08. Aprovizionare
SocrateCloud, prin funcționalitatea de aprovizionare, permite urmărirea procesului de aprovizionare din cadrul unei organizații și gestionarea documentelor asociate.
Necesarul de aprovizionare este un document intern și se utilizează pentru a genera comenzi către furnizorii curenți sau pentru a determina procese de aprovizionare internă (mișcări de stoc între gestiuni). Un necesar de aprovizionare poate fi introdus manual sau poate fi generat automat.
Comanda furnizor este un document de control pentru recepții și facturi, prin care se solicită articole de la un furnizor. O comandă furnizor poate poate fi introdusă manual sau poate fi generată dintr-un necesar de aprovizionare sau o comandă client. Pe baza unei comenzi furnizor se pot înregistra recepții de mărfuri și facturi furnizor. Comanda furnizor este opțională, deoarece se pot crea atât facturi furnizor cât și recepții fără a avea o comandă.
Factura furnizor este documentul care certifică cumpărarea de articole de la un furnizor. O factură furnizor poate fi generată dintr-o comandă furnizor sau dintr-o recepție, sau poate fi introdusă manual. Pe baza unei facturi se poate completa o recepție.
Recepția (NIR) este documentul folosit la recepția articolelor aprovizionate și în același timp este un document justificativ pentru încărcarea gestiunii. La procesarea recepției stocul este ajustat corespunzător. Numai articolele de tip "produs" sau "serviciu" pot fi recepționate. Dintr-o recepție se poate genera o factură furnizor. Este posibilă și introducerea mai întâi a facturii furnizor și apoi completarea recepției pe baza acesteia.
Asocierea între facturi furnizor și recepții este obligatorie și poate fi făcută automat sau manual. Dacă nu se realizează asocierea, atunci anumite tranzacții contabile nu vor putea fi realizate. Exemplu: mutarea valorilor din recepții nefacturate în recepții facturate, înregistrarea costurilor, descărcări ulterioare de gestiune.