12.6.2. Jurnalele de TVA

Jurnalele de TVA se obțin în SocrateCloud din fereastra Declarații Taxe, care se regăsește în meniul Contabilitate - Definiri Contabilitate - Taxe.

1. Generare declarații taxe

Înainte de a genera Jurnalele de TVA trebuie efectuate sau verificate următoarele:

• toate documentele (facturi client și furnizor) perioadei respective sunt postate fără eroare.

• s-a generat, finalizat și postat documentul pentru TVA exigibilă aferent perioadei respective.

Se apasă butonul de înregistrare nouă pentru a adăuga o declarație de TVA nouă (câte una pentru fiecare lună). Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Societate - se selectează societatea pentru care se rulează jurnalul de TVA

• Schema contabilă - se autocompeteză cu schema contabilă primară;

• Denumire - se introduce denumirea declarației, de regulă ‘TVA luna/an’ (ex. TVA mai.2011);

• Descriere - opțional, se poate introduce o scurta descriere;

• Data tranzacție - se introduce/selectează ultima zi a lunii pentru care se generează declarația;

• Perioadă - se selectează perioada/luna pentru care se generează declarația;

• Data Start - se introduce/selectează prima zi a lunii pentru care se generează declarația

• Data Stop - se introduce/selectează ultima zi a lunii pentru care se generează declarația

• buton Generează declarații taxe - se apasă pentru a aduce toate facturile (Tab Detalii(Cumpărări) și Tab Detalii(Vânzări)) și detaliile contabile aferente (Tab Contabilitate(Cumpărări) și Tab Contabilitate (Vânzări)), care sunt luate în calcul TVA.

  • Obs: Începând cu v14.09 au fost adăugate câmpuri distincte pentru introducerea datelor despre furnizor în detaliile decontului. Astfel, se renunţă la introducerea datelor prin formatul cu "#CUI#FIRMA#NUMARDOC#DATADOC#" şi se utilizează câmpurile nou create. Furnizorul nu trebuie definit ci se introduce ca simplu text, cu denumirea şi CUI corecte. Atenție la completare pentru că în acest caz nu se aplică mecanismul de validare pentru corectitudinea datelor introduse!

  • Aceste noi date sunt preluate în declarații taxe în tab Cumpărări şi tab Contabilitate aferent achizițiilor. Datele vor fi prezentate conform cu cele introduse în noile câmpuri de pe decont. În acest fel jurnalul de tva de cumpărări va prezenta exact facturile furnizor din componența decontului!

  • Începând cu versiunea 21.02 pentru facturile furnizor pe angajat generate dintr-un decont de cheltuieli înregistrat în valută, pe liniile din Declarații taxe - tab Contabilitate Cumpărări pe coloanele Debit (Credit) contat se afișează valoarea în lei convertită la cursul din data facturii pe angajat

• buton Ștergere declarații taxe - este utilizat pentru a șterge înregistrările aferente declarației, generate cu ajutorul procesului "Generează declarații taxe";

• buton Finalizare Declarații taxe - este utilizat pentru a închide declarația, pentru a prevenii orice modificare;

  • Procesat - indică faptul că declarația a fost finalizată

  • buton Validare CUI Terț (detalii vânzări) - este utilizat în vederea unei verificări rapide a clienților înaintea generării declaraților D394/D390. Acest proces validează CUI-ul tuturor terților clienți din cuprinsul declarației, la data fiecărei înregistrări în parte și, dacă este cazul, modifică CUI-ul în conformitate cu răspunsul primit de la serviciul ANAF. (v19.12).

Procesele "Generare declarații taxe" si "Ștergere declarații taxe" pot fi generate și în momentul în care calendarul pe luna respectivă este închis.

2. Generează raport taxe (jurnale TVA)

După generarea declarațiilor, se va genera jurnalul de TVA aferent, selectând:

• Tax Column Set: se selectează jurnalul corespunzător (vezi paragraful 3. de mai jos, pentru detalii despre construcţia acestor seturi). În listă sunt afișate doar seturile definite pe societatea declarației și cele definite pe * (începând cu versiunea 13.09)

  • TVA_Cumpărări

  • TVA_Vânzări

Se apasă butonul Generează raport taxe, pentru a genera jurnalul de TVA selectat Se deschide o fereastră de mesaj, cu următoarele criterii:

• Format tipărire - se selectează formatul aferent jurnalului (cumpărări, vanzari).;

  • ATENTIE! Dacă setul selectat în câmpul Tax Column Set a suferit modificări la format tipărire nu se selectează nimic, pentru generarea unui print format nou care cuprinde si modificările efectuate. Este necesar a se configura un nou print format conform celui nou format;

• Grup terț - opțional, se poate selecta un grup terți pentru care se dorește afișarea jurnalului de TVA;

• Terț - opțional, se poate selecta un terț pentru care se dorește afișarea jurnalului de TVA;

• Factura - opțional, se poate selecta o factură  pentru care se dorește afișarea jurnalului de TVA;

• Societate - se selectează societatea pentru care se rulează raportul, dacă la definirea declarației s-a ales o societate nod.

• Proiect - opțional, se poate selecta un proiect  pentru care se dorește afișarea jurnalului de TVA;

• Excludere facturi anulate - se bifează pentru a exclude din jurnalul de TVA facturile anulate;

• Include exceptat taxe - se bifează doar în situaţiile specifice când anumite cote sunt marcate cu "Exceptat taxe" însă acestea trebuie să apară în jurnalele de TVA;

Se apasă butonul Start, pentru a returna jurnalul de TVA în funcție de filtrele selectate. Se va deschide un print preview al jurnalului de TVA, care poate fi:

• tipărit - apăsând butonul de Imprimantă;

• exportat local;

• trimis direct pe mail;

• arhivat, pentru istoric/arhivă documente în sistem.

Începând cu v17.04, dacă pentru un anumit jurnal s-au definit mai mult de 150 de coloane (limita standard) pentru raportare, execuția raportului va emite un mesaj de eroare, iar raportul nu va aduce date. Dacă s-a ajuns în această situație vă rugăm să ne contactați prin intermediul serviciului de Suport Tehnic al BITSoftware.

Dacă între momentul generării Declaraţiei şi Finalizării acesteia mai apar documente care trebuie prinse în jurnal, atunci Declaraţia respectivă trebuie ştearsă şi re-generată. Ştergerea se face folosind butonul "Şterge declaraţii taxe". Generarea se face conform descrierii de la pct.1 de mai sus.

După depunerea decontului de tva declaraţia trebuie finalizată cu ajutorul butonului Finalizare Declarații taxe. Astfel aceasta nu mai poate fi modificată sub nicio formă, nici ea şi nici documentele cuprinse în aceasta! Verificarea de includere a facturilor, la finalizare se face după data contabilă a facturilor.

3. Construcţia seturilor de coloane pentru Jurnalele de TVA

Pentru a putea obţine rapoartele aferente jurnalelor de TVA, SocrateCloud pune la dispoziţia utilizatorilor un mecanism flexibil prin intermediul căruia fiecare îşi poate configura coloanele necesare din cuprinsul fiecărui Jurnal de TVA. Astfel, în funcție de modificările legislative şi de speţele pe care fiecare companie le întâlneşte, rapoartele de tip Jurnal de TVA pot să difere de la o firmă la alta. 

SocrateCloud vine pregătit cu un set standard de coloane, pentru fiecare dintre jurnalele de TVA de cumpărări, respectiv de vânzări. Aceste seturi pot fi însă modificate astfel încât să răspundă cât mai bine speţelor concrete din cadrul fiecărei companii. Întreţinerea, respectiv modificarea acestor seturi se realizează din fereastra "Configurare Coloane Declaraţii Taxe" ce se regăseşte în meniu la Contabilitate - Definiri Contabilitate - Taxe. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nume, Descriere

• Format Tipărire - format de tipărire implicit utlizat pentru declarație (trebuie definit pe titular, astfel încât la actualizare coloane declaraţii , de exemplu introducere coloane noi, să se afişeze automat şi pe formatul de tipărire);

• Tranzacție Vânzare - indică tipul de jurnal pentru care se utilizează setul de coloane: de vânzări sau de cumpărări;

Tab-ul Coloane se utilizează pentru a defini coloanele din cadrul setului. Numărul maxim de coloane care se pot utiliza este de 250! Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire - va apărea deasupra fiecărei coloane;

• Descriere - descriere relevantă pentru coloană;

• Tipărit - se utilizează pentru a indică dacă această coloana va fi sau nu tipărită în raport (util pentru a ascunde coloanele utilizate ca și operanzi pentru coloane de tip "Calcul");

• Șterge Linii Goale - dacă se bifează, liniile care nu au nici o valoare în acestă coloană vor fi ȘTERSE! Dacă bifa se pune pe mai multe coloane, atunci liniile se vor șterge indiferent de coloana care nu are valoare, deci e suficient ca pe o singură coloană dintre cele bifate să nu existe valoare ca linia să se șteargă în intregime!

• Secvență - indică ordinea coloanelor în raport;

  • Atenție: coloanele sunt calculate în ordinea secvenței;

  • Nr Sortare Înregistrări - determină prioritatea sortării după valorile din coloane. Dacă nu se completează liniile nu vor fi sortate în functie de această coloană; 

           Atenție! Se va lua în considerare doar ordonarea setată în câmpul de mai sus şi nu cea din print-format-ul aferent!

Valorile afișate pe coloană pot avea una din următoarele surse:

• Coloană - referința către un câmp aferent tranzacțiilor reprezentate pe fiecare linie;

• Calcul - valoarea din coloană este rezultatul unei operații de calcul dintre alte două coloane (Operand1 și Operand2). Coloanele specificate în câmpurile "Operand1" și "Operand2" trebuie să aibă secvențe anterioare coloanei de tip calcul;

  • "Adunare (Op1+Op2)"

  • "Procent (Op1 din Op2)"

  • "Adaugă Interval (Op1 la Op2)"

  • "Scădere (Op1-Op2)"

• Cont

• Taxa

Vă sugerăm să respectați ordinea propusă în printscreen-urile de mai jos. Încasările aferente facturilor sunt afișate pe rînduri distincte imediat după factura de care sunt conciliate. 

În cele ce urmează sunt prezentate seturile de coloane şi modul de configurare propus pentru cele mai întâlnite coloane din cadrul Jurnalelor de TVA de cumpărări şi de vânzări. Configurările cuprind şi ultimele modificări legislative aduse de speţa "TVA la încasare".

ATENȚIE: În cazul utilizării transferului dual la facturile de leasing jurnalul de TVA Cumpărari trebuie ajustat (cu baza aferentă contului de avans ex.471)

Începând cu v20.01 documentul ”Declarații taxe” a fost completat cu posibilitatea de a prelua și expune datele primare pentru a obține Jurnalele de tva pe Proiect. Pentru aceasta s-au adăugat două procese (butoane) noi și anume: ”Generare declarații taxe pe proiect” - pentru obținerea datelor primare și ”Generează raport taxe pe proiect” - pentru obținerea rapoartelor de tip Jurnal de TVA. Raportul se poate obține pentru un singur proiect odată, acesta fiind obligatoriu de selectat la rularea raportului.