16. Management Utilaje/Resurse
Funcționalitatea Management Utilaje/Resurse permite managementul utilajelor și a mijloacelor de transport:
Premize
Un utilaj este o resursă:
resursa este entitatea de bază în cadrul tranzacțiilor;
resursa are proprietatea de tip disponibilitate în timp;
resursa se planifică în timp;
Un utilaj este și o imobilizare (un mijloc fix):
în majoritatea cazurilor utilajele se încadrează ca şi natură contabilă în grupa mijloacelor fixe;
mijlocul fix este entitatea care determină costul cu amortizarea;
O resursă este un articol:
articolul (de tip resursă) este cel care se utilizează pe documente;
articolul are legate listele de preț care i se aplică;
Legătura între o resursă și o imobilizare se realizează prin articolul obținut prin definirea resursei şi care este trecut apoi în definirea imobilizării.
Definiții
Articolul este ceva ce se vinde sau achiziționează (opțional stocabil), care trebuie să aibă un Preţ. Principalele exemple de articole sunt:
Produse
Servicii
Resurse
Cheltuieli
Resursele reprezintă servicii care sunt limitate ca şi disponibilitate. Spre exemplu, un consultant poate fi disponibil de luni până vineri de la 9:00 la 16:00. Serviciile sunt articole şi ca toate articolele ele trebuie să apară pe o listă de preţuri, în cazul în care se doreşte facturarea lor. Serviciile nu sunt restricționate din punct de vedere al disponibilității, în timp ce resursele sunt.
Imobilizarea, denumită uneori și livrabil (în funcție de proprietate) este un articol produs sau achiziționat. Spre deosebire de un Articol, care se află întotdeauna în proprietatea organizației, proprietatea asupra unei imobilizări e opțională. Imobilizarea poate fi utilizată de către organizație sau de alte persoane, însă caracteristica principală a unei imobilizări este aceea că se evidențiază și se înregistrează individual. În plus o imobilizare poate fi opțional vândută. Pe scurt, o imobilizare poate fi descrisă ca fiind entitatea separată a unui articol. O imobilizare fixă este o sub-componentă a unei imobilizări. Această abordare oferă mai multă flexibilitate, pentru că o imobilizare poate avea mai multe "roluri". Poate fi un obiect destinat vânzării, închirierii sau se află în proprietate.
Resurse/Utilaje - Imobilizări
Toate acele utilaje/resurse care au costuri de amortizare se vor defini și ca imobilizări (mijloace fixe). Exemple:
mijloacele de transport
uneltele, scule și dispozitive de valoare mare
instalații și linii de producție, etc
Toate acestea se definesc în fereastra Imobilizări, din meniul Imobilizări. Detalii în Imobilizări.
În mod specific, din perspectiva utilajelor, se vor introduce următoarele informații:
data achiziției = Data contabilă din tabul Detalii cost (se completează automat cu data facturii, dacă se indică);
valoarea achiziției = Valoare imobilizare;
valoarea amortizării = însumarea ratelor de amortizare până la data de raportare;
carte de identitate = fișier atașat la imobilizare;
șofer/responsabil = Terț din definirea imobilizării;
nr. auto = Nr.Lot;
serie = Nr.Serie;
an fabricație = Nr.Versiune;
categorie = Grup imobilizări;
Tot din modulul de Imobilizări se vor putea efectua și următoarele operații:
Alocarea imobilizărilor pe persoane (angajați) - prin intermediul ecranului Alocare Imobilizări. Aceste alocări pot să fie:
singulare - o singură imobilizare se alocă unui angajat;
multiple - mai multe imobilizări se alocă unui angajat.
O alocare se poate tipări în format de Proces Verbal de Predare-Primire. Acest format se poate ajusta după modelele utilizate în cadrul companiei.
Se poate folosi raportul Raport Utilizare Imobilizări pentru a determina modul de alocare al mijloacelor fixe pe cantităţi şi terţi.