11.14. Procese Trezorerie

Validare Terț

Procesul verifică consistenţa datelor pentru un terţ din punct de vedere al soldurilor și al documentelor care influențează soldul (plăţile, facturile). Procesul este util în a se rula manual atunci când se observă o discrepanță între soldul afișat pe terț sau pe client (fereastra Terți), sau când, pe documente nu se setează corect bifa de ”Plătit” (pe Facturi) respectiv bifa de ”Alocat” (pe Încasări/Plăți). Se recomandă folosirea în următoarele variante:

• • la nivel de Grup terți - pentru a actualiza (recalcula) soldul pe terț și pe client - informații care se regăsesc în fereastra ”Terți” și care la rândul lor influențează statusul acestora din punct de vedere al limitelor de credit;

  • la nivel de Terț individual - pentru a actualiza (recalcula) atât soldurile cât și, opțional, pentru a verifica aplicarea corectă a bifelor ”Plătit” (pe Facturi) și ”Alocat” (pe Încasări/Plăți) și implicit a refacerii soldului de pe aceste documente. Pentru această opțiune se folosește parametrul ”Recalculează sold documente”.

Generare alocări automate 

Procesul generează alocări automate între o încasare cu una sau mai multe facturi, cu terţi diferiţi. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Încasare - selectați încasarea pe care doriți să o alocați automat la una sau mai multe facturi 

• Tip Document - selectați tipul de document pentru facturile care vor fi luate în considerare la alocarea automată 

• Grup Terți - selectați grupul de terți pentru care doriți să efectuați alocarea automată. Facturile emise către terții din acest grup vor fi  luate în considerare pentru alocarea la încasarea selectată 

• Data Facturată - se definește un interval, de la - până la. Vor fi luate în considerare doar facturile cuprinse în intervalul selectat 

Anulare Concilieri

Procesul Ștergere Concilieri, localizat în meniul Trezorerie, se utilizează pentru a șterge concilieri de plăți. Atunci când o conciliere este ștearsă, toate tranzacțiile contabile corespunzătoare vor fi șterse. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Grup de Terți, Terț, Data contabilă, Tip Document - filtre de selecție pentru alocare;

• Alocare - se selectează concilierea care va fi ștearsă;

Anularea (ștergerea) nu este posibilă pentru:

• documentele aflate în perioade închise din calendar

• documentele prinse în declarația TVA Exigibilă

Începând cu v18.06 s-a ridicat restricția prin care se putea anula o singură alocare odată, dar s-a limitat acțiunea pentru un singur terț ! În consecință, filtrul Grup Terți a fost eliminat.

Conciliere Automată

Procesul Conciliere Automată, localizat în meniul Trezorerie, se utilizează pentru reconcilierea automată de plați, pentru care s-a rulat procesul Anulare Concilieri. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Societate, Grup Terți, Terți - filtre de selecție pentru documentele ce vor fi conciliate;

• Tip Tranzacții - filtru de selecție pentru facturile ce vor fi conciliate:

  • "Doar Client" - facturi client;

  • "Doar Furnizor" - facturi furnizor;

  • "Client și Furnizor" - toate facturile;

• Alocare Vechime - se bifează dacă se dorește concilierea începând cu cele mai vechi documente până când nu va mai rămâne fie nici o factură, fie nici o plată. Dacă nu va urma regulile de mai jos;

Procesul de conciliere automată interoghează plățile și documente sursă și le conciliază în următoarea ordine:

1. Orice plată care face referire la o factură este legată de acea factură. Aceasta este situația în care factura este selectată în fereastra Plați și Încasări;

2. Orice factură la care se face referire la plată în calup este legată de acea plată. Aceasta este situația în care procesul Pregătire Plăți se rulează pentru selectarea facturilor furnizor care trebuie plătite;

3. Dacă soldul pentru un terț este 0, atunci procesul va lega toate facturile cu o plată neconciliată. Aceasta ar putea fi situația în cazul în care plățile au fost conciliate manual cu facturi, în fereastra Conciliere Plați.

4. Orice facturi sau plăti cu aceeaşi valoare care nu au fost conciliate încă (conform punctelor anterioare), vor fi conciliate. Aceasta ar putea fi situația în care plățile au fost conciliate cu facturile manual utilizându-se Concilierea manuală sau dacă au existat și o factură și un credit memo pentru aceeaşi valoare.

5. Dacă a fost bifată căsuța Alocare Vechime, sistemul va concilia plăți cu facturi până când nu va mai rămâne fie nici o factură, fie nici o plată. Rezultatul poate fi o plată conciliată parțial sau o factură sau atât facturi cât și plăți care nu sunt conciliate.

Incepand cu v.15.03 procesul de conciliere automata tine cont de încasările/plățile alocate parțial.

Conciliere Automată - Doar Clienți

Procesul este disponibil din versiunea 17.03 și pune la dispoziție:

• • posibilitatea de conciliere Facturi Clienți cu Încasări, cu parametru de Regulă Plată de pe factura 

  • conciliere între Încasări și Plăți ale aceluiași terț

  • Alocarea se face în ordinea vechimii documentelor. Dacă este aplicată bifa Conciliere Plăți se vor stinge întâi facturile client aflate în sold și apoi încasările cu plățile din sistem.

Începând cu versiunea 17.10 a fost schimbat algoritmul de stingere a documentelor, astfel:

• procesul ia în calcul și Încasări cu semn negativ, rezultând o alocare între o încasare cu semn pozitiv și una cu semn negativ

• documentele se sting în ordine cronologică (ex. o incasare va stinge facturi client, încasări cu semn negativ și plăți în ordinea cronologică a documentelor implicate)

  • Exemplu

    • Încasare   #IC1   500 lei  în 02.02

    • Încasare #IC2 -10 lei  în 03.02

    • Încasare  #IC3   500 lei în 05.02

    • Factura client  #FC1     20 lei în 10.02

    • Ordin de plata #OP1   960 lei în 13.02

    • Factura client #FC2      10 lei în 15.02

    • Stingerea se va face astfel:

      • #IC1 stinge #IC2 cu +/-10 lei ca să se închidă și să rămână disponibil de alocat 490 pe #IC1

        • dacă cumva prima încasare e negativă, se încearcă stingerea ei din prima încasare pozitivă mai întâi.

      • #IC1 stinge FC1, apoi  OP1 parțial (470 lei)

      • #IC3 stinge OP1 parțial (490) lei, apoi  FC2

• se generează câte o alocare pentru fiecare pereche de documente

Stingere facturi sold

Procesul Stingere facturi sold, localizat în meniul Trezorerie, se utilizează pentru stingerea diferențelor mici a facturilor în sold.  Acestea vor fi marcate ca plătite și diferența va fi transferată în contabilitate pe contul de diferențe. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Societate, Terț, Grup Terț, Valuta, Factură, Data facturat - filtre de selecție pentru facturile pentru care se va rula procesul;

  • • vor fi luate în considerare doar facturile fără bifa Plătit;

• • dacă se specifica o anumită factură atunci procesul nu va ține cont de bifa Plătit de pe factură;

• Diferența maximă pe factură - se completează valoarea maximă care poate fi stinsă; 

• Tip Tranzactii - filtru de selecție pentru facturile pentru care se va rula procesul (disponibil din 13.09, înlocuiește câmpul INC - PLT):

• • "Doar Client" - facturi client;

  • "Doar Furnizor" - facturi furnizor;

  • "Client și Furnizor" - toate facturile;

• Data contabilă - se introduce data la care se face reglarea, stingerea soldului. De regulă sfârșitul lunii;

• Creează plată:

• • Bifat - creează o plată pentru stingerea facturii;

  • Nebifat - nu creează plată/încasare, ci doar o alocare;

    • • Începând cu versiunea 13.09, alocările rezultate în urma folosirii procesului se vor conta astfel:

        • la stingerea facturilor client valoarea stinsă va fi contată pe contul de diferențe setat la nivel de definire Grup Terți și implicit Terț, în câmpul Diferențe încasare (CNT) 

        • la stingerea facturilor furnizor valoarea stinsă va fi contată pe contul de diferențe setat la nivel de definire Grup Terți și implicit Terț, în câmpul Diferențe plată (CNT)

• Cont bancar - se selectează contul prin care se face reglarea;

• Simulare - se bifează, atunci când se dorește doar o listare a facturilor care urmează a fi reglate prin rularea procesului;

Se apasă Start pentru a stinge facturile în sold conform parametrilor selectați. Alocările rezultate în urma procesului vor avea bifa de Din Stingere Sold Facturi indiferent că se crează o plată sau nu.

Procesul realizează stingerea soldurilor indiferent de precizia valutei (numărul de zecimale), asfel încât să se poată zeroriza orice factură, indiferent de numărul de zecimale setate la momentul introducerii facturii și a încasării/plăților alocate acesteia.

Stingere Încasări / Plăți

Procesul Stingere Încasări / Plăți, localizat în meniul Trezorerie, se utilizează pentru închiderea valorilor nealocate de pe încasări sau plăți. Procesul generează încasări sau plăți cu valori de semn opus valorilor nealocate, asociate cu încasările și plățile prinse în proces. Astfel, prin asocierea obținută, respectivele încasări și plăți nu vor mai fi disponibile pentru alocări. Se recomandă definirea unui "cont bancar" colector pentru aceste reglaje, căruia i se atribuie un cont de cheltuială ce preia diferențele rezultate.

Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Terț, Grup Terți, Plată, Data tranzacție - filtre de selecție pentru încasările/plățile pentru care se rulează procesul;

• Valoare Maximă Diferență - indică un plafon în valoare absolută, valoare până la care se efectuează stingerea sumelor rămase nealocate - de obicei valori subunitare (0.01);

• Tip Tranzactii - filtru de selecție pentru încasările/plățile pentru care se va rula procesul (disponibil din 13.09, înlocuiește câmpul INC - PLT):

  • Doar Client - doar încasări;

  • Doar Furnizor - doar plăți;

  • Client și Furnizor - încasări și plăti;

• Data contabilă - indică data la care se întocmește documentul de reglare (încasarea sau plata rezultată în urma procesului);

• Cont bancar - se alege contul colector definit pentru acest tip de operațiune;

• Simulare - se bifează, atunci când se dorește doar o listare a plăților care urmează a fi reglate prin rularea procesului;

Se apasă Start pentru a stinge încasările/plățile conform parametrilor selectați. Încasările, respectiv plățile generate prin folosirea procesului se preiau pe un extras de cont aferent contului bancar colector pentru aceste reglaje.

Încarcă Extras Cont MT940

Procesul Incarcă Extras Cont MT940/CSV se utilizează pentru a importa un extras de cont primit de la bancă în SocrateCloud. Sunt disponibili următorii parametri:

• Societate

  • Fisier - fișierul primit de la bancă;

  • Loader Extras Cont - trebuie să existe definita o interfață extras în fereastra Banci și Conturi, tab Cont, tab Interfața Extras;

    • la fişier nu se indică nimic (se va completa ulterior);

    • în câmpul "Clasa loader extras" trebuie să existe clasa făcută de BIT pentru acest tip de import :

• Obs: pentru ca procesul de import al extrasului în SocrateCloud să funcţioneze corect sunt necesare următoarele setări în fereastra Banci și Conturi, tab Cont:

  • • câmpul Nr Cont bancar trebuie să fie format din ultimele 10 cifre din IBAN );

    • câmpul BBAN trebuie sa conţina primele caractere din IBAN, mai puţin ultimele 10;

    • câmpul IBAN trebuie să conţină complet IBAN-ul;

  • detalii în Banci și Conturi.

În urma procesului vor fi generate înregistrări în tabela de import Import Extrase Cont. Detalii în Import Date;

• Începând cu v16.11, pentru varianta Unicredit MT940, este posibilă încărcarea de extrase pe conturi multiple dintr-un singur fișier;