3.3. Utilizatori

Utilizatorul reprezintă o entitate care are dreptul de a folosi aplicația SocrateCloud. Utilizatorii identifică indivizii asociați cu terții sau pot fi folosiți pentru a accesa aplicația SocrateCloud. Pentru ca un utilizator să poată accesa sistemul el trebuie să aibă definită obligatoriu o adresa de Email și să fie alocat unui rol. Începând cu SocrateCloud 12.12 accesul în aplicație se face exclusiv pe baza adresei de Email a utilizatorului.

Administrarea utilizatorilor se realizează din fereastra Utilizatori, localizată în meniul SysAdmin -> Reguli Generale -> Securitate -> Utilizator. Utilizatorii generați de sistem se vor afla deja pe lista utilizatorilor, ca rezultat al configurărilor inițiale titular. Pentru a creea sau edita un utilizator sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere, Cod Căutare, Comentarii - utilizate pentru a identifică utilizatorul în sistem;

Începând cu v20.03, la definirea contactelor unui terț se pot preciza distinct "Prenume" și "Nume". La salvare date contact, conținutul câmpurilor "Prenume" și "Nume" se va completa automat în câmpul "Denumire" contact. Dacă se fac modificări asupra câmpurilor "Nume", "Prenume" se va actualiza și câmpul de "Denumire".(Actualizarea se face exclusiv în sensul dinspre câmpurile "Nume", "Prenume" înspre "Denumire", nu și invers.)

• Activă - indică faptul că utilizatorul este activ în sistem;

  • procesul Ștergere Utilizatori Inactivi se utilizează pentru a "șterge" utilizatorii care nu au căsuța Activă (prin ștergere se înțelege faptul că li se vor șterge datele de contact și autentificare și vor mai putea fi folosiți sau accesați în SocrateCloud);

• Terț - terțul legat de utilizator;

  • Adresa Terț - se poate se selecta o adresă de contact din lista de adrese definite pentru terțul legat de utilizator;

  • Grup Terți (menținut de sistem) - grupul de terți de care aparține terțul legat de utilizator;

  • Denumire Reprezentant (menținut de sistem) - reprezentantul selectat în fereastra "Terți", tab-ul "Furnizor", pentru terțul legat de utilizator;

• Email, Parola - sunt folosite pentru autentificare în aplicația SocrateCloud;

  • începând cu SocrateCloud 12.12 accesul în aplicație se face exclusiv pe baza adresei de Email a utilizatorului.

• Funcția - indică funcția ocupată de utilizator în cadrul companiei. Va fi afișata în dreptul utilizatorului pe organigrama titularului, în fereastra Organigrama;

• Data Nașterii, Telefon, Telefon2, Fax - informații despre utilizator;

• Post - metodă de clasificare a utilizatorilor, utilizată pentru raportare. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Posturi, localizată în meniul Setup Inițial;

  • posturile sunt rândul lor clasificate după categorii de posturi. Categoriile disponibile se definesc în fereastra Categorii Posturi, localizată în meniul Setup Inițial;

• Tip Notificare - determină modul în care poate fi notificat utilizatorul (e.g. la actualizarea unei sesizări):

  • "Email" - utilizatorul va putea primi email-uri (e.g. email notificări solduri, email alerte, email la procesare comanda/factură);

  • "Notificare" - nu este implementat în versiunea curentă;

    • pentru utilizatorii cu acest tip de notificare, procesorul de alerte generează înregistrări în fereastra Mesagerie (AD_Note). Detalii în Alerte;

  • "Email+Notificare" - include ambele tipuri de notificări: "Email" și "Notificare";

  • "Nimic" - utilizatorul nu va primi email-uri din partea proceselor din SocrateCloud;

  • Obs: această setare nu afectează notificările primite în urma sesizărilor. Detalii în Sesizări;

• Acces total terți - dacă este selectată, utilizatorul are acces la informațiile legate de terț: documente (Facturi, Comenzi, Sesizări) sau resurse (Livrabile, Downloads). Dacă se de-selectează, utilizatorul nu are drepturi de acces decât dacă se acordă în mod explicit în tabul Acces Terţi (funcționalitate veche, aplicabila numai pentru clientul Java si aplicația Webstore Compiere. În versiunile curente SocrateCloud nu se mai folosește).

Secțiunea Intern - conține câmpuri în care se precizează parametrii utilizatorilor interni SocrateCloud:

• ID Utilizator Email, Parolă - sunt cele cu care se conectează la serverul de e-mail - acest cont este folosit pentru a trimite emailuri; 

• Supervizor -  utilizator supervizor, folosit pentru escaladare şi aprobare;

  • începând cu versiunea 18.12 este disponibil procesul Înlocuire supervizor în calup, util în situațiile în care un supervizor părăsește compania și trebuie înlocuit la un număr mare de utilizatori.

• Societate Trx - societate tranzacțională alocată utilizatorului;

• Autorizare via LDAP, Profilul de conexiune și User Key - nu sunt folosite în versiunea actuală SocrateCloud;

Secțiunea Extern - conține configurări pentru utilizatorii externi (în cele mai frecvente situații aceștia sunt contactele terților):

• Adresare - se selectează o formulă de adresare;

• Ultimul contact, Ultimul rezultat - se actualizează automat dacă sesizările respectivului utilizator sunt procesate;

• Google Apps - se bifează dacă utilizatorul beneficiază de servicii de tip Google Apps;

• WebShop Token - se completează cu token-ul din webshop (ZG Reiffeisen)

Secțiunea Trello - conține informații despre configurarea Trello. Detalii în Integrare Trello;

Ferestre secundare:

• Tab-ul Roluri Utilizator - aici se pot vizualiza sau aloca rolurile unui utilizator. Sunt afișate rolurile pe care un utilizator le are asociate.

• Tab-ul Înlocuitor Utilizator - aici se poate defini un utilizator înlocuitor ce poate acționa în numele utilizatorului. Se introduce un domeniu dată: Valid de la , Valid până la, pentru care acest Substitut este valid. Se selectează Utilizatorul care este un Substitut pentru acest Utilizator.

  • Începând din versiunea 18.06 a fost adăugat câmpul Tip legătură cu elementele Supervizor și Pontator prin care se definește tipul de activitate desfășurat de Substitut. (posibilitate de înregistrare pontaje pentru definirea substitut-pontator, alerte pentru Verificare/Înlocuire Seturi de echipamente pentru definirea substitut-supervizor).

• Tab-ul Acces Societăți - aici se pot selecta societățile la care utilizatorul are acces. Datele introduse aici sunt utilizate numai dacă căsuța Acces Utilizatori Soc a fost bifată (în fereastra Roluri) pentru un rolul alocat, altfel fiind ignorate. Pentru a defini accesul către o societate se selectează Societatea dorită sau un Nivel de consolidare de tip Societate. Dacă se selectează un nivel de consolidare de tip Societate, atunci utilizatorul are acces la toate societățile subordonate acestuia. Dacă se doreşte ca utilizatorii să poată vedea datele acestei societăţi, fără drepturi de adăugare sau actualizare, atunci se bifează căsuţa Read Only.

• Tab-ul Alocare Societăți - neimplementat.

• Tab-ul Acces Terţ - se definește accesul utilizatorului la informații legate de terț. Poate fi utilizat numai dacă bifa Acces Total Terț nu a fost selectată. Atentie: funcționalitate veche, aplicabilă numai pentru clientul Java și aplicația Webstore Compiere. In versiunile curente SocrateCloud nu se mai folosește.

  • Tab-ul Activități utilizator - începând cu versiunea 20.03, se pot adăuga Activități la nivel de Utilizator, însă utilitatea lor este pentru AppPontaje, fără logică de business pentru SocrateCloud.

Organigrama

Organigrama reprezintă un tablou de bord în care sunt afișate angajații și societățile (departamentele) înregistrate în sistem, structurat după relațiile utilizator - supervizor și utilizator - societate (departament). Tabloul de bord se poate vizualiza în fereastra Organigrama, localizată în meniul Setup Inițial -> Definiri Titular. Organigrama poate conține următoarele elemente:

• Angajați:

  • • pentru a fi afișat pe organigramă un terț trebuie să îndeplinească simultan următoarele condiții:

    • sa fie definit ca și angajat (fereastra Terți -> tab Angajat - bifa Angajat);

      • să aibă un utilizator/contact;

    • textul afișat îngroșat cu negru este denumirea utilizatorului alocat angajatului (fereastra Utilizatori -> câmp Denumire);

    • textul afișat cu verde între paranteze este funcția utilizatorului alocat angajatului (fereastra Utilizatori -> câmp Funcție);

    • relațiile între angajați (afișate pe organigrama se definesc pentru utilizatorii alocați, în fereastra Utilizator, prin selectarea unui utilizator supervizor în câmpul Supervizor. Angajatul asociat supervizorului trebuie să îndeplinească condițiile de afișare pe organigramă enumerate mai sus;

• Societăți:

• • pentru a fi afișată pe organigramă o societate trebuie să îndeplinească simultan următoarele condiții:

    • sa aibă angajati alocați (societatea sa fie selectat pentru utilizatorul unui angajat în câmpul Societate Trx, fereastra Utilizatori);

    • sa aibă alocat un supervizor (fereastra Societăți -> tab Info Societăți -> câmp Supervizor);

    • supervizorul societății sa coincidă cu supervizorul angajatului alocat societății;

    • atât supervizorul cât și angajații sa respecte condițiile de afișare pe organigramă enumerate mai sus.

Obs: pentru a actualiza organigrama în funcție de modificările făcute, va trebui sa va relogați în aplicația SocrateCloud.