17.6. Procese Proiecte

Societate - Proiect

Procesul face posibilă modificarea societății din definirea unui proiect (sau a tuturor proiectelor de un anumit tip), modificarea fiind aplicată la nivel de proiect, faze, subfaze și detalii ale proiectului respectiv. Procesul ”Societate - Proiect” se regăsește în meniul Project Management. (v20.01)

Actualizare Valori Facturate

Procesul Actualizare Valori Facturate, localizat în meniul Project Management, actualizează valorile facturate (din vânzare și cumpărare) pe proiecte și fazele lor, pe baza facturilor client/furnizor (procesate). Dacă valuta facturii diferă de valuta proiectului, trebuie să existe curs valutar pentru cele două valute la data facturii. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Societate, Terț, Tip proiect, Proiect - filtre de selecție pentru proiectele pentru care se rulează procesul;

• Proiect - dacă se completează, ceilalți parametri nu vor fi luați în considerare;

  • începând cu v17.07 se poate indica și un proiect închis pentru a actualiza valorile strict pe acest proiect;

• Data facturată (interval) - vor fi actualizate doar proiectele pentru care există facturi cu data în intervalul selectat;

• Actualizat la > - vor fi actualizate doar proiectele pentru care există facturi sau linii de facturi actualizate după data completată;

Procesul actualizează și cantităţile facturate și comandate pe proiecte și fazele lor. Se actualizează doar proiectele active și neprocesate, excepție cazul în care se indică în clar un singur proiect:

• fereastra Proiect - Valoare facturată și Cantitate facturată;

• tab-ul Faze - Valoare facturată, Cantitate facturată și Cantitate Comandată.

Actualizare Valoare Realizată Proiecte

Procesul Actualizare Valoare Realizată, localizat în meniul Project Management, actualizează, la nivel de proiect, pentru fiecare detaliu valoarea actuală/înregistrată, la nivel de "Activitate":

• • toate cheltuielile înregistrate pe Debit (Tip Cont = Expense);

  • pe proiectul curent;

  • pe activitatea de de pe detalii proiect;

  • conform data contabilă din filtre;

  • pe societatea de pe master proiect;

  • pe schema contabila legata de societate (Info Societăți);

Obs: valoarea va fi înregistrată în câmpul Valoare Realizată pe detalii de proiect și suma valorilor realizate de pe detalii în câmpul Valoare Realizată de pe fereastra Proiect. 

Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: Societate, Proiect, Tip Proiect, Data Contabilă, Ierarhie Raportare.

Actualizare Valoare Planificată

Procesul Actualizare Valoare Planificată, localizat în meniul Project Management, se utilizează pentru a recalcula valoarea planificată de pe proiect în funcție de valorile introduse la nivel de faze, subfaze și/sau detalii de proiect. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Societate, Proiect - filtre de selecție pentru proiectele pentru care se rulează procesul;

• Include Contracte

Obs: pentru calculul valorii planificate la nivel de proiect, sunt luate în considerare valorile introduse la nivel de fază și numai dacă toate sunt "0" se vor folosi valorile introduse la nivelul următor (subfază și/sau respectiv, detalii).

Generare COF din Proiect

Procesul Generare COF din Proiect, localizat în meniul Project Management, se utilizează pentru a genera comenzi furnizor pe baza detaliilor unui proiect (furnizor, articol) și a listei de prețuri selectată pe proiect. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Proiect, Detaliu Proiect - filtre de selecție pentru detaliile de proiect pentru care se rulează procesul;

• Consolidare Document - dacă se bifează, va fi generată o singură comandă pentru detalii multiple cu același furnizor.

 Multiplicare Fază

• buton/proces localizat pe fază proiect

• de pe o fază existentă, procesul generează faze de proiect pentru toată perioada de valabilitate a proiectului. Mecanismul este util în situațiile în care sunt necesare faze multiple ce reprezintă un număr de rate (lunare). 

• detaliile fazelor generate vor fi identice cu detaliile fazei de pe care s-a rulat procesul de multiplicare

• Parametri proces:

  • Tip Perioadă - Lună

  • Nr. faze - se specifică numărul de faze care se doresc a fi generate

  • Prefix denumire fază -  dacă se completează, conținutul se va adăuga înaintea denumirii de lună aferentă fazei. Dacă e null, atunci denumirea fazei conține doar luna/an

  • Denumire legată de Dată - în funcție de varianta selectată se generează partea de denumire pentru ”lună/an”

    • Denumire cf Dată start - valoare implicită, 

    • Denumire cf Dată stop

  •  Păstrează zilele Dată Start/Stop - dacă se bifează, atunci procesul păstrează zilele înscrise în câmpurile Data Start și Data Stop din faza de pe care se inițiază copierea. Bifa este utilă atunci când se dorește folosirea modelului de scadențar, care pornește dintr-o anumită zi a lunii și se repetă respectiva zi de plată pe parcursul derulării întregului proiect.

    • Dacă faza sursă nu are indicată nici Data Start și nici Data Stop, atunci fazele multiplicate pornesc de la luna curentă , doar dacă procesul se rulează pentru varianta FĂRĂ bifa ”Păstrează zilele Dată Start/Stop”. Rezultă faze cu data start = 01.luna curentă →  data stop 29/30/31 luna curentă și următoarele luni în funcție de parametru Nr. faze.

    • Dacă se rulează CU bifa ”Păstrează zilele Dată Start/Stop” NU se generează nimic și rezultă mesajul: ”Multiplicarea fazei nu se poate realiza cu bifa de Păstrează zilele Dată Start/Stop dacă ele lipsesc de pe faza sursă”.

    • Dacă pe faza sursă una dintre date nu este completată, atunci  procesul NU se execută indiferent de varianta cu sau fără bifa ”Păstrează zilele Data start/stop” și rezultă mesajul: ”Multiplicarea fazelor se poate realiza numai dacă Data Start și Data Stop de pe faza sursă sunt ambele completate sau ambele absente”.

Generare Comenzi Client din Proiecte/Faze

Procesul Generează Comenzi din Proiecte, localizat în meniul Project Management, va genera câte o comandă client pentru fiecare proiect, bazată pe detaliile proiectului.

Procesul Generează Comenzi din Faze Proiecte, localizat în meniul Project Management, va genera câte o comandă client pentru fiecare proiect, bazată pe fazele şi subfazele proiectului. Dacă un articol este definit la nivel de fază, atunci informațiile din fază sunt folosite ca bază pentru comandă, altminteri sunt folosite subfazele sau detaliile.

SocrateCloud oferă două procese distincte de generare a comenzilor client din proiecte. Acestea sunt:

• "Generare Comandă" - butonul din fereastra "Proiecte" (de pe master proiect) şi

• "Generare Comandă din Fază" - butonul din tab "Faze" de pe un proiect. 

  • Se preia dimensiunea SocTrx de pe proiect pe comandă astfel:

    • de pe master proiect pe master comandă

    • de pe fază proiect pe detaliu comandă

Ambele sunt procese ce se pot apela şi direct din meniu şi, de asemenea, pot fi automatizate prin lansarea programată pe bază de "Scheduler".

General valabil pentru procesele de generare de comenzi din proiecte:

• Un terț, o listă de preț și o gestiune trebuie să fie setate pe proiect.

• NU se generează comenzi din proiectele a căror tip proiect are la bază categoria "Proiect Servicii (Cheltuieli)" sau este un proiect de consolidare (are bifat "Nivel consolidare").

Procesul "Generare Comandă" preia informaţii de pe proiect şi din detaliile acestuia şi le foloseşte pentru a genera o comandă client astfel:

• butonul de generare este activ doar dacă proiectul:

  • nu este un proiect folosit ca nivel de consolidare şi nivelul de detaliere este "Proiect",

  • are regulă de facturare diferită de "None" şi nu are deja generate comenzi pentru toată cantitatea planificată din detalii,

    • dacă este activă componenta SocrateCloud Offers, atunci pentru regula de facturare "Fara limita pe cant articol" se vor putea emite comenzi nelimitat;

  • trebuie să fie completate: Clientul, Adresa, Gestiunea, Versiunea de listă de preţ.

• informaţiile de pe comandă se obţin astfel:

  • societatea se ia de pe proiect,

  • terţul, lista de preţ, reprezentantul comercial, societatea trx, actitivatea şi celelalte date pentru master se iau de pe proiect,

    • adresa de livrare - se preia de pe proiect;

    • adresa de facturare - se preia tot adresa de pe proiect dacă aceasta este marcată în definire ca și adresă de facturare, altfel se preia direct din definiția terțului, prima adresă de facturare.

    • contact livrare, contact facturare se preiau de pe proiect. Dacă la rularea procesului, se utilizează bifa "Utilizare contact factură terț" atunci pe comanda client generată, contactul de livrare, facturare nu se va mai lua de pe proiect, ci din Terț/Tab Contacte - acel contact care are bifa de Contact Factură. Ar trebui să fie doar unul singur.

  • termenul de plată se ia de pe contractul de care aparţine proiectul, dacă există,

  • tip comandă se determină ca fiind tipul de document comandă implicit; dacă sunt mai multe cu bifa de implicit se ia primul tip de document găsit,

  • la data curentă.

• informaţiile pentru formarea detaliilor din Comandă se obţin astfel:

  • nu se iau în calcul înregistrările (detaliile) inactive din proiect,

  • articolele din detaliile proiectului - se generează câte o linie de comandă pentru fiecare linie din proiect pentru care există cantitate de comandat,

  • cantitatea comandată este preluată din cantitatea planificată din detaliu proiect, (se verifică să nu existe deja o cantitate comandată parţial, caz în care se va comanda doar diferenţa),

    • se ține cont de comenzile închise respectiv de cazul când se redeschid comenzi.

  • preţul se preia din preţul planificat de pe detaliul respectiv.

Procesul "Generare Comenzi din Faze Proiecte" preia informaţii de pe:

• fază sau 

• subfazele din detalierea fazei respective sau

• detaliile aferente fazei

Procesul generează comenzi dependent de ”Calendar Facturare” selectat pe proiect, acesta fiind obligatoriu de completat pentru această variantă. Calendarul folosit trebuie să aibă în definiție bifa ”Generează COC”. Informația setată în câmpul ”Ziua facturare” din definiția calendarului este utilizată în a determina momentul (ziua) în care se produce comanda. Se vor genera comenzi doar pentru fazele a căror ”Data stop” este mai mică decât data curentă (data de rulare a procesului) și pentru care ziua câmpul ”Ziua facturare” din definiția calendarului este mai mică decât ziua din data curentă.

Procesul are două subvariante:

• • cu preluarea cantităţii din câmpul "Cantitate planificată", sau

  • cu preluarea cantităţii din câmpul "Cantitate mişcată".

  • prin aceste subvariante se acoperă atât situaţiile de facturare limitată la cantităţile "planificate", caz în care prin "planificate" putem înţelege cantităţi agreate de către parteneri, sau situaţiile în care se facturează şi suplimentările.

şi le foloseşte spre a genera o comandă client astfel:

• informaţiile de pe comandă se obţin astfel:

  • societatea se ia de pe fază,

  • terţul şi celelalte date pentru master se iau de pe proiect,

    • adresa de livrare - se preia de pe proiect;

    • adresa de facturare - se preia tot adresa de pe proiect dacă aceasta este marcată în definire ca și adresă de facturare, altfel se preia direct din definiția terțului, prima adresă de facturare.

  • termenul de plată se ia de pe contractul de care aparţine proiectul, dacă există,

  • tip comandă se determină ca fiind tipul de document comandă implicit; dacă sunt mai multe cu bifa de implicit se ia primul tip de document găsit,

    • dacă se foloseşte un tip de comandă "Credit order", sistemul va genera şi aviz şi factură;

    • factura se va genera cu conversie la valuta de facturare stabilită în definiţia Terţului, în tab Client,

  • la data curentă sau la data stop a fazei care a generat comanda respectivă,

  • în starea indicată ca şi parametru la rularea procesului;

• informaţiile pentru formarea detaliilor din Comandă se obţin astfel:

  • nu se iau în calcul înregistrările inactive,

  • dacă faza are articolul completat:

    • se verifică regula de facturare "Cantitate Articol" - doar în acest caz se generează detaliul de comandă;

    • articolul se ia de pe fază;

    • preţul este determinat ca valoare planificată / cantitate planificată,

  • dacă faza nu are articol completat atunci se verifică la nivel de subfaze şi se folosesc articolele trecute pe subfaze:

    • se verifică regula de facturare "Cantitate Articol" de pe subfază - doar în acest caz se generează detalii;

    • articolul se ia de pe subfază, iar dacă subfaza nu are articol completat, se va generea un detaliu de comandă fără articol;

    • preţul este determinat ca valoare planificată / cantitate planificată de pe subfază, altfel este adus 0

    • la secțiunea Referințe: pe master Comandă Client, se va prelua  doar proiectul, iar pe  liniile de detaliu ale comenzii, se preia informația de  fază și subfază

  • dacă faza nu are articol completat şi nici nu există subfaze, dar există detalii la fază atunci se folosesc articolele din detaliile fazei respective. Aceasta este situatia în care fazele se folosesc pe post de devize:

    • cu condiţia obligatorie ca proiectul să aibă indicat un Calendar Facturare!

    • faza trebuie să aibă indicate obligatoriu data start şi data stop

    • regula de facturare să fie una din următoarele:

      • "Manoperă&Material" - se însumează toată cantitatea pentru un articol din detaliile fazei şi se determină preţul (standard sau pe intervale de cantitate);

      • "Manoperă&Material Detaliat" - duce la generarea detaliată a liniilor de comenzi -> facturi, păstrând exact detalierea liniilor din cadrul proiectului sau fazei de pe care se face generarea documentelor, fără sumarizare pe articol/preț (toate detaliile din proiect/fază proiect sunt preluate pe COC fără a se însuma cantitatea pe același articol/preț). Această regulă de facturare nu se poate utiliza pe gestiuni cu evidență în wms (la alegrerea unei gestiuni de tip wms, regula de facturare nu este disponibilă la selectare).

      • "Cantitate medie zilnică" - se însumează toată cantitatea pentru un articol din detaliile fazei şi se împarte la nr. de zile lucrătoare din luna respectivă, iar la aceasta se aplică preţul standard sau pe intervale de cantitate.

      • "Cantitate repartizată zilnic" - se repartizează zilnic cantitatea fiecărui articol în parte pe intervalele de cantitate şi se aplică preţurile aferente.

    • Comanda Client se va genera Doar la [Dată Stop Fază +1 zi] +Nr. Zile precizat în Calendar Facturare stabilit la nivel de proiect.

Pentru situaţia în care generarea Comenzii client se face de la nivel de detalii ale unei faze, atunci liniile de detalii ale comenzii sunt obţinute astfel:

• grupat pe articol, cu însumarea cantităţii (planificate) şi determinarea preţului aferent conform listei de preţ indicate pe proiect sau a regulii de facturare indicată pe proiect/fază:

  • pentru varianta "Manoperă&Material" => prețul se ia direct din detalii (preț planificat), prețul fiind actualizat prin processele de import de detalii sau manual folosind procesul Actualizare prețuri detalii proiecte.

    • excepție: dacă la procesul de generare a comenzii client se folosește parametrul "Folosește cantitate mișcată", atunci prețurile se vor obține direct pe comandă prin aplicarea listei de prețuri direct pe detaliile comenzii client generate.

  • pentru varianta "Cantitate medie zilnică" => prețul se ia direct din detalii (preț planificat)

  • pentru varianta "Cantitate repartizată zilnic" => prețul se ia direct din detalii (preț planificat), dar gruparea se face și după preț, astfel încât clientul să poată verifica cantitățile si prețurile pe fiecare interval de cantitate în parte.

• preţurile nu trebuie să existe pe detaliile fazei, iar dacă există sunt ignorate;

• doar detaliile necomandate anterior, pe comenzi finalizate - întrucât se păstrează o legătură între detalii fază şi detaliile de comenzi client generate. Se eliberează legătura dacă se şterge comanda, cat timp aceasta este inca in draft. Daca se anuleaza sau storneaza Comanda, detaliile de proiect devin din nou disponibile pentru o noua generare de comanda.

  • se ține cont și de comenzile închise respectiv de cazul când se redeschid comenzi.

Comanda, pe varianta cu generare la nivel de detalii fază, se poate obţine atunci când:

• data curentă corespunde cu data indicată prin Calendar Facturare;

• valoarea detaliilor necomandate de pe o fază depăşeşte valoarea indicată în câmpul "Plafon valoric" de pe proiect.

Toate procesele de generare de comenzi din proiecte/faze vor actualiza automat câmpurile de "Cantitate comandată" şi "Valoare comandată" de la toate nivelele: proiect, fază, subfază, detalii.

Câmpurile "Cantitate facturată" şi "Valoare facturată" sunt actualizate doar prin intermediul procesului "Actualizare Valori Facturate"!

Tipărirea de tip document pornită de pe o fază duce la obţinerea unui "Deviz" cu toate detaliile fazei respective.

Pe masterul comenzilor generate cu procesul Generare Comenzi din Faze Proiecte (manual sau automat din Scheduler) se compleetază automat câmpul Angajat = Reprezentant, în cazul în care este completat și câmpul Reprezentant pe master proiect.

Generare Comenzi clienți pe proiecte - pentru articolele din stoc 

Procesul ”Generare Comenzi clienți pe proiecte” se bazează pe stocurile ”rezervate” pe proiecte și generează comenzi client, în funcție de:

• gestiunea în care sunt liniile de stoc 

• cantitatea existentă în stoc la momentul rulării.

Prin stoc ”rezervat” pe proiect se înțelege cantitatea din stoc aferentă unei instanțe, în care Proprietatea Proiect (de tip referință: Proiect) este egală cu Cod Proiect pentru care s-a realizat rezervarea.

Procesul se poate apela direct din meniul Vânzări > Comenzi Clienți şi, de asemenea, poate fi automatizat prin lansarea programată pe bază de "Scheduler". 

Parametrii procesului:

• Societate - societatea pe care a fost introdus proiectul

• Proiect - proiectul pentru care se va genera Comanda client

• Tip Document - tipul comenzii de client ce va fi generată

• Acțiune Document

Reguli de generare Comandă client:

• se vor genera Comenzi clienți indiferent de nivelul la care au fost introduse detaliile proiectului (Nivel I - Proiect, Nivel II - Fază sau Nivel III - Subfază)

• se va genera câte o comandă client pentru fiecare gestiune în care se identifică stoc aferent proiectului și va conține doar articolele pentru care există stoc ”rezervat” pe proiectul respectiv

• în situația în care, în detalii de proiect se introduc categorii de articole generice (ex. Diverse Materiale) iar apoi pe Necesarele de Aprovizionare pentru acel proiect, se solicită articole concrete: procesul va adăuga pe comanda client generată și acele articole (din categoria de articole generică), pentru care există stoc ”rezervat” pe proiectul selectat ca parametru, dar care nu se regăsesc în detalii proiect. 

• vor fi excluse stocurile aflate în gestiunile marcate cu bifa “Antrepozit” = da

• vor fi excluse stocurile din celule care nu au bifele:

  • “Disponibilă pentru Promisiuni” 

  • ”Disponibilă pentru Alocare”

Informațiile de pe comandă sunt preluate după cum urmează:

• Master comandă:

  • Societate - societatea proiectului

  • Tip document:

    • Nivel 0: tipul de comandă asociată tipul proiectului (tipuri proiecte) sau

    • Nivel 1: Tipul de comandă setat ca parametru la rularea Procesului (dacă este ales)

  • Dată Comandă - data curentă

  • Client - Clientul din proiect

  • Adresă Livrare - adresa de livrare din proiect

  • Adresă facturare:

    • se preia adresa de pe proiect dacă aceasta este marcată în definire ca și adresă de facturare, dacă nu, atunci

    • se preia direct din definiția terțului, adresa de facturare cu ID-ul cel mai mare

  • Condiții de plată - preluate din proiect

  • Listă de prețuri -  lista de prețuri a proiectului

  • Reprezentant - reprezentantul din proiect 

  • Contact livrare - contactul livrare din proiect

  • Gestiune - gestiunea în care a fost identificat stoc aferent proiectului pentru articolele din detalii

  • Referințe (Soc TRX, Proiect, Fază, Subfază, Activitate, Campanie,Imobilizare) - preluate din proiect

  • Stare document = starea selectată la rularea procesului

• Detalii comandă

  • Societate, Gestiune - aceleași cu cele din master comandă

  • Articol

    • Articolul identificat în stocul rezervat proiectului

    • se generează câte o linie de comandă pentru fiecare articol din stocul rezervat pe proiect

  • Cantitatea comandată

    • cantitate din stocul ”rezervat” pe proiect = stoc pe instanță

  • Instanța

    • determinată în funcție de proiect

    • pentru articole cu linii de stoc multiple (mai multe instanțe pe proiect), se va introduce câte un detaliu de comandă pentru fiecare instanță

    • mecanismul de determinare a instanțelor pe fiecare linie generată, se face după regula: Proiect (proprietatea de tip Referință din Setul de proprietăți atașat articolului) = Cod proiect selectat la rulare

  • Preț - preţul planificat de pe detaliul de proiect cu care s-a realizat legătura

  • Referințe (Soc TRX, Proiect, Fază, Subfază, Activitate, Campanie,Imobilizare) - preluate din detaliul cu care s-a realizat legătura

    •  dacă  în detaliul de proiect s-a precizat o categorie de articole generice, iar pe comanda client s-au adăugat articole concrete din acea categorie de articole generică (adică articole pentru care există stoc ”rezervat” pe proiectul selectat ca parametru, dar care nu se regăsesc în detalii proiect), la la secțiunea Referințe  se va prelua doar informația de proiect, nu și cea de fază sau subfază (unde este cazul)

Tipărire Consumuri pe Proiect

Procesul Tipărire Consumuri pe Proiect, localizat în meniul Project Management, se utilizează pentru a tipări toate consumurile înregistrate pe un proiect, pe un interval de timp. În urma rulării procesului se va genera o arhivă de tip ZIP care va conține documentul de tip PDF care reprezintă un raport în care sunt prezentate informațiile de consum (terț, dată, etc.).  Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Proiect, Fază Proiect, Data Document - filtre de selecție pentru proiectele sau fazele pentru care se rulează procesul;

• Format Tipărire - formatul de tipărire folosit pentru prezentarea informațiilor de consum;

• Retipărire

Notificare faze proiect de facturat

Procesul Notificare faze proiect de facturat, localizat în meniul Project Management, permite notificarea utilizatorilor prin email de fazele de proiect care s-au încheiat în ziua precedentă. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Email destinație - adresele de email, separate cu ";", unde se trimite notificarea. Dacă nu se completează se utilizează adresa utilizatorului curent;

• Tip Proiect - filtru de selecție pentru proiectele pentru care se rulează procesul.

Notificare Proiecte ce Expiră

Procesul Notificare proiecte ce Expira, localizat în meniul Project Management, permite notificarea utilizatorilor prin email atunci când expiră proiectele de tip servicii. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Zile Limită - reprezintă numărul de zile în care expira proiectele;

• Email Destinație - adresele de email, separate cu ";" sau ",", unde se trimite notificarea. Dacă nu se completează se utilizează adresa utilizatorului curent;

• Tip Proiect - filtru de selecție pentru proiectele pentru care se rulează procesul.