12.05. Rapoarte Financiare

Funcționalitatea "Rapoarte Financiare" permite generarea de rapoarte customizabile care pot fi utilizate pentru analiza performanței și care au ca și sursă valorile din contabilitate. 

Nivele de Agregare

Datorită faptului că rapoartele financiare se pot rula pe volume mari de date, pentru a crește viteza de răspuns a acestora, valorile contabile sunt agregate astfel încât să fie pregătite pentru raportare. Nivelele de agregare reprezintă regulile de agregare pentru datele contabile și trebuie definite în funcție de nevoile specifice de analiză şi de dimensiunile contabile utilizate. 

Nivelele de agregare se definesc din fereastra Agregări Dimensiuni Contabile, localizată în meniul: Contabilitate -> Definiri Contabilitate. Este obligatoriu să existe definit cel puțin un nivel de agregare pentru fiecare schemă contabilă - agregarea implicită. 

Dat fiind faptul că un raport financiar este limitat la maxim două dimensiuni contabile (rânduri și coloane), se recomandă a nu se defini nivele de agregare cu mai mult de două dimensiuni contabile. Pentru rapoartele de tip balanță este util a se folosi nivele de agregare cu o singură dimensiune contabilă (pentru o viteză mare de raportare).

Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Schema Contabilă - determină sursa datelor contabile care vor fi agregate;

  • Agregare valori sursă, Valută Sursă - există posibilitatea de a afișa rapoartele financiare într-o valută selectată, indiferent de valuta schemei contabile;

• Balance Accumulation - perioada utilizată pentru agregare: Lună, Săptămână, Perioadă din Calendar;

  • • "Perioadă din Calendar" -  agregarea se va realiza în funcție de perioadele definite pe calendarul contabil selectat în câmpul Calendar;

• Implicit - se utilizează pentru indica agregarea implicită pentru schema contabilă;

• Secțiunea Summarize By - se utilizează pentru a defini combinația de dimensiuni contabile utilizată;

• Buton Șterge Solduri Contabile - se utilizează pentru a șterge toate înregistrările din solduri contabile, cu acest nivel de agregare.

Actualizare Solduri Contabile

Procesul Actualizare Solduri Contabile, localizat în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate, actualizează sau generează agregări de valori contabile (rulaje contabile cumulate), pentru fiecare nivel de agregare contabilă definit. Procesul calculează și salvează următoarele informații:

• Rulajele cumulate ale perioadei conform calendarului contabil 

Înregistrările generate cu ajutorul procesului "Actualizare Solduri Contabile" se pot vizualiza în fereastra Solduri Contabile, iar pe baza lor se generează rapoarte financiare. Procesul poate fi rulat cu frecvență zilnică, prin Scheduler, sau manual, înaintea consultării rapoartelor financiare care conțin informații preluate din solduri. În urma rulării procesului va fi afișat un ecran de detaliere al numărului de înregistrări prelucrate.

Obs: dacă se bifează Șterge tot procesul va șterge toate soldurile contabile, de pe toate societățile, indiferent de celelalte filtre folosite !!! - începând cu v.21.05 opțiunea nu mai este disponibilă decât la cerere!

• agregările calculează automat și diferențele Debit-Credit, funcție de tipul contului, astfel încât rapoartele de tip financiar să fie obținute într-un timp cât mai mic chiar și pentru volume mari de date;

  • procesul nu poate fi rulat de mai multe ori simultan la nivel de titular; (v16.05)

  • procesul este optimizat astfel încât să determine singur data minimă necesară de la care trebuie să ruleze, astfel obținând cel mai mic timp posibil de execuție și actualizare a datelor; (v21.05)

  • procesul rulează complet și pentru situația în care se modifică definiția unui cont din planul de conturi, fapt care duce la afectarea soldurilor. (v21.11)

Rapoarte Financiare

Rapoartele financiare se definesc în fereastra Raport Financiar, localizată în meniul Contabilitate - Rapoarte Financiare. Fereastra permite utilizatorului să genereze rapoarte financiare customizabile, cum ar fi: balanța sintetică, analitică, raport profit și pierdere etc. 

Pentru a genera un raport sunt necesare urmatoarele entități:

• Set Coloane Raport

• Set Linii Raport

După definirea seturilor de linii și coloane, se poate defini și genera raportul dorit, astfel:

• Denumire, Descriere

• Calendar - vor fi folosite doar agregările contabile ale căror dată aparține perioadei sau a intervalului de perioade din calendarul contabil pentru care se rulează raportul. Astfel este permisă utilizarea unui singur nivel de agregare pentru a genera rapoarte financiare pentru calendare contabile multiple;

  • Exemplu: un nivel de agregare cu acumulare săptămânală poate fi utilizat pentru a genera rapoarte financiare lunare, trimestriale etc. (în funcție de cum au fost definite perioadele din calendarul selectat);

  • Set Linii Raport, Set Coloane Raport - seturile de linii și coloane care vor compune raportul;

  • Listare Detalii - se bifează dacă se dorește un raport detaliat pe sursele liniilor din acumularea (agregarea) selectată la rularea raportului (vezi fereastra "Solduri contabile");

    • Listare Tranzacții - se bifează dacă se dorește o și mai mare detaliere, până la nivelul tranzacțiilor contabile (vezi fereastra "Tranzacții Contabile").

  • Calculează Coloanele întâi - dacă se bifează, raportul va calculează întâi valorile de pe coloane, după care le va afișa în functie de linii;

Buton Generează Raport - se utilizează pentru a genera raportul financiar. Înainte de execuția procesului se pot specifica, pe lângă dimensiunile contabile utilizate ca și filtre de selecție pentru liniile raportului, următorii parametri:

• Accumulation - nivelul de agregare pe baza căruia se generează raportul;

• Centralizator - va aduce în raportul solicitat doar datele generate de pe baza tranzacțiilor contabile care fac parte din gruparea aleasă în acest câmp;

• Perioada (interval) 

• Afișează liniile fără dimensiuni (15.04) - opțiunea bifată în raport va afișa și înregistrările aferente contului setat ca parametru la rulare raport, dar fără dimensiune;

  • utilă în cazul rapoartelor financiare pe dimensiuni (ex. terți, articole), astfel încât total din raport financiar pe dimensiuni corespunde cu totalul din balanța analitică/ sintetica rulată cu aceeaşi parametrii;

• Detaliu Sursă Prima - dacă se bifează detaliile și sursa vor fi tipărite înainte de fiecare linie;

  • Șterge liniile Goale - liniile fără valori (toate valorile "0") nu vor fi afișate în raport;

  • Consolidare linii - opțiune de grupare a liniilor după nivele de consolidare, conform clasificării aferente;

  • Actualizare Solduri - se bifează dacă au fost transferuri recente, pentru a le include în raport (se rulează procesul actualizare solduri pentru nivelul de agregare selectat, înainte de generarea raportului);

  • Ierarhie Raportare - pentru ca raportul să poată fi rulat pe nivele de consolidare, trebuie definită cel puțin o ierarhie de raportare. Detalii în Ierarhii.

Începând cu versiunea 18.09 procesul de generare a rapoartelor financiare este disponibil în meniu ca Generare Raport Financiar.

Obs. Începând cu versiunea 17.1 rularea procesului  Actualizare Solduri din Raport financiar va fi restricționat afișând un mesaj de eroare , dacă în același timp se rulează procesul  Actualizare Solduri și din meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate.

Set Coloane Raport

În fereastra Set Coloane Raport, localizată în meniul Contabilitate -> Rapoarte Financiare -> Set Coloane Raport, se definesc date care vor forma coloanele raportului financiar. De obicei sunt reprezentate de suma informațiilor referitoare la Perioada Curentă sau Ani la data, dar și orice altă dimensiune disponibilă pentru o societate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere - denumire și descriere relevantă pentru înregistrare;

• buton Copiere Coloane - permite copierea coloanelor dintr-un set de coloane existent;

Tab-ul Coloane Raport se folosește pentru a defini coloanele dintr-un set:

• Denumire - denumirea coloanei va fi afișată în raport;

• Secvența - determină ordinea în care se vor afișa coloanele;

• Tip Transfer - indică tipul valorii transferate: Actual, Buget, Istoric;

• Tip Valoare - indică tipul de valoare care trebuie raportat. 

  • pentru a se calcula independent valoarea consolidata de pe linii, fiecare coloana trebuie sa aiba un "Tip valoare" distinct, setat in functie de necesitatile de raportare;

• Tip Coloană - sunt disponibile următoarele opțiuni:

  • "Perioadă relativă" - va fi disponibil câmpul Perioadă relativă în care se introduce timpul de început al perioadei de raportare. 

    • dacă se dorește o coloană care să afișeze soldul pentru o perioadă anterioară, se introduce valoarea -1. 

    • dacă se dorește afișarea perioadei curente se introduce valoarea 0. 

  • "Calcul" - vor fi disponibile câmpurile Operand1 şi Operand2 care permit definirea tipului de calcul și coloanele folosite în calcul. 

  • "Valoare Segment" - va fi disponibil câmpul Tip care permite selectarea segmentului utilizat și valoarea acestuia. De exemplu, se va utiliza această opțiune dacă raportul trebuie sa afișeze terți drept coloane și articole drept linii.

• Tipărit - se bifează dacă se dorește tipărirea acestei coloane pe raport. Se debitează dacă se dorește omiterea tipăririi coloanei (e.g. coloană folosită în calcule).

Set Linii Raport

În fereastra Set Linii Raport, localizată în meniul Contabilitate -> Rapoarte Financiare se definesc date care vor apărea pe liniile raportului financiar. De obicei sunt elemente precum Conturi, Articole sau Terți dar și orice altă dimensiune disponibilă pentru o societate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere - denumire și descriere relevantă pentru înregistrare;

• buton Copiază Detalii - butonul permite copierea coloanelor dintr-un set de linii existent; 

Tab-ul Linii Raport se folosește pentru a defini liniile dintr-un set:

• Denumire, Descriere - denumire și descriere relevantă pentru înregistrare;

• Secvența - determină ordinea afișării liniilor pe raport;

• Tip Linie - sunt disponibile următoarele opțiuni:

  • Calcul - linia reprezintă rezultatul unui calcul. Se afişează câmpurile Calcul, Operand 1 și Operand 2, pentru a defini tipul de calcul şi liniile utilizate la calcul;

  • Valoare Segment - se afişează câmpurile Tip Transfer și Tip Valoare. În general aceste câmpuri se lasă goale. Se selectează valori aici în cazul în care raportul ar trebui să afișeze valorile pentru linii în loc de coloane;

• Tip Transfer - indică tipul valorii transferate: Actual, Buget, Istoric;

• Tip Valoare - indică tipul de valoare care trebuie raportat;

• Tipărit  - se bifează dacă se dorește tipărirea acestei linii pe raport. Se debitează dacă se dorește omiterea tipăririi liniei (e.g. linie folosită în calcule).

Tab-ul Sursa Raport definește și identifică sursa de date pentru linia raportului:

• Tip - se selecteaza din listă o dimensiune validă a societății. Tipul selectat va determina câmpurile afișate. De exemplu:

  • dacă se selectează Terț, se afişează un câmp de selecție terți;

  • dacă se selectează Cont, se afișează câmpul Element Cont pentru selectarea contului; 

Se pot selecta entități simple sau părinte (nivel consolidare).

Sugestii și Sfaturi

• Când se definesc seturi de linii şi coloane, se pot lasă spaţii între numerele secvenţelor, astfel încât ulterior liniile sau coloanele pot fi inserate mai simplu.

• Dacă se selectează un Tip Transfer atât în setul de linii cât şi în setul de coloane, trebuie să nu fie reciproc exclusiv(antagoniste). Înregistrările trebuie sa corespundă tuturor selecţiilor incluse. De exemplu, dacă un set linii are un Tip Transfer Actual şi un set coloane un tip transfer Buget, atunci nu se va selecta nici o înregistrare.

• Dacă se alege Tip Linie Calcul în Set Linii Raport atunci Detalii (sursă) Raport va fi gol.

• Se poate crea un titlu cu o linie goală în raport introducând o Denumire şi număr Secvenţă la Tip Linie şi se lasă câmpurile rămase goale. Din nou, nu se introduce Detalii(sursă) Raport.

• Dacă nu se precizează perioada în fereastra cu parametri, se foloseşte perioada curentă.

• Toţi parametri introduși vor apărea la începutul raportului.

• Prima oară când se rulează raportul se generează Formatul Tipărire. Acesta se poate modifica pentru a face schimbări cosmetice la raport. Formatul Tipărire se va crea din nou când se schimbă setul de linii sau de coloane.