4.5. Alte Informații și Procese Terţi

Info Terţi

Fereastra Info Terţi oferă o vedere completă asupra fiecăruia dintre terţii din sistem. Fiecare tab afişează diferite informaţii/detalii referitoare la tranzacţiile cu acest terţ. Această fereastră poate fi utilizată într-un departament de service clienţi, deoarece permite răspunsul la multe dintre intrebările clienţilor (de exemplu ce comenzi au fost livrate sau ce plăţi au fost procesate), prin accesarea acestei singure ferestre. Pentru a afişa fereastra Info Terţ în SocrateCloud, se acceseaza meniul Relaţii Terţi -> Reguli Terţi -> Info Terţi. 

• Tab-ul Selecţie Terţ oferă informaţii sumare descriptive despre acest Terţ, dacă acesta este Client, Furnizor şi/sau Angajat, precum şi Grupul căruia acesta îi este asociat.

• Tab-ul Comenzi Terţ afişează toate comenzile pentru acest Terţ. Datele afişate sunt datele definite în comenzi clienţi sau comenzi furnizori. Poate fi utilizată opţiunea de căutare pentru a afişa numai Comenzi în curs, sau afişarea poate fi limitată la un Tip document specific.

• Tab-ul Livrări Terţ afişează toate livrările efectuate către acest Terţ. Comenzile client asociate fiecărei livrări sunt de asemenea afişate.

• Tab-ul Facturi Terţ afişează toate Facturile acestui terţ. Valoarea facturii şi Valoarea in valută sunt afişate împreună cu comenzile client asociate.

• Tab-ul Plată Terţ afişează toate plăţile acestui terţ. Total Plăţi, Valoare în valută. Valoare Discount şi valoare diferenţe sunt afişate împreună cu Factura asociată acestei Plăţi.

• Tab-ul Livrabile Terţ afişează toate livrabilele acestui Terţ. Articolul, Numărul de Lot, Numărul de serie (dacă este cazul), împreună cu Data punere in funcţiune şi Data garanţiei vor fi afişate. Acest tab ar putea fi utilizat pentru intrebări ale clienţilor referitoare la anumite livrabile.

• Tab-ul Sesizări Terţ afişează toate sesizările acestui terţ. Datele afişate includ Data creării, Data ultimei acţiuni împreună cu un Sumar. În cazul în care SocrateCloud este utilizat pentru a urmări toate problemele şi sesizările clientului, acest tab ar putea fi utilizat pentru a vizualiza status-ul tuturor sesizărilor deschise căutând toate sesizările in starea deschis.

Notă: Toate câmpurile din cadrul acestei ferestre sunt read-only. Pentru a actualiza orice informaţie, se accesează înregistrarea corespunzătoare.

Fereastra (de tip) Info

Se deschide din meniul Info sau din cadrul documentelor, din câmpuri de selecție terți și oferă informații cu privire la situația soldurilor, datele de contact, calitatea terțului (client, furnizor, angajat). Vor fi afișate atâtea linii câte locații sunt definite la nivel de terț.

• Butonul Detaliere din partea de jos a ecranului deschide fereastra Terți.

• Butonul Istoric de prețuri deschide o fereastră cu informații suplimentare privind istoricul preturilor, cantitățile comandate, rezervate, neconfirmate.

Info Agenți

Similar ferestrei Info Terţi, fereastra Info Agenti este disponibilă pentru orice Terţ definit ca Reprezentant Vânzări. Această fereastră ar putea fi utilizată de către Reprezentantul de Vânzări pentru a examina Comenzile efectuate şi Facturile emise accesând această singură fereastră. 

Pentru a afişa fereastra Info Agent în SocrateCloud, se face click pe CRM -> Info Agenţi. Fereastra afişează informaţii referitoare la acest Agent/Reprezentant Vânzări, Adresa de livrare terţ, Email, Funcţia, Telefon, Supervizor, etc.

Fiecare dintre tab-urile din fereastra secundara afişează diferite detalii/informaţii referitoare la tranzacţii, respectiv comenzi sau facturi pentru reprezentantul de vânzări specificat.

• Tab-ul Comenzi afişează toate comenzile acestui Reprezentant de Vânzări. Datele afişate sunt datele definite în comenzi client sau comenzi funizori. Poate fi utilizată facilitatea de căutare pentru a afişa doar Comenzile în Curs, sau poate fi restricţionată afişarea la un Tip Document specific.

  • Subtab-ul Detalii Comenzi afişează toate detaliile din cadrul acestei Comenzi. Datele afişate sunt datele definite în detaliile unei comenzi client sau furnizor.

• Tab-ul Facturi afişează toate facturile Reprezentantului de Vânzări. Datele afişate sunt datele definite în Facturi Client sau Furnizor. Poate fi utilizată facilitatea de Căutare pentru a afişa doar Facturile în Curs, sau afişarea poate fi restricţionată la un Tip Document specific.

  • Subtab-ul Detalii Facturi afişează toate detaliile unei Facturi. Datele afişate sunt datele definite în Detaliile din Factura Client sau Furnizor.

Notă: Toate câmpurile din această fereastră sunt read-only. Pentru a actualiza orice informaţie, se accesează înregistrarea corespunzătoare.

Actualizare Reprezentant (proces)

Procesul 'Actualizare Reprezentant', localizat în meniu CRM -> Terți, înlocuiește reprezentantul pe toate entitățile active și respectiv documentele neprocesate, indicate prin bifarea opțiunilor de rulare ale procesului.

Sunt disponibile următoarele opțiuni de rulare a procesului:

• • Reprezentant vechi - se selectează reprezentantul de pe care se dorește mutarea entităților;

  • câmpuri de tip bifă pentru selectarea entităților pe care se dorește efectuarea modificării: Lead-uri, Oportunități, Terți, Articole, Regiuni Vânzare, Alocare Reprezentanți, Sesizări, Sarcini, Oferte clienti, Comenzi clienți, Contracte, Proiecte, Avize Expediţie Clienţi, Facturi Clienţi;

  • Acces în sistem -  inactivează entitățile terț, contact și legăturile la rolurile pe care userul "vechi" le avea în sistem doar dacă procesul nu a întâmpinat erori la momentul rulării;

  • Reprezentant nou - se selectează reprezentantul care se dorește a fi trecut pe entitățile selectate.

Reîncadrare terți după importanță/grup (proces)

Principiul Pareto (cunoscut de asemenea ca regula 80/20 sau legea celor puțini dar critici) prevede că, pentru multe evenimente, aproximativ 80% din efecte sunt produse de 20% din cauze.

Pornind de la acest principiu, SocrateCloud pune la dispoziție procesul Reîncadrare terți după importanță/grup care permite clasificarea terților în funcție de volumul comenzilor sau al vânzărilor sau al încasărilor, putând astfel să se facă o analiză 80/20 a terților. De asemenea, la nivelul terților se păstrează un istoric al reîncadrării acestora putând astfel vizualiza foarte rapid evoluția fiecărui client.

Clasificarea terților se poate face după două criterii:

• pe baza încadrării într-un grup de terți (câmpul ‘Grup Terți’ de la nivelul terțului) 

• pe baza încadrării într-o categorie de importanță (câmpul ‘Importanță’ de la nivelul terțului)

Pentru folosirea procesului este necesar următorul setup:

La nivel de societate, în fereastra ‘Info Societăți’, în tab-ul ‘Criterii și Marje de încadrare terți’ se vor defini criteriile de încadrare și tipologia utilizată. Setarea se face o singură dată la nivelul entității juridice. 

Atenție! Tab-ul este disponibil doar la nivel de entitate juridică. Dacă la nivel de titular există mai multe entități juridice este necesară efectuarea setup-ului pentru fiecare dintre acestea.  

Câmpuri disponibile:

• Categoria de încadrare - câmpul se folosește pentru a alege categoria dorită:

  • Importanță

  • Grup terți

La nivelul unei entități juridice se pot alege ambele categorii de încadrare!

• Criteriu încadrare, cu valori posibile:

  • Volum comenzi - reprezintă suma comenzilor client (cu TVA) cu stare document ‘Finalizat’ sau ‘Închis’

  • Volum vânzări - reprezintă suma facturilor client (cu TVA) cu stare document ‘Finalizat’, ‘Închis’, ‘Anulat’ sau ‘Stornat’

  • Volum încasări - reprezintă suma facturilor client încasate (cu TVA) (Detalii alocare ale facturii) cu stare document ‘Finalizat’, ‘Închis’, ‘Anulat’ sau ‘Stornat’

La nivelul unei categorii de încadrare se va putea selecta un singur criteriu de încadrare!

• Importanța sau Grup terți (în funcție de categoria aleasă) - cu valori posibile alese din listă:

  • pentru Importanță vor fi disponibile valorile presetate:

    • A

    • B

    • C

    • Not Rated

  • pentru Grup Terți vor fi disponibile toate grupurile de terți definite pe societatea selectată sau pe societatea *.

• Volum minim - reprezintă valoarea minimă a volumului de documente ale tipologiei selectate, în valuta de bază a titularului.

• Volum maxim - reprezintă valoarea maximă a volumului de documente ale tipologiei selectate, în valuta de bază a titularului. Dacă acest câmp nu este completat sau este completat cu valoarea 0 (zero) atunci valoare maximă pentru această regulă este orice număr mai mare decât valoarea din câmpul ‘Volum minim’.

  • • • Câmpurile ‘Volum minim’ / ‘Volum maxim’ vor fi completate de către titular cu valorile dorite ca marje de încadrare ale categoriilor. Valorile vor ține cont de ‘Valuta de bază’ (valuta de la nivelul schemei contabile de bază). Diferența între volumul maxim de la un nivel de categorie și volumul minim de la următorul nivel de categorie va fi de 0,01.

• Activă

Exemplu de setup:

• • Categoria de încadrare = Importanță

  • Criteriu încadrare = Volum comenzi

  • Importanța = Not Rated

    • Volum minim = 0

    • Volum maxim = 5000

  • Importanța = C

    • Volum minim = 5000,01

    • Volum maxim = 10000

  • Importanța = B

    • Volum minim = 10000,01

    • Volum maxim = 50000

  • Importanța = A

    • Volum minim = 50000,01

    • Volum maxim = null

Rularea procesului:

• Procesul se regăsește în Meniu -> CRM -> Terți -> Reîncadrare terți după importanță/grup

• În urma rulării procesului terții vor fi reîncadrați într-o categorie de importanță sau într-un grup terți, pe baza valorii volumului de documente și al criteriilor de reîncadrare definite la nivelul societății.

• Parametri de proces:

  • Societate - se poate selecta o societate sau un grup de societăți (nod). Dacă se selectează o societate atunci raportul/procesul va verifica dacă societatea este de tip entitate juridică și dacă are configurației de criterii și marje de încadrare terți. Dacă se selectează un grup de societăți atunci raportul/procesul va verifica să existe în grup cel puțin o entitate juridică cu o configurație de criterii și marje de încadrare terți. După finalizarea verificărilor, entitățile juridice identificate și punctele de lucru și departamentele lor vor fi folosite ca filtru pentru identificarea terților și ale documentelor acestora. 

  • Grup Terți - câmp de selecție a grupurilor de terț active create pe societatea * sau societatea selectată ca parametru la proces.  Dacă nu se completează, vor fi întorși terții activi din toate grupurile de terți active create pe societatea * sau societatea selectată ca parametru la proces.

  • Terț - câmp de selecție a unui terț activ, de tip client, creat pe societatea * sau societatea selectată ca parametru la proces.  Dacă nu se completează, vor fi întorși terții activi de pe societatea * sau societatea selectată ca parametru la proces.

  • Perioada - câmp pentru selectarea intervalului de timp pentru care se face calculul marjelor de încadrare. Valori posibile:

    • Trimestru - se va calcula o perioadă de 3 luni calendaristice în urmă față datei rulării, fără luna în curs.

    • Semestru - se va calcula o perioadă de 6 luni calendaristice în urmă față datei rulării, fără luna în curs.

    • An - se va calcula o perioadă de 12 luni calendaristice în urmă față datei rulării, fără luna în curs.

  • Categorie de încadrare - câmp pentru selectarea categoriei de încadrare pe baza căreia se face reîncadrarea terților, cu valori posibile:

    • Importanță

    • Grup Terți

Dacă se dorește reîncadrarea terților din punct de vedere al ambelor tipologii, se va rula procesul de 2 ori, pentru fiecare tipologie.

• • Simulare - cu valori posibile:

  • Da

  • Nu

• La startarea procesului:

  • se vor căuta setările făcute la secțiunea ‘Criterii și Marje de încadrare’

  • pentru fiecare terț întors în listă:

    • se vor căuta toate documentele definite ca criteriul în secțiunea ‘Criterii și Marje de încadrare’ în perioada selectată. Se va ține cont de valuta documentelor găsite și se va face conversie (dacă este cazul) în valuta de bază. Conversia se va face la cursul din data documentului (data generării comenzii/data emiterii facturii/data încasării facturii).

    • se va compara valoarea totală a documentelor întoarse cu valorile volum minim / volum maxim definite în ‘Criterii și Marje de încadrare ‘Importanța’.

  • În funcție de opțiunea aleasă în câmpul ‘Simulare’:

    • ‘da’ (simulare):

      • nu se va modifica valoarea din câmpul ‘Importanță’ sau grupul de terți. Rezultatul rulării procesului va putea fi consultat în raportul generat în urma rulării procesului;

      • nu se vor înregistra informații în tab-ul ‘Istoric’ din fereastra ‘Info terți’;

    • ‘nu’:

      • rezultatul rulării procesului va putea fi consultat în raportul generat în urma rulării procesului;

      • se va modifica valoarea din câmpul ‘Importanță’ sau grupul de terți conform valorii documentelor selectate;

      • se vor înregistra modificările în  tab-ul ‘Istoric’ din fereastra ‘Terți’;

      • rezultatul rulării procesului va putea fi consultat în raportul descris mai jos.

Atenție! PROCESUL DE REÎNCADRARE SE RULEAZĂ PE SOCIETATE! Dacă la nivel de titular există mai multe societăți de tip entitate juridică care au terți comuni (definiți pe societatea *), reîncadrarea acestor terți se va face în funcție de parametrul ‘Societate’ selectat. Dacă se dorește ca terțul să fie încadrat pentru fiecare societate, este necesar ca acesta să fie definit ca terț pe fiecare societate de tip entitate juridică. 

Raportul generat în urma rulării procesului conține:

• • lista tuturor terților pentru care se face o reîncadrare (nu sunt întorși terții pentru care nu se modifică categoria de importanță sau grupul de terți în urma rulării procesului);

  • valoarea volumului criteriului de încadrare ales pentru perioada selectată;

  • categoria de încadrare veche;

  • categoria de încadrare nouă.

Toate acțiunile de reîncadrare pot fi consultate în fereastra ‘Terți’, tab ‘Istoric încadrare’. Sunt disponibile următoarele coloane:

• Titular - completat cu valoarea din câmpul ‘Titular’ de la nivelul terțului selectat;

• Societate - completat cu societatea de tip entitate juridică luată în considerare ca parametru de proces;

• Importanță vechi - completat cu valoarea din câmpul ‘Importanță’ de la nivelul terțului selectat înaintea rulării procesului de reîncadrare importanță terți

• Importanța - completat cu valoarea din câmpul ‘Importanță’ de la nivelul terțului selectat după rularea procesului de reîncadrare importanță terți

• Grup Terți vechi - completat cu valoarea din câmpul ‘Grup terți’ de la nivelul terțului selectat, înainte de rularea procesului de reîncadrare terți în grup terți

• Grup Terți - completat cu valoarea din câmpul ‘Grup terți’ de la nivelul terțului selectat, după rularea procesului de reîncadrare terți în grup terți

• Valoare volum vechi - completat cu valoarea totală a documentului de referință (cu TVA), în valuta de bază, de la nivelul terțului selectat înaintea rulării procesului de reîncadrare importanță terți

• Valoare volum - completat cu valoarea totală a documentului de referință (cu TVA), în valuta de bază, de la nivelul terțului selectat după rularea procesului de reîncadrare importanță terți

• Data reîncadrare importanță - completat cu data la care s-a rulat procesul de reîncadrare a categoriei de importanță terți

• Data reîncadrare grup terți - completat cu data la care s-a rulat procesul de reîncadrare terți în grup terți