17.2. Introducere Proiecte

Proiecte

Fereastra Proiecte, localizată în meniul Project Management, se utilizează pentru a defini și gestiona proiecte în SocrateCloud. 

Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Societate

  • • societatea pe care este definit un proiect poate fi modificată ulterior cu ajutorul procesului Societate - Proiect din meniul Project Mangement.  Atenție: dacă se setează parametrul Tip proiect, procesul va modifica societatea tuturor proiectelor de acest tip!

• Contract - indică contractul din care face parte proiectul;

• Referință Comandă - număr de referință, disponibil și pe documentele aferente proiectului;

• Manager de Proiect - utilizator responsabil de proiect;

• Cod Căutare, Denumire

• Nivel Detaliere - determină numărul de niveluri de descompunere pentru proiect: Proiect, Fază sau Subfază;

  • • nu mai poate fi modificat nivelul de detaliere a unui proiect;

• Buton Setare tip proiect - se apasă pentru aplica asupra proiectului toate setările realizate pentru tipul de proiect selectat. Aceasta asigură consistență și standarde în utilizarea proiectelor. Detalii în Setup Proiecte. 

  • dacă se dorește filtrarea informațiilor din fereastră după indicația ”Setare tip proiect” acesta se poate realiza în tabul de căutare avansată folosind coloana ”Tip proiect”;

• • procesul generează faze și subfaze conform definirilor făcute pentru tipul de proiect;

  • procesul generează faze și subfaze atât cât permite nivelul de detaliere selectat pe proiect;

    • • e.g. dacă pentru tipul de proiect au fost definite faze și subfaze, iar nivelul de detaliere este II - Faze, vor fi generate faze dar nu și subfaze;

• • Tip Proiect poate fi schimbat chiar și după ce a fost în prealabil selectat cu următoarele excepții:

    • • acele tipuri de proiecte care au bife: "Creeaza lista pret noua" sau "Creeaza promotie"

      • tip proiect este  Work Order și există deja consumuri înregistrate la proiectul respectiv

      •  proiectul este finalizat, închis.

• Dată Start, Dată Stop - reprezintă data de început și respectiv data de sfârșit a proiectului;

• • nu este obligatorie completarea câmpurilor data start / data stop pe faza şi subfaza proiectelor;

• Nivel Consolidare (funcționalitate restricționată) - dacă se bifează, proiectul va fi folosit pentru consolidarea altor altor proiecte, pentru raportare;

• Utilizează Workflow (funcționalitate restricționată) - indică faptul ca proiectul permite lucru cu fluxuri (proprietate preluată de pe categoria proiectului);

• Categorie Proiect  (funcționalitate restricționată) - categoria proiectului este determinată de tipul proiectului selectat;

• Familie Articole  (funcționalitate restricționată) - modalitate de clasificare pentru proiecte, articole, sesizări, etc. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Familie Articole, localizată în meniul CRM -> Sesizări;

• Faza Standard (neimplementat în versiunea curentă)

Secțiunea Facturare:

• Client, Adresa Livrare, Contact Livrare - clientul și informațiile de locație și contact aferente pentru care s-a deschis proiectul. Câmpul devine needitabil în momentul în care pe proiect se indică un contract, caz în care clientul completat va fi cel de pe contract;

• Terț Facturare - poate fi selectat clientul pentru care s-a deschis proiectul sau Terțul care este în relație cu Clientul setat pe Proiect (în fereastra "Relații Terți");

• Adresă Facturare - adresa aferentă Terțului selectat în câmpul Terț Facturare ;

• Intermediar, Reprezentant - terțul (angajatul) și contactul responsabil de proiect. Se completează automat de către sistem cu terțul și contactul indicat ca și agent (reprezentant de vânzări) din definirea clientului;

• Condiții plată - condițiile de plată utilizate pe comenzile generate din proiect. Completat automat de sistem cu termenul de plată definit pentru client;

• Listă Prețuri, Versiune listă prețuri - va fi utilizată pe comenzile generate pe baza proiectului;

• Valuta - valuta utilizată pe proiect și pe documentele generate pe baza proiectului;

• Gestiune - gestiunea utilizată pentru tranzacțiile aferente proiectului;

• Regulă Facturare - determină modalitatea prin care se vor genera facturi pe baza proiectului;

  • None - nu se facturează de pe proiect;

  • Valoare angajată (agreată);

  • Cantitate articol;

  • Fără limită pe cantitate articol;

  • Manoperă&Material - aplică o agregare pe articol și preț ducând la cumularea liniilor din cadrul proiectului sau a fazei la generarea comenzilor -> facturilor;

    • Manoperă&Material Detaliat - variantă disponibilă din v18.06 - ce are logică asemănătoare cu ”Manoperă&Material”, cu diferența că duce la generarea detaliată a liniilor de comenzi -> facturi, păstrând exact detalierea liniilor din cadrul proiectului sau fazei de pe care se face generarea documentelor;

    • Atenție! - această regulă de facturare nu este compatibilă cu procesele de generare facturi din gestiuni WMS (în această situație fiind obligatorie agregarea la nivel de articol).

  • Manoperă&Material max angajat;

• Calendar Facturare - se selectează un calendar în vederea automatizării procesului de facturare, calendarul indicând perioada de timp pentru facturare şi ziua în care se generează factura (Comandă - Aviz - Factură) - v14.07;

• Generează Faze Proiect - este o funcţionalitate oferită începând cu v14.07, prin care se automatizează generarea de faze în număr egal cu perioadele indicate de Calendarul de Facturare selectat şi de perioada calendaristică cuprinsă între Data start şi Data stop a proiectului.

• Buton Copiere Detalii - copiază detaliile de pe un alt proiect. 

  • • procesul ”Copiere Detalii” a fost completat cu următorii parametri de tip bifă:

      • • Actualizare Preț planificat - dacă se bifează, atunci procesul va determina prețurile de vânzare ale articolelor de pe detaliile de proiect copiate, pe baza versiunii listei de prețuri aleasă la nivel de proiect;

        • Păstrare Discount linii sursă - disponibilă doar cu bifa Actualizare Preț planificat. Dacă se bifează, atunci liniile copiate vor prelua discounturile de pe proiectul sursă și acestea vor fi aplicate la prețurile din lista de preț de pe proiectul curent;

        • Actualizare Preț angajat - dacă se bifează, atunci procesul va calcula prețurile de achiziție ale detaliilor din proiect, în valuta listei de preț a proiectului, la cursul spot valabil în ziua în care se rulează procesul. Dacă linia copiată are un terț specificat în câmpul Furnizor, prețul va fi preluat cu prioritate de pe lista de preț aferentă acestuia. Dacă nu este specificat Furnizorul pe linia de detaliu copiată, atunci prețul se va prelua de pe lista de prețuri aferentă furnizorului curent, desemnat la nivel de articol, în tab-ul Aprovizionare;

• • • • procesul va copia și câmpul ”Preț Limită” pe toate nivelele de detaliere a proiectului.

• Buton Generează Comandă - generează o comandă client în conformitate cu descrierea din capitolul Generare Comenzi din proiecte;

• Valoare planificată, Cantitate planificată, Marjă planificată, Data planificată - estimări proiect;

  • • la introducerea cantităților se ține cont de unitatea de măsură definită pentru articolul completat pe detaliu;

• • • Câmpurile Cantitate planificată și Valoare planificată se vor calcula pe baza detaliilor din subfazele, fazele sau proiectul pentru care Regulă Facturare este diferită de None. În cazul în care regula de facturare este modificată ulterior cu valoarea None, câmpul Valoare Planificată se va modifica, având valoarea 0, indiferent de detaliile de la nivelele inferioare.

      • • Exemplu: Proiect de nivel III (subfază)

        • În cazul în care pe o subfază fost aleasă regula de facturare None, câmpul Valoare planificată de pe respectiva subfază va avea valoarea 0, indiferent de detaliile din acea subfază.

        • Pe nivelul imediat superior, fază:

          • dacă regula de facturare este diferita de None, câmpul Valoare Planificată va însuma doar subfazele care nu au regulă de facturare None. Dacă toate subfazele sunt cu regula de facturare None, câmpul Valoare Planificată de la nivelul fazei va avea valoarea 0

          • dacă regula de facturare este None, câmpul Valoare Planificată va fi 0, indiferent de regulile de facturare ale subfazelor aferente fazei

          • La nivelul proiectului se aplică aceleași reguli

          • dacă regula de facturare este diferita de None, câmpul Valoare Planificată va însuma doar fazele care nu au regulă de facturare None. Dacă toate fazele sunt cu regulă de facturare None, câmpul Valoare Planificată de la nivelul proiectului va avea valoarea 0

          • dacă regula de facturare este None, câmpul Valoare Planificată va fi 0, indiferent de regulile de facturare a fazelor aferente proiectului

• Valoare angajată, Cantitate angajată - cantitate și valoare pusă la dispoziție pentru efectuarea proiectului;

• Probability - probabilitatea de realizare a proiectului;

• Plafon valoric - dacă soldul proiectului depăşeşte această valoare, procesul de facturare porneşte chiar dacă nu s-a ajuns în ziua de facturare indicată prin Calendarul de Facturare - v14.07;

• Procent Realizare - raport cantitate consumată/cantitate angajată;

  • Adaos % - adaos calculat după formula: (Valoare Planificată - Valoare Angajată)/ Valoare angajată * 100;

  • Valoare Adaos - valoare adaos, calculată după formula: Valoare Angajată * Adaos %;

  • Marjă % - marja calculată după formula: (Valoare Planificată - Valoare Angajată)/Valoare planificată *100;

  • Valoare Marjă - valoarea marjei, calculată după formula: Valoare planificată * Marja %;

  • Valoare încasată - conține:

    • valoarea încasărilor realizate pentru proiect, adică:

• • • valoarea COC/FC încasate care au completat pe master Proiectul.

• • Sold Proiect - valoarea în sold a proiectului = valoare planificată - valoare încasată;

  • buton Aplică Discount - pornește un proces prin care utilizatorul poate acorda un discount în calup, pornind de la prețul de listă, pentru:

• • • • articolele din detaliile Proiectului/ Fazei/ SubFazei;

      • liniie de detaliu proiect fără articol, la care ofertarea s-a realizat la nivel de categorie articol;

        • discountul se aplică la valoarea existentă în câmpul preț listă de pe linia de detaliu Proiect și, pe baza procentului introdus, se calculează prețul planificat 

        • pentru linia de Accesorii, care se calculează ca procent aplicat la valoarea planificată a fazei, procesul "Adaugă Accesorii" scrie în câmpul preț listă, iar procesul "Aplică discount" vine și aplică procentul de discount la preț listă.

• • • în funcție de nivelul de detaliere de la care este rulat procesul:

• • • • de pe master Proiect - se aplică tuturor detaliilor indiferent de nivelul de detaliere al proiectului;

      • de pe Fază - se aplică doar detaliilor din faza din care a fost rulat;

• • • suprascrie valorile dacă acestea există!

    • completează câmpul ”Discount” din detaliile pentru care a fost rulat;

    • actualizează prețul planificat pe baza prețului de listă și al procentului de discount introdus ca parametru de rulare al procesului;

    • procesul va ține cont de politica comercială stabilită, aplicată la nivelul de rol, prin constrângerile referitoare la prețul de vânzare, astfel încât să nu se permită o valoare mai mică decât a prețului limită din lista de prețuri a proiectului (ex.: pentru un rol care nu are aplicată bifa ”Ignoră limită preț”, prețul planificat nu va trece sub valoarea prețului limită stabilit în lista de prețuri);

    • parametri de rulare proces:

• • • • Discount % - discountul aplicat la rularea procesului;

      • Simulare - dacă este bifat, realizează o rulare a procesului fără a completa câmpul Discount și a actualiza prețurile;

      • se returnează rezultatele pentru toate liniile de proiect afectate de proces:

        • • Valoare Planificată = valoare după aplicare discount;

          • Adaos% = valoare după aplicare discount;

          • Valoare Adaos = valoare după aplicare discount;

          • Marja = valoare după aplicare discount;

          • Valoare Marjă = valoare după aplicare discount;

• • • • • dacă sunt multe detalii de proiect și nu încap în log, se recomandăm vizualizarea fișierului pdf ce se generează și care conține:

          • rezultatele detaliate pe fiecare linie de detaliu proiect cu valorile după aplicarea discountului grupate pe Faze/ SubFaze;

          • rezultatele la nivel de SubFază, Fază, Proiect.

• • • • Exclude câmpuri cu discount - dacă este bifat, atunci nu se aplică la liniile de detaliu de proiect pentru care câmpul Discount are valoare diferită de 0;

      • Exclude linii fără articol - dacă este bifat, atunci nu se aplică la liniile de detaliu de proiect pentru care bugetarea s-a realizat la nivel de categorie articole.

Secțiunea Accesorii:

• elementele de tip ”accesorii” se utilizează la întocmirea devizelor/ofertelor pentru a estima costurile legate de montajul articolelor de bază din cadrul proiectelor. Calculul se realizează prin aplicarea unui procent la valoarea articolelor dintr-o fază/subfază sau din întreg proiectul.  Valoarea calculată se înscrie pe un rând nou, la nivelul la care a fost rulat procesul, cu o categorie generică de articole pentru accesorii. Acestea constituie valorile inițiale. După acceptarea ofertei de către client, procesul de vânzare se încheie cu detalierea elementelor de tip "accesorii", care vor fi identificate și adăugate, articol cu articol, rezultând valorile finale ale costurilor.

• secțiunea Accesorii se afișează, în funcție de nivelul de detaliere al proiectului, pe master Proiect, Faze și SubFaze

• • Procent Accesorii - procentul care va fi aplicat în calculul valoric al accesoriilor;

    • dacă se alege un tip de proiect care are în definiție faze sau subfaze standard, procentul se va prelua din definiția tipului de proiect, din tab-urile ”Faze Standard” și ”SubFaze Standard” și va fi afișat pe Fazele și SubFazele respective; dacă nu se alege un astfel de tip de proiect, atunci procentul se va completa de catre utilizator, la nivelul de detaliere dorit;

  • butonul Adaugă Accesorii - pornește un proces care va adăuga un detaliu de Proiect/Fază Proiect/SubFază Proiect, în funcție de nivelul de detaliere de la care a fost rulat și va calcula valoarea accesoriilor prin aplicarea procentului stabilit în câmpul ”Procent Accesorii”.

    • Categorie Articol - parametru de rulare al procesului - se indică categoria articol dorită pentru salvarea valorilor inițiale ale accesoriilor;

    • procesul se va putea rula doar dacă, la nivelurile de detaliere inferioare, nu există deja un detaliu generat astfel!

    • linia de detaliu inserată:

      • va fi marcată ca linie "Accesorii" (vezi secțiunea Stare);

      • va avea Cantitate planificată = 1 și Preț limită = 0;

      • Preț listă și Preț planificat calculate după formula: Valoare Planificată * Procent accesorii;

      • Valoare Planificată = Preț Planificat * Cantitate planificată;

    • în funcție de nivelul de detaliere de la care a fost rulat (Proiect, Fază, SubFază) procesul se va aplica pe nivelurile inferioare. Dacă de exemplu, se rulează la nivel de master Proiect, procesul se va aplica astfel:

    • nivel detaliere I Proiect - pentru detaliile proiectului;

    • nivel detaliere II Fază - pentru toate fazele proiectului;

    • nivel detaliere III SubFază - pentru toate subfazele proiectului.

  • Valoare planificată accesorii - se autocompletează cu valoarea de vânzare calculată la rularea procesului Adaugă Accesorii, ca sumă de valoare planificată a accesoriilor de pe nivelurile de detaliere inferioare celui din care a fost rulat procesul;

  • Valoare angajată accesorii - se autocompletează cu valoarea de achiziție calculată la rularea procesului Adaugă Accesorii, ca sumă de valoare angajată a accesoriilor de pe nivelurile de detaliere inferioare celui din care a fost rulat procesul;

Secțiunea Valori Acumulate:

• • Valoare Realizată - valoarea totală a comenzilor generate de pe proiect;

  • Valoare Facturată - valoarea facturată pentru clientul de pe proiect;

• Valoare facturată (Furnizor) - valoarea facturată de furnizorii de pe proiect;

• Sold proiect - valoarea rămasă de facturat de pe proiect;

• Total Ore Efort - total ore din pontaj înregistrate pe proiect;

Secțiunea Base Line:

• • butonul Salvează Base Line - pornește un proces prin care, la nivelul întregului proiect, se vor salva valorile existente la momentul rulării, cu scopul analizării valorilor inițiale în comparație cu valorile finale;

    • procesul va fi apelat de pe master Proiect și va completa valori, pe master Proiect și pe nivelurile de detaliere inferioare (Faze, SubFaze), în următoarele câmpuri:

      • Valoare Planificată Base Line = Valoare Planificată;

      • Valoare Angajată Base Line = Valoare Angajată;

      • Adaos % Base Line = Adaos %;

      • Adaos Valoric Base Line = Adaos valoric;

      • Marja % Base Line = Marjă %;

      • Marja Valorică Base Line = Marja valorică;

      • Valoare Planificată Accesorii Base Line = Valoare Planificată accesorii;

      • Valoare Angajată Accesorii Base Line = Valoare Angajată Accesorii;

Secțiunea Comentarii - conține câmpurile Descriere, Notă;

Secțiunea Referințe conține date referitoare la client:

• Imobilizări / Echipament - imobilizarea pentru care se face respectivul proiect (ex: proiecte pentru imobilizările în curs sau amenajări imobilizări etc);

• Campanie - campania de marketing în urma căreia a rezultat proiectul;

• Activitate, Regiune Vânzare, Societate trx - dimensiuni contabile de analiză;

  • • Societatea Trx este preluată din definirea utilizatorului Reprezentant;

• • este disponibil câmpul Lead/Oportunitate - permite selectarea oportunității de care aparține proiectul respectiv, în special pentru ofertele de tip proiect;

Secțiunea Stare:

• • Buton Generează Notă Contabilă - se utilizează pentru a genera note contabile pe baza proiectului prin care se înregistrează în contabilitate valorile planificate. Detalii în Contabilitate Proiecte;

  • Jurnal - referință către ultima notă contabilă generată;

• Buton Acțiune Document - se utilizează pentru a schimba starea documentului;

• Procesat - indică faptul că proiectul a fost "Finalizat" sau ”Închis” prin procesul Închide Proiect;

• Stare Document:

  • "Draft" - proiectul este în curs de definire, e completează forma şi conţinutul. Definirea poate fi făcută din:

    • proiecte;

    • contracte;

    • oferte;

    • extern prin import de oferte (modul extern, specific, de ofertare)

  • "În pregătire" - proiectul este în curs de validare:

    • se obţine explozia articolelor de tip coş;

    • se obţin preţurile;

    • se calculează preţurile pentru componentele rezultate din explozia articolelor de tip coş;

  • "Finalizat" - proiectul este aprobat:

    • generează o nouă versiune de listă de preț după algoritmul descris în paragraful următor.

    • marchează proiectul ca fiind "Procesat" ! (un proiect în stare Finalizat (procesat) nu se poate folosi pe documente!

  • "Închis" - proiect terminat;

    • sunt proiecte finalizate, care pot fi retrase din uzul intern;

    • închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate de proiect;

    • au generat liste de preţuri dacă a fost cazul;

    • nu se mai poate modifica nimic din conţinutul acestuia;

    • închiderea se poate face manual din fereastra de definire a proiectului;

    • închiderea se poate face în calup prin procesul "Închidere Oferte (SocrateOpen)"

  • "Anulat" - proiecte respinse, ne-aprobate:

    • nu mai sunt de actualitate;

    • nu generează versiune de listă de preț;

    • anularea se poate face manual și se realizează indiferent dacă mai există documente neprocesate legate de proiect.

• Buton Închide Proiect - închide proiectele de tip ofertă cu generare de listă de preţ specifică pentru clientul respectiv:

  • • verifică ca toate documentele ce au acest proiect, să fie procesate;

    • dacă componenta SOFF ('SocrateCloud Offers') este activă atunci actualizează 'Versiune Lista Prețuri';

    • pune bifa ”Processed” pe toate liniile Proiectului;

    • pune bifa ”Processed” pe Proiect și setează 'Data Sfârșit'.

• Buton Reactivare Proiect - efectuează operațiunea inversă a procesului ”Închide Proiect” pentru un proiect procesat;

Detalii Proiect

Fereastra Proiect conține următoarele ferestre secundare (tab-uri și subtab-uri):

• Detalii Proiect - se introduce conținutul proiectului, atunci când nivelul de detaliere este "Proiect";

  • Procesul "Obține Preț" este folosit pentru aducerea prețurilor aferente produsului selectat: Preț Listă, Preț Planificat= Prețul de vânzare, Preț Limită. Toate aceste prețuri vor fi preluate pe comanda client generată de pe proiect. In cazul preturilor pe intervale de cantitate, prețurile se actualizează doar dacă se aplează acest proces.

    • v21.01 - la nivel de detalii proiect s-a activat dimensiunea contabilă de tip ”Utilizator1”. Aceasta este disponibilă pentru completare pe detaliile proiectului dacă și numai dacă schema contabilă de bază conține dimensiunea contabilă de tip ”Utilizator1”, activă. Dimensiunea se poate astfel completa pe detaliile proiectului indiferent de nivelul la care se află acestea (la nivel de proiect, fază sau subfază).

    • v21.01 - a fost definită Validare Dinamica pentru a putea fi aplicată în câmpul User 1 pe documente, astfel încât la selecție să fie afișate doar elementele selectate pe detaliu de proiect. Aplicarea se poate face doar pe ferestre customizate.

• Faze -> Detalii Fază - se introduce conținutul proiectului, atunci când nivelul de detaliere este "Fază";

  • a fost implementat un proces de copiere detalii din alte faze proiect: "Copiere detalii" care permite copierea detaliilor de fază din alte faze ale aceluiași proiect sau în fazele altui proiect.

• Faze -> Subfaze -> Detalii Subfază - se introduce conținutul proiectului, atunci când nivelul de detaliere este "Subfază";

  • Faze -> Activitați fază proiect și Faze -> Subfaze ->Activitați subfază proiect - începând cu versiunea v20.03, se pot adăuga Activități la nivel de Proiecte/Fază și Subfază, însă utilitatea lor este pentru AppPontaje, fără logică de business pentru SocrateCloud;

• Contabilitate - sunt stabilite conturile contabile folosite;

• Capitalizare - aici se setează procentul de capitalizare și proiectul țintă (date folosite în raportul de capitalizare a orelor lucrate pe proiectele de investiție);

• Echipă - aici se adaugă utilizatorii care reprezintă membri ai acestui proiect; tot aici li se poate aloca și rolul jucat în proiect (Project Manager, Team Member sau Customer);

• Liste Preț Actualizate - aici se vizualizează listele de preț generate atunci când proiectul reprezintă o ofertă de preț și a fost acceptat;

• Sesizări - lista tuturor sesizărilor de pe proiect;

• Sarcini - lista tuturor sarcinilor de pe proiect;

• Deconturi - lista tuturor detaliilor din deconturi de pe proiect;

• Alocare Angajați - informații tip ante-calcul necesare pentru a compara cu efortul depus pe proiecte de tip "Imobilizări" (realizat);

  • la nivel de detalii proiect se poate introduce lista de personal angajata în proiect și efortul aferent;

  • Angajat, Funcție Proiect (definibile în fereastra cu același nume), perioada de analiza, grad realizare (%) și număr ore planificate;

• Facturi Clienti - lista facturilor client de pe proiect (v20.01);

• Facturi Furnizor - lista facturilor furnizor de pe proiect (v20.01).

Dacă la nivel de detaliu proiect există planificat la nivel Activitate, în operarea documentelor aferente proiectelor, valorile din campul Activitate pot fi filtrata, astfel incat sa fie vizibile doar acele prinse pe un detaliu de proiect.

Filtru este valid dacă în câmpul Activitate, de pe ferestre se aplică validarea dinamică C_ActivityOfProjectLineLevel (v20.01)

Începând cu v21.04, pentru articolele din detaliile unui proiect:

• • se completează câmpul "Preț limită" - valoarea se preia din lista de prețuri stabilită la nivel de proiect;

• se determină automat prețul de achiziție și este afișat în câmpul ”Preț Angajat”, oricare ar fi nivelul de detaliere al proiectului, respectând următoarele reguli:

  • • prețul este preluat din cea mai recentă versiune a listei de preț aferentă furnizorului (ținând cont de data stabilită în câmpul “Valid de la” al versiunii de listă preț):

    • dacă furnizorul este specificat direct pe linia de detaliu proiect, prețul va fi preluat cu prioritate de pe lista de preț aferentă acestuia;

    • dacă furnizorul nu este specificat pe linia de detaliu proiect, atunci se va prelua de pe lista de prețuri aferentă furnizorului curent desemnat la nivel de articol, în tab-ul Aprovizionare;

    • prețul va fi transformat în valuta listei de prețuri stabilită la nivel de proiect, chiar dacă achiziția este într-o altă valută. Transformarea prețului se realizează la cursul spot din data în care a fost introdus articolul în detaliul de proiect.

Proiecte - Devize

SocrateCloud oferă două mecanisme pentru transmiterea facilă de date între ERP şi sistemele software folosite pentru devize, astfel:

• raport Listă Articole - Preț - Furnizor - generarea de liste de articole, preţuri şi furnizori - date necesare etapei de iniţializare a procesului de devizare;

• fereastra Import Detalii Proiecte - importul de detalii devize ca și detalii ale proiectului / fazei pentru care s-a realizat şi agreat devizul respectiv;

Aceste mecanisme se regăsesc în meniul Proiecte - Devize. 

Premizele de la care se pleacă sunt următoarele:

• în SocrateCloud se gestionează următoarele:

  • articolele (produse, utilaje, manoperă) şi politicile de preţ asociate;

  • proiectele şi structura acestora;

  • tranzacțiile de stoc şi alocarea costurilor pe proiect;

  • analiza financiară de proiect.

• în sistemele de devizare se gestionează cel puţin următoarele:

  • structurile specifice;

  • procesele de devizare specifice ramurii respective.

Astfel, SocrateCloud alimentează sistemul de devizare cu articolele necesare, cu prețurile şi cu furnizorii agreaţi de beneficiar, date care concură la obținerea devizelor. Sistemele de devizare transmit detaliile devizelor agreate, acestea fiind încărcate în SocrateCloud ca şi detalii la proiect/fază, asimilându-le "fişelor limită de consum", toate procesele ulterioare de aprovizionare, tranzacţiile materiale şi mecanismele de alocare de costuri fiind în directă legătură cu proiectul şi faza sursă.

Devize fază proiect nefacturate

Reprezintă un raport de control folosit în situația în care procesul de facturare pornește de pe proiect, de la nivel de fază, respectiv de detalii de pe fază. Raportul prezintă la data curentă toate detaliile unei faze care nu au fost încă facturate și le evaluează valoric aplicând politica de preț pentru clientul respectiv.

Generează Notă Contabilă

La nivel de proiect există posibilitatea de a genera note contabile pentru înregistrarea în contabilitate a valorilor planificate. Postarea are tipul de transfer "Buget"!

Procesul se lansează prin apăsarea butonului Generează Notă Contabilă, din fereastra Proiecte. Utilizatorul trebuie să completeze tipul de document dorit pentru nota contabilă ce va rezulta şi starea în care se va genera nota. Dacă nu se indică o stare, atunci nota contabilă generată este în stare "Draft" şi poate fi modificată manual.

Nota contabilă generată este obţinută astfel:

• • Titular, Societate -> de pe proiect;

  • Schema contabilă -> schema de bază pentru societatea proiectului;

  • Valuta -> de pe proiect;

  • Data tranzacţie = Data contabilă = Data start = “Data contract” de pe proiect;

  • Cont Debit = cont stabilit la nivel de proiect - tab Contabilitate / “Imobilizare Proiect (CNT)”

  • Cont Credit = cont balansare din schema contabilă - “Cont Dif. Sold (CNT)”

  • sumarizarea se face la nivel de Activitate, SocTrx şi Fază:

    • sumarizarea la nivel de Fază se realizează numai dacă există o dimensiune contabilă în schema contabilă determinată, care să fie legată de fazele proiectului;

    • înscrierea sumelor se va face pe Actvitate+Dimensiunea determinată în acest caz;

Pe proiect se păstrază un link către ultima notă contabilă generată prin proces. Anularea unei note contabile generate de pe un proiect duce la ştergerea legăturii cu proiectul respectiv.

În urma generării va rezulta o Notă Contabilă - simplă, (GL Journal) cu următoarele caracteristici:

• Titular = titularul de pe proiect;

• Societate = societatea de pe proiect;

• Schema contabilă = schema de bază pentru societatea proiectului;

• Tip document = indicat la rularea procesului;

• Nr. document = generare automată standard conform secvenţei de tip document selectat;

• Descriere = Text “Proiect: <cod proiect>”

• Tip Transfer = Buget (hardcodat);

• Centralizator = conform tip document selectat;

• Data document = Data contabilă = Dată start proiect;

• Perioada = conform calendarului de pe schema contabilă determinată şi Data document;

• Valuta = valuta de pe proiect:

  • dacă valuta proiectului diferă de valuta schemei determinate, atunci conversia se face tot timpul la curs “Spot” - hardcodat şi se vor înregistra şi valorile în valuta sursă.

Detalii Jurnal:

• • Combinaţie sume Debit = se va crea câte un rând (înregistrare) pentru fiecare detaliu de proiect ce are activitatea completată, sumarizat pe Activitate+Societate Trx şi Fază (doar dacă fazele sunt declarate ca dimensiune contabilă). Se iau in calcul doar detaliile care conţin Activitate! Combinaţia va conţine următoarele dimensiuni:

    • Cont Imobilizare Proiect (CNT)

    • Societate (Proiect)

    • SocTrx (de la nivel de Proiect, sau de Fază - în funcţie de tipul proiectului)

    • Proiect

    • Fază - doar dacă acestea sunt declarate şi legate de o dimensiune contabilă gen UserElement1, 2;

    • Activitate - conform detaliilor proiectului, doar cele care contin o activitate;

    • Terţ = de pe proiect.

  • Valoare Debit Valută Sursă = Valoare planificată pe detalii proiect grupat pe activitate, soctrx şi fază, în valuta proiectului;

  • Valoare Debit Contat = Valoare planificată pe detalii proiect grupat pe activitate, Societate trx şi Fază, în valută schemei;

  • UM = nu se completează;

  • Cantitate = nu se completează;

  • Combinaţie sume Credit =

    • Cont Dif. Sold (CNT)

    • Societate (Proiect)

    • SocTrx (de la nivel de Proiect)

    • Proiect

    • Tert = de pe proiect

  • Valoare Credit Valută Sursă =  Total sumă linii debit în valută sursă;

• Valoare Debit Contat = Total sumă linii debit în valuta schemei