4.2. Introducere Terţi

În SocrateCloud, terții reprezintă entități cu care se derulează relații de afaceri. Conceptul utilizat de SocrateCloud pentru terţi este mult mai flexibil decât cel al majorităţii aplicaţiilor. Un terț poate fi un furnizor, client sau angajat sau o combinație a acestor trei categorii.

Terți

Fereastra Terți, localizată în meniul CRM -> Terți, permite definirea a astfel de entități și cuprinde toate informațiile referitoare la un terț. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Denumire 2, Cod Căutare - informații utilizate pentru a identifica terțul în sistem;

• Societate - societatea cu care relaționează terțul;

  • societatea pe care este definit un terț poate fi modificată ulterior cu ajutorul procesului Societate - Terț din meniul CRM -> Terți. Procesul schimbă și verifică societatea pentru un terț SAU un grup de terți (începând cu 16.06, nu se mai pot selecta simultan un terț și un grup de terț ca parametri de rulare a procesului);

• Adresare - se selecteaza o formulă de adresare pentru terț. Detalii în Formule de adresare;

• Activă pentru a indica că acest terț este activ. În implementarea curenta SocrateCloud, în momentul inactivării unei entități, aceasta nu mai poate fi folosita nici pentru selecții (filtre în rapoarte), nici pentru introduceri de documente. Entitatea inactivata se va vedea doar pe ferestrele de afișare a documentelor ce o conțin, însă fără posibilitatea de a filtra documentele în funcție de aceasta;

• Nivel consolidare - se utilizează dacă această înregistrare va fi utilizată ca una de bază (părinte) în ierarhiile terților. Detalii în Definiri Ierarhii.

• C.U.I. - codul unic de înregistrare al firmei (codul fiscal). SocrateCloud oferă posibilitatea de validare automată sau manuală a codului fiscal aferent unui terț:

  • • Automată - dacă s-a bifat Verificare CUI de la nivel de Titular -> Info titular. Validarea se realizează în conformitate cu setările indicate la nivel de Titular. La părăsirea câmpului C.U.I. se apelează automat un serviciu web de validare. Dacă terțul este regăsit, câmpul Denumire va fi autocompletat cu numele terțului. În caz contrar se va primi mesajul de "C.U.I. Invalid"; Se pot valida și terții externi, condiția pentru ca validarea să fie corectă este introducerea atributului fiscal pentru țăra terțului (ex: HU pentru Ungaria, DE pentru Germania, etc.). La apăsarea butonului Save

      • se actualizează CUI-ul terțului: pentru terții din România plătitori de TVA, se pune atributul fiscal RO

      • se inserează numărul de registru comercial în câmpul Reg. Comercial

      • se inserează adresa terțului în tabul locații

        • denumire locatie = datele din câmpul adress 1 (atât pentru terții din România cât și pentru cei externi)

        • oraș adresă = oraș (pentru terții din România)

        • judet adresă = județ (pentru terții din România)

        • țară = țară (atât pentru terții din România cât și pentru cei externi)

• • Manuală - prin apăsarea butonului Validează CUI;

  • se poate activa unicitatea la nivel de C.U.I. introdus. Activarea se face din fereastra Titular -> tab Info Titular -> se bifează câmpul Unicitate C.U.I. . Cu bifa aplicată sistemul nu va permite adăugarea aceluiași CUI pe mai mulți Terți.

  • la rularea procesului Validează C.U.I. de pe fereastra Terți, dacă tertul verificat este regăsit pe site ANAF ca fiind dizolvat/ lichidat/ radiat/ inactiv, sistemul va returna mesajul "Terț dizolvat/ lichidat/ radiat/ inactiv ->  (conform ANAF)- yyyy-dd-mm"  și se va aplica bifa de Exceptat taxe.

• • Obs.: Procesul Validează CUI interoghează datele de pe site ANAF; Dacă un terț apare cu status "radiat/inactiv/dizolvat/lichidat" pe site mfinante.ro și nu este publicat pe site ANAF, atunci sistemul îl returnează ca un terț valid și se pot derula tranzacții pe el.

• Reg. Comercial -  numărul de registru comercial;

• Buton Validează CUI - pornește un proces ce va aduce denumirea și adresa terțului în conformitate cu setările indicate la nivel de titular. Detalii în Titular;

  • •  după rularea, atât din terț cât și din factură, procesul ”Validează CUI” actualizează automat bifele de "TVA la încasare", "Persoana fizică", “StatusRO e Factura”(read-only). De altfel, procesul de validare aduce noi informatii privind Terții cu TVA la încasare (Date calendaristice aferente si status);

    • procesul ”Validează CUI” afectează și bifa ”TVA defalcată” pentru terții care au aplicat la acest mecanism;

    • se completează câmpul Reg. Comercial cu  numărul de registru comercial;

    • procesul interoghează site-ul ANAF pentru terții din România și VIES pentru terții din statele membre ale UE;

    • în cazul în care, pe un terț din UE (CUI diferit de RO) se introduce locație din România, locație marcată cu bifa 'Implicit', se duce pe logica de validare CUI românesc, prin urmare se va primie eroare de CUI invalid. Pentru a putea valida un CUI din UE este necesar ca locația introdusă și implicită să fie diferită de o adresă din România.

• CUI Valid - dacă este bifat, codul fiscal a fost validat;

• Dată Verificare CUI - data în care cui a fost verificat ultima oară;

• Data start TVA defalcată - se completează automat de sistem la rularea procesului Validează CUI cu data înregistrată pe site-ul ANAF

• • Dată stop TVA defalcată -  se completează automat de sistem la rularea procesului Validează CUI cu data înregistrată pe site-ul ANAF

  • Persoana Fizică, Regim Special - relevant pentru Declarația 394. Detalii în D394 RO 2016;

• TVA la Încasare - se bifează pentru terții care sunt înregistrați în Registrul operatorilor cu TVA la încasare;

• TVA defalcată - se bifează pentru terții care au aplicat la mecanismul de plată TVA defalcată (”Split TVA”);

• Exceptat Taxe - indică faptul că terțul este scutit de taxe. Pentru acest terț, trebuie stabilită o rată a taxei cu valoarea de raportare 0, astfel încât să poată fi urmărite tranzacțiile scutite de taxe;

• Stare Credit - acest câmp este utilizat în asociere cu Sold Curent Terț și Limită Credit din tab-ul Client. El poate avea una dintre următoarele valori:

  • • Valori stabilite de sistem când administrarea stării de credit este activă: 

    • Credit OK - Sold curent < 90% Limită Credit;

    • Credit Watch - 90% Limită Credit < Sold Curent < Limită Credit;

    • Credit Hold - Sold Curent > Limită Credit

    • Valori stabilite manual:

    • Fără verificare credit - nu se face administrare de credit. La fel ca fără limită de credit (Limită Credit = 0);

    • Credit Stop - pe lângă restricțiile "Credit Hold", blochează finalizarea facturilor;

    • Credit OK - pentru inițializare (setată prima dată manual pe terțul pentru care se dorește implementarea limitei de credit)

    • Efectele intrării unui terț în stările de mai sus:

      • Comenzile nu mai pot fi finalizate (intra în starea "Blocat limita credit") dacă:

      • stare credit: Credit Stop sau Credit Hold 

      • sau Total Comanda + Sold Curent > Limită Credit

    • Avizele nu mai pot fi finalizate (intra în starea "Blocat limita credit") dacă:

      • stare credit: Credit Stop sau Credit Hold 

      • sau Total Aviz nefacturat + Sold Curent > Limită Credit

      • Facturile nu mai pot fi finalizate (intra în starea "Blocat limita credit") dacă:

      • starea credit: Credit Stop

      • Plățile nu pot fi finalizate (intra în starea "Blocat limita credit") dacă:

        • starea credit: Credit Stop sau Credit Hold.

• Sold curent Terț (actualizat de sistem) - indică suma netă a tuturor facturilor neplătite sau neîncasate de către/de la acest terț, luând în calcul toate încasările și plățile cât și liniile de detaliu registru casă ce reprezintă încasări sau plăți, chiar dacă acestea nu sunt alocate la facturi. Soldul curent este convertit întotdeauna la valuta de bază asociată schemei contabile principală legată de titular (tab Info Titular).

Atenție!!! Modificarea automată/actualizarea pe Stare credit se face în urma rulării procesului Validare terț (rulat manual sau setat în Scheduler). Procesul Validare Terți se utilizează pentru a verifica consistența datelor pentru terți (facturi, plați și sold).

• A fost extinsă utilizarea Seturilor de Proprietăți și pentru terți, similar cu articolele. Pe fereastra Terți au fost adăugate câmpurile Set Proprietăți și Instanță Set Proprietăți pentru definirea și asocierea seturilor de proprietăți.

  • Dacă se definește un set de proprietăți care trebuie completat doar în fereastra Terți, atunci nu se bifează opțiunea Proprietate Instanță nici pe set, nici pe proprietățile componente. Astfel, valorile pot fi selectate doar în fereastra Terți și nu vor putea fi modificate în alte ferestre, cum ar fi Previziuni de Vânzare. Dacă este necesar ca valorile să poată fi setate și în alte ferestre, atunci cel puțin una dintre proprietățile din set trebuie să aibă bifată opțiunea Proprietate Instanță.

Secțiunea Alte Informații:

• ERP/CRM - câmp care este adaptabil la nevoile fiecăruia; pate fi un număr de referință sau alte informații;

• Cod Industrie - utilizat  pentru clasificarea terților după domeniul de activitate (definit în fereastra Cod Industrie);

• Cod Activitate - cod de clasificare a domeniului principal de activitate;

• Stare Terţ - câmp utilizat pentru gestiunea oportunităților de vânzare;

• Importanţa - câmp utilizat pentru diferențierea în importantă;

• Grup Terți - se selectează un grup de terți. Detalii în Grup Terți;

• Language - limba folosită pentru terț la documente multilingve;

• URL - adresa online pentru un terț;

• Client potențial/Client - diferențiază un client potențial sau unul activ;

• Valoare potențiala venituri - se introduce o valoare pentru veniturile anticipate de la un terț;

• Efort vânzare - costul aferent procesului de vânzare, necesar transformării unui prospect într-un client;

• Angajați - informativ - indică numărul de angajați pentru acest terț;

• Cotă - informativ - cota de piața a terțului;

• Volum vânzări în 1000 - informativ - volum vânzări în mii [valuta] pentru un terț;

• Segmentare Terți - se foloseste pentru clasificarea terților pe categorii, definite în ferestra Segmentare Terți;

• Disponibil pentru sincronizare - datele terțului sunt disponibile pentru a fi sincronizate cu alte sisteme;

• Valoarea cumulată curentă - venitul cumulat înregistrat de la terț în valuta de bază;

• Prima vânzare - data primei vânzări; 

• Buton Legătura Societate - se utilizează pentru a lega un terț de o societate cu scopul de a genera documente oglindă  (e.g o comandă furnizor pentru Organizația A este completată de un Terț care aparține Organizației B). Detalii în Documente Oglindă.

  • Mesajul de confirmare a legăturii Terț - Societate va fi afișat în secțiunea Log. Dacă se reactualizează fereastra Terţ, va fi actualizat butonul Legătură societate. O societate poate fi asociată unui singur terț. Pentru a șterge legătura terț - societate se rulează procesul Dezlegare Terț Societate.

• Tip Curs - se poate preciza la nivel de terț "Tip Curs" care va fi inițializat pe Comanda Client. Dacă câmpul nu este completat atunci se pe comanda client, se va completa ca până acum Tip Curs: Spot.

•  bifa StatusRO e Factura (read-only) - se bifează automat, unde este cazul, în urma rulării procesului de "Validare C.U.I"

•   bifa Are atașament (read-only) - indică dacă Terțul respectiv are un fișier atasat.

Client

Tab-ul Client din fereastra Terți se utilizează pentru a defini un terț ca şi "Client". Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Client - se bifează pentru a clasifica terțul ca și client. Este bifată implicit pentru fiecare nou terț definit. Dacă se adaugă un terț nou şi nu se dorește clasificarea acestuia ca și client, se selectează tab-ul Client și se de-selectează căsuța;

• Nr. Copii - număr de copii pentru tipărire pentru fiecare document generat pentru acest terț;

• Regulă facturare - frecventa și metoda de facturare: imediat, după livrare, factura la fiecare comandă;

• Calendar facturare

  • se poate indica un calendar de facturare ceea ce va permite generarea automata a facturilor în conformitate cu definițiile din calendarul selectat

  • se aplică pentru Regulă facturare = Facturare Client programată după Livrare

• Valuta facturare - valuta în care se emite o factură;

• Regulă livrare - definește frecventa și modalitatea de livrare: Disponibilitate, Forteaza, Linie Completa, Manual, Comanda Completa, După Încasare;

• Mod livrare - cum se livrează comenzile: livrare, pickup, transport;

• Listă prețuri - selecteaza o lista de preturi de vânzare pentru acest client;

• Schema de Discount şi Discount % - sunt utilizate pentru a defini discount-uri suplimentare ce vor fi acordate acestui Client.

• Politica Retur - se selectează intervalul de timp în care clientul poate returna bunurile;

• Regulă Plată, Modalitate Plată și Condiție Plată - sunt utilizate ca valori implicite în momentul introducerii unei Comenzi client sau a unei Facturi Client.

• Reprezentant - se selectează un reprezentant de vânzări responsabil pentru acest terț;

• Notificare - se selectează o regulă de notificare pentru facturi ieşite din scadenţă;

• Căsuța Tipărire discount - se bifează pentru a indica că discount-ul acordat pentru un articol va fi listat în cadrul documentului. Dacă nu există discount sau dacă discount-ul acordat nu are ca rezultat un preț mai mic decât prețul de listă, câmpul discount nu va fi listat.

• Referință Comandă şi Explicații Comandă - vor fi tipărite pe toate comenzile acestui client. Ele pot fi modificate pentru o comandă specifică dacă se doreşte acest lucru.

• Format tipărire factură - se introduce dacă, pentru acest client, este necesar un alt format diferit de tipărire decât al altor clienți. Acesta va înlocui Formatul de tipărire definit pentru facturi în fereastra Format tipărire. 

• Limită Credit - utilizată pentru a indica cât credit îi va fi acordat unui terț înainte de a-i fi restricționate comenzile. Valoarea 0 indică că nu se aplică nici o Limită de Credit. Dacă există facturi neplătite, suma soldurilor acestora va fi afișată în câmpul Sold curent Client. Soldul curent este obținut pe baza facturilor client (+/-), încasărilor (+/-) și a detaliilor de registru casă înregistrate pe Client cu valori pozitive. 

  • Soldul curent Client se va actualiza doar la finalizarea extrasului de cont, în cazul introducerii în extras a încasărilor/plăților prin CEC/BO; 

  • Limita de credit trebuie trecută întotdeauna în valuta de bază asociată schemei contabile principală legată de Titular (tab Info Titular)

• Valoare Acoperită - valoarea acoperită de CEC/Bilete la Ordin neîncasate;

• Sold Client cu acoperire - este calculată considerând toate CEC/Bilete la Ordin, nu doar cele încasate efectiv;

• Minim Viaţă Raft % - se introduce dacă se dorește restricționarea livrării articolelor cu termen de garanţie. Acest lucru va asigura că procentul viaţă raft rămas al articolului ce urmează a fi livrat este egal sau mai mare decât cel introdus aici; completarea acestui paramentru determină ignorarea indicației Min Zile Garanție de pe Articol (secțiunea Abonament)

• Procent Penalizare - informativ - procent penalizare aplicat la încasări întârziate.

• Returnare documente curier - se activează opțiunea dacă se dorește în mod implicit serviciul de retur documente pentru operațiunile de livrare efectuateprin curier

Pentru a introduce informații contabile pentru un client, se face click pe tab-ul Contabilitate Clienţi. Valorile de aici au rezultat din Grup Terţi selectat în tab-ul Terţ. Aceste valori pot fi lăsate ca valori implicite aşa cum sunt, sau pot fi actualizate pentru a defini conturi specifice pentru acest Terţ. În majoritatea cazurilor acest lucru nu este necesar dacă Terţul este definit ca element al Planului de Conturi.

• Contul Clienţi (CNT) este utilizat pentru a înregistra tranzacţiile cu acest client, când sunt emise Facturi Client pentru un articol/produs.

• Contul Clienţi Servicii (CNT) este utilizat când sunt înregistrate tranzacţiile cu clienţii şi este emisă o factură pentru un serviciu.

  • aplicabil doar dacă este bifată opțiunea Transfer Servicii Separat, la nivel de schemă contabilă;

• Contul Avansuri clienţi este utilizat când o plată pentru o comandă este recepţionată, iar bunurile nu au fost încă livrate.

• Contul Încasări neconciliate/ Efecte este utilizat când se dorește aplicarea cu prioritate a altui cont decât cel setat la nivel de Cont bancar și Schemă contabilă. Acest cont se utilizează pentru tranzacțiile contabile de pe plăti de tip CEC/BO și de pe extrasul aferent.

Detalii în Contabilitate.

Furnizor

Tab-ul Furnizor din fereastra Terți se utilizează pentru a defini un terț ca şi "Furnizor". Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Furnizor - se bifează pentru a clasifica terțul ca și furnizor;

• Reprezentant - indică dacă terțul este un agent comercial;

• Regulă plată - se selectează din listă o regulă de plată pentru furnizor;

• Modalitate Plată Achiziție -începând cu versiunea 17.06 se poate preciza modalitatea de plată și la funrizor, care apoi va fi completată automat pe comanda furnizor.

• Listă preturi achiziție - listă de preturi furnizori utilizată de pentru achiziții;

• Termen plată FF - se selectează un termen plată pentru furnizor;

• Schema discount FF - schemă de calcul a discountului oferit de furnizor;

• Vendor Return Policy - se selectează o politică de retur pentru achiziții de la acest furnizor;

• Reprezentant - se selectează un reprezentant de vânzări responsabil pentru acest terț;

• Valoare Minima Comandată - se introduce valoare minimă ce se poate comanda de la acest furnizor, în valuta listei de prețuri asociată;

• Notificări - se selecteaza o regulă de notificare pentru facturi furnizor ieșite din scadentă.

Pentru a introduce informațiile contabile ale Furnizorului, se face click pe tab-ul Contabilitate Furnizor. Valorile de aici au reieşit din Grup Terţi selectat în tab-ul Terţ. Aceste valori implicite pot fi lăsate aşa cum sunt, sau pot fi actualizate pentru a defini conturi

specifice pentru acest Terţ. În majoritatea situaţiilor acest lucru nu este necesar dacă Terţul este definit ca element al Planului de Conturi.

• Contul Furnizori (CNT) - este utilizat când sunt înregistrate tranzacțiile cu furnizorii pentru marfa şi sunt emise facturi furnizori.

• Contul Furnizori servicii (CNT) - este utilizat când sunt înregistrate tranzacții şi facturi furnizori pentru servicii . Acest cont poate fi diferit de contul Furnizori dacă se doreşte diferenţierea acestor două tipuri de obligaţii.

  • aplicabil doar dacă este bifată opțiunea Transfer Servicii Separat, la nivel de schemă contabilă;

• Contul Furnizori avansuri (CNT) este utilizat când este efectuată o plată către un furnizor pentru un articol care nu a fost încă recepţionat.

• Contul Plăti neconciliate/ Efecte este utilizat când se dorește aplicarea cu prioritate a altui cont decât cel setat la nivel de Cont bancar și Schemă contabilă. Acest cont se utilizează pentru tranzacțiile contabile de pe plăti de tip CEC/BO și de pe extrasul aferent.

Detalii în Contabilitate.

În fereastra Stoc Furnizor din meniul Articole se pot introduce date referitoare la stocul unui furnizor. 

În fereastra Transportatori din meniul Articole un furnizor poate fi definit ca și "transportator". În tab-ul Tarife Transport, pentru un furnizor, se poate stabili câte un preț pentru fiecare categorie de transport disponibilă.

Angajat

Pentru ca un Terț să fie definit ca Angajat, se deschide înregistrarea din tab-ul Angajat şi se introduc valorile corespunzătoare:

• Angajat - se bifează pentru a clasifica terțului ca și angajat;

• Reprezentant - se bifează pentru a clasifica terțului ca și reprezentant de vânzări;

• Pontator - utilizatorul pontator, reponsabil cu introducerea pontajului lunar pentru angajat;

Alte setări relevante pentru angajați se pot realiza în fereastra Angajați. Detalii în Setup Resurse Umane;

Pentru a se introduce informațiile contabile pentru un angajat, se face click pe tab-ul Contabilitate Angajat. Valorile au reieșit din Planul de Conturi. Aceste valori pot fi lăsate aşa cum sunt sau pot fi actualizate pentru a defini conturi specifice pentru acest Terţ. În majoritatea cazurilor acest lucru nu este necesar dacă terţul este definit ca element al Planului de Conturi. 

Conturile Cheltuieli angajat şi Avansuri angajat (CNT) nu sunt utilizate în acest moment. 

Zilier

Pentru ca un Terț să fie definit ca Zilier, se deschide înregistrarea din tab-ul Zilier şi se introduc valorile corespunzătoare:

• Zilier - se bifează pentru a clasifica terțului ca și angajat;

• Reprezentant - se bifează pentru a clasifica terțului ca și reprezentant de vânzări;

Alte setări relevante pentru zilieri se pot realiza în fereastra Zilieri. Detalii în Setup Resurse Umane;

Cont bancar

Pentru a introduce informații referitoare la contul bancar al unui terț, se face click pe tab-ul Cont bancar și se introduc valorile corespunzătoare:

• Utilizator / Contact - opțional, contul bancar poate fi asociat unui contact al terțului;

Se selectează ACH (Accounting Clearing House) pentru a defini un cont utilizat pentru transfer bancar:

• Utilizare Cont - se selecteaza modul de utilizare pentru  contul bancar al terțului;

• Banca - se selectează o bancă, definita în fereastra Bănci și Conturi;

• Nr. Rutare - utilizat pentru transfer electronic;

• Tip Cont Bancar - indică tipul de cont: depozit, cont curent etc;

• Nr. cont - numărul contului;

• BBAN - Basic (Domestic) Bank Account Number este folosit la transferuri bancare interne (vezi si IBAN). Pentru detalii a se consulta ISO 13616 si http://www.ecbs.org/;

• IBAN - numărul de cont bancar internațional. Are o lungime maximă de 24 de caractere (fără spații). Detalii: ISO 13616 şi http://www.ecbs.org;

  • nu se pot defini mai multe conturi cu acelasi IBAN, cu exceptia conturilor al caror IBAN are in componenta "TREZ" (= speța instituţiilor publice);

  • nu se pot defini conturi cu IBAN invalid (conform http://www.ecbs.org), în schimb se pot defini conturi fără IBAN;

  • validarea de IBAN se face doar dacă grupul din care terțul face parte are bifa ”Validare IBAN” - v16.06

Raportul Validare IBAN/Terţi se utilizează pentru a verifica, pentru toţi terţii definiţi sau doar pentru un anumit grup de terţi, dacă s-a definit minim un cont bancar şi/sau acesta nu este corect introdus din punct de vedere cod IBAN. 

Începând cu v15.09 restricţia de unicitate IBAN este înlăturată pentru conturile din TREZORERIE - acele conturi care au în componenţă codul BNR "TREZ". Unicitatea a fost ridicată deoarece există în practică (RO) instituţii bugetare care folosesc acelaşi cont IBAN.

În cazul în care căsuța ACH nu este este selectată, există posibilitatea definirii de carduri. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Credit Card - se selctează tipul cardului de credit: MasterCard, Visa, Amex,etc;

• Număr - numărul cardului de credit;

• Luna expirare si An expirare - indica data de expirare a cardului.

Secțiunea Referințe conține informații referitoare la deținătorul contul/cardului introdus mai sus. Informații adiționale despre deținătorul contului/cardului pot fi completate în câmpurile opționale din aceasta secțiune:

• Nume beneficiar - dacă se completează atunci acest nume se transmite în conținutul fișierului MT100 folosit pentru exportul plăților către bancă. Acesta este numele titularului IBAN-ului respectiv.

• CUI IBAN - dacă se completează atunci acest cui se transmite în conținutul fișierului MT100 folosit pentru exportul plăților către bancă. Acesta este CUI-ul (CNP-ul) titularului IBAN-ului respectiv.

Locație

Pentru a introduce informațiile referitoare la locaţia (adresa) unui terţ, se face click pe tab-ul Locaţie şi se introduc valorile corespunzătoare. Sunt disponibile următoarele câmpuri: 

• • Denumire - denumirea dată unei adrese - aceeastă denumire este folosită pentru a indica ușor o adresă dorită pe un document, cât și pentru completare pe webstore (sau alte site-uri integrate cu SocrateCloud):

  • câmpul este obligatoriu și unic! (nu pot exista două denumiri identice pentru adrese diferite);

  • dacă se lasă necompletat, sistemul va genera automat o denumire unică folosind datele din adresa introdusă; 

• Câmpul Adresă este obligatoriu, iar următoarele câmpuri sunt opționale: Telefon, Fax, Telefon 2, etc.

  • fereastra Ţări, Localităţi şi Regiuni, localizată în meniul SysAdmin -> Reguli Generale -> Definiri Sistem, se utilizează pentru a defini locațiile fizice disponibile (oraș, județ țara) la definirea unei adrese;

  • informația relativă la ”UE” este setată în definiția țărilor din Uniunea Europeană. Această indicație va fi autocompletată în adresele care se definesc, în funție de țara selectată, în componența adresei, prin bifarea (sau nu) "În Uniunea Europeană" și  completarea "UE/NONUE". Indicația rămâne editabilă pentru a interveni manual în situații de excepție.

  •  informația privind maparea cotelor de TVA în funcție de adresă, se completează în câmpul "UE/NONUE".

    • Țara are regiuni - dacă nu se bifează nu se vor putea defini regiuni (tab-ul "Regiuni" devine inactiv), iar la definirea unei adrese, dacă se selectează această țară, câmpul de selecție regiune nu va fi disponibil;

    • localităţile din România au şi informaţia despre codul SIRUTA.

  • În compoziția unei adrese, ca excepție de la regula setată la nivel de țară, a fost adăugată posibilitatea de a indica și orașe (localități) la liber, acolo unde țara cerea indicarea regiunii. Astfel, la nivel de titular, pentru fiecare țară în parte, puteți activa excepția prin marcarea bifei ”Permite Orașe fără Regiuni”, caz în care în compoziția unei adrese din această țară veți putea indica și localități în mod text direct (rămân disponibilie și localitățile și regiunile definite anterior). 

  • fereastra Locații și Adrese, localizată în meniul SysAdmin -> Date -> Utilitare, conține toate adresele din sistem și poate fi utilizată pentru completarea/actualizarea informațiilor referitoare la adresă;

  • dacă se alege un oraș care are atributul ''Orașul are Districte'' atunci devine vizibil câmpul unde trebuie completat districtul; exemplu: pentru București se pot indica sectoarele.

  • dacă țara selectată este 'Romania', câmpurile 'Regiune' și 'Oras' devin obligatorii; pentru celelalte țări rămân opționale. Această regulă se aplică indiferent de modul de introducere (din fereastra Terți, prin înregistrare nouă sau import);

• Următoarele căsuțe pot fi selectate în funcție de scopul în care se dorește utilizarea acestei locații: 

  • Adresă livrare - folosită pentru livrare/recepție articole;

  • Adresă plată - folosită pentru efectuare plăți;

  • Adresă facturare - adresă unde se trimit facturi către terț;

  • Adresă trimitere - adresă unde se alte notificări către terț.

• Căsuța Implicit - locația este folosită în mod implicit pentru acest terț. Este obligatoriu să existe cel puțin o adresă implicită pentru un terț;

  • recomandarea de setare a locațiilor (adreselor) unui terț; o singură adresă cu bifa de ”Implicit” pentru fiecare tip în parte - adresă livrare, plată, facturare și trimitere. Să existe căte o adresă implicită din fiecare dintre cele necesare. Întotdeauna prima adresă salvată devine automat și implicită!

• Căsuța Manual - dacă este bifată nu se actualizează regiunea de vânzare la modificarea locației sau la rularea procesului de sincronizare;

• Regiune Vânzare - se selectează o regiune de vânzare, definita în fereastra Regiuni Vânzare;

• Global Location Number - www.gs1.org;

• Gestiune - se completează cu gestiunea aferentă locației definite, dacă terțul este legat de o societate definită în SocrateCloud și sunt folosite documente oglindă. 

• Transportator (v17.02) - va fi completat pe comenzi în funcție de locația aleasă; 

Contact (Utilizator)

Pentru a introduce sau vizualiza un Contact se face click pe tab-ul Contact (Utilizator).  În acest tab se va afișa o listă cu utilizatorii/contactele legate de terț. Câmpurile disponibile se regasesc în fereastra Utilizatori. Detalii în cap. Utilizatori.

Trimite factură automat pe e-mail - la procesarea unei facturi client, aceasta poate fi trimisă automat pe e-mail, în format electronic, sub formă de fișier pdf:

• • acest proces de expediere a facturilor pe e-mail se folosește de definirile efectuate pentru fiecare terţ în parte, din tab-ul Contact. 

  • factura se va trimite pe e-mail către toate contactele unui terț care îndeplinesc cumulativ următoarele cerinţe:

    • au bifa Trimite factură automat pe e-mail setată;

    • au completat în câmpul Machetă mail macheta dorită, ce va forma corpul e-mailului trimis;

    • au completat în câmpul Tip Notificare = "EMail" sau "EMail+Notificare"

  • este posibil ca, împreună cu factura, să se trimită prin email și fișierele atașate la factură. Sunt disponibile următoarele opțiuni de trimitere atașamente:

    • • Trimite Atașamente Factură - dacă se bifează, atunci se trimit toate fișierele atașate la master factură; 

      • Trimite Atașamente linii Factură - dacă se bifează, atunci se trimit toate fișierele atașate la liniile de detaliu ale facturii; 

      • Trimite Atașamente din articole-download - dacă se bifează, atunci se trimit atașamentele de pe articolele din detaliile de factură (acele atașamente adăugate pe articol, în tab-ul Download, folosind butonul "Atașament" de pe bara de instrumente sau adăugând link în câmpul "URL Download" și doar dacă, înregistrarea din acest tab are bifa Lead Download). 

      Observație: nu este acoperită complet varianta cu link către Drive în câmpul "URL Download"!

• • Format Factură de trimis pe email - se poate selecta un format de tipărire pentru trimiterea facturii pe email;

Trimite Comanda automat pe e-mail - la procesarea unei comenzi, aceasta poate fi trimisă automat pe e-mail, în format electronic, sub formă de fișier pdf:

• • acest proces utilizează definirile efectuate pentru fiecare terț, în tab-ul Contact

  • comanda va fi trimisă către toate contactele unui terț care îndeplinesc următoarele cerințe:

    • • au bifa "Trimite Comanda automat pe e-mail" setată;

      • au completat în câmpul "Text Mail Comanda" macheta dorită, ce va forma corpul e-mailului trimis;

      • au completat în câmpul "Tip Notificare" = "EMail" sau "EMail+Notificare";

Facturile sau comenzile emise se trimit doar dacă sunt realizate următoarele: 

Setări email contacte:

• expediția se realizează din contul de e-mail al utilizatorului care finalizează factura (direct sau prin procese de generare de facturi lansate manual). Pentru ca expedierea să funcționeze, trebuie efectuate setările necesare de conexiune pentru aceşti utilizatori, la conturile lor de e-mail, din fereastra Utilizatori/secțiunea Intern după cum urmează:

  • ID Utilizator email: se introduce adresa de email a utilizatorului care finalizează factura.

  • Parolă email: utilizatorul își va introduce parola de email =parola cu care se conectează la contul de email.

• de asemenea către acest contact se pot trimite și facturile emise pe alte firme dacă pentru contactul respectiv există legături (înregistrări) în fereastra Utilizatori / tab Acces Alți Terți cu firmele respective;

  • Astfel se acoperă situația când aceeași persoană se ocupă mai mulți terți și dorește să primească facturile emise pe aceeași adresă de email. 

• în prezent există o limitare prin care un contact poate fi definit cu aceeași adresă de email o singură dată. Pentru a ocoli această limitare, contactul:

  • se definește o singură dată, cu adresa de email, în cadrul unei firme (din fereastra de Terți),

  • lui i se adaugă restul firmelor pentru care trebuie să primească facturile, in fereastra Utilizator, tab Acces alți Terți. 

  • pentru restul firmelor se definește contactul fără adresa de email (tot din fereastra de Terți).

Bifa "Primește Notificări Solduri"

În vederea departajării cât mai clare a persoanelor de contact de la clienți, către care se dorește trimiterea notificărilor de solduri, a fost adăugată o nouă bifă denumită ”Primește notificări solduri”. Astfel, începând cu versiunea 18.09, notificările de solduri vor fi trimise doar către acele contacte care au această bifă setată. Pe lângă aceasta, contactele trebuie să aibă la Tip notificare una din valorile ”EMail” sau ”EMail+Notificare”.

Procesul Alertă - Comenzi Deschise:

• este localizat în meniul Analiza Performanței; 

• permite trimiterea de notificări sub formă de email către contactele aferente terților (reprezentant, furnizor sau client) de pe o comandă deschisă. 

• sunt disponibili următorii parametrii:

  • Zile limită - filtru de selecție pentru comenzile pentru care se vor trimite notificări (reprezintă numărul  de zile trecute de la introducerea comenzii);

  • Tranzacție Vânzare - filtru de selecție pentru comenzile pentru care se vor trimite notificări (bifat pentru comenzi client sau debifat pentru comenzi furnizor);

  • Email Destinație - procesul va trimite un email de notificare și către această adresă de email;

  • Trimite către reprezentant - procesul va trimite emailuri de notificare către contactul reprezentatului de pe fiecare comandă;

  • Trimite către contact - procesul va trimite emailuri de notificare către contactul terțului (furnizor sau client, în funcție de tipul tranzacției) de pe fiecare comandă.

• detalii în Comenzi Furnizor și Comenzi Client;

• procesul poate fi programat prin Scheduler.

Tab-ul Subiecte de Interes:

• • se utilizează pentru a selecta subiectele de interes pentru un contact;

• contactele pot fi grupate pe subiecte de interes în scopul administrării relațiilor cu clienții (CRM), administrării listelor de Email sau marketing (de exemplu newsletter-uri, etc.);

• SocrateCloud oferă utilizatorului posibilitatea de a trimite emailuri către terți funcție de subiectele de interes asociate prin intermediul proceselor Trimite Email și Trimite Emai v2;

Trimite Email

Procesul Trimite Email, localizat în meniul CRM -> Terți, se utilizează pentru trimiterea de e-mailuri către abonaţii activi pentru un subiect de interes sau către anumiţi terţi sau utilizatori. Se alege o machetă mail din lista machetelor definite în fereastra Machetă Mail, din meniul CRM -> Terți. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: Subiect de interes, Grup Terți, E-mail Destinație, User/Contact;

Procesul Trimite e-mail v2:  

• • este localizat în meniul CRM -> Terți;

• oferă posibilitatea selectării utilizatorului expeditor, a departamentului din care face parte utilizatorul și salvează într-un fișier local conținutului emailului.

  • Atenție: dacă se alege utilizatorul expeditor:

    • pentru ca expedierea să funcționeze, trebuie efectuate setările necesare de conexiune pentru aceşt utilizator, la conturile lor de e-mail

    • adresa de email a utilizatorului trebuie sa fie compatibilă cu serverul de email definit la nivel de titular. Detalii în Titular;

• Obs: dacă nu se specifică un utilizator, emailul va fi trimis prin utilizatorul definit pentru "Email Sesizari" la nivel de titular.

Opțiune GDPR

  Începând cu versiunea 19.10, a fost adăugată posibilitatea marcării contactului d.p.d.v reglementări GDPR.

  În câmpul Is GDPR se poate selecta una din variantele : 

• Opt-Out - contactul nu își dă acordul să fie contactat și 

  • Opt-In - contactul își dă acordul să fie contactat.

Valoare selectată este cu titlu informativ.

Redevențe

Începând cu versiunea 14.03 a fost activat un nou tab pe fereastra Terți: Redevențe. Aici se poate selecta redevența deja definită în fereastra Redevențe ce va fi folosită în tranzacțiile cu acest terț.

• • Redevență - se selectează redevența definită în fereastra Redevențe;

  • Activă - bifați acest câmp pentru a activa înregistrarea;

  • Există certificat de la Furnizor - bifați acest câmp pentru a indica existența unui certificat valid pentru acest terț;

  • Valid de la  - câmp obligatoriu, folosit pentru a indica data start a validității redevenței;

  • Valid până la - câmp obligatoriu, folosit pentru a indica data stop a validității redevenței;

  • Comentarii - câmp opțional, în care puteți introduce o scurtă descriere.

Tabul Beneficiari se folosește în cazul în care raportarea redevenţelor se face pe alţi terţi decât cel cu care avem tranzacţiile comerciale. Se selectează Beneficiarul, și se introduce o valoare numerică în câmpul Procent pentru a indica procentul care se va raporta acestuia. Dacă suma procentelor de pe toate liniile din acest tab este diferită de 100%, atunci restul se va duce pe terțul din master.

La înregistrarea redevenței se pot atașa fișierele scanate pentru certificatele primite (prin utilizarea butonului Atașament din bara de unelte).

Reprezentanți Clienți 

Începând cu versiunea 16.07 a fost activat un nou tab pe fereastra Terți: Reprezentanți. În acest tab se pot introduce:

• • Un reprezentant comercial - se completează operatorul comercial, firma terță care deservesc clientul respectiv. Completarea acestui câmp va avea drept efect completarea câmpului "Terț (Reprezentant)" de pe Comanda Client.

  • Mai mulți reprezentanți de vânzări.

    • Fiecare reprezentant de vânzări se diferențiază funcție de furnizorul = proprietăți articole ale cărui  produse le promovează la client. 

    • Efectul acestei legături este doar în raportele de vânzări din SocrateBI, în sensul în care vânzările aferente produselor selectate sunt alocate reprezentantului de vânzări din tab "Reprezentanți Clienți" nu Reprezentantului de pe Factura Client.

  • Un reprezentant de service

Introducere Rapidă

SocrateCloud oferă posibilitatea creării de machete parteneri care pot fi folosite în definirea rapidă a terţilor, în momentul introducerii documentelor. Machetele se introduc în fereastra Terţi din meniul CRM -> Definire Terţi urmând paşii de la punctul 1. Marcarea unui terţ definit ca fiind machetă se realizează prin selectarea terţului în câmpul Machetă Tert din tab-ul Info Titular, din fereastra Titular localizată în meniul SysAdmin -> Definiri Titular.

În momentul completării unui camp de tip Terț se poate apasă click dreapa (pe camp) si o listă cu acţiuni posibile printre care şi Înregistrare Noua va fi afisata. Apasând butonul Inregistrare Noua se va deschide o fereastra de definire a terţului, unde se completează datele acestuia:

Terţul astfel introdus va fi salvat automat, se va putea vizualiza/modifica în fereastra Terţi din meniul CRM -> Definire Terţi. şi va prelua în definirea lui datele introduse pe terţul - machetă, inclusiv limita de credit stabilita la nivel de macheta.

Începând cu versiunea 18.12 la rularea procesului Validează C.U.I. de pe fereastra de înregistrare rapidă a terților, dacă tertul verificat este regăsit pe site ANAF ca fiind dizolvat/ lichidat/ radiat/ inactiv, acesta va fi salvat și sistemul va returna mesajul următor: