11.03. Extrasul de Cont

În SocrateCloud, extrasul de cont este utilizat pentru a evidenția tranzacțiile efectuate prin intermediul unui cont bancar și pentru a le concilia cu înregistrările de încasări și plăți. Extrasele de cont pot fi introduse manual sau generate (importate) automat din detaliile electronice furnizate de instituțiile financiare. 

Introducere Extras

Fereastra Extrase de Cont, localizată în meniul Trezorerie, se utilizează pentru a introduce un extras de cont. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere

• Cont bancar - contul bancar pentru care a fost emis extrasul;

  • dacă IBAN-ul este incorect, la finalizare, extrasul de cont va ajunge in starea invalid;

  • se pot selecta numai IBAN-urile definite pe societatea pe care se înregistrează extrasul de cont.

• Data Extras - data la care a fost emis extrasul;

• Manual - indică faptul că extrasul a fost înregistrat manual în sistem;

• Sold Inițial - soldul inițial pentru contul bancar pentru care a fost emis extrasul;

• Diferența Extras - totalul liniilor de pe extras, înregistrate în tab-ul Detalii Extras;

• Sold final = Sold Inițial + Diferența Extras;

• Buton Creează linii din - se utilizează pentru a genera automat liniile extrasului din încasări sau plăți neconciliate, pe contul bancar de pe extras, de pe aceeași societate cu cea de pe  extras sau din cadrul aceleiași entități juridice cu societatea de pe extras;

• Societate, Data (de la - până la),Tip Document  - filtre de selecție pentru încasări și plăți;

• Buton Conciliere Extrase Cont la Plăți - se utilizează pentru a concilia liniile de pe extras cu încasările și plățile neconciliate. Concilierea se face pe baza unui algoritm specific. Detalii în Definiri Trezorerie - Algoritm Extras Cont;

• Buton Generează Plată - procesul se rulează implicit cu bifa de "Exclude liniile cu Divers" si se utilizează pentru generarea plăților/încasărilor pentru toate liniile extrasului care:

  • • nu au câmpul Plată completat

    • au valoare în câmpul Tranzacție

    • au câmpul Terț completat

    • nu au nimic completat in campul Diverse

    • Obs. Dacă se dorește generarea de plată și pentru liniile ce au câmpurile Terț si Diverse completate la rularea procesului Genereaza plată nu se aplică bifa de "Exclude liniile cu Divers".

• Buton/proces Generare plăți si alocări pentru extras - prin care se automatizează generarea de încasări și/sau plăți de pe toate liniile extrasului care reprezintă astfel de tranzacții și pentru care sistemul încearcă să determine și alocarea acestora la facturile în sold. 

Secțiunea Referințe - informațiile din câmpurile Referință Extras TEF și Data Extras TEF sunt menținute de sistem și vor fi actualizate dacă înregistrările din extrasul de cont au fost transferate electronic. Funcționalitatea nu este disponibilă pentru sistemul bancar din Romania.

Secțiunea Stare:

• Stare document - indică starea curentă a extrasului de cont: "Drafted", "Finalizat", "Anulat";

• Aprobat - indică faptul că extrasul a fost aprobat. Detalii în Fluxuri;

• Buton Acțiune Document:

  • "Finalizează" -> Document Status: "Completed"

    • după ce liniile unui extras au fost introduse și conciliate cu plăți, încasări sau cheltuieli, se poate finaliza documentul. 

    • soldul contului va fi actualizat;

    • în cazul introducerii în extrasul de cont a încasărilor/plăților prin CEC/BO, Soldul curent Client de pe Terț se va actualiza doar la finalizarea extrasului de cont.

  • "Anulare" -> Stare Document: "Anulat"

    • va anula efectele extrasului în sistem și va șterge concilierile cu plăți;

    • zerorizează toate cantitățile de pe extrasul de cont.

Detalii Extras

Tab-ul Detalii Extras se utilizează pentru a gestiona liniile extrasului de cont. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr. Rând, Descriere

• Data Linie Extras - data la care a fost înregistrată tranzacția evidențiată pe această linie de extras;

• Manual - indică faptul că linia de extras a fost înregistrată manual în sistem;

• Data Contabilă - data la care se înregistrează tranzacțiile contabile rezultate în urma transferului în contabilitate a liniei de extras;

• Data efectivă - data folosită pentru procesarea extrasului în sistem. Deoarece evaluarea pentru postare se face la cursurile specificate pentru această dată, pentru extrasele de cont în valută (alta decât valuta de bază) este obligatoriu ca data efectivă să fie întotdeauna egală cu data încasării/plății;

Valorile cu plus reprezintă încasări, iar valorile cu minus reprezintă plăți. La introducerea unei valori pe linia de extras, sistemul actualizează automat valorile după regula: 

• Valoare Extras = Valoare Tranzacție + Valoare Divers + Valoare Dobândă;

• Valoare Extras - valoarea totală a liniei de pe extrasul de cont; 

• Plată - plata asociată extrasului de cont. Când se selectează o plată:

  • acest câmp se actualizează cu numărul, data și valoarea plații;

  • câmpul Valoare Tranzacție se actualizează cu valoarea plății;

• Valoare Tranzacție - valoarea plății sau încasării evidențiată pe linia de extras;

  • Începând cu versiunea 13.11, sistemul nu permite finalizarea extraselor de cont dacă există detalii cu valoare tranzacție diferita de 0 și câmpul Plată necompletat.

• Valuta, Tip Curs - valuta și cursul valutar folosit pe linia de extras;

• Valoare Divers - diferența dintre valoarea extrasului și valoarea tranzacției;

• Diverse - tipul de cheltuială folosit pentru înregistrarea diferenței;

  • daca valoarea diversului este 0 acesta va fi sters de pe extrasul de cont la finalizare;

• Dobânda - utilizat pentru a evidenția taxele bancare aplicate;

          Obs. Dacă Valoare Extras diferit de Valoare Divers , se va completa automat câmpul Dobânda, în cazul acesta extrasul nu se va finaliza, generand mesajul de eroare: 'Valoarea din câmpul Dobândă trebuie să fie zero, dacă a fost completat cel puţin unul dintre câmpurile Valoare Tranzacţie sau Valoare Divers pe linia "

• ERP/CRM, Memo (menținute de sistem) - sunt disponibile pe extrase de cont importante. Pot fi folosite pentru concilierea automată cu plăți;

• Proiect, Activitate, Campanie etc. - dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază. Detalii în Scheme Contabile.

• Buton Conciliere Extrase Cont - se utilizează pentru a concilia linia din extras cu o încasare sau plată neconciliată. Concilierea se face pe baza unui algoritm scris de utilizator pentru această acțiune (non-standard). Detalii în Definiri Trezorerie;

• Buton Generează plată - se utilizează pentru a genera o plată pe baza unei linii de extras:

  • înainte de a genera plata se selecteaza terțul sau factura în secțiunea Referințe; 

  • dacă se selectează o factură, plata creată va fi conciliată automat cu factura;

  • dacă pe proces se precizeză tipul de document,  funcționalitatea este următoarea:

    • • dacă valoarea de pe extras este cu plus și se utilizezază un tip document cu Tip document bază = Încasare, atunci se generează o încasare cu valoarea cu plus

      • dacă valoarea de pe extras este cu minus și se utilizezază un tip document cu Tip document bază = Încasare, atunci se generează o încasare cu valoarea cu minus

      • dacă valoarea de pe extras este cu minus și se utilizezază un tip document cu Tip document bază = Plată, atunci se generează o plată cu valoarea cu plus

      • dacă valoarea de pe extras este cu plus și se utilizezază un tip document cu Tip document bază = Plată, atunci se generează o plată cu valoarea cu minus

  • dacă pe proces nu se sprecizeză tipul de document,  funcționalitatea este următoarea:

    • • dacă valoarea este cu plus pe extras, atunci se generează o încasare;

      • dacă valoarea este cu minus pe extras, atunci se generează o plată;

• Buton Alocări Plăți-Facturi - se utilizează pentru alocarea plații cu factura direct de pe detaliu de extras. Se va deschide fereastra Alocări Plăți-Facturi cu plata de pe detaliu extras precompletată pe filtrele de căutare. Detalii în Concilieri;

• Buton Repartizează linia de extras - Repartizare Linie Extras de cont bancar în baza unui fișier .csv ce conține detalierea sumei respective pe mai multe facturi și încasări.  Funcționalitatea este utilă pentru cazurile de încasări globale primite de la curieri sau de la asiguratori care prin intermediul unui borderou indică modul de defalcare a sumei totale.

• Format import - se selectează formatul de import (ex. Repartizare Linie Extras)

• Fișier -  fișierul conține: clientul, numărul facturii și suma. Total sumă fișier trebuie să coincidă cu suma tranzacției de pe linia de extras. Fișierul trebuie sa fie conform structurii de import definite.

• Procesul citește fișierul și ca rezultat înlocuiește linia de pe extras (1) cu (n) linii conform cu detaliile din fișier. Pentru fiecare linie nouă obținută, determină încasarea aferentă și o completează pe linia nouă de extras.

Secțiunea Referințe:

• Terț - terțul de pe plata cu care a fost conciliată linia de extras;

• Factura - factura la care a fost alocată plata cu care a fost conciliată linia de extras;

• Câmpuri TEF - actualizate dacă înregistrările din extrasul de cont au fost transferate electronic. Funcționalitatea nu este disponibilă pentru sistemul bancar din Romania.

Extrasul de cont poate fi tipărit din sistem prin accesare buton imprimantă de pe bara de instrumente. În formatul de tipărire generat, începând cu SocrateCloud versiunea 15.09, este disponibil şi câmpul Denumire tert (coloana BP Name).

Consecințe Contabile

Când se transferă în contabilitate extrasele de cont, Societatea utilizată în tranzacțiile contabile pentru detaliile extrasului este societatea definită pentru Contul Bancar selectat pe extrasul de bancă. Dacă se selectează în detaliul extrasului o cheltuială (taxă), societatea de pe extrasul de cont este utilizată în tranzacţia contabilă. Mai jos se găsesc tranzacțiile contabile generate pentru extrasul de cont:

• Taxă (Venit)

  • Debit: Bancă

  • Credit: Venituri din taxe

• Taxă (cheltuială)

  • Debit: Cheltuieli cu taxe

  • Credit: Banca

• Dobândă (Venit)

  • Debit: Banca

  • Credit: Venituri din dobânzi

• Dobândă (Cheltuială)

  • Debit: Cheltuieli cu dobânzi

  • Credit: Banca

• Încasare

  • Debit: Banca

  • Credit: Disponibilități în curs

• Plăți

  • Debit: Disponibilități în curs

  • Credit: Banca

Regulă: pentru extrasele de cont în valută (alta decât valuta de bază), este obligatoriu ca Data Efectivă să fie întotdeauna egală cu Data încasării/plăţii de pe linia respectivă din extras. Aceasta deoarece evaluarea pentru postare se face la cursurile specificate pentru Data efectivă.

Observații

• După procesarea extrasului de cont, valoarea din contul bancar trebuie să fie egală cu cea din Extrasul de Cont, considerând că toate valorile din extras au fost introduse. Mai mult, soldul contului Disponibilități în curs trebuie să fie egal cu totalul plăţilor introduse care nu au fost încă reconciliate cu extrasul.

• Dacă modul de plată cel mai frecvent este cu cec, majoritatea încasărilor/plăţilor s-au introdus în SocrateCloud utilizându-se fereastra de Încasări şi Plăți, fie direct, fie ca parte a procesului de comenzi și vânzări.

• Dacă modul de plată utilizat cel mai frecvent este direct debit sau credit, prima indicație despre tranzacție poate fi extrasul de cont de la bancă. În acest caz, SocrateCloud permite introducerea tranzacțiilor în Extrasul de Cont, şi generarea Încasărilor/Plăţilor din Extrasul de Cont.

• Când Încasările şi plățile sunt generate în acest mod, reconcilierile vor fi mai numeroase. Aceasta va asigura că soldul contului de bancă este unul actual.

• Când se generează încasările şi plățile direct, sau din procesul de vânzare/cumpărare, nu trebuie făcută reconcilierea așa de frecvent. În oricare caz, situația fondurilor disponibile poate fi obținută prin adunarea soldurilor contului Bancă şi a contului Disponibilități în curs.

• Pentru transferul între conturile bancare, se creează o taxă care face referire la contul definit pentru Fonduri în Tranzit. În extrasul de Bancă din care s-au scos fondurile, se creează un Detaliu extras, pentru contul de taxe creat şi se introduce valoarea transferată (cu minus). In extrasul de cont pentru contul bancar în care s-au transferat fondurile, se creează un Detaliu pentru taxa creată şi se introduce valoarea transferată (cu plus).