12.1.1. Scheme Contabile

Scheme Contabile

Fereastra Scheme Contabile, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate, permite actualizarea și definirea metodei contabile și a elementelor definitorii pentru structura contabilă. Schema contabilă primară este definită la inițializarea titularului, dar poate fi modificată, iar alte scheme adiționale pot fi adăugate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• GAAP (informativ) - se indică sistemul contabil GAAP utilizat (General Accepted Accounting Principle);

  • • pentru standardul românesc se va alege opțiunea ”Reguli contabile specifice” - Atenție! folosește intensiv conturi de tranzit.

• • începând cu v17.04 s-a adăugat o opțiune nouă denumită ”Reguli contabile specifice - fără tranzite” (varianta alfa), care elimină o parte din conturile de tranzit, astfel:

    • elimină postarea pentru:

      • Asocierea NIR - FF (excepție diferențele de preț);

        • Asocierea Aviz - Factură Client (excepție diferențele de preț);

        • Concilieri (excepție diferențele de curs valutar);

      • modifică postările pentru discount-urile primite sau acordate;

      • modifică postarea pentru avizul de expediție, prin includerea postării veniturilor (pe lângă descărcarea de gestiune).

• Tip Angajament - în funcție de selecție se înregistrează contări de pe comenzi:

  • • "Nimic" - comenzile nu au efecte în contabilitate;

    • "Angajare doar"

    • "Angajare & Rezervare"

• Accrual - indică modul în care se înregistrează veniturile și cheltuielile:

• • bifat - pe bază de facturi;

  • debifat - pe bază de încasare/plată (contabilitate de tip "Cash");

• Metodă Costuri - metoda utilizată pentru calculul costurilor. Sunt disponibile următoarele metode: FIFO, LIFO, PMP, Media Facturii, Ultimul Preţ Achiziţie, Cost Standard, Ultima Factură;

• Tip Cost - metodă de clasificare a costurilor (e.g. Realizat, Planificat, Viitor);

• Nivel Costuri - cel mai mic nivel de acumulare a informațiilor de cost: Gestiune, Titular, Societate sau Lot;

• Ajustare COGS (costului produselor vândute) - pentru metodele de calculație costuri, se poate ajusta costul produselor/mărfurilor vândute cu valoarea facturilor furnizor care au fost înregistrate ulterior (e.g transport, vamă, asigurare)

• • Detalii în Costuri;

  • Valuta - determină valuta în care sunt convertite automat toate documentele la transferul în contabilitate, indiferent de valuta în care au fost introduse;

• • Auto Control Perioada - se bifează dacă se dorește deschiderea automată a perioadelor contabile și este o metodă de control alternativă față de utilizarea Calendarului. După selectare, mai apar două câmpuri suplimentare: 

    • Zile Istoric, Zile Viitor - marchează intervalul de deschiderea a perioadei calculat relativ față de data curentă. De exemplu, dacă data curentă este 20 aprilie, Zile Istoric = -10 și Zile Viitor = +10, atunci pot fi transferate documente cu data contabila în intervalul 10-30 aprilie;

  • Perioada

  • Separator - simbolul folosit la separarea elementelor unei combinații contabile;

  • Alias Cont - dacă se bifează, se va permite definirea de denumiri generice pentru combinațiile contabile. Denumirile generice (alias) pot fi utilizate în căutări și selecții rapide de monografii sau combinații contabile;

  • Transfer Discount - se folosește dacă se dorește contarea discount-urilor pe conturi explicite. Dacă nu este bifată opțiunea, discount-ul va fi dedus în contul de venit;

  • Transfer Servicii Separat - se folosește pentru contarea diferită a serviciilor și resurselor. Dacă se lasă nebifat contarea se face pe conturile definite la nivel de articol / tip de articol;

  • Atenție: nu recomandăm această setare deoarece, pe specificul contabilității românești, de la/către aceeași firmă pot tranzacționa atât bunuri cât și servicii, iar ulterior să efectuez o singură încasare/plată cumulată pentru acestea, caz în care conturile de client/furnizor nu se sting automat. Va fi necesară o ajustare manuală în contabilitate;

  • Tax Correction - este aplicabil în sisteme cu TVA, pe bază de "prorata" şi indică faptul că taxa are la bază valoarea discount-ului și nu valoarea originală de pe document;

  • Ajustare Costuri Explicită - se bifează dacă se doreşte vizualizarea conturilor debitoare/creditoare la transferul facturilor furnizor cu costuri alocate ulterior pe stocuri. Dacă opţiunea nu este selectată, tranzacţiile contabile vor include un cont de Diferenţe Preţ (Ajustare costuri), Taxa deductibilă şi contul de Furnizori;

    • Se recomandă această variantă pentru contabilitatea RO!

  • Doar Societatea - doar tranzacţiile societăţii selectate vor putea fi înregistrate folosind această schemă contabile. Opțiunea este utilizată atunci când se doreşte restricţionarea tranzacţiilor pentru o societate sau un grup de societăţi (societate nivel consolidare);

    • de exemplu: un Tituar are 3 Societăţi, două în România şi una în Bulgaria. Pentru societatea din Bulgaria trebuie generate tranzacţii contabile în Leva, iar pentru societățile din România în RON pentru care se selectează şi Schema Principală. Când un document este transferat de pe societatea din Bulgaria, vor fi generate automat două contări: una în leva, pentru schema specifică bulgărească şi una în RON, pentru schema de bază, în vederea consolidării cu celelalte două societăți;

    • Nu se poate folosi această opțiune în cazul schemei implicite (cea stabilită la nivel de Titular)

  • Înregistrează tranzacții cont-cont corespondent - fiecare transfer contabil este scris și în fereastra "Tranzacții cont - cont corespondent", sursa rapoartelor din meniul Contabilitate care conțin indicativul "(RO)" în denumirea lor;

  • Buton Generează Conturi Implicite - este folosit pentru copierea conturilor/centralizatoarelor implicite dintr-o schemă contabilă în alta. Acest proces este folositor când se folosește o schemă alternativă care are conturi similare și o valută sau o metodă de cost diferită.

Obs: Orice modificare la schema contabilă trebuie să fie urmată de o reconectare la sistem și de o repornire a serverului de aplicație.

Dimensiuni Contabile

Tab-ul Dimensiuni Contabile se utilizează pentru definirea combinațiilor contabile utilizate pe schema contabilă. Contul contabil și societatea sunt dimensiuni obligatorii, iar celelalte elemente precum Terți, Articole, Proiecte și Campanii pot fi incluse pentru a furniza mai multe detalii de urmărire și raportare. Se adaugă câte o înregistrare pentru fiecare dimensiune din combinația contabilă Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire - denumire relevantă pentru înregistrare;

• Tip - sunt disponibile următoarele tipuri de dimensiune contabile: Cont, Terţ, Locaţie sursă, Locație destinație, Societate, Societate trx, Articol, Activitatea, Campanie, Proiect şi Regiune de vânzare, Utilizator1, Utilizator2, User Element1 şi User Element2;

  • Utilizator1, Utilizator2, User Element1 şi User Element2 sunt dimensiuni contabile ce pot fi definite de utilizator;

    • valorile dimensiunii contabile "Activitate" se definesc în fereastra Activitate - ABC, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

    • Cod Căutare, Denumire, Descriere, Ajutor

      • OHE  (overall hour effectiveness) - orele introduse pe activități cu aceasta bifă sunt considerate a fi ore efectiv lucrate;

      • Utilizat pe HH - această activitate poate fi utilizată pe înregistrări efectuate folosind dispozitive de tip "Hand Held";

      • Celulă - celula aferentă activității;

  • dacă tipul dimensiunii contabile este "Cont", trebuie selectat planul de conturi aferent în câmpul Element;

  • în funcție de tipul selectat se va putea alege o valoare implicită în câmpul corespunzător;

    • dacă tipul dimensiunii este ”Proiect” se poate indica și bifa ”Cu repartizare” (v20.02) - pentru a activa rularea procesului ”Repartizare pe proiecte”.

• Soldat - soldul de pe această dimensiune contabilă trebuie sa fie "0";

• Obligatoriu - dacă se bifează, dimensiunea trebuie specificată pe document pentru a putea genera tranzacții contabile;

  • Secvența - determină ordinea elementelor în combinația contabilă;

Obs: contul și societatea sunt elemente obligatorii. În general, elementele contabile obligatorii nu vor fi niciodată "soldate".

În fereastra Combinații, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate, sunt disponibile toate combinațiile de dimensiuni contabile utilizate în sistem și permite definirea unui Alias pentru o combinație contabilă.

Dimensiuni Contabile Adiționale

Este posibil ca dimensiunile contabile predefinite, provenite din documente să nu satisfacă cerințele societății, astfel SocrateCloud permite definirea de către utilizator a încă 4 dimensiuni contabile: Utilizator 1, Utilizator 2, UserElement1 şi UserElement2. 

Dimensiunile de tip "Utilizator" se definesc urmărind pașii descriși mai jos:

1. Primul pas este de a defini Ierarhia (Clasificarea). Pentru a crea sau modifica o Ierarhie, se deschide fereastra Clasificări localizată în meniul SysAdmin >- Reguli Generale -> Definiri Sistem -> Clasificări:

   1. • Tip | Arie = "User1" sau "User2";

      • Tabelă = "C_ElementValue_ElementCont";

• • Toate Nodurile = Bifat;

  • Detalii în Ierarhii.

2. Următorul pas este acela de a defini elementele aferente aferente dimensiunii contabile în fereastra Plan Conturi, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate -> Plan Conturi:

• • Tip = "User Defined";

  • Ierarhie = ierarhia, definită la pasul anterior;

  • elemente se definesc în tab-ul Element Cont;

  • Detalii în Plan de Conturi;

3. Ultimul pas este de a adăuga noua dimensiune contabilă la schema contabilă. Pentru adăugarea unei noi dimensiuni la schema contabilă, se deschide tab-ul Dimensiuni Contabile, din fereastra Scheme Contabile:

• • Tip = "Utilizator 1" sau "Utilizator 2";

  • Element = înregistrarea definită a pasul 2.

Dimensiunile de tip "UserElement" se definesc în tab-ul Dimensiuni Contabile și pot cuprinde o coloană dintr-o tabelă definită în SocrateCloud. 

Aceste dimensiuni devin disponibile spre selectie in fereastra Combinatii de la sectiunea Referinte din ferestreastra de Note Contabile.

Transferuri Generale

Tab-ul de Transferuri Generale se utilizează pentru introducerea combinațiilor contabile ce vor fi folosite la transferul anumitor înregistrări (tranzacții). Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Echilibrare Suspendare - se bifează dacă se acceptă condiţia de dezechilibru în jurnal, pentru a forţa postarea (contarea). Volumul dezechilibrului va fi postat în contul "Const dif. Sold"

  • Eroare Suspendare - se bifează dacă se acceptă afişarea erorilor în momentul postării (contării). Volumul tranzacţiilor cu eroare va fi postat în contul "Cont Erori Sold" 

  • Echilibrare Valutară - se bifează dacă se acceptă condiţia dezechilibrului valutar pentru forţarea postării. Condiția de dezechilibru poate avea rezultatul rotunjirii când se converteşte valuta. Volumul dezechilibrului va fi postat în contul "Diferențe Valutare";

• Venituri Reţinute şi Sumar Venit - se utilizează când se postează intrările de sfârșit de an;

• Decontări Subunităţi Dest şi Decontări Subunităţi Sursă - sunt folosite la postarea tranzacţiilor între societăţi (organizaţii). Aceste conturi trebuiesc definite chiar dacă nu plănuiţi să realizaţi astfel de tranzacţii.

• Diferenţe de preţ - este folosit pentru înregistrarea variaţiilor preţului de cumpărare;

• Cont Angajament - este folosit pentru înregistrarea tranzacţiilor de angajament sau a celor de rezervare. Acestea se vor genera dacă tipul de angajament sau rezervarea şi angajamentul au fost selectate în definirea schemei contabile;

Obs: Acesta este unul din ecranele unde se poate introduce un alias pentru o combinație contabilă. Toate aceste conturi trebuie definite chiar dacă nu vor fi folosite.

Conturi Implicite

Tab-ul de Conturi Implicite se selectează pentru introducerea conturilor implicite care vor fi folosite la contare, dacă conturile specifice nu sunt definite. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

Conturile implicite, sunt definite la nivel de schemă contabilă și sunt importate la inițierea setărilor la nivel de titular. Se pot actualiza conturile pentru Terț, Articol, Gestiune, Proiect, Banca, Taxe, General și Casa.

De exemplu: 

• dacă vindem un articol, se va folosi contul de venit definit pentru acesta. Acest cont implicit provine din contul de venit definit pentru categoria acestuia, iar pentru categorie contul implicit este definit în schema contabilă.; 

• când definim o nouă categorie de articole, valorile din tab-ul de Contabilitate vor reprezenta conturile implicite pentru articolele din categorie;

Butonul Copiere Conturi suprascrie toate conturile pentru entitățile din SocrateCloud cu valorile implicite, definite în acest tab. Pentru o schemă contabilă nouă, procesul creează înregistrări corespunzătoare în tab-ul Contabilitate pentru toate entitățile din SocrateCloud, unde este cazul.

Următorul tabel evidențiază conturile utilizate pentru generarea contărilor și unde sunt definite valorile implicite:

Obs: Acesta este unul din ecranele unde se poate introduce un Alias pentru o Combinație Contabilă. Toate aceste conturi trebuie definite chiar dacă nu vor fi folosite.

Scheme Contabile Multiple

Scheme contabile multiple sunt necesare pentru contarea tranzacțiilor în valute diferite, pentru utilizarea de registre de contabilitate diferite cu reguli contabile specifice. Pentru a defini mai multe scheme contabile, trebuie  determinat dacă este nevoie de un plan de conturi nou. Dacă se considera necesar , atunci pentru a defini o nouă schema contabilă se urmăresc pașii descriși mai jos:

1. Inițial trebuie definită o ierarhie pentru planul de conturi. Pentru a defini o ierarhie, se deschide fereastra Clasificări, localizată în meniul SysAdmin -> Reguli Generale -> Definiri Sistem. Ierarhia trebuie să aibă următoarele proprietăți:

   1. • Tabela = "C_ElementValue_Element cont";

      • Tip | Arie = "Valoare Element";

      • Toate Nodurile = bifat;

• • Detalii în Ierarhii. 

2. Următorul pas este definirea valorilor pentru ierarhie, planul de conturi și elementele aferente:

• • pentru a defini un plan conturi se deschide fereastra Plan Conturi, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate -> Plan Conturi, pentru care se selectează ierarhia, definită la pasul anterior în câmpul Ierarhie.

  • elemente planului de cont, se definesc în tab-ul Element Cont sau pot importate. Detalii în Plan de Conturi;.

3. Următorul pas este de a defini schema contabilă. Pentru a defini o schemă contabilă se deschide fereastra Scheme Contabile, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate. Detalii în Scheme Contabilă

4. Pentru a crea în sistem înregistrările aferente noii scheme contabile se rulează procesul Copiere Conturi din tab-ul Conturi Implicite, fereastra Scheme Contabile;

Astfel, fiecare document transferat va genera acum și înregistrări contabile aferente noii scheme contabile.

În fereastra Scheme Contabile - Translatări, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate, se pot defini reguli de translatare a tranzacțiilor contabile înregistrare în schema principală către o schemă contabilă secundară. Astfel, conform înregistrărilor din tab-ul Mapare Scheme Contabile, tranzacțiile înregistrate în contul din schema contabila sursă, selectat în câmpul Element Cont, vor fi înregistrate și în contul din schema contabilă secundară, specificat în câmpul Element Cont Destinație.