8.3.1. Introducere Comenzi

Comanda Furnizor

În fereastra Comenzi Furnizori, localizată în meniul Aprovizionare -> Comandă Furnizor, se gestionează comenzile către furnizori.

• Societate

• Tip Document - se selectează sub-tip al documentului de bază: "Comandă Furnizor". Detalii în Tipuri Documente;

• Contract - comanda poate fi asociată unui contract;

• Nr. Comandă - numărul documentului (dacă nu este completat va fi generat automat de sistem);

• Referință Comandă - se introduce unui număr de referință pentru tranzacție (e.g. numărul contractului și data);

• Data Comandă - data introducerii comenzii;

• Data Promisă - data planificată pentru recepția produselor comandate. Se modifica automat la introducerea unui detaliu după regula următoare: 

  • Data Promisa Antet = Max(Data Promisa Detaliu, Data Promisa Antet) (excepție PAER);

  • modificarea acesteia suprascrie data promisă de pe toate detaliile comenzii respective.

Secțiunea Furnizor:

• Furnizor, Adresă Furnizor, Contact Furnizor - se selectează furnizorul de la care se face comanda;

• Terț Facturare, Adresă Facturare, Contact Facturare - se selectează terțul care urmează sa fie facturat pentru comandă;

• Terț livrare, Adresă Livrare (funcționalitate restricționată) - se selectează terțul la care vor fi livrate articolele;

• Reprezentant - persoana responsabilă de comandă;

• IBAN, Cont Bancar Tert - număr de cont sau cont utilizat pentru plata facturilor furnizor. Datele vor fi completate automat pe facturile generate pe baza comenzii. Detalii în Introducere Facturi;

• Listă Prețuri - determină prețurile articolelor din detalii;

• Valută - afișează valuta utilizată (în funcție de lista de preturi selectată);

• Obs.: Nu se recomandă introducerea de comandă furnizor în valuta de bază și factura furnizor în devize. Aceasta speță nu este acoperită de versiunea curentă.

  • Tip Curs - tipul cursului de schimb valutar; câmpul apare doar dacă s-a selectat o valută diferită de valuta de bază. Detalii în Valute; Tipul de curs se autocompletează astfel:

    • conform tipului de curs stabilit pe proiect, în cazul în care comanda s-a generat dintr-un proiect, sau

    • tipul de curs stabilit în definirea terțului (începând cu v18.06), sau

    • tipul de curs standard stabilit la nivel de societate sau titular.

• Buton Reaplicare Politică Prețuri pentru Comandă -  butonul este activ doar pe comanda aflată în stare ''Draft'' sau '' In Progres'' - detalii în Reaplicare Politică Prețuri.

• Regulă Plată - se selectează metoda de plată ce va fi folosită la achitarea produselor comandate: Numerar, Cec, Credit Card etc.

• Condiție plată - determină condițiile în care se realizează efectuarea plății. Detalii în Termene de plată;

• Descriere

  • Crează linii din - butonul permite completarea automată a comenzii pe baza unui alt document (necesar de aprovizionare, șablon, proiect);

• Copiază detalii - butonul permite copierea detaliilor de pe comenzi introduse anterior;

• Total Linii - afișează valoarea totală de pe linii;

• Total General - indică valoarea totală a documentului, inclusiv taxe și transport;

• Valoare în sold -  (v20.03) funcție ce calculează soldul la nivel de Comandă Furnizor. Informația este afișată pe comanda furnizor și este folosită și în fluxul de propunere plăți. Formula actuală este:

  • • Sold comandă = Total comandă - Valoare cu tva de pe orice Factură Furnizor generată din acea COF - Plăți generate de pe acea COF dar neconciliate cu FF (sau doar diferența neconciliată), și 0 dacă COF e integral facturată sau e trecută în starea ”Închis”. Valoarea facturată se convertește la valuta COF, la cursul spot din data Facturii. Idem la plăți dacă sunt în altă valută decât COF.

• Tipărire discount (funcționalitate restricționată) - dacă se marchează, discounturile vor fi tipărite pe comandă;

• Scadență fixă tip dată (funcționalitate restricționată) - în cazul în care se bifează, o dată scadentă va fi calculată și completată pe comandă. Condiția de plată selectată nu va mai fi luată în considerare;

Secțiunea Livrare:

• Gestiune - se selectează gestiunea unde vor fi recepționate produsele comandate;

• Prioritate (funcționalitate restricționată) - se selectează un nivel de prioritate pentru document;

• Livrat - se bifează automat după ce toate articolele de pe comandă sunt recepționate;

• Livrări Directe - indică faptul că articolele de pe comandă sunt livrate direct de la furnizor către client;

• Greutate netă (KG) - greutate totală pentru articolele comandate. Se calculează folosind valoarea introdusă în câmpul Greutate netă din fereastra Articole, pentru articole de tip "produs";

• Volum (DM3) - totalul de volum pentru articolele comandate. Se calculează folosind valoarea introdusă în câmpul Volum din fereastra Articole, pentru articole de tip "produs";

• Termeni Livrare - se pot selecta termeni de livrare internaționali (INCOTERMS) pentru comandă, definiți în fereastra Termeni Livrare;

Secțiunea Urmărire:

• • pentru situațiile în care Furnizorul face livrarea comenzii prin intermediul unui curier (Sameday și DHL), această secțiune oferă posibilitatea de a verifica starea expediției fără a fi necesară părăsirea aplicației și accesarea site-ului curierului;

• Transport - se completează cu numele curierului prin intermediul căruia Furnizorul va face livrarea;

• Nr. Trasabilitate - numărul AWB al coletului/coletelor care constituie comanda care urmează să fie livrată;

• Actualizare stare "curier generic" - butonul procesului devine vizibil după completarea câmpurilor Transport și Nr. Trasabilitate;

• Stare expediție - după rularea procesului Actualizare stare "curier generic", acest câmp se populează cu informații referitoare la statusul expediției.

În secțiunea Referințe sunt afișate dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de baza (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

Secțiunea Acțiune prezintă informații despre starea documentului (conform fluxului documentului). Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Stare document - indică starea curentă a documentului:

  • Stare inițială: "Draft" - documentul este în curs de definire. Poate fi modificat sau șters;

• Buton Acțiune Document - butonul se folosește pentru schimbarea stării documentului. Acțiunile disponibile sunt: 

  • "Pregătire" -> Stare Document: "În Progres" - poate fi modificat dar nu mai poate fi șters;

    • verifică consistența documentului și a stocului; 

    • va recalcula cantitatea comandată și valoarea taxelor;

    • cantitatea rezervată va fi egli

  • "Finalizare" -> Stare Document: "Finalizat" - documentul și-a produs efectele în sistem. Nu mai poate fi modificat sau șters;

    • se selectează după ce se completează comadă;

    • marchează documentul ca fiind "Procesat", însemnând că nu se vor mai putea adăuga, modifica sau șterge linii;

  • "Anulare" -> Stare Document: "Anulat" - au fost anulate toate efectele documentului în sistem (prin zerorizare);

    • va încerca anularea documentului, cu zerorizarea cantităților din detaliile documentului;

    • anularea nu se poate produce pentru comenzi de pe care s-au generat recepții și/sau facturi;

    • dacă documentul este obținut dintr-o comandă client în oglindă, anularea comenzii furnizor nu afectează comanda client în oglindă!

  • "Redeschide" - readuce documentul în starea "Draft" și stornează automat documentele generate pe baza comenzii;

  • "Închide" -> Stare Document: "Închis" - de pe documente închise nu se mai pot genera alte documente. Nu se poate aplica nici o altă acțiune document;

    • determină închiderea definitivă a documentului;

    • închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate;

    • o comandă poate fi redeschisă folosind procesul Re-Deschide Comanda localizat în meniul Vânzări -> Comenzi Client. Detalii în Operare Comenzi;

    • cantitatea de pe detalii va fi actualizat astfel: Cant comandată = Cant Recepționată, iar diferența va fi trecută pe Cantitate Vânzări Pierdute;

• Tip Document - indică tipul documentului (determină secvența documentului și regulile de procesare);

• Stare - începând cu v16.09 antetul comenzilor poate avea stări (a nu se confunda cu stări document), iar pe baza acestora pot fi afișate și gestionate pe tabloul de bord K-Boards COF. Detalii în Tablouri de bord;

  • Buton Transferat - generează tranzacțiile contabile pentru comanda furnizor, în cazul în care se practică contabilitatea de angajament;

    • contul utilizat pentru articolul de cheltuială este definit în fereastra Articole;

    • conturile utilizate pentru rezervare se definesc în planul de conturi;

    • tipul transferului pentru document este "angajament";

    • dacă nu este indicată contabilitatea de angajament, atunci pentru comanda furnizor nu se generează nici o tranzacție contabilă.

  • Buton Generează Scadențar - Detalii în Termene de plată;

Secțiunea Comentarii - începând cu v16.09 la introducerea și salvarea unui text în câmpul Comentarii, se va genera câte o înregistrare needitabilă în tab-ul Comentarii cu textul respectiv, împreună cu utilizatorul și data la care a fost introdus. Comentariile nu se salvează pe antet.

Creează linii din

Procesul permite completarea automata a comenzii pe baza unui alt document (necesar de aprovizionare, șablon, proiect). 

• Se selectează un proiect, un necesar de aprovizionare sau un șablon document care stă la baza comenzii

  • când se selectează un proiect sau o fază regulile care se aplică sunt următoarele:

    • proiecte de tip "Comandă de lucru/Job", activ şi neprocesat;

    • proiectul să aibă aceeaşi gestiune ca şi comanda;

    • să existe cel puțin un detaliu proiect/fază (linie) care să aibă cantitatea angajată mai mare decât cantitatea deja comandată. 

    • câmpul “Subfază” - dacă se specifică o subfază, câmpul va funcționa ca și filtru și vor fi afișate doar articolele de pe acea subfază, altfel sunt afișate toate articolele. Indiferent de filtrul aplicat în fereastra care apare la acționarea butonului 'Creeaza linii din...', pe detaliul comenzii se va prelua informația de subfază, dacă aceasta există. 

• Se selectează detaliile (liniile) comenzii. Se pot selecta toate liniile de pe documentul sursă sau linii individuale;

• Se apasă Ok. 

• începând cu versiunea 18.06 au fost adăugată următoarele funcționalități:

  • bifa Adu toate liniile NAP

    • dacă se bifează această opțiune atunci se șterge conținutul câmpului Necesar

      • sunt aduse doar liniile de NAP ce pot fi prelucrate pe societatea entitate juridică a grupului de societăți din care face parte societatea aleasă pe COF (limitare ca în cazul BT-ului de a nu procesa NAP-uri dintr-o altă societate de tip entitate juridică)

      • sunt excluse liniile cu cantitate de comandat mai mica sau egală cu 0

      • sunt disponibile și liniile din NAP care au bifa Aprovizionare internă

      • sunt disponibile doar liniile de NAP pentru care Furnizorul nu este completat sau este același cu furnizorul din comanda furnizor

    • Camp Necesar

    • dacă se alege o valoare în acest câmp se debifează opțiunea Adu toate liniile NAP

      • sunt aduse doar NAP-uri ce pot fi prelucrate pe societatea entitate juridică a grupului de societăți din care face parte societatea aleasă pe COF (limitare ca în cazul BT-ului de a nu procesa NAP-uri dintr-o altă societate de tip entitate juridică)

      • sunt disponibile și liniile din NAP care au bifa Aprovizionare internă

      • sunt excluse liniile cu cantitate de comandat mai mica sau egală cu 0

      • sunt disponibile doar liniile de NAP pentru care Furnizorul nu este completat sau este același cu furnizorul din comanda furnizor

  • începând cu versiunea 18.12 au fost adăugate următoarele funcționalități

    • Filtre suplimentare

      • Reprezentant - sunt aduse doar liniile care au ca reprezentant, reprezentantul selectat 

      • Tip familie - sunt aduse doar liniile ce conțin articole care au în definire tipul de familie selectat

      • Familie Articole - sunt aduse doar liniile ce conțin articole care au în definire familia selectată

    • Coloane suplimentare în detaliile formularului

      • Data solicitării din NAP

      • Descriere din linia de NAP

    • Posibilitatea de modificare a cantității pentru fiecare articol ce va fi preluat în detaliile comenzii de furnizor. Modificarea este posibilă pentru cazul în care valoare modificată <= valoare inițială.

Păstrează societatea de pe doc sursă - începând cu versiunea 13.11 se oferă posibilitatea păstrării societății de pe documentul sursă (util atunci când master-ul se introduce pe societatea mamă, iar detaliile pe societăți subordonate - puncte de lucru).

Observații:

• Următoarele reguli de completare automată a câmpurilor sunt în vigoare începând cu v14.11:

  • câmpul Descriere de pe document se completează automat cu descrierea de pe documentul sursă;

  • câmpurile ce reprezintă dimensiuni contabile (proiect, activitate, campanie, societate trx, etc) de pe document se completează automat cu valorile din câmpurile aferente de pe documentul sursă;

  • câmpul Descriere de pe linii se completează automat cu descrierea de pe liniile documentului sursă;

  • câmpurile ce reprezintă dimensiuni contabile de pe linii se completează automat cu valorile din câmpurile aferente de pe liniile documentului sursă;

  • acolo unde pe liniile documentului sursă dimensiunile nu sunt completate, atunci sistemul le completează automat de pe documentul generat (de pe master).

  • pe linia comandă se completează prețul de pe necesar, indiferent de lista de prețuri completată pe comandă. Dacă valuta de pe comandă diferă de valuta necesarului, se utilizează conversia definită la data comenzii;

• procesul ține cont de restricțiile pentru cantitatea comandată definite pentru fiecare combinație de Articol - Furnizor în fereastra Articole, tab Aprovizionare. Detalii în Aprovizionare Articole;

  • • pentru o combinație articol - furnizor, liniile preluate de pe necesare de aprovizionare nu tin cont de cantitatea existentă pe linii legate de comenzi client, generate prin intermediul procesului Generare COF din COC;

Copiază Detalii 

Procesul permite copierea detaliilor de pe comenzi introduse anterior. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Comanda - se alege comanda sursă;

• Utilizare liste preț - dacă se bifează, vor fi preluate doar detaliile cu articole ce se găsesc pe lista de preturi de pe comanda destinație;

• Păstrează societatea de pe doc sursă - începând cu versiunea 13.11 se oferă posibilitatea păstrării societății de pe documentul sursă (util atunci când master-ul se introduce pe societatea mamă, iar detaliile pe societăți subordonate - puncte de lucru).

Detalii Comandă

Detaliile unei comenzi se pot introduce manual sau automat folosind procesele Creează linii din sau Copiază detalii. În tab-ul Detalii comandă se introduce câte o linie pentru fiecare articol comandat. 

• Preț - prețul curent unitar (pentru unitatea de măsură selectată;

• Preț Listă - prețul oficial, de referință (în unitatea de măsură de bază);

• Taxa - cota de TVA utilizată;

• Discount % - discount procentual, raportat la prețul listă. Va fi actualizat automat dacă se modifică prețul (valoarea din câmpul Preț), iar prețul va fi actualizat automat dacă se modifică discount-ul;

  • Valoare Netă - valoarea netă a liniei având la bază cantitatea și prețul actual (Cantitate Introdusă * Preț). Orice taxe sau cheltuieli adiționale nu sunt incluse.

  • Descriere - Începând cu v19.01, în câmpul Descriere din detalii comenzi furnizori se va aduce automat textul din câmpul Notă document de pe Articol,dacă acesta are text scris.

  • Buton Generează Rate - Detalii în Termene de plată;

Secțiunea Referințe - conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de baza (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

Secțiunea Stare:

• cantitățile de pe o comandă procesată trebuie sa țină cont de urmatoarele reguli:

  • Cantitate Introdusă = Cantitate Comandată + Cantitate Vânzări Pierdute (Cant. Vânzări Pierdute poate sa apară doar pe detalii de comenzi închise sau pe detalii închise prin intermediul procesului  Închide detaliu comandă)

  • Cantitate Comandată = Cantitate Rezervată + Cantitate Livrata/Recepționată;

  • Observații: 

    • valorile sunt convertite la UM baza articol;

    • regulile nu se aplică pentru comenzi în progres sau draft;

    • cantitatea rezervată nu se actualizează pentru comenzi redeschise;

• Cantitate Livrată - cantitatea de articol recepționată (în cazul în care comanda este asociată cu o recepție procesată);

• Cantitate Rezervată - cantitatea de pe comenzi client nelivrata încă la client;

• Cantitate Facturată - cantitatea de articol facturată (în cazul în care comanda este asociată cu o factură procesată);

• Cantitate Returnată - cantitatea de articol returnată (dacă s-au înregistrate retururi pe comandă);

• Stare - începând cu v16.09 detaliile comenzilor pot avea stări, iar pe baza acestora pot fi afișate și gestionate pe tabloul de bord K-Boards COF. Detalii în Tablouri de bord;

Secțiunea Livrare:

• Greutate neta (Kg) - greutate totală pentru articolul din detaliu. Se calculează folosind valoarea introdusa în câmpul Greutate neta din fereastra Articole, pentru articole de tip "produs";

• Volum (DM3) - totalul de volum pentru articolul din detaliu. Se calculează folosind valoarea introdusa în câmpul Volum din fereastra Articole, pentru articole de tip "produs";

• Legătură detaliu comandă - se indica linia de pe comanda client asociată (pentru comenzi furnizor generate cu ajutorul procesului Generează COF din Comenzi Clienți);

Buton Închide detaliu comandă - oferă opțiunea de a închide un detaliu de comandă (pentru comenzi finalizate). Astfel detaliul va fi considerat "închis" și nu va mai putea fi recepționat sau facturat. In urma rulării acestui proces, în cazurile in care cantitatea recepționată diferă de cantitatea comandată, cantitatea de pe comandă este actualizat astfel: Cant comandată = Cant Recepționată, iar diferența va fi trecută pe Cantitate Vânzări Pierdute;

Tab-ul Împerechere afișează liniile împerecheate de pe documentele asociate comenzii (facturi, recepții);

Tab-ul Detalii Necesar afișează linia împerecheată de pe necesarul pe baza căruia a fost generata comanda;

Tab-ul Valori Valuta Ref (v.21.12) afișează valori ale unor câmpuri de pe detaliile documentului, exprimate în valuta de referință, doar pentru documente procesate, aflate în una din stările finalizat/anulat/stornat/închis. Un document care nu este încă procesat, nu va avea valori în acest tab.

• • read only

  • valuta de referință setată, este vizibilă la nivel de Titular, tab Info Titular - detalii în Info Titular;

  • calculul valorilor în valuta de referință se face folosind cursul valutar de referință de la data documentului;

  • dacă se modifică cursul valutar de referință pentru o anumită dată, la salvarea modificării, se vor recalcula automat valorile în valuta de referință de pe toate documentele procesate care au data documentului egală data cursului valutar modificat;

  • dacă pe un document procesat se fac modificări care au impact asupra valorilor în valuta de bază, atunci la salvare se vor actualiza automat și valorile în valuta de referință.

Taxe Comandă

Pentru a afișa informații despre taxele de pe o comandă, în fereastra Comenzi Furnizor se deschide tab-ul Taxe Comandă. Sunt afișate taxele asociate cu articolele introduse în tab-ul Detaliu Comandă. Pentru fiecare cota sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Valoare taxă - afișează valoarea totală a taxelor (pentru cota din câmpul Taxă) cumulată din toate liniile comenzii;

• Valoare bază taxe - afișează baza utilizată pentru calculul valorii taxelor;

• Preț Incl. Taxe - indică dacă taxa este inclusă în prețul de pe comandă.

Atenție! Începând cu v18.06, pe Comenzi furnizor în stare Draft ce conțin detalii, s-a introdus posibilitatea de modificare a furnizorului, a tot ce ține de selecția unui furnizor și a datelor ce derivă din definiția acestuia.

La pregătirea/finalizarea documentului, se fac verificări astfel încât datele să fie coerente.

În cazul în care noul furnizor are o listă de preț diferită fată de cea precedentă, aceasta trebuie să aibă aceeasi valută ca cea inițială și să conțină articolele de pe comandă.

Articolele trebuie să aibă acelasi Preț Listă ca în lista de preț inițială, iar Preț unitar de pe detaliu nu trebuie să fie mai mic decât Preț limită.

Printre elementele verificate după modificarea furnizorului se numără: Schema Discount FF (DifferentBPDiscountSchema), Discount FF (DifferentBPDiscount), Valută (CurrencyChanged), Preț Listă (PriceListDiffFromLine), Preț Limită (UnderLimitPrice), Cotă Taxă (DifferentTax), Articol - să existe pe lista de preț a noului furnizor (ProductNotOnPriceList).

Valori Valuta Ref

Tab-ul Valori Valuta Ref (v.21.12) afișează valori ale unor câmpuri de pe header-ul documentului, exprimate în valuta de referință, doar pentru documente procesate, aflate în una din stările finalizat/anulat/stornat/închis. Un document care nu este încă procesat, nu va avea valori în acest tab.

• • read only

  • valuta de referință setată, este vizibilă la nivel de Titular, tab Info Titular - detalii în Info Titular;

  • calculul valorilor în valuta de referință se face folosind cursul valutar de referință de la data documentului;

  • dacă se modifică cursul valutar de referință pentru o anumită dată, la salvarea modificării, se vor recalcula automat valorile în valuta de referință de pe toate documentele procesate care au data documentului egală data cursului valutar modificat;

  • dacă pe un document procesat se fac modificări care au impact asupra valorilor în valuta de bază, atunci la salvare se vor actualiza automat și valorile în valuta de referință.

Generare COF din COC - Formular

Fereastra Generare COF din COC din meniul Aprovizionare -> Comenzi furnizori se foloseste pentru a genera o comandă furnizor dintr-o comandă client. 

Funcționalitatea este disponibilă doar dacă s-a activat componenta SRPD (Rapid-Purchase-Delivery). Detalii în Gestiunea Vânzărilor prin Cutii.

• Se completează câmpurile obligatorii Terţ, Reprezentant, Gestiune şi Termen livrare;

• Se apasă butonul Căutare înregistrare. In tab-ul de mai jos se va genera o listă a comenzilor de clienţi înregistrate in funcție de valorile completate in câmpurile de mai sus;

• Se selectează comanda client sursă, din care se dorește generarea comenzilor furnizor;

• Se apasă butonul Procesare pentru a genera o comandă furnizor pe baza comenzii client selectate folosind valorile introduse in câmpurile de mai sus;

• Începând v21.03 procesul ”Generare Comenzi Furnizor din Comenzi Clienți” poate fi rulat chiar dacă data promisă de pe comenzile client sursă este în trecut în raport cu data la care se rulează procesul și se obțin comenzile furnizor. Procesul poate fi reluat pentru cazurile în care comenzile furnizor obținute inițial sunt ulterior anulate.

• Va fi afișată o fereastră de dialog care indică numărul comenzii furnizor create.

Obs: Comenzile furnizori vor fi generate numai pentru acele articole care au definit un furnizor în tab-ul Aprovizionare, fereastra Articole.