8.2.1. Introducere Necesare

Necesar Aprovizionare

În fereastra Necesar Aprovizionare localizată în meniul Aprovizionare -> Necesare Aprovizionare se gestionează necesarele de aprovizionare. Pentru a introduce un necesar se apasă butonul Înregistrare nouă 

. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Tip Document - se selectează un subtip al documentului de bază: "Necesar de Aprovizionat". Detalii în Tipuri Documente;

• Requisition No - numărul documentului (dacă nu este completat va fi generat automat de sistem);

• Angajat - angajatul responsabil de introducerea necesarului;

• Vendor - se completează în cazul în care necesarul se face strict pentru un furnizor (se va auto-completa și în detalii);

• Prioritate - se selectează prioritatea pentru document: mare, medie, mică;

• Aprobat - indică faptul că acest document a fost aprobat. Dacă se dorește implementarea unui mecanism de aprobare a necesarelor de aprovizionare se va apela la funcționalitatea Fluxuri;

• Data Solicitării - data în care sunt solicitate articolele din necesar (nu poate fi anterioară datei necesarului); 

• Data Document - data introducerii necesarului de aprovizionare;

• Gestiune - gestiunea pentru care se face necesarul de aprovizionare;

• Lista Preturi - se selectează o listă de preturi utilizată pentru a determina valoarea necesarului de aprovizionare;

• Activitate, Proiect, Fază Proiect, Subfază Proiect, Soc TRX, Campanie, Angajat, Imobilizări, User 1, User 2 - dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază. Detalii în Scheme Contabile.

• Crează linii din - butonul permite completarea automată a detaliilor necesarului de aprovizionare pe baza unui proiect/faze/subfaze:

  • este posibilă și interogarea pentru ultimul preț de achiziție de la furnizorul indicat pe proiect;

  • se poate compara prețul planificat cu ultimul preț de achiziție.

Secțiunea Stare prezintă informații despre starea documentului (conform fluxului documentului). Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Total Linii - valoare totală pentru liniile necesarului;

• Auto Internal - Începând cu versiunea 18.12, au apărut următoarele modificări: 

  • dacă gestiunea pe care este introdus Necesarul este legată de o gestiune sursă bifa este aplicată automat pe master și detalii 

    • la rularea proceselor verificarea se face la nivel de detalii necesar

• Stare document - indică starea curentă a documentului.

  • • Stare Inițială: "Drafted" - documentul este în curs de definire. Se poate modifica sau șterge;

• Butonul Acțiune Document - se folosește pentru schimbarea stării documentului. Acțiunile disponibile sunt:

  • "Finalizează" -> Stare Document: "Finalizat" - documentul și-a produs efectele în sistem. Nu mai poate fi modificat sau șters;

  • "Anulare" -> Stare Document: "Anulat" - efectele documentului în sistem sunt anulate prin zerorizarea cantităților de pe detalii. 

    • "Închis" -> Stare Document: "Închis" - de pe necesare închise nu se mai pot genera alte documente (comenzi sau bonuri de transfer). Nu se poate aplica nici o altă acțiune document. Închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate;

    • "Reactivare" (V18.12) -> Se folosește pentru readucerea documentului în stare Draft. Nu se poate aplica acțiunea de reactivare dacă există linii de necesar preluate în alte documente (Comenzi Furnizor, Bonuri de transfer, Cerere Ofertă);

• Procesat - dacă este bifat, documentul și-a produs efectele în sistem (a fost "finalizat");

• Copiază detalii - butonul permite copierea detaliilor de pe necesare introduse anterior;

  • buton Transferat - tranzacțiile contabile generate pentru necesar, în cazul în care se practică contabilitatea de angajament:

    • • Debit: Articol cheltuială;

      • Credit: Commitment Offset;

      • dacă nu este indicată contabilitatea de angajament, atunci nu se generează nici o tranzacție contabilă;

Pentru a finaliza mai multe necesare de aprovizionare simultan se foloseste procesul Procesare Necesare Aprovizionare din meniul Aprovizionare -> Necesare Aprovizionare.

Secțiunea Calcule:

• Valoare de comandat Furnizor - aduna valorile liniilor care se vor comanda de la furnizor (nu au marcată căsuța Aprovizionare Internă);

• Valoare Necesar UM bază - valoarea totală a necesarului;

Generare BT:

Procesul determină stocul pentru articolele din detaliile necesarului și generează bonuri de transfer pentru cantitățile din stoc aferente lotului/instanței care se potrivește cu textul introdus în câmpul ”Denumire instanță nealocată”, din parametri de rulare ai procesului, către loturile/instanțele din conținutul necesarului. Se va genera câte o linie pentru fiecare combinație Articol - Instanță sursă - Instanță destinație, iar în câmpurile Gestiune și Gestiune destinație se completează gestiunea de pe necesar sau gestiunea sursa pe care a fost găsită cantitatea. Se creează unul sau mai multe bonuri de transfer prin care se realizează schimbarea lotului/instanței pentru articolele aflate în conținutul necesarului. 

• • începând cu v21.03 a fost introdus parametrul de tip bifă Verifică și Gestiuni Sursă

    • Valoare parametru = Y - procesul verifică stocul și generează BT

    • Nivel 0 - Pe gestiunea Necesarului; dacă Cantitate NAP > Stoc gestiune, se trece la Nivel 1

    • Nivel 1 - Pe gestiunile Sursă (definite în tabul ”Gestiuni Sursă” din ferestra ”Gestiuni și Locații”), ținând cont de ”Nr  secvența"

  • Gestiune BT - parametru de tip listă, din care utilizatorului poate alege în care gestiunese realizează schimbarea instanței

  • validare dinamică = sunt vizibile doar Gestiunile definite pe societatea de pe NAP

  • Reguli de obținere BT:

    • • cu o gestiune selectată, procesul generează BT pe gestiunea indicată ca parametru de rulare (nu se ține cont de gestiunea din NAP și gestiunile sursă legate de aceasta)

      • cu valoare parametru = null, BT se generează doar pe gestiunea NAP.

  • Stare BT - indică starea în care vor fi generate BT-urile.

În tab-ul Comenzi Furnizor sunt afișate comenzile furnizor generate cu ajutorul procesului Generează comenzi furnizor din NAP;

Începând cu versiunea 18.12, atașamentele din master-ul Necesarului de aprovizionare sunt preluate pe Masterul Comenzii Furnizor,  iar atașamentele din detaliile necesarului de aprovizionare sunt preluate pe Detaliile Comenzii Furnizor. Preluarea atașamentelor se realizează dacă:

• • Comanda Furnizor este generată folosind procesul ”Generare Comenzi Furnizor din NAP” apelabil direct din meniu sau din formularul ”Formular Necesar de Comandat”

• Comanda Furnizor este introdusă folosind butonul ”Creează Linii din” apelabil din Comadă 

Detalii Necesar

Detaliile unui necesar de aprovizionare pot fi introduse manual sau automat folosind procesul Copiază detalii. În tab-ul Detalii Necesar se introduce câte o linie pentru fiecare articol conținut. Pentru a introduce o linie se apasă butonul Înregistrare nouă 

. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr. Rând - număr de rând în cadrul acestui document prin care se controlează ordinea de afișare și tipărire a liniei;

• Aprovizionare Internă - dacă se bifează linia poate fi folosită pentru a genera un bon de transfer. Dacă nu este bifată, poate fi folosită pentru a genera o comandă furnizor;

• Diverse - se folosește atunci când articolele cerute nu sunt definite ca și "Articole" în SocrateCloud. De exemplu: cerere de aprovizionare rechizite pentru 5 pixuri și 3 caiete care se vor trece în câmpul Descriere, în timp ce în câmpul Diverse se va alege diversul definit generic pentru achiziția de rechizite. Detalii în Cheltuieli;

• Articol - se alege articolul dorit;

• UM - dacă s-a definit o conversie a unității de măsură pentru articol, atunci se poate selecta o altă unitate de măsură din câmpul listă;

• Cantitate introdusă - cantitatea de articol necesară (în unitatea de măsură selectată);

• Preț Unitar - se introduce prețul pentru o singură unitate de articol (pentru unitatea de măsură selectată). Valoarea inițială pentru acest câmp este determinată de lista de prețuri de pe necesar;

• Preţ din proiect - informativ, doar pentru situațiile în care generarea detaliilor vine dintr-un proiect/fază, având scop de evaluare între prețul folosit la fundamentarea ofertei (proiectului) și prețul actual de achiziție.

• Cantitate - afișează cantitatea de articol, în unitatea de măsură de bază;

• Valoare netă - valoarea totală a liniei excluzând taxe, transport și alte cheltuieli (Cantitate * Preț);

• Reprezentant - responsabilul de aprovizionare din definiția articolului;

• Furnizor - furnizorul de la care se face aprovizionarea. Dacă nu se introduce va fi completat automat la procesare:

  • cu valoarea de pe necesarul de aprovizionare sau din detaliile proiectului/fazei sursă;

  • dacă nu este completat pe necesar, se va completa cu furnizorul legat de articol în tab-ul Aprovizionare din fereastra Articol;

  • Descriere - descriere adițională pentru linia de Necesar introdusă.

• Mijloc Transport - mijloc de transport folosit la aprovizionarea cu articolul selectat;

• Închide detaliu necesar (v19.03)

  • se folosește pentru închiderea detaliilor de necesar de aprovizionare din care au fost generate documente (comenzi furnizor, bonuri de transfer), pe cantități parțiale, diferența de cantitate dintre cantitatea solicitată în inia de NAP și cantitatea comandată/mișcată nemaifiind necesară. 

  • De pe liniile de necesar închise nu se mai pot genera alte documente. 

  • În câmpul descriere se completează cantitate rezultată în urma rulării procesului și mesajul closed (ex:  [3] - Closed); 

Secțiunea Stare v18.12

• Cod articol, Categorie Articol, Reprezentant Articol - se completează automat de sistem

• Ultima COF Anulată - conține numărul ultimei comenzi furnizor anulată

• Detaliu Cerere - indică linia asociată în Cererea de Ofertă, prin acțiunea butonului ”Creează linii din” apelabil din fereastra Cereri ofertă

• Mișcare stoc - indică linia asociată în Bonul de transfer genarat prin procesul generare Bonuri Transfer din NAP

• Cantitate comandată - suma cantității din comenzile de furnizor generate din linia de necesar introdusă. Generarea de COF se realizează prin procesul Generare COF din COC sau prin intermediul butonului Creează linii din apelabil din fereastra Comenzi Furnizor

• Cantitate de comandat - câmp calculat ca diferență între Cantitatea solicitată în Necesar, Cantitatea Comandată și Cantitate mișcată prin BT

• Cantitate recepționată - suma cantității din recepții cu legătură la linia de necesar introdusă

  • Cantitate facturată - suma cantității din Factura de furnizor cu legătură la linia de necesar introdusă

  • Cantitate Alocată - cantitatea pentru care a fost generat un BT de schimbare stoc de pe un lot/instanță pe un alt lot/altă instanță

• Cantitate Consumată - suma cantității rezultată în urma rulării procesului Consum pe proiecte din NAP

• Rest de consumat - câmp calculat ca diferență între Cantitatea solicitată în necesar și cantitatea consumată prin procesul Consum pe Proiecte din NAP

Secțiunea Referințe v18.12 conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază. Detalii în Scheme Contabile.:

Dimensiunile contabile disponibile: Proiect, Fază Proiect, Subfază Proiect, Activitate,  Mijloc Transport, Soc TRX, Angajat, Campanie, Imobilizări, User 1, User 2, Imobilizare 

Sectiunea Calcule se auto-completează pentru detaliile necesarelor generate cu ajutorul procesului Calcul Propunere de Aprovizionare:

• Cantitate propusă de comandat - cantitatea necesară calculată de proces;

• Cantitate propusă - cantitatea necesară calculată, în unitatea de măsură a furnizorului; 

• Cantitatea propusă de comandat - cantitatea completată pe necesar;

• Cantitate Vânzari - cantitatea de pe produs pe comenzi client;

• Qty Requisition - cantitatea de produs de pe necesare de aprovizionare finalizate, care nu a fost comandată;

• Cantitate Comandată - cantitatea de produs de pe comenzi furnizor;

• Profit - diferența dintre prețul de vânzare și prețul de aprovizionare;

Secțiunea Valori calculate (perioadă) se auto-completează pentru detaliile necesarelor generate prin rularea raportului Raport Calcul Reaprovizionare:

• Stoc minim - valoare preluată din fereastra Articole, tabul Fluxuri;

• Stoc Siguranță fix - valoare preluată din fereastra Articole, tabul Fluxuri; 

• Timp de siguranță - valoare preluată din fereastra Articole, tabul Fluxuri (doar pentru articolele cu bifa Stoc siguranță Variabil din același tab);

• Timp Comandă - valoare preluată din fereastra Articole, tabul Fluxuri;

• Consum mediu (CM) - valoare preluată din fereastra Articole, tabul Fluxuri. Pentru ca acest câmp să fie actualizat este necesar să fie rulate 2 procese:

  • Generare Consum Mediu

  • Actualizare Stoc Minim

• Cant min. comandă - valoare preluată din fereastra Articole, tabul Aprovizionare;

• Cantitate Comandată - suma cantităților din comenzile lansate către furnizor care urmează sa fie recepționate;

• Cantitate Rezervată - suma cantităților din comenzi client care nu au fost livrate;

• Cant Comandă - valoare preluată din fereastra Articole, tabul Aprovizionare;

• Average Consumption - calculat pentru o perioadă de trei luni anterioare;

• Consum lună 1 - consum lună precedentă;

• Consum lună 2 - consum înregistrat cu 2 luni înainte;

• Consum lună 3 - consum înregistrat cu 3 luni înainte;

În fereastra Necesar de Comandat din meniul Aprovizionare -> Necesare Aprovizionare se pot vizualiza detaliile fiecărui necesar de aprovizionare (completate cu informații de pe master). 

Începând cu versiunea 18.06 au fost eliminate din fereastra Necesar de Comandat liniile care au valori în coloana Cantitate de Comandat mai mică sau egală cu 0.

Generare BT:

Începând cu v21.03 este disponibil butonul-proces Generare BT prin care se automatizează alocarea de stoc pentru proiectul și cantitățile indicate pe necesar, din stocul disponibil la momentul respectiv, nearondat altui proiect.

• procesul va genera BT doar pentru detaliul de pe care a fost rulat

• va avea același comportament ca atunci când este rulat din master NAP, dar doar pentru articolul de pe linia respectivă

Tabul Comenzi Furnizor 

În tab-ul Comenzi Furnizor disponibil pentru fiecare detaliu de necesar, sunt indicate read only liniile din comenzile furnizor generate sau introduse cu asociere la linia de necesar. Generarea sau introducerea Comenzilor de Furnizor se realizează astfel:

• • cu procesul Generează comenzi furnizor din NAP apelabil direct din Meniul principal

• cu procesul Generează Comenzi furnizor din NAP apelabil din fereastra Formular - Necesar de comandat

• prin intermediul butonului ”Creează linii din” apelabil din fereastra Comenzi Furnizor

Tabul Recepții Asociate 

În tab-ul Recepții Asociate disponibil pentru fiecare detaliu de necesar, sunt indicate read only liniile din recepțiile furnizor introduse cu asociere la linia de necesar. Introducerea Recepțiilor de Furnizor se realizează prin intermediul butonului ”Creează linii din” apelabil din fereastra Recepții. Sunt afișate detaliile de recepție care au fost introduse dintr-o Comandă Furnizor cu asociere la linia de necesar.

Tabul Facturi Furnizor Asociate 

În tab-ul Facturi Furnizor Asociate disponibil pentru fiecare detaliu de necesar, sunt indicate read only liniile din facturile de furnizor introduse cu asociere la linia de necesar. Introducerea Facturilor de Furnizor se realizează:

• prin intermediul butonului ”Creează linii din” apelabil din fereastra Facturi Furnizor

• cu procesul Generează Factură de pe Recepție apelabil din fereastra Recepții.

Tabul Bonuri de Transfer 

În tab-ul Bonuri de Transfer disponibil pentru fiecare detaliu de necesar, sunt indicate read only liniile din bonurile de transfer generate sau introduse cu asociere la linia de necesar. Generarea sau introducerea Bonurilor de transfer se realizează astfel:

• cu procesul Generare Bonuri Transfer din NAP apelabil direct din Meniul principal

• cu procesul Generare Bonuri Transfer din NAP autocompletare lot apelabil direct din Meniul principal

• cu procesul Generare Bonuri Transfer din NAP apelabil din fereastra Formular - Necesar de comandat

• cu procesul Generare Bonuri Transfer din NAP autocompletare lot apelabil din fereastra Formular - Necesar de comandat

Tabul Consumuri pe Proiecte 

În tab-ul Consumuri pe Proiecte disponibil pentru fiecare detaliu de necesar, sunt indicate read only liniile din fereastra Consumuri pe Proiecte, prin intermediul procesului Consum pe proiect - din NAP.

NAP - Comenzi Furnizor

Fereastra NAP - Comenzi Furnizor localizată în meniul Aprovizionare -> Necesare Aprovizionare, este o fereastră de tip raport, în care sunt disponibile (doar read only), detaliile rezultate din toate necesarele de aprovizionare în stare document = ”Finalizat” și legătura acestora cu Comenzile de furnizor generate din NAP. O linie de NAP din care s-au lansat comenzi multiple, este afișată de un număr de ori egal cu numărul comenzilor furnizor generate.

Confirmări Furnizor

În tab-ul Confirmări sunt afișate confirmările finalizate pentru detaliile de pe necesar, prin intermediul cărora se ține evidența cantitatea de articol comandată și cantitatea de articol și data disponibilă, confirmată de către furnizor. Detalii în Distribuție-Documente.

In acest capitol sunt descrise toate documentele dezvoltate pentru componenta SocrateOpen de Distributie.

Evidenta flux documente: Pre-Comanda furnizor-Confirmare Furnizor- Generarea comanda furnizor pe baza confirmarilor

S-a creat un document nou, accesibil din fereastra Confirmare Furnizor (SocrateOpen) prin intermediul caruia se tine: 

• Evidenta articol/cantitate comandata (solicitata) la furnizor

• Evidenta articol/cantitate/data disponibilitate la furnizor confirmata de catre acesta.

Acest document se genereaza de pe detaliile de Necesar Aprovizionare (NAP) finalizate. Se confirma cantitatile generate de pe NAP cu cantitatea confirmata de catre furnizor.

1. Introducere Necesar Aprovizionare folosit si pe post de "Precomanda Furnizor"cu rol de document ce evidentiaza o comanda ferma catre furnizor, dar neconfirmata de catre acesta.

Aprovizionare- Necesare Aprovizionare- Necesar Aprovizionare

In tab NecesarAprovizionare se introduc datele de antet ale documentului: data solicitare, gestiune, angajat, descriere etc.

In tab Detalii necesar se introduc articolele/produsele si cantitatile aferente pentru aprovizionare.

Campurile din Calcule sunt read-only si se vor completa automat de catre sistem.

Detaliile pot fi vizualizate, sub forma de lista apasand butonul de selectie mod afisare.

Taburile Confirmare si Comenzi Furnizor sunt read-only si se completeaza automat de catre sistem.

Dupa introducerea tuturor detaliilor, Necesarul de aprovizionare se finalizeaza, astfel se poate trece la urmatorul pas, acela de confirmare cantitati de catre furnizor.

2. Confirmare furnizor

Aprovizionare- Necesare Aprovizionare- Confirmare furnizor (SocrateOpen)

Tab Detalii necesar este read-only si cuprinde toate detaliile aferente necesarelor de aprovizionare finalizate si pentru care nu s-a generat Comanda Furnizor.

Din acest tab, pentru fiecare detaliu in parte se poate confirma cantitatea si selecta data confirmarii prin apasarea butonului Confirmare furnizor (SocrateOpen).

Automat, datele introduse vor actualiza tabul Confirmare.

Confirmarile pot fi introduse manual, direct in tabul Confirmare prin introducere inregistrare noua.