09. Integrare Trello

Integrare Trello

Prezentare Generală

Trello este o aplicaţie software de colaborare ce permite organizarea proiectelor cu ajutorul tablourilor de bord de tip Kanban. Un tablou de bord Trello poate, printre altele, reprezenta un proiect. Acesta este împărțit în liste care la rândul lor conțin carduri. Pentru mai multe informații despre Trello vă rugăm să accesaţi pagina http://help.trello.com.

Integrarea cu SocrateCloud constă în sincronizarea tablourilor de bord din SocrateCloud cu cele din Trello şi transmiterea datelor în mod bidirecţional. Mai exact, modificările de sesizări/lead-uri efectuate în SocrateCloud se vor transmite automat în Trello și viceversa. Suplimentar, prin utilizarea unei extensii Chrome, se se completează funcţionalitatea Trello cu posibilitatea urmăririi timpului alocat şi respectiv consumat pe fiecare card în parte, cât şi pe total.

Informaţiile sincronizate între SocrateCloud şi Trello, pe partea de sesizări, sunt următoarele:

• Proiect = Board Trello

• Stare Sesizare = Lista Trello

• Reprezentant Sesizare = Membru Trello (din lista de reprezentanți de pe sesizare se sincronizează numai acei membri pentru care a fost făcut Setup user Trello)

• Subiectul Sesizării, Timpul Cumulat și Timpul Estimat = Titlu Card în format: "[Timp Cumulat/Timp Estimat] Subiect"

• Data Sfârșit = Due Date pe card

• Starea Procesat = arhivare card

• Note Sesizări = comentarii card

Într-un tablou de bord de tip Sales Pipeline modificările se sincronizează în mod similar, cu excepția titlului cardului Trello. Acesta este determinat de numele terțului de pe lead sau de numărul documentului împreună cu tipul de lead din SocrateCloud.

În mod similar, când se modifica carduri în Trello, sesizările sau lead-urile corespunzătoare sunt actualizate în SocrateCloud. Acest lucru este valabil pentru următoarele modificări: titlu card, descriere card, data sfârșit și listă.

Extensia SocrateCloud for Trello

În Trello, pentru a afișa orele introduse pe o sesizare se folosește extensia Chrome SocrateCloud for Trello, special creată în acest sens. Extensia se instalează din Chrome Web Store.

Orele de pe sesizare sunt ținute cumulat în subiectul sesizării (între paranteze pătrate, înaintea textului). Extensia de Chrome, parcurge toate titlurile cardurilor dintr-un bord și extrage numărul din paranteze afișându-l separat și făcând totaluri pe liste și pe întreg tabloul de bord (afișat în colțul din dreapta sus).

Setup

Pentru a activa integrarea dintre SocrateCloud și Trello va trebui sa parcurgeți următorii pași:

1. Creare Cont Trello - Cont Trello

2. Asociere de user SocrateCloud cu un cont Trello -  Setup utilizator Trello

3. Asociere de tablou de bord Trello cu un tablou de bord din SocrateCloud - Setup K-Boards - Trello

4. Instalare extensie SocrateCloud for Trello

1. Cont Trello

Pentru a crea un cont Trello va trebui să vizitați pagina de web: https://trello.com/home și să urmăriți instrucțiunile de acolo. Aveți opțiunea de a crea un cont nou sau de a vă înregistra cu ajutorul unui cont Google.

2. Setup utilizator Trello

Prin Setup utilizator Trello puteți conecta un user de SocrateCloud cu un cont Trello. Pentru a face acestu lucru va trebui să accesați fereastra Setup utilizator Trello din Meniu>System Admin>Trello Setup în SocrateCloud. Fereastra este disponibilă numai dacă aveți componenta SocrateCloud Trello Integration activată. (pentru activare contactați departamentul de vânzări BIT).

Înainte de a face acest setup va trebui să vă logați în Trello. Urmăriți pașii descriși în fereastra următoare:

2.1. Asigurați-vă că sunteți logat în Trello accesând link-ul: https://trello.com/login.

2.2. Generați cheia aplicației Trello accesând link-ul: https://trello.com/1/appKey/generate. Va trebui să copiați codul din căsuța Key de pe pagină în căsuța corespunzătoare din SocrateCloud.

2.3. Dați click pe linkul Generează Token de Access Trello din SocrateCloud. Dacă cheia aplicației nu este corectă browserul va afișa mesajul: "App not found". Altfel Trello vă va cere să acceptați accesul SocrateCloud. Se dă click pe butonul Allow de pe pagină pentru a continua setup-ul:

Browser-ul va afișa un cod de tip token pe care va trebui să îl copiați de pe pagină în căsuța corespunzătoare din SocrateCloud. 

După ce completați cheia și token-ul va apărea butonul Salvează Credențiale în SocrateCloud. Dați click și în caz de succes numele de utilizator Trello va apărea înscris în fereastra din SocrateCloud.

3. Setări Kanban Bord - Trello

După ce aţi finalizat pasul Setup utilizator Trello, va trebui sa selectați ce tablouri de bord din SocrateCloud doriți sa accesați în Trello.

Pentru a face acest lucru va trebui să accesați fereastra Setări Kanban Bord - Trello din Meniu>System Admin>Trello Setup în SocrateCloud. Fereastra este disponibilă numai dacă aveți componenta SocrateCloud Trello Integration instalată. În aceasta fereastră va trebui să creați câte o înregistrare pentru fiecare tablou de bord ce doriţi să fie sincronizat cu Trello.

Apăsați butonul Înregistrare nouă 

 şi completați căsuțele corespunzătoare:

• Organizație

• Nume - acesta va fi numele taboului de bord în Trello

• Tip bord:

  • Request K-Board - se vor sincroniza sesizări cu carduri Trello. Va trebui să selectați un Proiect

  • Sales Pipeline - se vor sincroniza lead-uri cu carduri Trello.

După ce selectați opțiunile dorite apăsați butonul Creează Board în Trello. Un tablou de bord cu listele corespunzătoare va fi creat în Trello. Tabloul de bord din Trello va corespunde cu Proiectul selectat sau cu tabloul de bord Sales Pipeline, listele din Trello vor corespunde coloanelor tabloului de bord din SocrateCloud, iar cardurile vor corespunde cu sesizările sau cu lead-uri, în funcţie de ce tip de tip de tablou s-a selectat. 

După crearea tabloului de bord corespunzător, dacă Trello nu va putea comunica cu SocrateCloud, va apărea butonul Înregistrează callback bord Trello. Acesta permite reluarea setup-ului după rezolvarea problemei de comunicaţie.

Procesul Sincronizează Bord oferă opțiunea de a adăuga sau actualiza carduri în Trello ce corespund cu sesizări/lead-uri din SocrateCloud ce nu au fost sincronizate, din cauza unor probeleme de comunicaţie.