1.5.6. Generare note contabile în SocrateCloud
Logica de formare a notei contabile cu defalcarea sumelor pe anumite dimensiuni contabile este dată de următoarele:
În SocrateCloud există două modalități de generare a notei contabile de salarii.
Se efectuează exportul din SocrateSalarii și apoi se rulează procesul din Hours Management / Importă Note Contabile de Salarii.
Dacă nu se alege niciun Centralizator atunci va rezulta doar un raport de verificare. Dacă se completează un Centralizator atunci se va genera nota contabilă aferentă.
exportul sumelor din modulul Salarii stabileşte Nivelul I/II de defalcare:
alegerea variantei se stabileşte prin parametru de sistem şi poate fi:
global valoric = fără niciun fel de defalcare;
pe societăţi = conform definiţiei angajatului;
pe centre de profit = pe activităţi și/sau proiecte
Exportul sumelor se face în calupuri distincte pentru fiecare societate în parte astfel încât să rezulte note contabile (batch) distincte pe fiecare societate în parte.
import note contabile prin procesul “Importă note Contabile de Salarii” stabileşte Nivelul II/III de defalcare:
nimic = global valoric, sau
împreună cu bifa “Deja defalcat ....” = se preia Nivelul I/II de defalcare.
societate = defalcare pe societate în baza orelor din pontaj;
societate trx (departament) = defalcare pe societate trx în baza orelor din pontaj;
proiect = defalcare pe proiect în baza orelor din pontaj;
activitate = defalcare pe activitate în baza orelor din pontaj;
dacă este pusă bifa “Deja defalcat ....”, atunci, în funcție de sursa datelor, defalcarea se va realiza doar pe celelalte nivele selectate;
ex: dacă din Salarii datele vin defalcate pe proiecte atunci în SocrateCloud se poate completa defalcarea pe încă două dimesiuni: Departament (SocTrx) și Activitate.
variantele de defalcare de mai sus sunt completate cu:
păstrarea defalcării de pe Nivelul I - dacă există;
sursa de ore pentru determinarea defalcării poate fi specificată:
din Timesheet;
din Pontaj Lunar.
orele sunt agregate la nivel de Titular ! şi de Societate !
generarea notei (batch) cu defalcare pe societate trx se realizează conform algoritmului:
baza = ore din pontaj sau timesheet;
regula = ponderat la total ore per Nivel I + II + III (echivalent cu baza brutului)
agregat superior pe Societate.
Algoritmul de formare a notei contabile ia în calcul doar tipurile de ore care nu au bifa "Fără cost" din ecranul "Tipuri ore".
2. Se efectuează exportul din SocrateSalarii și apoi se apelează procesul "Import Note Contabile de Salarii" din fereastra "Import cost angajat" și "Import cost zilier".
Dacă la rularea procesului Import Note Contabile de Salarii se alege Proiect ca parametru defalcare, atunci defalcarea se face cu prioritate pe proiectele din pontaj. Dacă nu se pune Proiect ca parametru defalcare, atunci defalcarea se face cu prioritate pe proiectele din fișierul XML, dacă acesta conține deja defalcare pe proiect.
Nota contabilă de salarii poate fi preluată din SocrateSalarii defalcată pe proiecte cu condiția ca toate pontajele introduse să aibă selectat un proiect. Dacă există înregistrări fără proiect, sumele se exportă din SocrateSalarii și fără proiect, iar la rularea procesului de "Import Note Contabile de Salarii" în SCloud din "Import cost angajat" sau "Import cost zilier", dacă se selectează tip consolidare "Proiect" o să returneze eroare referitor la faptul că nu are proiect pe anumite sume care vin fără proiect (idem pentru activitate).
Dacă pontajele sunt defalcate pe proiect si activitate, atunci și nota contabilă va putea fi generată defalcată pe aceste dimensiuni contabile cu consolidare pe proiect/activitate, calculul făcându-se ponderat în funcție de orele lucrate pe fiecare proiect/activitate.
Ex.: Modalitate de rulare proces "Import cost zilier" cu defalcare pe proiect/ activitate:
Dacă nu se selecteză "Tip Document" și "Centralizator" se va genera doar un raport pdf de verificare.
Dacă se completează "Tip Document" și "Centralizator" se va genera o nota contabilă ce va fii scrisă în fereastra "Note contabile calup" în stare draft. Stergerea notei contabile va permite regenerarea notei utilizând același xml generat din SocrateSalarii.