2.01. Inițializare Titular

Subscriere / Provizionare 

Crearea titularului este realizată automat prin procesul de provizionare implementat pe site-ul BIT. Titularul este astfel creat, cu următoarele date (minimale):

• • Componente - componente activate conform subscrierii (doar Dictionary azi);

    • este activată componenta FICO-RO (pentru titular din RO) - activarea fiind deocamdată manuală (dept.comercial);

  • Cote - cotele standard conform subscrierii;

  • Rol - se creează rolul standard pentru administrator titular.

  • Utilizator - se creează un utilizator cu datele celui care face subscrierea şi se leagă acest utilizator de rolul de administrator titular. Nu se creează utilizatori adiţionali. Aceştia se vor crea ulterior de cel care a făcut subscrierea, în limita definită de cota de utilizatori.

  • Calendar - se creează calendarul standard cu anul în curs și cu toate perioadele acestuia deschise.

  • Ierarhii - se crează ierarhii implicit pentru toate dimensiunile contabile.

  • Societate - se crează o societate implicită cu denumirea preluată din subscriere.

  • Centralizatoare - se crează un singur centralizator ”None” tip ”Manual”.

Inițializare Titular și Sistem Contabilitate

Pentru inițializarea standard a unui titular se utilizează procesul Inițializare Titular și Sistem Contabilitate. Sunt valabile următoarele:

• • se poate executa o singură dată pe titularul respectiv;

  • se poate executa doar dacă există activată componenta FICO-RO (SFRO);

  • se poate executa doar dacă nu există încă definită o schemă contabilă;

  • va genera înregistrări pe Titular și societatea * ;

Procesul generează/completează următoarele înregistrări:

• Titular

  • • Limba = Română;

    • Documente multilingve = Da;

    • Anulare cu zerorizare = Da;

    • Actualizare cost imediat = Da;

    • Receipt Match Requirement = Invoice;

    • Asociere Factură = Nimic;

    • Metodă validare CUI RO = Validare ANAF;

    • Metodă validare CUI non RO = VIES.

• Schemă contabilă

• • GAAP = Reguli contabile specifice

  • Tip Angajament = Nimic

  • Metoda Costuri = FIFO

  • Nivel Costuri = Gestiune

• Grupe Imobilizări + Contabilitate

  • • Aparate 2132

    • Mijloace de Transport 2133

    • Mobilier / Birotică 214

    • Active Biologice 217

    • Necorporale 20

    • Contructii 212

    • Echipamente 2131

• Diverse + Contabilitate

  • • Actionari/asociati conturi curente - 4551

    • Avansuri Trezorerie - 542

    • Avansuri acordate personalului - 425

    • TVA de plata - 4423

    • Creditor diversi - 462

    • Fd. garantare creante salariale - 447

    • Impozit salarii - 444

    • Impozitul pe profit - 4411

    • Somaj salariati - 4372

    • Impozitul pe venit - 4418

    • Somaj - angajator - 4371

    • Viramente interne - 581

    • CAS - angajator - 4311

    • CAS salariati - 4312

    • CASS - angajator - 4313

    • CASS salariati - 4314

    • Cheltuieli cu salariile - 421

    • Cheltuieli cu serviciile bancare si asimilate - 627

    • Contr. pt. asig. accidente munca - 4311

    • Contr. pt. concedii si indemnizatii - 4311

    • Debitori diversi - 461

    • Dividende de plata - 457

• • Centralizatoare - vor  fi generate următoarele centralizatoare standard:

    • Note Contabile

    • Stocuri

    • Altele

    • Furnizori (facturi)

    • Plăți

    • Clienți (facturi)

    • Încasări

    • Imobilizări

    • Casa/Banca

• Calendar Contabilitate

  • • verifică existența calendarului și a anului curent, cu perioade generate

    • introduce următoarele zile libere:

      • Anul Nou - 1.01

      • Anul Nou - 2.01

      • Ziua Muncii - 1.05

      • Adormirea Maicii Domnului - 15.08

      • Crăciunul - 26.12

      • Sfântul Andrei - 30.11

      • Ziua Națională a României - 1.12

      • Crăciunul - 25.12

      • Ziua Unirii Principatelor Române - 24.01

• • Tipuri Documente + Traduceri 

    • vor fi generate documente pe titular pentru toate tip doc bază, inclusiv tipurile specifice D394;

    • vor fi generate cu traducere în română;

    • se va completa automat centralizatorul centralizatorul corect;

    • se va executa automat și procesul de ”Verificare Tipuri Documente”;

    • deschide toate perioadele din calendar;

  • Plan Conturi - verifică/inserează Planul de conturi de bază selectat ca parametru;

    • se încarcă fișierul CSV ce conține planul de conturi inițial sau se selectează unul din planurile de conturi de bază, dintre cele predefinite deja în sistem;

• Schemă Contabilă

• Tipuri Societăți

  • • Entitate Juridică

    • Nivel de Grupare

    • Structură Internă

• Categorii Taxe + Cote Taxe

  • • TVA 9%

    • TVA Exceptate

    • TVA

    • TVA 5%

    • TVA Scutite

• Grup Terți + Contabilitate

  • • CLIENTI UE

    • CLIENTI RO

    • CLIENTI NON-UE

    • FURNIZORI RO

    • FURNIZORI UE

    • FURNIZORI NON-UE

    • UTILIZATORI

    • ANGAJAȚI

• Modalități de Plată

  • • Ordin de Plata

    • Bilet la Ordin

    • Cec

    • Numerar

• Termene de Plata

  • • Pe loc

    • 15 zile

    • 30 zile

    • 60 zile

    • 90 zile

• Cheltuieli + Categorie + Contabilitate

  • • Cheltuieli cu alte impozitel,taxe si varsaminte asimilate

    • Cheltuieli privind comisioanele si onorariile

    • Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti

    • Despagubiri,amenzi si penalitati

    • Donatii si subventii acordate

    • Cheltuieli privind activele cedate si alte operatii de capital

    • Cheltuieli privind materialele nestocate

    • Cheltuieli privind energia si apa

    • Cheltuieli cu intretinerea si reparatiile

    • Cheltuieli cu redeventele,locatiile de gestiune si chiriile

    • Cheltuieli cu primele de asigurare

    • Cheltuieli cu studiile si cercetarile

    • Cheltuieli cu colaboratorii

    • Cheltuieli de protocol,reclama si publicitate

    • Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal

    • Cheltuieli cu delasari,detasari si transferari

    • Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii

    • Cheltuieli cu tichetele de masa acordate salariatilor

• • Dimensiuni Contabile - generează dimensiunile contabile bifate înainte de rularea procesului;

• Rapoarte Financiare + Agregari Dimensiuni Contabile + Ierarhie Raportare Implicită

  • • Balanța Analitică - pe Terți - Se rulează doar pentru un singur cont de terț odată

    • Inventar Stocuri - Se rulează doar pentru un singur cont de stoc odată

    • Balanța Sintetică - Balanța Sintetică

    • Balanța Analitică - Balanța Analitică

    • Balanța Analitică - pe Articole - Se rulează doar pentru un singur cont de stoc odată

    • P&L pe Societăți - P&L pe Societăți

    • Balanța Analitică - pe Gestiuni - Se rulează doar pentru un singur cont de stoc odată

• Declarație Taxe - Set Coloane Declarație Taxe

Implementare Inițială

În cadrul implementării inițiale trebuie definite manual următoarele înregistrări:

• Societăți

  • • societatea este o entitate organizațională definita în cadrul unui titular;

    • o societate poate fi o entitate juridică sau o sub-unitate în care se desfășoară doar o parte din procese;

    • societățile pot folosi datele partajate la nivel de titular sau pot avea date proprii;

    • detalii în Societăţi.

• Definire Gestiune

  • • o societate poate avea un număr nelimitat de gestiuni;

    • rolul gestiunilor este sa suporte operaţiunile de intrare, ieşire şi de depozitare efectivă desfasurate pe fiecare societate;

    • detalii în Gestiuni şi Locaţii.

• Administrare Server de Aplicaţie

  • • definirea și întreținerea serverului de contabilitate. Detalii in Server Contabilitate

    • definire orare de execuție, planificarea rulării automate a anumitor procese.  Detalii în Scheduler.

• Asociere Imprimante

  • • pentru utilizarea proceselor de tipărire automată/directă puse la dispoziție în SocrateCloud este necesară asocierea imprimantelor locale cu aplicația SocrateCloud.

    • la nivelul titularului din SocrateCloud se poate selecta una din cele două metode disponibile:

      • Printare standard - asocierea imprimantelor clasice, fără funcție de Cloud Print

      • Google Cloud Print - asocierea imprimantelor publicate în Cloud prin intermediul serviciului Google Cloud Print

    • detalii în Imprimante;

Pe lângă înregistrările standard definite prin intermediul procesului Inițializare Titular și Sistem Contabilitate se trebuie definite urmatoarele înregistrări conform specificul fiecărei organizații:

• • Categorii Articole şi Articole

  • Grup Terţi şi Terţi

  • Liste Preţuri şi Schemă Discount

  • Tipuri de Documente și Secvențe de Numerotare