14. Integrare Socrate e-Transport

Serviciul - Socrate e-Transport - permite accesul securizat pentru depunerea documentelor însoțitoare privind transportul rutier de bunuri cu risc fiscal ridicat pe teritoriul României. Acest serviciu SaaS dezvoltat în AWS Cloud este disponibil atât clienților noștri de SocrateCloud, celor de SocratePlus, cât și altor terți furnizori de aplicații software de business.

Referințe business: https://mfinante.gov.ro/ro/web/etransport/prezentare

Referințe legislative: https://mfinante.gov.ro/ro/web/etransport/legislatie

Referințe tehnice: https://mfinante.gov.ro/ro/web/etransport/informatii-tehnice

Premize - pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Transport, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spaţiul privat virtual (SPV), în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit, cu respectarea Ordinului președintelui Agenției Naţionale de Administrare Fiscală nr. 1.090/2022 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanță între organul fiscal central și persoanele fizice, persoanele juridice și alte entități fără personalitate juridică. Persoana care este reprezentantul fiscal al companiei - a cărei semnătură digitală este înregistrată la ANAF pentru acces și depunerea documentelor fiscale - va trebui, o singură dată la începerea utilizării serviciului RO e-Transport, să parcurgă o procedură de autorizare a aplicației SocrateCloud la ANAF. Pentru detalii privind procedura de autorizare, găsiți aici toate detaliile necesare.

Serviciul Socrate e-Transport oferă următoarele funcționalități:

1. accesul securizat și gestionarea autentificării operării cu serviciul ANAF în SPV,

2. conversia documentelor de transport în format XML și validarea acestora,

3. transmiterea în serviciul ”RO e-Transport” a documentelor în format electronic,

   1. notify (upload+xml de depunere) = serviciul de depunere al declarației de transport

   2. modify (upload+xml de corecție) = modificarea informațiilor pe un transport existent, dar nepus în mișcare!

   3. delete (upload+xml de ștergere) = anularea unui transport existent, dar nepus în mișcare!

   4. confirm (upload+xml de confirmare) = confirmarea destinatarului că a ajuns transportul la destinație

4. descărcarea din serviciul ”RO e-Transport” a mesajelor electronice primite legate de acestea și actualizarea statusului,

   1. messages (lista) = serviciul de listare a declarațiilor de transport

      1. cele emise de declarant și

      2. cele primite de la alții

   2. download (descărcare) = serviciul de descărcare al declarației de transport

      1. doar cele emise de declarant

   3. status (stare) = serviciul de verificare al stării declarației de transport - doar la cele prin upload

5. stocarea documentelor electronice

În cele ce urmează vă prezentăm modul nostru de abordare, soluția fiind gândită pentru a se integra nativ cu SocrateCloud ERP.

Serviciul Socrate e-Transport este disponibil, contra cost, tuturor clienților care folosesc soluțiile ERP de la BITSoftware și care au active abonamente SaaS sau de mentenanță.

E. Documente (Tipuri)

1. 1. trebuie mapate tipurile de documente utilizate de dvs pentru livrări (avizele de expediție), transferuri (bonurile de transfer) și respectiv achizițiile intracomunitare și din import (comenzi furnizori) către:

      1. Tip operațiune transport

      2. Scop operațiune transport

      3. Tip document transport

Informațiile sunt opționale, dar vă ajută la pre-completarea pe documente, unde aveți și posibilitatea de a interveni și alege alte valori în funcție de situația concretă.

ATENȚIE ! începând cu data de 15.06.2023, odată cu lansarea v23.06, se trece la utilizarea v2 pentru e-Transport. Odată cu această nouă versiune dvs va trebui să revedeți setările efectuate la punctul E. de mai sus și să indicați noile coduri pentru tip operațiune și scop operațiune așa cum sunt indicate în e-Transport v2.

F. Transportatori

1. 1. trebuie definiți transportatorii cu care lucrați (terțe firme/furnizori) în fereastra ”Transportatori” (alții decât firmele de curierat care nu se declară în e-Transport!)

   2. aceștia trebuie legați de un terț Furnizor - pentru a putea prelua CUI-ul transportatorului.

G. Mijloace de Transport

1. 1. trebuie să indicați care dintre mijloacele dvs. de transport se încadrează în categoria ”De la 2,5 tone”. Pentru aceasta marcați bifa ce poartă această denumire;

   2. completați câmpul ”Reprezentant” cu delegatul dvs. - cel ce utilizează mijlocul de transport de obicei - informația poate fi ajustată ulterior pe documente;

   3. completați câmpul ”Nr. înmatriculare” - pentru cap tractor de obicei, celelalte se vor indica direct pe document la momentul formării transportului. Numerele trebuie să fie de forma AAnnnAAA (ex: BV109BIT)

Modul de utilizare al serviciului

Serviciul Socrate e-Transport este conceput astfel încât să poată răspunde atât cazurilor în care este necesar ca transmiterea să se realizeze manual, document cu document, cât în cazul în care procesul poate fi automatizat. Serviciul poate fi utilizat doar dacă există activ un contract ce conține un pachet ”Socrate e-Transport”. În caz contrar se primește mesajul: ”Accesul la serviciul e-Transport se face pe bază de abonament. Vă rugăm contactați BITSoftware.”

Procesul pus la dispoziție în SocrateCloud se numește ”Trimitere e-Transport” și se regăsește sub următoarele forme:

1. 1. buton direct pe ferestrele standard:

      • Avize Expediție Clienți - pentru livrări (naționale, intracomunitare sau export);

• inclusiv pe fereastra Retururi Clienți (pentru speța retururilor de la client pentru care societatea este cea care ordonanțează transportul)

1. 1. • Bonuri de Transfer - pentru mișcările interne, pe teritoriul național;

      • Comenzi Furnizor - pentru declararea achizițiilor intracomunitare și a importurilor;

      • Recepții - pentru confirmarea intrărilor pe teritoriul național.

        • • inclusiv pe fereastra Retururi Furnizori (pentru speța retururilor către furnizor pentru care societatea este cea care ordonanțează transportul)

          • Este posibilă  trimiterea e-Transport și generarea codului UIT de pe o Recepție (care are la bază una sau mai multe COF,  linii diferite, cantități totale sau parțiale), cu condiția să aibă stare document "Drafted". Excepție este la rularea procesului ”Transmitere e-Transport în Calup” care nu trebuie să facă trimiterea pentru NIR-urile cu stare "Drafted"!

   2. tot aici veți regăsi și informația despre starea transmiterii, în câmpul ”Stare e-Transport”, iar

      • în tabul ”Mesaje e-Transport” veți regăsi informații suplimentare relative la comunicarea cu serviciul RO e-Transport

      • starea se va interoga folosind procesul ”Verificare stare e-Transport”. Un UIT este valid doar dacă în câmpul ”Stare e-Transport” apare valoarea ”Semnat”!

        • mesajele captate de la ANAF vor fi prezentare în tabul ”Mesaje e-Transport”

        • acest proces este setat automat (la nivel de system) să ruleze programatic prin intermediul scheduler-ului, odată pe oră, la ”și jumătate”.

   3. din meniu - având astfel posibilitatea de a transmite un calup de documente folosind procesul ”Trimitere e-Transport în Calup”

      • procesul poate fi rulat manual sau programatic

      • pot fi aplicate filtre suplimentare dacă este cazul: pentru o anumită societate, un anumit tip de documente, doar netrimise, dintr-o anumită perioadă

        • ATENȚIE ! - nu pot fi transmise documente dinainte de 01.10.2022.

   4. din workflow - automatizare prin care se pot trimite documentele în momentul în care se finalizează - se adaugă un nod suplimentar cu acțiune de tip ”Apps Process”;

   5. din scheduler - automatizare prin care se pot trimite documentele în calup

Procesul "Trimitere e-Transport" este restricționat la un interval de maxim 3 zile față de data curentă, astfel încât opțiunile de notificare sau modificare să poată fi realizate în intervalul data curentă și data curentă + 3 zile.

Dacă se accesează manual procesul ”Trimitere e-Transport” de pe documente există posibilitatea de trimitere e-Transport și fără verificarea condițiilor de greutate/valoare, prin bifa ”Trimite fără verificări”. Deasemenea și toate celelalte tipuri de acțiuni pot fi făcute folosind această bifă, pentru tratamentul excepțiilor!

Acțiuni disponibile: 

• Notificare -> notificarea inițială = inițierea unui transport nou;

• Ștergere -> șterge notificarea inițială = acțiunea poate fi efectuată doar dacă ”Dată transport” este în viitor față de data curentă => nu se pot șterge UIT-uri dacă ”Dată transport” este mai mică sau egală cu data curentă!

• Modificare -> se utilizează atunci când se modifică altceva decât mașina. ex: când se modifică data, adică se amână începerea transportului.

• Modificare Mașină -> va actualiza codul UIT pentru noul număr de vehicul, remorcă 1 și remorcă 2. Este obligatoriu să se indice ”Data Modificării”.

  • Data Modificării -> trebuie să fie mai mare decât data și ora curentă!

Dacă în urma aplicării oricărei acțiuni câmpul ”Stare e-Transport” nu devine ”Semnată” înseamnă că informația respectivă NU este complet procesată și validă în sistemul RO e-Transport! (modificarea nu apare în SPV). Pentru a vă asigura că acțiunea e validă vă rugăm să folosiți procesul ”Verificare stare e-Transport” și să urmăriți statusul și mesajele din tab-ul ”Mesaje e-Transport”.

 *ANAF indică posiblitatea apariției unei întârzieri între momentul generării UIT și momentul validării în sistemul RO e-Transport (dar că transportul se poate pune în mișcare dacă s-a primit UIT-ul și starea nu este ”Respinsă”!).

Confirmări COF - se pot genera confirmări de comandă furnizor, atâtea câte transporturi sunt efectuate pentru comanda respectivă. Pot fi generate mai multe coduri UIT per COF pentru fiecare recepție parțială dintr-o comandă furnizor.

• Detalii Confirmare COF:

  • • cantitățile țin cont de confirmările aflate în stare draft

    • daca o linie este confirmată integral, nu mai apare spre selecție la următoarea confirmare

    • nu se poate introduce același detaliu de două ori pe aceeași confirmare 

    • nu se poate livra cantitate mai mare decât cea de pe COF 

Detalii tehnice și alte elemente de specificație funcțională

Corespondența între informația din SocrateCloud și cea din fișierul xml transmis se regăsește aici.

Transmiterea se realizează în conformitate cu legislația în vigoare:

• categoriile de vehicule rutiere care fac obiectul monitorizării în sistemul RO e-Transport, respectiv vehiculele care au o masă maximă autorizată de minimum 2,5 tone,

• încărcate cu bunuri cu risc fiscal ridicat cu o masă brută totală mai mare de 500 kg sau o valoare totală mai mare de 10.000 de lei, aferente cel puțin unei relații comerciale care face obiectul transportului.

Întrebări și răspunsuri (FAQ)

Regăsiți în acest document cele mai relevante întrebări primite din partea dvs și răspunsurile noastre la acestea.

Dacă, după ce îl parcurgeți, mai aveți întrebări sau nelămuriri nu ezitați să ni le transmiteți.

Vă vom răspunde în timp util, iar pe cele mai frecvente le veți regăsi apoi și în documentul de mai sus, actualizat.

• Ce trebuie să fac în situația în care primesc mesaje de genul ”...Failed to perform notification. Call to ANAF upload failed. Forbidden, extensions...”?

  • R: trebuie refăcută autorizarea la ANAF/SPV așa cum este descris mai sus, cap. Setup, paragraful B.