19.3. Pontaj Lunar

În SocrateCloud înregistrările de pontaj pot fi introduse prin intermediul unui formular de pontaj lunar de către un pontator. 

Inițializare Pontator

Un utilizator devine pontator atunci când legat de un număr de angajați (terți cu bifa Angajat) în fereastra Angajați, tab-ul Loc de Muncă, câmp Pontator. 

Pentru cazurile în care un pontator nu este disponibil pontajul poate fi operat de un înlocuitor temporar (pontator de rezerva). Acesta se definește în fereastra Utilizatori, tabul Înlocuitor Utilizator, pentru utilizatorul pontator. Pontatorul de rezervă va putea opera în numele pontatorului prin alegerea acestuia în formularul de pontaj.

Un pontator poate procesa pontaje doar pentru angajați de care este asociat și numai dacă este logat cu utilizatorul aferent.

Începând cu versiunea 18.09, la schimbarea pontatorului unui angajat, sistemul verifică dacă acel angajat apare pe un pontaj Nefinalizat al unui alt pontator (în aceeași perioadă sau în viitor) și notifică printr-un mesaj necesitatea unei acțiuni de inițializare pontaj pentru pontatorul anterior.

Formular Pontaj Lunar

Pontajele lunare se introduc în fereastra Formular Pontaj Lunar, localizată în meniul Hours Management. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Perioadă - luna pentru care se introduce pontajul;

• Pontator - se auto-completează cu utilizatorul folosit la logare, dacă este pontator;

  • pentru un pontator ales se aduc acei angajați care îl au asociat în câmpul Pontator din tab-ul Loc de muncă, fereastra Angajați

  • la generarea înregistrărilor din pontaj se ține cont de asocierea pontator - departament - perioada loc de muncă;

  • se generează înregistrări pentru toate zilele aferente unei luni, dar vor fi editabile doar acele celule cuprinse în intervalul în care angajatul este asociat pontatorului.

    • exemplu :

      • dacă un angajat este pontat de Pontator 1 în intervalul 1 - 10 ale lunii pe Dep. 1, 10 - 20 pontat de Pontator 2 pe Dep.2 si 20 - 30 Pontator 1 pe Dep.3, la generarea formularului:

      • Pontator 1  va putea edita doar intervalele 1-10 și 20-30.

      • Pontator 2 va putea edita doar intervalul 10 - 20

• Butonul Inițializare - se utilizează pentru a genera înregistrări pentru perioada selectată și pentru angajații asociați pontatorului, după următoarele reguli:

  • Se vor genera linii doar pentru angajații asociați pontatorului;

  • Orele se completează astfel:

    • implicit nr. ore/zi = valoare din câmpul Norma zilnica, tab-ul Salarizare, fereastra Angajați, cu tip de ore care are bifa de implicit (de regula ore normale);

    • dacă pentru un angajat există înregistrate pontaje de tip daily time, formularul va genera orele din aceste pontaje, ore care nu vor putea fi editate;

    • dacă pentru un angajat s-a realizat import de pontaj, formularul va genera orele din datele importate în Pontaj, ore care nu vor putea fi editate, limitat la norma angajatului, dacă departamentul nu permite depăşirea normei lunare.

    • orele sunt modificabile prin dublu click pe celula aferentă zilei, editare condiționată de regula - orele introduse de tip ore normale pot fi mai mici sau egale cu valoarea normei zilnice;

      • (v16.10) excepție - angajații din departamentele ce au bifa ”Admite depășirea normei lunare”, în fereastra "Societăți", Tab "Info Societăți" - aceasta oferă atât depășirea normei zilnice cât și a totalului lunar;

      • (v16.10) limitare - nu mai mult de 12 ore pe zi;

    • perioada pentru care se generează ore ține cont de data angajare - data lichidare, introduse în tab-ul Salarizare, fereastra Angajați. În afara acestui interval nu se generează și nici nu pot fi introduse valori;

    • pentru cazurile în care un angajat are definite perioade de suspendare, în tab-ul Perioade Suspendare din fereastra Angajați, pentru intervalul setat se vor genera înregistrări cu indicativul tipului de ore folosit la definirea perioadei de suspendare, înregistrările nefiind modificabile;

    • nu se generează înregistrări și nu sunt modificabile celulele aferente zilelor de sâmbătă, duminică și pentru zilele libere definite în tab-ul Zile Nelucrătoare din fereastra Calendar Contabilitate;

      • (v16.07) dacă pentru departament a fost selectată opțiunea ”Admite ore pontaj S/D” atunci aceste zile se inițializează cu 0 și sunt editabile;

      • (v16.10) în aceste zile se admit spre selecție doar tipurile de ore care au bifa ”Disponibil S/D/SL”.

• Societate Pontaj - societatea pe care se înregistrează pontajul;

  • trebuie setată pe câmpul cu același nume din definiția societății tranzacționale cât și din definiția societăților de tip departament;

• Departament - se utilizeaza pentru a filtra angajații și zilele lucrate după departament. 

  • departamentul unui angajat se definește în tab-ul Loc de Munca, din fereastra Angajați;

• Angajat - se utilizează pentru afișarea pontajului pentru un singur angajat;

• Interval zile - perioadă din cadrul lunii alese pentru care vor fi afișate înregistrările de pontaj;

• Buton Snapshot - se utilizează în cazul în care pontajul se procesează în două etape (avans și lichidare) pentru a salva o "poză" la o anumită dată ( de regulă 15 ale lunii). Procesul realizează inițial o verificare, și actualizează, dacă este cazul, înregistrările, funcție de modificările aduse între inițializarea pontajului și generarea snapshot-ului. Odată apăsat butonul, acesta devine inactiv.

• Buton Finalizează -  se utilizează când se consideră ca pontajul este complet pentru îl procesa. Din acest moment celulele din fereastra nu se mai pot edita;

  • (v18.12) - se verifică dacă există corecții prin import de ore de tip ”CO - concedii de odihnă”, caz în care câmpul devine editabil și pontatorul este notificat pentru a introduce orele corecte pentru angajatul și ziua respectivă.

Procesele Snapshot și Finalizează țin cont la verificare de modificările survenite în definiția angajatului cu privire la pontator și departament.

Coloane disponibile în cadrul formularului:

• Denumire - denumirea angajatului;

• CUI - valoarea din câmpul CNP, fereastra Angajați;

• 1..31 - coloane aferente zilelor din lună. Zilele afișate se pot limita prin intermediul parametrului Interval zile;

• Total - se calculează pentru acele tipuri de ore care au bifa de Total în pontaj lunar setata la definirea lor, și doar după primul click în celule;

Începând cu v16.07, este posibilă gestiunea gestiunea orelor totale, cu preluarea orelor suplimentare de la o lună la alta și alocarea acestora pe ”ore compensate” acordate în perioada următoare = ”gestiune stoc de ore/om”, doar dacă pentru departament au fost selectate opțiunile Admite ore pontaj S/D și Admite depășirea normei lunare, prin intermediul următoarelor coloane:

• Stoc Inițial - ore suplimentare preluate din luna precedentă;

• Stoc Compensat - ore utilizate pentru compensarea orelor lipsă din luna curentă, preluate din stocul initial de ore suplimentare;

  • se compensează doar orele normale! (zerouri sau ore sub norma zilnică);

• Stoc Final - ore suplimentare rămase în luna curentă. Vor fi preluate ca și ore inițiale pe pontajul din luna următoare;

• coloanele sunt disponibile doar după finalizarea pontajului lunar;

• începând cu v16.09 este posibilă preluarea orelor cu stoc negativ din luna anterioară în vederea recuperării lor în luna următoare (dacă într-o lună angajatul nu și-a realizat norma).

Dacă în cursul lunii, după ce pontajul a fost deja operat, au loc corecții asupra definirii angajatului pe câmpul Normă din fereastra Angajat, tab-ul Salarizare, atunci la inițializare pontaj se vor face urmatoarele verificări și actualizări:

• la modificarea normei în sens crescător, orele lucrate program normal rămân asa cum au fost operate în formularul de pontaj;

• la modificarea normei în sens descrescător comportamentul la inițializare pontaj se actualizează atât pentru orele implicite cât și pentru orele neimplicite;

Fereastra Pontaj Lunar

Înregistrările din fereastra Formular Pontaj Lunar sunt afișate, sub formă de document, în fereastra Pontaj Lunar, localizată în meniul Hours Management. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Pontator, Perioadă - pontatorul și perioada aferente înregistrării de pontaj;

• Procesat (menținut de sistem) - indică faptul că formularul de pontaj aferent a fost finalizat;.

• În mod corecție  - indică faptul ca se pot executa corecții pe formular. Pentru activarea bifei se rulează procesul Deschidere/Închidere Mod Corecții descris mai jos;

În tab-ul Pontaj lunar se vor afișa liniile din formularul de pontaj. Tab-ul se actualizează functie de modificările efectuate în formularul de pontaj;

În tab-ul Stoc ore (v16.07) sunt afișate stocul inițial, stocul compensat și stocul final pentru fiecare angajat;

În tab-ul Snapshot se afișează rezultatul generat de apăsarea butonului (de regulă aceasta este pontajul avans). Înregistrările de aici sunt fixe, respectiv nu sunt afectate de modificările ulterioare din formularul de pontaj.

În tab-ul Export Salarii (17.04) se afișează sumarizat numărul de ore ce se vor transmite către SocrateSalarii, grupat pe angajat și tip ore.

Corecția Pontajului Lunar 

Un formular de pontaj poate suferi corecții și după finalizarea lui. Pentru efectuarea corecțiilor se utilizează procesul Deschidere/Închidere Mod Corecții, localizat în meniul Hours Management. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Perioadă, Pontator - filtre de selecție pentru înregistrările de pontaj pentru care se rulează procesul;

• În mod corecție:

  • "Da" - înregistrările de pontaj lunar devin modificabile și vor primi bifa "În mod corecție". Orice modificare făcută în acest mod se înregistrează în sub tab-ul History din tab-ul Pontaj Lunar, fereastra Pontaj Lunar. Înregistrarea inițială va fi marcată cu bifă Prima înregistrare;

  • "Nu" - se selectează după efectuarea modificărilor pentru ca formularul de pontaj sa fie trecut din nou în starea în care nu poate fi editat.

Limitare: în urma unei corecții, stocul inițial de ore din luna imediat următoare poate fi actualizat doar prin inițializare pontaj, operațiune posibilă doar dacă pontajul din luna următoare nu a fost finalizat.

Obs.: Dacă pontajul finalizat a conținut ore de CO acestea au fost cumulate în Total CO efectuat (fereastra Angajați - tab Situație Concedii); În momentul apelării procesului "Deschidere/Închidere Mod Corecții" - mod corecție "Da" orele de CO aferente pontajului respectiv vor fi șterse din "Situație concedii" și se va reface stocul disponibil. Orele de CO efectuat se scriu în Situație Concedii numai la finalizarea pontajului. 

Fereastra Calendar Pontaj

A fost creată o nouă fereastră Calendar Pontaj  care are următoarele câmpuri :

• Titular - Supervizorul HR

• Societate - se selectează societatea pentru care se efectuează pontajele;

• Perioadă - luna pentru care se întocmește pontajul;

• Dată Limită avans - de obicei ultima zi din luna pentru care se face pontajul;

  • Dată Limită Lichidare - de obicei ultima zi din luna pentru care se face pontajul;

Dacă are data+ora limită avans și lichidare completată pe o anumită perioadă va împiedica pontajul lunar să fie finalizat mai repede de data+ora trecută în aceste câmpuri.

Import Pontaj

Din versiunea 13.08 pontajele se pot importa, din fișiere prelucrate extern, cu evidențierea orelor lucrate pe diferite dimensiuni: proiecte (faze, task), activitate, resurse, societate TRX, articol și echipă. 

Procesul de import permite încărcarea doar pe angajații legați de pontatorul logat în sistem sau de pontatorul pentru care userul logat este înlocuitor. 

Procesul nu permite importul și semnalează următoarele probleme:

• există pontaje în data diferită de perioada selectată ca parametru;

• există angajați cu date de importat, dar nelegați de pontatorul curent (selectat ca filtru) sau de utilizatorul pentru care pontatorul curent este înlocuitor;

• există mai multe tipuri de ore la nivel de zi;

• există mai mult de n ore (norma) lucrate într-o singură zi;

• există pontaj în zile libere, sărbători sau perioade de suspendare;

• există o stornare (ore cu minus), dar in condițiile date nu sunt date de stornat în pontaj;

• există o stornare (ore cu minus) dar Pontajul lunar în ziua respectiva este procesat sau modul de corecție nu este activat pe Pontajul Lunar (pe pontatorul curent);

• angajatul și/sau alte atribute nu sunt definite în sistem (ex. tip ore, proiect, activitate etc);

• angajatul are pontaj dar în ziua respectivă este lichidat;

• data pontată este parte dintr-o perioada închisă în calendar contabilitate - TimeSheet

Începând cu v16.05, dacă procesul de import se rulează cu opțiunea Fără verificare normă și zile lucrătoare bifată, nu va fi restricționat la valori în cadrul normei zilnice (definită în fereastra Angajați, tab Salarizare) sau la zile lucrătoare (care nu sunt Sâmbăta, Duminica sau definite în fereastra Calendar Contabilitate, tab-ul Zile Nelucrătoare). Detalii în Import Pontaje

Începând cu versiunea 18.12, dacă un pontaj este finalizat pe o anumită perioadă și pentru anumiți angajați, atunci în procesul Import Pontaj la rularea acestuia va da eroare ca pontajul a fost deja finalizat.