efectuării plății, trebuie indicată atât factura cât și scadența pentru care efectuează plata;

• dacă o plată acoperă mai multe scadențe atunci operarea se poate realiza astfel:

  • manual, fără indicarea scadențelor, doar cu indicarea facturii, caz în care sistemul va alege automat scadențele în ordine cronologică și va aloca sumele corespunzătoare până la stingerea sumei plătite;

  • manual, prin intermediul formularului Alocăre Plăţi-Facturi - operatorul va indica exact scadențele pe care se realizează alocarea sumei plătite;

Încasările sau plățile efectuate pentru facturi cu scadențe multiple introduse manual sau prin intermediul condițiilor de plată (termene de plată cu scadențe multiple), vor fi alocate întotdeauna cronologic pe scadențe, chiar dacă operatorul a ales o anumită scadență ! Singurul caz în care selecția contează este la scadențele multiple generate din contracte/rate sau generate la nivel de detalii, pentru fiecare rând din factură (”la nivel de articol”).

Regulă generală de stabilire a societății pentru alocări:

• alocările au societatea determinată în funcție de documentele sursă (factură sau comandă sau redevență sau obligație de plată)  - nu de societatea încasării/plății și nu de societatea de login;

• în cazul alocărilor multiple, efectuate prin formularul Alocare Plăți - Facturi sau Alocare Facturi - Registrul de casă, dacă se alocă mai multe documente cu societăți diferite, atunci alocarea se face în funcție de ordinea afișată în formular: 

  • pe master alocare se preia societatea primului document din calup (factură sau comandă)

  • detaliile de alocare vor păstra ordinea și societatea așa cum au fost afișate în formular.

Vizualizare Alocări

Fereastra de Vizualizare alocări, localizată în meniul Trezorerie, se utilizează pentru vizualizarea înregistrărilor care au fost generate în momentul alocărilor de încasări sau plăți la documente sursă. Înregistrările din această fereastră sunt "read-only" și "procesate". Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Data tranzacție, Data contabilă, Valuta - informații sunt preluate de pe încasare sau plată;

• Valoare Aprobare - arată valoarea care nu a fost plătită, datorită acordării unui discount sau a unei diferențe;

• Descriere (menținut de sistem) - determinat de sursa alocării;

• Stare Document:

  • • Stare Inițială: "Finalizat" (document generat de sistem);

• Butonul Acțiune Document:

  • "Anulare" / "Storno-Corect" -> Stare Document: "Anulat" / "Stornat"

    • va storna/anula concilierea (în sensul ruperii legăturii dintre plată şi factură) prin generarea unei noi concilieri cu valoare opusă, cu dată identică (Anulare) sau cu data curentă (Stornare) si cu starea "Stornat"

    • Contarea asociată acestei concilieri este va fi corectată. 

    • Plata poate fi acum conciliată cu altă factură;

    • OBS : Asocierile care sunt prinse într-un calcul de redevenţe nu se pot anula : în urma generării procesului de anulare va apărea mesajul "Nu se poate anula acest document deoarece este prins într-o redevenţă"

    • Atentie: pentru anularea efectelor unei concilieri va recomandam sa utilizati procesul Ștergere Concilieri. Detalii în Procese Concilieri;

  • "Închide" - Stare Document: "Închis"

    • determină închiderea definitivă a alocării;

    • nu va mai putea fi aplicată nici o altă acțiune document;

• Butonul Ștergere Alocare - apelează procesul care șterge alocarea în cauză.

Tab-ul Detalii Alocări afișează documentele la care a fost alocată plata. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Valoarea - valoarea totală alocată pe document; 

• Valoarea discount - valoarea discountului (dacă pe plată s-a indicat un discount);

• Valoare diferențe - valoarea diferențelor (dacă s-a înregistrat diferență, de obicei la nivel de zecimale și care se consideră închise);

• Plăți nealocate/parțiale - valoare rămasă nealocată, sau valoarea supraalocată pe factură;

În tabelul de mai jos, se regăsește formatul câmpului Descriere, completat automat de sistem la formarea unei alocări sau cu ajutorul procesului Actualizare Alocări - Descrieri, localizat în meniul Trezorerie (procesul actualizează descrierea concilierilor plăti-facturi care nu au descriere și au un singur detaliu pe care se regăsește plata; nu sunt actualizate concilierile aflate în perioade închise).

Alocare Plăți - Facturi

Formularul Alocare Plăți - Facturi, localizată în meniul Trezorerie, se utilizează pentru a concilia plăți nealocate sau alocate parțial cu facturi în sold. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Se conciliază în - tipul de document cu care se conciliază plățile (Facturi, Redevențe Calculate sau Obligații de Plată);

• Terț - se introduce terțul de pe facturi și plăți;

• Data - data alocării. Se iniţializează cu data sistemului, dar se modifică automat în funcție de documentele selectate, cu data cea mai mare dintre datele acestora;

• Valuta - valuta folosită pe documentele alocate. În funcție de bifa Multi - Valută din secțiunea Filtre Suplimentare, are următorul rol:

  • pentru cazul alocărilor mono-valută, aceasta acționează ca un filtru de selecție, ducând la afișarea doar a acelor documente (încasări, plăți, facturi, etc.) introduse în valuta indicată;

  • pentru cazul alocărilor multi-valută, aceasta determină doar valuta de conversie a documentelor, indiferent de valuta în care acestea au fost operate; aceasta devine şi valuta alocării generate;

• Societate - se poate indica o singură societate sau un grup de societăți(nod); când este selectată o societate-nod, sunt aduse facturi de pe toate societățile pui ale acesteia;

  • • Pentru utilizatorii care au prin rol drept de acces multisocietate, este permisă efectuarea de alocări (în interiorul societății juridice), fără a fi nevoiți să se logeze pe societatea respectivă. De exemplu, dacă logarea este pe societatea juridică „A”, se pot efectua alocări și pentru societatea juridică „B”, desigur selectând corect documentele aferente societății ”B”. La nivel de Titular NU trebuie să fie pusă bifa ”Permite plăți multisocietate juridică”, pentru a nu se permite din greșeală alocări între societăți juridice, ”A” la ”B”.

Secțiunea Filtre Suplimentare:

• Nr. factură - filtrează facturile în funcție de numărul documentului (ex. "%100%" - vor fi afișate doar facturile al căror număr conține "100");

• Multi - valută - se bifează atunci când trebuie generate alocări între documente cu valute diferite (ex: facturi în dolari și plăți în euro), caz în care se folosește algoritmul de conversie către valuta indicată în câmpul de mai sus;

  • Atenție: înainte de a genera o alocare multi valuta, trebuie sa verificați ca parametrii formularului, facturile și plățile selectate respectă regulile de mai jos: 

    • Valuta = Valuta facturilor selectate (pe o singură alocare nu se pot selecta facturi cu valute diferite);

    • Data = Data plăților selectate (pe o singură alocare nu se pot selecta plăti cu date diferite);

  • Conversie la cursul facturii - se bifează când se dorește ca alocarea multi-valută să se realizeze cu conversie la cursul facturii! În mod standard conversia se realizează la data ce mai mare dintre încasare/plată și factură.

• Pro Formă - se bifează pentru a aduce în lista doar facturile proforma;

După ce se apasă butonul Căutare înregistrare, în funcție de filtrele selectate, secțiunile Plăți Nealocate și Facturi în sold vor fi populate:

Alocarea se realizează prin alegerea (bifarea) liniilor din zona plăţilor, în asociere cu cele din zona documentelor (facturi, redevențe sau obligații de plată). 

Se recomandă să se genereze alocări distincte pentru fiecare pereche Plată-Document!

Se pot ajusta valorile alocate de pe coloana Valoare aplicată pentru plăți și documente. Calculul valorii de alocat se realizează automat. 

• Diferență - diferența dintre suma încasărilor/plăţilor selectate și suma valorilor de pe documentele selectate. Cât timp această diferența nu este 0, alocarea nu poate fi generată. 

• Stornare Automată - pentru alocări simple plata - document se completează automat coloana de Diferențe cu diferența dintre valoare documentului și valoarea plății 

• Butonul Procesare - se apasă butonul pentru a genera alocarea:

  • nu va fi activ cât timp valoarea din câmpul Diferență este diferită de 0;

  • alocările generate se pot vizualiza în fereastra Vizualizare Alocări din meniul Trezorerie;

Reguli și limitări ale formularului de Alocare plăți facturi:

Sunt blocate alocările:

• între mai multe FC la multe FF (cel puțin 2 din fiecare, indiferent de semn)

• între mai multe FC (mai multe cu + la multe cu -) 2 cu 2, 2 cu 3, etc

• între mai multe FF (mai multe cu + la multe cu -) 2 cu 2, 2 cu 3, etc

• între o FC și mai multe FF, când FF sunt și cu + și cu - 

• între o FF și mai multe FC, când FC sunt și cu + și cu - 

Sunt permise alocările “una la mai multe”, astfel :

• • o FC la multe FF (cu același semn)

  • o FF la multe FC (cu același semn)

  • o FC la multe FC cu - 

  • o FF la multe FF cu - .

Încasările sau plățile efectuate pentru facturi cu scadențe multiple introduse manual sau prin intermediul condițiilor de plată (termene de plată cu scadențe multiple), vor fi alocate întotdeauna cronologic pe scadențe, chiar dacă operatorul a ales o anumită scadență ! Singurul caz în care selecția contează este la scadențele multiple generate din contracte/rate sau generate la nivel de detalii, pentru fiecare rând din factură (”la nivel de articol”).

Secțiunea de Facturi în sold se prezintă, suplimentar, pe coloane defalcate soldul bazei și soldul TVA, informații utile pentru cazurile de ”split TVA”.

Alocări Multi-Valută

Pentru alocările înregistrate în altă valută decât cea a facturilor trebuie avute în vedere următoarele:

• Valuta Alocării = valuta facturii - este de dorit să facem conversia de la valuta plății către valuta facturii și nu invers;

  • filtrul Valută va fi completată cu valuta facturii (facturilor) căreia dorim să-i alocăm o plată în altă valută;

  • se pune bifa Multi-valută;

• Data Alocării = Data plății:

  • dacă data facturii este mai mare decât data plății, valoarea implicită pentru dată nu va fi completată corect;

    • dacă pentru alocare se utilizeaza data facturii, diferențele de curs valutar vor fi incluse in tranzacția contabilă aferentă alocării (e.g. 4011-4732) în loc de o tranzacție distinctă pe contul de cheltuială sau venit corespunzător, iar implicit contul de tranzit 4732 nu va mai putea fi stins;

    • încasările în LEI alocate la facturi în valută, anterior datei facturii, produc alocarea la data facturii, ceea ce denaturează valoarea încasată. În acest caz se recomandă generarea de facturi de avans pentru fiecare încasare în parte, la data încasării. Facturile de avans vor fi stornate la momentul generării facturii finale, ca si rânduri de avans cu valoare negativă. 

  • nu recomandăm generarea unei alocări cu plăti multiple cu dată contabilă diferită. Din formular plățile multi-valută trebuie alocate pe rând la facturile aferente;

    • dacă se aleg plăți multiple, alocările nu vor fi contate corect deoarece data alocării, utilizată pentru determinarea cursului de conversie în valuta de bază, va fi cea mai mare dată dintre plățile selectate;

• plățile selectate vor fi convertite în valuta indicată (valuta facturii) la data plații, la tipul de curs de pe plată!

  • dacă nu există definit curs de conversie pe regula de mai sus, atunci plățile nu vor fi afişate deloc;

• facturile sunt și ele convertite, dar fiind aceeaşi valută, valorile în sold sunt identice cu cele originale;

  • dacă totuși se alege altă valută decât cea de pe factură, aceasta este convertită în valuta respectivă, la data facturii, la tipul de curs de pe factura ! -> Nu este corect

  • dacă nu există definit un curs de conversie pe regula de mai sus, atunci facturile nu vor fi afişate;

Alocarea se generează doar dacă selecția are diferența egală cu 0 (se respectă aceleași reguli ca și pentru operarea mono-valută). Alocarea generată va avea:

• data - cea mai mare dintre datele documentelor selectate, sau data indicată-modificată manual de operator. 

  • Atenție: pentru alocări multi-valută NU recomandăm modificarea manuală a datei întrucât vor fi afectate calculele pentru determinarea diferențelor de curs valutar!

• valuta - este valuta indicată în filtru și recomandăm să fie valuta facturilor cuprinse în alocare.

• valorile pentru postarea alocării se determină folosind valuta de pe alocare, la data alocării, dar cu tipul de curs de pe Plățile cuprinse în alocare !

Contarea diferențelor de curs valutar se face folosind conturile introduse în câmpurile Câștig realizat reevaluare ( CNT) și Pierdere realizată reevaluare (CNT), la secțiunea General din definirea Schemei contabile.

În cazul asocierii factura - plăți în valută, calculul diferențelor de curs valutar se face întotdeauna la data maximă dintre fiecare pereche de tranzacții în parte (plăți - factura), indiferent de data alocării !

Procese Conciliere Automată

Concilierea automată, în ordinea vechimii documentelor este posibilă prin intermediul a două procese:

• • Concilierea automată - Procesul încearcă să aloce facturile la plăţi pentru un anumit terţ sau grup. Înainte de a rula procesul ar trebui anulate alocările existente. Concilierea are la bază:

    • plăţile introduse;

    • pregătirea plăţilor;

    • soldul terţului;

    • sumele de alocat de pe facturi şi plăţi. Concilierea se face pe sume exacte şi include facturile client-furnizor şi încasările-plăţile.

    • Opţional se poate decide alocarea plăţilor la cele mai vechi facturi, caz în care s-ar putea să rămână sume neconciliate.

• Conciliere automată - Doar Clienți - procesul pune la dispoziție: 

  • posibilitatea de conciliere Facturi Clienți cu Încasări, cu parametru de Regulă Plată de pe factura 

  • conciliere între Încasări și Plăți ale aceluiași terț

  • Alocarea se face în ordinea vechimii documentelor. Dacă este aplicată bifa Conciliere Plăți se vor stinge întâi facturile client aflate în sold și apoi încasările cu plățile din sistem.

Alocare Facturi-Registru Casă

Fereastra Alocare Facturi-Registru Casă din meniul Trezorerie -> Cash Management, se utilizează pentru a concilia plăți în numerar nealocate sau alocate parțial cu facturi în sold. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Mod Căutare:

  • "Neasociat" - vor fi afișate doar plăți/facturi neconciliate sau conciliate parțial;

  • "Împerecheat / Completat" - vor fi afișate doar plăți/facturi conciliate;

• Data Facturata, Tranzacție - filtre de căutare pentru facturile afișate în secțiunea facturi în sold;

• Data Extras - filtru de căutare de tip interval pentru plățile în numerar afișate în secțiunea detalii registre casă;

• Terț, Societate - filtre de căutare pentru plățile și facturile afișate;

• Dată Alocare - data folosită pe alocarea generată;

• Societate - se poate indica o singură societate sau un grup de societăți(nod); când este selectată o societate-nod, sunt aduse facturi de pe toate societățile pui ale acesteia;

  • • pentru utilizatorii care au prin rol drept de acces multi-societate, este permisă efectuarea de alocări (în interiorul societății juridice), fără a fi nevoiți să se logeze pe societatea respectivă. De exemplu, dacă logarea este pe societatea juridică „A”, se pot efectua alocări și pentru societatea juridică „B”, desigur selectând corect documentele aferente societății ”B”. La nivel de Titular NU trebuie să fie pusă bifa ”Permite plăți multisocietate juridică”, pentru a nu se permite din greșeală alocări între societăți juridice, ”A” la ”B”.

După ce se apasă butonul Căutare înregistrare, în funcție de filtrele selectate, secțiunea Facturi în sold va fi populată cu facturi. După ce se selectează o factură, secțiunea Detalii - Registre Casă va fi populată cu plăți/încasări în numerar. Alocarea se realizează între factura și plata în numerar selectată:

• Diferență - indică o valoare diferită de 0 dacă suma plăţilor în numerar selectate diferă de valoarea facturii selectate. Cât timp această diferența nu este 0, alocarea nu poate fi generată:

  • Obs: pentru a concilia parțial o factură sau o plată, se modifică valoarea de sub coloana Valoare Aplicată;

• Butonul Procesare - se apasă pentru a genera alocarea:

  • nu va fi activ cât timp valoarea din câmpul Diferență este diferită de 0;

  • alocările generate se pot vizualiza în fereastra Vizualizare Alocări din meniul Trezorerie;

• Butonul Șterge - se utilizează pentru a șterge o conciliere existentă dintre o plată în numerar și o factură:

  • Mod Căutare = "împerecheat/completat";

  • se selectează factura din secțiunea Facturi în sold;

  • se selectează plata alocată din secțiunea Detalii - Registre Casă;

  • se apasă butonul pentru a șterge concilierea.

  • la secţiunea Facturi în sold este disponibil câmpul Data scadentă, pentru posibilitatea alocării detaliilor de registru de casă cu facturile, în funcţie de scadenţa acestora.

Consecințe Contabile

În momentul transferului plăţii, Societatea utilizată în tranzacţiile contabile este societatea definită pentru contul bancar selectat în plăţi. Mai jos se găsesc contările generate de concilieri:

• • Încasare

    • Debit: Banca

    • Debit: Cheltuieli din discount

    • Debit: Diferenţe

    • Credit: Încasări

  • Încasare în numerar

    • Debit: Transfer numerar

    • Debit: Cheltuieli cu discountul

    • Debit: Diferenţe

    • Credit: Încasări

  • Încasare comenzi preplătite

    • Debit: Clienţi în avans

    • Debit: Cheltuieli cu discountul

    • Debit: Diferenţe

    • Credit: Încasări

  • Plăţi

    • Debit: Obligaţii furnizor

    • Credit: Venituri din discount

    • Credit: Diferenţe

    • Credit: Efecte de întocmit

  • Plăţi în numerar facturi furnizor

    • Debit: Obligaţii furnizor

    • Credit: Venituri din discount

    • Credit: Diferenţe

    • Credit:Transfer numerar

  • Plăţi în numerar facturi furnizor pe angajat generate din decont de cheltuieli

    • Debit: Obligaţii furnizor

    • Credit: Avansuri Angajați

Dacă este selectată Contabilitate pe Încasări atunci contările rezultate în urma transferurilor concilierilor (alocărilor) vor avea şi conturi de venituri şi cheltuieli.

Dacă este selectată Contabilitate pe Angajament, la secţiunea contabilitate articol se va utiliza la contare contul de angajament definit în Schema contabilă şi tipul contării va fi angajament.

• • Plată

    • Debit: Angajament

    • Credit: Articol Cheltuială

Începând cu v18.12 regula de postare se modifică față de cea actuală prin adăugarea în algoritm a influenței tipului de diferență de curs: ”Favorabilă” sau ”Nefavorabilă”, tratată separat pentru încasări și pentru plăți, astfel:

Contul nou implicat în postarea asocierilor este 5124 și anume este contul contabil (Banca CNT - B_Asset_Acct) al contului bancar pe care s-a înregistrat încasarea/plata. Dacă pe o asociere sunt cuprinse încasări/plăți de pe mai multe conturi bancare, diferențele se calculează și înregistrează pentru fiecare în parte.

(1) - cu excepția facturilor furnizor pe angajat, generate din decont, caz în care regula a rămas nemodificată, diferențele de curs (665) fiiind înregistrate în corespondență cu 542N (contul angajatului).