06. Integrare Curieri

• • Tip colet - se alege tipul de colet corespunzător (plic, colet, palet)

  • Cantitate - se completează cu numarul coletelor de tipul ales

  • Cod articol (plic/pachet/palet text) - se completează cu codul articolului, dacă nu, se autocompletează după salvare cu ID-ul liniei de detaliu colet

  • Cod de bare, EAN - opțional, se completează cu codul de bare/ EAN 

  • UM - unitatea de masură pentru cantitate

  • Descriere, Descriere extra - text liber

  • Valoare declarată - se precizează valoarea declarată a coletului

  • Conținut - se poate preciza conținutul coletului, text liber

  • Categorie articol - se poate preciza categoria articolului, text liber

  • Subcategorie articol 1,2,3 - câmpuri în care se poate preciza subcategoria articolelor, text liber

  • Lungime, Lațime, Înălțime - dimensiunile coletului

  • Greutate - greutatea netă a coletului

  • Greutate brută - greutatea brută a coletului

Generare Notă Transport Postis

La finalizarea avizelor de expediție cu Mod Livrare - Transport și Transportator - Postis, se va activa butonul "Creare notă transport Postis". Pentru generarea notei de transport:

• Utilizatorul care procesează avizul trebuie sa aibă completat, la definirea lui, numărul de telefon

• Societatea de pe avizul procesat trebuie să aibă completată adresa, în tab-ul Info Societăți, fereastra Societate, cu menționarea orașului și a codului poștal

• Adresa Terțului de pe avizul procesat trebuie să conțină judetul, orașul și codul poștal

• Avizul de expeditie trebuie sa aiba completat și contact client, care să aibă setat numărul de telefon.

Se completează câmpurile notei de transport, astfel:

• Tip expediere - se alege o valoare din listă (Livrare, Retur, Cost pe mențiune curier, etc )

• Tip plată - se alege din listă modalitatea de plată a rambursului (Numerar, Virament, Ordin de Plată)

  • Categ. articol -  se alege din listă Livrare Standard sau Livrare Expres

• Plătitor transport - se alege din listă cine suportă plata transportului : Receptor, Expeditor

  • Canal de vânzare - se alege o valoare din listă

  • Referință livrare - se autocompletează cu numarul avizului de expediție

  • Referință expeditor - text liber, poate conține o referință suplimentară a punctului de ridicare, din unul dintre sistemele sursa/tranzitate până la curier 

  • Referința destinatar - text liber, poate conține o referință suplimentară a destinatarului, din unul dintre sistemele sursa/tranzitate până la curier 

• Data comandă / Data Livrare - se autocompletează cu data curentă

• Adresă destinatar - se autocompletează cu adresa de livrare de pe aviz

  • Utilizator/Contact - se autocompletează cu persoana de contact de pe aviz

  • Telefon contact - se autocompletează cu numarul de telefon al persoanei de contact de pe aviz, dar poate fi schimbat

  • EMail Contact - se autocompletează cu adresa de e-mail a persoanei de contact de pe aviz, dar poate fi schimbat

  • Valoare ramburs bancă - se completează cu valoarea cerută ramburs dacă plata se face prin bancă

  • Valoare ramburs numerar - se completează cu valoarea cerută ramburs dacă plata se face cu numerar

  • Referință ramburs - text liber

  • Conținut - text liber

  • Personal data - text liber

  • Instrucțiuni livrare - text liber

• Asigurare - se indică dacă livrarea este asigurată

• Livrare Sâmbată - se indică dacă livrarea se poate realiza și sâmbăta

  • Livrare dimineața - se indică dacă livrarea se poate realiza dimineața

  • Deschidere pachet la livrare - se indică dacă se dorește deschiderea coletului la livrare

  • Livrare cu prioritate - se indică dacă se dorește livrarea cu prioritate

  • Supradimensionat - dacă este bifat, livrarea conține produse supradimensionate

  • Curier - prin acest parametru se transmite în clar numele curierului selectat pe site-ul Postis. Poate fi selectat dintr-o plaja de curieri agreați. Este disponibil pe procesele: "Creare Notă Transport Postis", "Pregătire Date" și "Calculare cost transport" și în "Valori implicite curieri". 

 La trimiterea datelor către Postis pentru calculare cost transport se trimite codul de țară ISO (country code).

Nota de Transport se generează în format pdf în vederea tipăririi. Eticheta aferentă Notei de Transport (pdf) se va ataşa la Avizul de Expediţie. Numărul de AWB primit se autocompletează pe aviz în câmpul "Nr. Trasabilitate" și pe toate facturile client legate de avizul respectiv, în câmpul cu același nume.

O notă de transport poate fi ștearsă, prin intermediul butonului "Anulare notă transport Postis", precizând numarul notei de transport în câmpul "AWB".

Procesul "Actualizare stare expediție Postis" poate fi găsit în Meniu -> Vânzări -> Avize de expediție. Prin intermediul acestuia se afișează în câmpul "Stare expediție" de pe aviz, ultima stare a expeditiei și astfel se poate ține evidența avizelor pentru care a fost generat AWB prin intermediul Postis. Acest proces poate fi apelat prin apăsarea butonului cu același nume de pe Avizul de Expeditie sau poate fi programat să ruleze prin Scheduler. 

Integrare curier UPS

Integrarea SocrateCloud cu  platforma curierului UPS oferă următoarele funcționalități:

Adaugă colet UPS

• procesul inserează câte o înregistrare la fiecare rulare în tabul ”Colete”, după finalizarea avizului de expediție, în funcție de parametrii specificați la rulare. 

• înainte de finalizarea avizului de expediție, coletele se pot adăuga în tabul ”Colete” prin intermediul butonului ”Înregistrare Nouă”

• datele din tabul Colete pot fi modificate și după finalizarea avizului.

Parametrii procesului Adaugă colet UPS

• • Cod tip pachet - listă fixă, stabilită de UPS

  • Cod UM -  listă fixă, stabilită de UPS

• Lungime, Lățime, Înălțime - se completează cu valori exprimate în codul UM selectat

  • Cod UM greutate -  listă fixă, stabilită de UPS

  • Greutate - se completează cu valori exprimate în codul UM selectat

• Descriere pachet - se introduce descrierea pachetului, asa cum se doreste să apară pe AWB

  • Parametrii selectați sunt funcție de tipul de contract ep are îl aveți cu UPS și țara de destinație ( există servicii oferite de UPS care nu se aplică anumitor țări)

Generare Notă Transport UPS

• procesul este activ după finalizarea avizului de expediție

• nota de transport (awb-ul), se generează în funcție de tipul de pachet, cantitate și dimensiuni din tabul ”Colete”

La generarea Notei de transport se se ține cont de următoarele date:

• • Utilizatorul care procesează avizul trebuie sa aibă completat, la definirea lui, numărul de telefon

  • Gestiunea de pe avizul de expediție procesat, trebuie să aibă completată adresa, în câmpul ”Adresă” din fereastra ”Gestiuni și locații”, cu menționarea orașului și a codului poștal

  • Adresa Terțului de pe avizul de expediție procesat trebuie să conțină judetul, orașul, codul poștal și nr. fax (optional)

  • pe Avizul de expeditie trebuie să fie completat câmpul ”Contact client”, în definirea căruia trebuie să existe numărul de telefon.

  • Parametrii notei de transport:

• • Nr. colete - se introduce numărul coletelor

  • Nr. plicuri - se introduce numărul de plicuri

  • ID Adresa - se introduce ID-ul adresei de livrare, conform bazei de date a eMAG Marketplace

  • Greutate - se completează cu greutatea coletului

  • Valoare ramburs - se completează cu valoarea cerută ramburs

    • neavand parametrii de process care sa indice daca valoarea raburs trebuie calculata (precum Fan COurier si Urgent Cargus) se va cauta daca COC-ul are completat Modalitate de plata (C_PaymentMode_ID) si daca pe Modalitatea de plata bifa Încasare contravaloare marfă la livrare = Y si  atunci Valoare ramburs se va calcula in functie de cantitatile de pe aviz si preturile de pe comanda

    • Dacă cv ramburs se introduce pe Pregătire date atunci se va prelua pe AWB . Nu se mai calculează de către SC .

  • Valoare asigurată - se indică valoarea cu care livrarea este asigurată

  • Locker ID - se completează cu ID-ul punctului de ridicare. Dacă este completat, curierul va livra coletul la punctul de ridicare desemnat.

  • ID cont curier - ID pentru contul de curierat al vânzătorului. Dacă nu este furnizat, se va utiliza un cont implicit.

  • Observații - se poate introduce un text 

  • Supradimensionat - dacă este bifat, livrarea conține produse supradimensionate

  • Ridicare și returnare - dacă este bifat, expeditorul așteaptă ceva în schimbul expediției sale (documente, produse rambursate, etc)

  • Livrare sâmbăta - dacă este bifat, expeditorul solicită ca livrarea să fie facută sâmbăta

  • Livrare în aceeași zi - dacă este bifat, expeditorul solicită ca livrarea să fie facută în aceeași zi

Nota de Transport se generează în format pdf în vederea tipăririi.

Integrare Curier Sameday

La finalizarea avizelor de expediție cu Mod Livrare - Transport și Transportator - Sameday, se vor activa butoanele Adaugă Colet Sameday și Generare notă de transport Sameday.

Pentru generarea notei de transport:

• • Utilizatorul din câmpul “Intermediar”  (dacă este completat), "Reprezentant" (dacă este completat) sau cel care procesează avizul trebuie sa aibă completat, la definirea lui, numărul de telefon și funcția;

    • Pe AWB, la secțiunea Expeditor, regula de afișare pentru persoana de contact este după cum urmează:

      • se preia  utilizatorul precizat în câmpul “Intermediar” de pe comanda client;

      • dacă nu este completat câmpul “Intermediar”, se preiau datele din câmpul "Reprezentant" de pe comanda client;

      • dacă nu este completat nici câmpul “Reprezentant”, atunci se preiau datele de contact ale utilizatorului care a creat comanda client.

  • Societatea de pe avizul procesat trebuie să fie definită cu adresa completă, inclusiv cod poștal;

  • Adresa Terțului de pe avizul procesat trebuie să conțină judetul, orașul și codul poștal;

  • Avizul de expediție trebuie să aibă completat și contact client, iar acesta trebuie să aibă numărul de telefon completat. Adresa de email nu este obligatoriu să fie completată;

  • Județele trebuie să aibă completate câmpul 'LocCode' din fereastra 'Țări, Localități și Regiuni', tab 'Regiuni'.

Adaugă Colet Sameday

Procesul Adaugă Colet Sameday generează o înregistrare în tab-ul Colete de pe avizul de expediție. Se completează câmpurile astfel:

• • Nr. colete - se introduce numărul de colete;

  • Lungime (cm), Lățime (cm), Înălțime (cm) - opțional, se pot introduce dimensiunile coletului/coletelor în centimetri;

  • Greutate (kg) - se completează cu greutatea coletului/coletelor și trebuie să fie mai mare decât 0.

Generare Notă Transport Sameday

Procesul Generare notă de transport Sameday generează un AWB pentru toate coletele introduse în tab-ul Colete. Numărul AWB-ului generat va apărea în câmpul Nr Trasabilitate, iar la aviz se va atașa un document de tip PDF. În cazul în care se generează mai multe AWB-uri, numerele acestora se vor regăsi în acelați câmp despărțite de virgulă.

Se poate indica la nivelul configurării integrării cu curierul, dacă la generarea unui AWB să se completeze automat numărul de factură și de aviz. În fereastra Configurare interfață curier în tabul Valori implicite curier se bifează  ''Adaugă pe AWB nr.  Aviz și Factură din WMS'' și astfel se deblochează câmpul Nume Coloană DB,  de unde se va alege câmpul specific în care aceste informații se vor transmite.

Se completează câmpurile notei de transport, astfel:

• • Tip trimitere - câmp obligatoriu. Valori posibile: Colet, Plic, Colet Mare;

  • Greutate totală a expediției - câmp read-only. Se autocompletează cu suma greutăților de pe colete;

  • Serviciu - câmp obligatoriu. Valori posibile: 24H, Retur Standard, Colet la schimb, Retur Documente;

  • Servicii Adiționale 1, Servicii Adiționale 2, Servicii Adiționale 3 - câmpuri opționale. Valori posibile: Colet la schimb , Retur documente , Deschidere colet;

  • Cine încasează rambursul - câmp opțional.  Valori posibile: Client, Terț;

  • Alege plata la - câmp obligatoriu, se alege cine plătește. Valori posibile: Client, Terț;

  • Valoare ramburs, Valoare asigurată - câmpuri obligatorii. Se completează cu valoarea dorită;

  • Interval ridicare - câmp opțional. Valori posibile: 10:00 - 13:00, 14:00 - 17:00, 19:00 - 22:00;

  • Referință internă client - câmp opțional;

  • Observații, Observații Preț, Observații Client - câmpuri opționale. Valorile completate în aceste câmpuri se afișează una sub alta în zona Observații pe AWB;

  • Valută - câmp opțional;

  • Data de început pentru returnare, Data de încheiere pentru returnare - câmpuri opționale;

  • Ridicare de la Terț - opțional, se bifează dacă se dorește ridicarea coletului de la o terță parte;

  • Terț, Adresă ridicare Terț, Persoană de contact Terț - câmpuri obligatorii dacă se bifează opțiunea Ridicare de la Terț. Se selectează terțul partener, definit anterior în baza de date.

Atenție! opțiunile ”Colet la schimb” și ”Retur documente” nu sunt compatibile motiv pentru care nu se pot adauga simultan! ”Retur documente” va putea funcționa dacă și numai dacă nu există cutii izo, deci dacă și numai dacă nu apare ”Servicu adițional1”=”Colete la schimb”. Dacă nu apare și pe terț e bifa de retur, abia atunci poate să meargă ”Servicu adițional1” (sau 2) =”Retur documente”.

După generarea AWB-ului devin active butoanele Actualizare stare Sameday și Anulare notă de transport Sameday. 

În cazul în care s-a generat un singur AWB, numărul acestuia se preia automat în câmpul AWB de pe ambele procese. Dacă sunt mai multe AWB-uri generate, este necesară introducerea manuală a AWB-ului.

La rularea procesului Actualizare stare Sameday, pe aviz se actualizează câmpul Stare expediție cu ultimul status returnat.

Procesul Anulare notă de transport Sameday permite anularea unui AWB și ștergerea atașamentului de pe avizul de expediție.

Integrare Curier DHL

La finalizarea avizelor de expediție cu Mod Livrare - Transport și Transportator - DHL, se vor afișa butoanele Adaugă Colet DHL și Generare notă de transport DHL. 

Se poate indica la nivelul configurării integrării cu curierul, dacă la generarea unui AWB să se completeze automat numărul de factură și de aviz. În fereastra Configurare interfață curier în tabul Valori impilicite curier se bifează  ''Adaugă pe AWB nr.  Aviz și Factură din WMS'' și astfel se deblochează câmpul Nume Coloană DB,  de unde se va alege câmpul specific în care aceste informații se vor transmite. Câmpul disponibil pentru această opțiune este: Descriere. 

Pentru generarea notei de transport:

• • Utilizatorul din câmpul “Intermediar”  (dacă este completat), "Reprezentant" (dacă este completat) sau cel care procesează avizul trebuie sa aibă completat, la definirea lui, numărul de telefon și o adresă de email validă;

    • Pe AWB, la secțiunea Expeditor, regula de afișare pentru persoana de contact este după cum urmează:

      • se preia  utilizatorul precizat în câmpul “Intermediar” de pe comanda client;

      • dacă nu este completat câmpul “Intermediar”, se preiau datele din câmpul "Reprezentant" de pe comanda client;

      • dacă nu este completat nici câmpul “Reprezentant”, atunci se preiau datele de contact ale utilizatorului care a creat comanda client.

  • Gestiunea de pe avizul procesat trebuie să fie definită cu adresa completă, inclusiv cod poștal;

  • Adresa Terțului de pe avizul procesat trebuie să conțină judetul, orașul și codul poștal;

  • Avizul de expediție trebuie să aibă completat și contact client, iar acesta trebuie să aibă completate informațiile referitoare la adresa mail și număr telefon;

  • Județele trebuie să aibă completate câmpul 'LocCode' din fereastra 'Țări, Localități și Regiuni', tab 'Regiuni'.

Adaugă Colet DHL

Procesul Adaugă Colet DHL generează o înregistrare în tab-ul Colete de pe avizul de expediție. Se completează câmpurile astfel:

• • Cantitate - se introduce numărul coletelor;

  • Greutate - se completează cu greutatea coletului/coletelor în kilograme;

  • Lungime, Lățime, Înălțime - se introduc dimensiunile coletului/coletelor în centimetri;

Generare Notă Transport DHL

Procesul Generare notă de transport DHL generează un AWB pentru toate coletele introduse în tab-ul Colete și trimte o solicitare de ridicare. Numărul AWB-ului generat va apărea în câmpul Nr Trasabilitate, iar la aviz se va atașa un document de tip PDF. În cazul în care se generează mai multe AWB-uri, numerele acestora se vor regăsi în același câmp, despărțite prin virgulă. Pe aviz se va bifa câmpul Marcat pentru ridicare DHL.

Se completează câmpurile notei de transport, astfel:

• • Dată/timp planificare livrare - câmp obligatoriu. Se completează cu data și ora la care s-a apăsat pe butonul procesului, dar poate fi modificat;

  • Oră ridicare - câmp opțional. Se completează cu ora până la care se poate ridica coletul/coletele (format HH:MM);

  • Tip Serviciu - câmp obligatoriu. Valori posibile: Domestic Express (pentru clienții din România), Express Wordwilde (EU) (pentru clienții din UE), Wordwilde (pentru clienții NON UE - fără vămuire), Express Wordwilde (pentru clienții NON UE - cu vămuire);

  • Unitate de măsură - câmp obligatoriu. Valori posibile: Imperial, Metric;

  • Solicitare comandă ridicare - câmp read-only, bifat;

  • Declarabil vamal, Valoare Declarată, Valută Valoare Declarată - câmpuri obligatoriu de completat în cazul în care se selectează tipul de serviciu Express Wordwilde;

  • Descriere - câmp opțional. Se autocompletează cu numărul avizului de expediție;

  • Incoterm - câmp obligatoriu. Valori posibile: Cost and Freight, Cost, Insurance and Freight, Carriage and Insurance Paid To, Carriage Paid To, Delivered at Place, Delivered Duty Paid, Delivered at Place Unloaded, ExWorks, Free Alongside Ship, Free Carrier, Free on Board;

  • Tip notificare - câmp opțional. Valoare posibilă: Email;

  • Email - câmp opțional, dar devine obligatoriu dacă se selectează tipul de notificare. Se completează cu adresa/-le dorite, despărțite prin virgulă. Maxim 5 adrese;

  • Cod limbă, Cod țară ISO - câmpuri opționale, momentan email-urile trimise sunt în limba engleză indiferent de datele specificate;

  • Mesaj - câmp opțional. Valoarea completată se va regăsi în corpul email-ului.

După generarea AWB-ului, devin active butoanele Actualizare stare DHL și Dovada de livrare DHL. Indiferent de numărul de AWB-uri generate, numărul acestuia/acestora se preiau automat în câmpul AWB de pe ambele procese.

La rularea procesului Actualizare stare DHL, pe aviz se actualizează câmpul Stare expediție cu statusul tuturor AWB-urilor.

Rularea procesului Dovada de livrare DHL generează un fișier tip PDF care conține dovada de livrare.

Pentru situația în care, în viitor, se va dori ca generarea solicitării de ridicare colet să nu se mai producă automat odată cu generarea AWB-ului, este disponibil procesul Comandă ridicare curier DHL (pe AWB, câmpul Solicitare comandă ridicare nu va mai fi read-only, bifat).

Câmpurile procesului se completează astfel:

• • Societate, Gestiune, Utilizator/Contact - datele de pe avizul de expediție;

  • Dată/timp ridicare - câmp obligatoriu;

  • Serviciu curierat, Transport - câmpuri obligatorii. Se completează cu DHL;

  • Oră ridicare, Tip serviciu, Declarabil vamal, Valoare Declarată, Valută Valoare Declarată, Unitate de măsură - câmpuri opționale. Se pot completa cu datele din procesul de generare AWB.

Dacă nu există niciun AWB generat fără solicitare de ridicare a coletului, la rularea acestui proces se va primi răspuns: Nu s-au găsit livrări nemarcate pentru livrare.

Actualizare stare expediție

Prin apăsarea butonului Actualizare stare expediție, pe aviz se va completa câmpul Stare expediție, ca fiind starea în care se regăsește nota de transport generată. Intervalul dintre 2 actualizări este setat acum la 1 oră.

Regulile de calcul pentru ”valoare ramburs”, în cazul expedițiilor prin curieri, sunt următoarele: 

În cazul in care valoarea nu este completată de manual, atunci aceasta se va determina astfel:

1) Fan Courier - dacă Tip Expediere(ShipmentType) = Cont Colector, Red Code Cont Colector, Express Loco1 H Cont Colector, Express Loco2 H Cont Colector, Express Loco4 H Cont Colector, Express Loco6 H Cont Colector, se va calcula în funcție de cantitățile de pe aviz și prețurile de pe comandă;

2) Urgent Cargus - dacă bifa ”Încasare contravaloare marfă la livrare” = 'Y', valoare ramburs se va calcula în funcție de cantitățile de pe aviz și prețurile de pe comandă;

3) EMagMarketPlace - neavând parametri de proces care să indice dacă valoarea raburs trebuie calculată, se va căuta dacă comanda are completată ”Modalitate de plată” și dacă pe modalitatea de plata există bifa ”Încasare contravaloare marfă la livrare” = Y, atunci valoare ramburs se va calcula în funcție de cantitățile de pe aviz și prețurile de pe comandă;

4) GLS - neavând parametri de proces care să indice dacă valoarea raburs trebuie calculată, se va căuta dacă comanda are completată ”Modalitate de plată” și dacă pe modalitatea de plata există bifa ”Încasare contravaloare marfă la livrare” = Y, atunci valoare ramburs se va calcula în funcție de cantitățile de pe aviz și prețurile de pe comandă.

Import Încasări de la Curieri

Înregistrarea încasărilor aferente livrărilor prin curieri se realizează folosind procesul Import încasări de la Curieri disponibil în meniul SysAdmin -> Date -> Import Date. Procesul poate fi rulat manual sau poate fi programat pentru rulare automată. Se completează parametrii procesului:

• Serviciu Curierat

  • "Fan Courier" - 

  • "Urgent Cargus"

  • "Urgent Curier"

• Data - data încasării de pe contul curierului și data la care se va genera documentul de încasare din SocrateCloud;

• TipDoc plată - se alege tipul de document utilizat pentru încasări (e.g. Încasare);

• Cont Bancar - se selectează contul bancar utilizat pentru înregistrarea încasărilor;

• E-mail - se introduc una sau mai multe adrese de e-mail valide, adrese la care se vor trimite mesaje cu eventualele erori rezultate în urma rulării procesului;

• Nr.zile offset - nu se mai folosește (s-a adăugat opțiunea de "offset" direct în definirea schedulerului, astfel încât să poţi programa o rulare pentru o dată anterioară, gen n zile în urmă față de data curentă).

Procesul va interoga aplicația aferentă serviciului selectat, și va genera câte o încasare pentru fiecare înregistrare care are data egală cu data din parametru procesului și va încerca să aloce încasările generate la facturi client pe baza numărului de AWB. Dacă nu se găsește factura aferentă încasării prin ramburs încasarea nu se importă deloc. 

• • pentru importul cu succes al încasărilor și efectuarea automată a concilierilor, facturile client trebuie să conțină numărul de AWB în câmpul Nr. Trasabilitate;

• modalitatea de identificare a terțului la importul încasărilor este efectuată după numărul de AWB înscris pe factură;