18.3. Contracte de Împrumut

Funcționalitatea ”Contracte de Împrumut” oferă evidența completă a împrumuturilor acordate sau primite de companie, fie către sau de la societăți din grup, acționari, asociați ori parteneri externi. Funcționalitatea acoperă urmărirea fiecărui contract individual, calculează automat dobânzile conform condițiilor din contract (pentru împrumuturi acordate sau primite), generează înregistrările contabile necesare și oferă suport pentru evidența încasărilor și plăților aferente capitalului și dobânzilor, cât și a soldului contractului. 

Premize pentru utilizare:

Pentru ca gestiunea contractelor de împrumut să fie corectă și completă sunt necesare următoarele:

• contractele trebuie să fie definite ca dimensiune contabilă activă în schema contabilă de bază;

• este necesară clasificarea contractelor în funcție de natura lor: Vânzare (împrumut acordat de companie) sau Achiziție (împrumut primit de companie);

• în cazul împrumuturilor în valută, trebuie specificat tipul de curs utilizat;

• dobânzile trebuie introduse manual pentru fiecare contract în parte sau  adăugate prin proces automatizat;

• Terți - tab Client și tab Furnizor, la sub-tab-urile de Contabilitate trebuie setate conturile noi: 

  1. 4518 când terțul e o altă societate din cadrul grupului, sau

  2. 4558 când terțul e un asociat/acționar
     
     

Flux operațional:

• Înregistrarea contractului de împrumut – se introduc datele principale: valoare contractuală, tip contract, tip curs (dacă este cazul), procent dobândă etc.

• Acordarea împrumutului - încasarea/plata împrumutului, cu valoarea contractuală pe divers (exemplu: contul 4511).

• Introducerea/actualizarea % dobânzii – pentru alte valute sau dobânzi fixe, procentele se stabilesc manual sau prin procesul ”Adaugă % Dobândă”.

• Calculul dobânzii – la final de lună (sau la o dată setată), se rulează procesul ”Calculează dobânda”, care determină valoarea dobânzii pe baza soldului contractului, procentului aplicabil și numărului de zile din perioadă. Acestea se transferă în contabilitate (au efect contabil). Formula actuală este: Sold * Dobândă/365(6bisect) * Nr zile din perioadă. 

• Generarea sau alocarea încasărilor/plăților – pe baza calculelor, se pot genera/aloca documente de tip Încasare/Plată pentru stingerea împrumutului și pentru dobânzi, cu postările contabile aferente.

• Monitorizarea încasărilor și plăților – toate încasările și plățile aferente capitalului sau dobânzilor sunt centralizate în tab-urile specifice, iar soldul contractului se actualizează automat.

• Corecții – dacă este cazul, se poate șterge dobânda calculată și recalcula, (procesul șterge și legăturile cu documentele de încasare/plată!).

Fereastra de ”Contracte de Împrumut”  se regăsește în meniul CRM/Contracte și în forma ei standard se prezintă astfel:

Compoziția ferestrei este următoarea:

• Tip contract, categorie, tip document – date generale despre contract

• Tert, adresă livrare/facturare, contact– informații despre partenerul contractual

Pe antetul contractului regăsim următoarele:

• Valtă - valuta contractului

•  Tip curs - la cele în altă valută decât valuta de bază 

• Valoare rambursată - sumă de încasări afișate în tab-ul ”Încasări” - interpretarea diferă funcție de contract

• Valoare trasă - sumă de plăți afișate în tab-ul ”Plăți” - interpretarea diferă funcție de contract

• Valoare neexecutată = Valoare contractuală fixă - Valoare încasată/plătită

  • formula se schimbă funcție de categoria contractului:

    • • Vânzare = societatea a împrumutat pe cineva - caz în care se scad Plățile;

      • Achiziție = societatea s-a împrumutat de la altcineva - caz în care se scad Încasările;

• Sold = Valoare contractuală fixă - Valoare încasată/plătită:

  • formula se schimbă funcție de categoria contractului:

    • • Vânzare = societatea a împrumutat pe cineva - caz în care se scad Încasările, mai puțin cele de încasare a dobânzilor

      • Achiziție = societatea s-a împrumutat de la altcineva - caz în care se scad Plățile, mai puțin cele de plată a dobânzilor

• Sold dobândă = Total valoare dobânzi calculate - Valoare încasată/plătită:

  • formula se schimbă funcție de categoria contractului:

    • • Vânzare = societatea a împrumutat pe cineva - caz în care se scad Încasările aferente dobânzilor

      • Achiziție = societatea s-a împrumutat de la altcineva - caz în care se scad Plățile aferente dobânzilor

Calculează dobândă

Procesul/butonul ”Calculează dobânda” - este folosit pentru calcularea dobânzii la data 01.ll.aaaa - prima zi din lună și va duce la obținerea unei înregistrări pentru fiecare segment din luna respectivă, în funcție de cum au apărut încasări/plăți care au diminuat soldul contractului SAU de cum au apărut modificări în ”% Dobândă”.  Rezultatul poate fi vizualizat în tab-ul ”Dobândă Calculată”.

• • • parametri

      • Societate - admite și societăți nod

      • Tip contract 

      • Data de calcul = de obicei 01.ll.aaaa - prima zi din lună, ca să poată fi rulat din scheduler, caz în care calculul se face pentru perioada anterioară, pentru care nu s-au calculat dobanda.

      • Divers = folosit în regula de postare

  • formula (Sold * Dob BNR/365(6bisect) * Nr zile din perioadă). 

    • • Nr. zile = [Data stop interval - Data start interval] + 1 

      • pentru fiecare segment din luna respectivă, funcție de cum au apărut încasări/plăți care au diminuat soldul contractului SAU de cum au apărut modificări în ”% Dobândă” 

      • pentru încasări/plăți se folosește valoarea convertită în valuta contractului, se diminuează soldul contractului în valuta acestuia

      • data dobânzii calculate e data capătului de segment sau ultima zi din luna de calcul = e și data contabilă pentru cursul de schimb.

  • procesul poate fi apelat și din meniu CRM/Contracte 

  • Procesul poate fi rulat și programatic din Scheduler

Șterge dobânzi calculate

• proces/buton Șterge dobânzi calculate - pentru corecție, când e cazul:

  • Data Start -  de la care se dorește ștergerea

  • procesul șterge și legăturile cu încasare/plată, iar apoi aceste legături trebuie refăcute manual

Generează Plată Dobândă

• proces/buton Generează Plată Dobândă - permite generarea plății pentru dobânzi neplătite. Doar pentru contractele de achiziție.

Detalii contract

Tab % Dobândă - administare pe intervale de timp (de la) a procentului de dobândă aplicabil prin procesul ”Adaugă % Dobândă” 

Adaugă % Dobândă

Procesul Adaugă % Dobândă oferă posibilitatea de a adăuga un procent nou de dobândă, aplicabil de la o anumită dată, pentru un calup de contracte de împrumut. 

• • Societate

  • Data - de la care se aplică noul % de dobândă

  • Rezultatul se înscrie în tab-urile de ”% Dobândă” din toate contractele conform parametrilor de rulare.

Reguli de postare - se modifică regula de postare de la încasări/plăți - strict la cele legate de liniile de Dobândă calculate:

• Încasare: se schimbă contul pentru credit și o să fie noul cont Dobândă împrumut (45x8);

  • debit rămâne contul de tranzit (5125) care se închide pe extras (5121/4);

• Plată: se schimbă contul pentru debit și o să fie noul cont Dobândă împrumut (45x8);

  • credit rămâne contul de tranzit (5125) care se închide pe extras (5121/4).

Tab Dobândă calculată - de prezentare a dobânzilor calculate pe perioade și segmente (data încasări/plăți care afectează calculul)

• bifă ”Plătit/Încasat” - pentru evidența dobânzilor încasate/plătite integral

• acces la formular Alocare Dobânzi Calculate - Încasări/Plăți  - unde se face alocarea între dobânzile calculate neplătite și încasări/plăți nealocate. Formularul este disponibil și poate fi apelat și din fereastra Încasări și Plăți

• legăturile între încasare/plată și linia/liniile de dobândă sunt prezentate în fereastra Dobânzi Calculate - Încasări/Plăți

• Sub-tab Încasări/Plăți dobânzi - prezentarea încasărilor/plăților efectuate legate/generate din dobânzile calculate, și conversie la valuta contractului

• fiecare înregistrare are postare - regula de postare:

  • se schimbă funcție de categoria contractului:

    • Vânzare = societatea a împrumutat pe cineva:

      • • debit: cont nou la nivel de terț de pe contract - Dobândă împrumut (45x8)

        • credit: Ch_Revenue_Acct (Diverse) (766)

    • Achiziție = societatea s-a împrumutat de la altcineva:

      • • debit: Ch_Expense_Acct (Diverse) (666)

        • credit: cont nou la nivel de terț de pe contract - Dobândă împrumut (45x8)

Tab Încasări - afișare a tuturor documentelor de încasare legate de contract:

• cu valorile și în valuta sursă și convertite la valuta contractului/data documentului

Tab Plăți - afișare a tuturor documentelor de plată legate de contract:

• cu valorile și în valuta sursă și convertite la valuta contractului/data documentului;

Tab Tranzacții contabile - cont corespondent -  afișare a tuturor tranzacțiilor contabile aferente contractului (din cont-cont corespondent), de pe schema de bază

Statusul operațional și contabil al unui contract de împrumut se poate verifica astfel:

Consultarea antetului contractului pentru a vedea soldul curent, soldul dobânzii și valoarea neexecutată.

Utilizarea opțiunii Raport pentru verificarea informațiilor privind stadiul calculului dobânzilor și al rambursărilor.

Compararea sumei dobânzilor calculate afișate în tab-ul ”Dobândă Calculată” cu totalul înregistrărilor contabile din conturile 766 (pentru venituri din dobânzi – contracte de vânzare) sau 666 (pentru cheltuieli cu dobânzile – contracte de achiziție), pe perioada analizată.

Pentru o verificare completă, se recomandă consultarea atât a datelor financiare din antet cât și a documentelor generate și tranzacțiilor contabile.