15.02. Introducere Imobilizări

Imobilizări

Imobilizările se definesc și se gestionează în fereastra Imobilizări, localizată în meniul Imobilizări. 

• • pentru a introduce o imobilizare, se apasă butonul Înregistrare Nouă din bara de instrumente;

• în fereastra Imobilizări se găsesc doar înregistrările care au bifa Este imobilizare. Înregistrările fără bifă intră în categoria de livrabile și se găsesc în fereastra Livrabile, localizată în meniul Customer Service;

• ștergerea unei imobilizări este permisă atât timp cât nu s-au generat ratele de amortizare. Dacă este cazul și ratele de amortizare se pot șterge folosind procesul ”Ștergere Rate Amortizare”.

Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Cod Căutare, Denumire, Descriere, Comentariu/Ajutor

  • Imobilizare Părinte - se utilizează pentru a stabili relații de părinte-copil (legături intre imobilizare și componentele sale) pentru raportări complexe ale imobilizărilor;

  • Este imobilizare - se utilizează pentru a diferenția imobilizările de livrabile. Imobilizările, prin definiție, sunt în proprietatea organizației;

• Uz Propriu - indică faptul că imobilizarea este în posesia societății și afectează postarea ratelor folosind societatea din definiția celulei selectate mai jos:

  • • Celulă -  dacă se bifează "Uz Propriu" va trebui selectată celula din gestiunea aferentă imobilizării (acolo unde este locată imobilizarea);

    • aceasta determină societatea din postarea ratelor de amortizare!

      • dacă aceasta nu este setată societatea pentru postarea ratelor de amortizare se determină fie din societatea ratei, fie din combinația contabilă setată (vezi paragraful Definiri Contabilitate).

  • Amortizare - indică dacă imobilizarea se amortizează sau nu:

    • dacă se bifează "Amortizare", grupele de imobilizări disponibile vor fi cele care la rândul lor au activată bifa "Amortizare"

    • bifa de "Amortizare" se poate ridica doar dacă NU există rate de amortizare generate pentru nicio imobilizare din grup și nici nu exista reevaluări pentru imobilizare. Altfel rezultă eroare la salvare

    • în cazul reevaluărilor rezultă eroare chiar dacă reevaluarea e în draft. În schimb nu rezultă eroare dacă reevaluarea a fost anulată.

    •  pentru imobilizările care nu au bifa "Amortizare", procesul "Generează rate amortizare" pornit de pe tab "Definiri Contabilitate" nu generează rate de amortizare

  • Amortizat Complet (menținut de sistem) - indică faptul că valoarea imobilizării a fost amortizată în totalitate;

• Clasificare Imobilizări - clasificare din "Catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe". Detalii în Definiri Imobilizări;

• Societate Trx, Proiect, Activitate - dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază. Detalii în Scheme Contabile;

• Articol, Instanța Set Proprietăți - articolul pe baza căruia a fost definită imobilizarea;

• Nr Versiune - valoarea descriptivă, folosită de regulă în industria IT, producție editorială;

• System Status - folosit pentru a determina prioritatea operațiunilor de service pentru imobilizare;

• Nr. Lot, Nr Serie - lotul sau seria din care face parte articolul pe baza căruia a fost definită imobilizarea; 

  • dacă pe baza aceluiași articol au fost definite atât un livrabil, cât și o imobilizare, acestea pot avea același număr de serie

• Data PIF - data la care imobilizarea a fost pusă în funcțiune (folosită ca și dată de început pentru amortizare). 

• Data Garanție - data termenului de valabilitate sau data la care expiră garanția pentru imobilizare;

• Grup Imobilizări - sunt afișate spre selecție doar grupurile care au pusă bifa "Este imobilizare". Determină conturile contabile, metodele de amortizare și metodele de reevaluare implicite. Detalii în Definiri Imobilizări.

• TrialPhase

  • Cantitate - numărul de unități pentru imobilizare. Detalii în Alocare Imobilizări;

• Adresa - adresa unde este localizată imobilizarea;

  • Comentariu Locație - descriere suplimentară aferentă locației unde este localizată imobilizarea;

• Terț, Adresă Livrare, Contact - terțul sursă pentru imobilizare;

• Reprezentant - angajatul responsabil de imobilizare;

• Data Reevaluare - data planificată pentru reevaluarea imobilizării;

  • Nr ani utilizare - numărul de ani planificat pentru utilizare (determină valoarea implicită pentru câmpul "Perioada Sfârșit" folosit la calculul amortizării);

  • Nr luni utilizare (informativ) - numărul de ani planificat pentru utilizare;

• Durată Viața (informativ) - durata de viață estimată pentru imobilizare;

• Cant în folosință - cantitatea de imobilizare alocată pentru folosință. Detalii în Operațiuni Imobilizări;

• Val. intrare - valoare preluată de pe înregistrările de cost cu data contabilă înainte de data PIF;

• Valoare inventar - valoare totală preluată de pe înregistrările de cost imobilizare din tab-ul Detalii cost;

• Ultimul Service, Ultima Observație, Următorul Service, Last Unit, Next Unit - se utilizează pentru a evidenția operațiunile de service și mentenanță;

• Ieșit din Uz - indică faptul ca imobilizarea este ieșită din uz;

  • Data Ieșire - data la care a fost scoasă din uz;

• Are Detalii Cost (menținută de sistem) - indică faptul că imobilizarea are înregistrări de cost în tab-ul Detalii Cost;

  • Investiții Estimate - investițiile estimate și agreate între societate și instituția care le subvenționează. Detalii în Extensie - Imobilizări;

• Sursa - tipul documentului sursă pe baza căreia a fost generată imobilizarea (bifa Create Asset). Se poate selecta documentul și linia aferentă în funcție de selecție:

  • • "Bon Consum"

    • "Aviz Expediție"

    • "Factură Furnizor"

    • <nimic>

  • Document Sursă - text referință către documentul sursă;

• Proces Verbal Recepție, Proces Verbal PIF, Nr PV Recepție, Dată PV Recepție, Nr PV PIF, Dată PV PIF - referință către documentele prin care a fost recepționată și pusă în funcțiune imobilizarea;

Obs: Proces verbal de recepție imobilizări și Proces verbal de punere în funcțiune pot fi listate după finalizarea înregistrării imobilizării și adăugarea informațiilor necesare în tab-urile Detalii cost și Definiri contabilitate.

Acest lucru este posibil alegând print-ul dorit de la icoana "Printare"  care se regăsește pe bara de meniu a imobilizării.

• Subvenție de la stat - indică faptul că imobilizarea a fost achiziționată cu subvenție de la stat;

În SocrateCloud este posibilă evidența imobilizărilor achiziționate cu subvenție de la stat, de la planificarea acestora până la punerea în funcțiune și recuperarea investiției, cu toate influențele contabile. Subvențiile se înregistrează la nivel de imobilizare în tab-ul Detalii Investiție. Detalii în Extensie - Imobilizări;

Cost Imobilizări

În tab-ul Detalii Cost se utilizează pentru a înregistra costurile asociate imobilizării. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Tip Transfer

  • Tip Cost - tipul de cost în care se încadrează înregistrarea: 

    • "Capital"  - înregistrarea va crește valoarea totală a imobilizării;

      • ATENȚIE! - dacă modificați această valoare după ce s-au generat ratele de amortizare, acestea (ratele) se de-postrază automat și trebuie obligatoriu generate din nou și apoi re-postate !!!

    • "Costuri" - o cheltuială care va fi adăugată doar ca intrare în jurnalul imobilizării;

  • Sursă - indică tipul de document sursă pe bază căruia s-a înregistrat costul;

  • Data Tranzacție - data la care a fost înregistrată tranzacția evidențiată pe documentul sursă;

• Valoare imobilizare, Cantitate, Valuta - determină valoarea totală a costului: Valoare Totală = Valoare Imobilizare x Cantitate;

• Data de la care pleacă amortizare - reprezintă data care stă la baza generării ratelor de amortizare. Se completează cu ultima zi a lunii la care se raportează prima rată de amortizare. 

• Added Value -  pentru adăugarea costurilor de modernizare aferente imobilizării este necesară completarea urmatoarelor campurilor:

  • Bifa pe câmpul Added Value

    • Data de la care pleacă amortizarea - reprezintă data de la care se dorește începerea amortizării costurilor de modernizare.

    • În Balanța Mijoacelor Fixe valoarea de inventar se va majora începând cu  luna completată la Data Tranzacție .

• Pentru cazurile în care se doreste importul de detalii cost pentru mai multe imobilizari importate deja , în fereastra "Import 

Definiri Contabilitate

În tab-ul Definiri Contabile este utilizat pentru a defini parametrii contabili, metoda de amortizare și metoda de reevaluare folosite pentru imobilizare. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Schema Contabilă, Calendar, Tip Transfer

  • Aplică limitare amortizare fiscală - se bifează doar pentru acele imobilizarile cu deductibilitate limitată a ratei de amortizare.Detalii în Definiri Imobilizări secțiunea Conturi

Secțiunea Setup - se utilizează pentru a defini metoda de amortizare folosită pentru imobilizare. Detalii în Amortizare Imobilizări.

• Perioadă Start - indică din a câta lună următoare datei PIF se vor genera rate de amortizare);

• Perioadă Sfârșit - luna în care se termină amortizarea;

• Metodă Amortizare, Metodă Amortizare Modernizare, Convenție Amortizare - parametri utilizați pentru calculul ratelor de amortizare;

• Val Amortizată Inițial - valoarea deja amortizată;

  • Coef. Diviziune - procentaj din totalul cheltuielilor de amortizare ce urmează a fi alocat pe această înregistrare (cont de colectare a cheltuielilor cu amortizările). Aceasta permite utilizatorului să aloce cheltuielile cu amortizarea imobilizării la mai multe zone ce împart o imobilizare comună. Suma coeficientul de diviziune de pe înregistrările din tab-ul Definiri Contabilitate trebuie să totalizeze întotdeauna 1.00 altfel amortizarea nu se va înregistra corect;

• Amortizat Complet (menținut de sistem) - indică faptul că valoarea imobilizării a fost amortizată în totalitate;

• Data final amortizare - data la care a fost înregistrată ultima rată de amortizare;

Obs: 

• pentru obiectele de inventar pentru care se dorește generarea unei singure rate, la data punerii în funcțiune, se va introduce la perioadă start = 0 și la perioadă sfârșit = 0.  Suplimentar (începând cu v14.05), pentru cazul obiectelor de inventar trebuie adăugată o înregistrare în tabul "Added Periods" (perioade adăugate) cu data tranzacției și data contabilă egale cu data PIF și 1 la perioade adăugate. După ce s-au realizat aceste definiri se va putea genera rata pentru respectivul obiect de inventar;

• odată ce s-a introdus o înregistrare in acest tab, o imobilizare introdusă manual nu mai poate fi ștearsă.

Secțiunea Conturi:

• Cont imobilizare - contul contabil unde se vor înregistra valorile imobilizărilor;

• Cont amortizare Cumulată - contul contabil unde se vor înregistra valorile cumulate ale amortizării;

• Cheltuieli cu Amortizarea fiscală - contul contabil unde se vor înregistra valorile deprecierilor realizate. Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizărilor. Pentru imobilizarile cu deductibilitate limitată, în acest cont se va inegistra cheltuiala cu amortizarea deductibilă fiscal;

  • Cheltuieli cu Amortizarea nedeductibila- contul contabil unde se vor inregistra valorile reprezentând cheltuielile cu amortizarea nedeductibilă fiscal pentru imobilizarile cu deductibilitate limitată;

• Venit din Ieșire - contul contabil unde se vor se tine evidenta profitului sau pierderii realizate;

• Câștig din Ieșire - contul contabil unde se va înregistra venitul realizat;

• Cheltuiala din Ieșire - contul contabil unde se va înregistra cheltuiala realizată;

• Cont Subvenție, Cont venit aferent Subvenției

Obs: conturile definite aici nu vor fi folosite dacă există înregistrări în tab-ul Bonuri Mișcare;

Secțiunea Conturi Reevaluare - se utilizează pentru a defini metoda și parametrii folosiți pentru reevaluarea imobilizărilor din acest grup. Detalii în Reevaluare Imobilizări;

• Metoda reevaluare - metoda utilizată pentru calculul reevaluării;

• Compensări costuri an curent, Compensări costuri an precedent, Amortizare cumulată an curent, Amortizare cumulată an precedent, Amortizare an curent - câmpurile nu sunt utilizate in versiunea curentă SocrateCloud. Începând cu 16.05 ele sunt Read Only;

• Cont Reevaluare, Cont Rezerve din reevaluare, Cont venit din reevaluare, Cont cheltuieli din reevaluare - conturi utilizate pentru înregistrarea tranzacțiilor contabile aferente reevaluării;

Secțiunea Acțiune:

• Buton Generează Rate Amortizare - se utilizează pentru a genera rate de amortizare conform parametrilor selectați în secțiunea Setup;

  • • Perioada - se vor genera rate începând de la aceasta perioadă. Nu se vor genera rate dacă pentru imobilizare nu au fost generate rate pentru perioada selectată ca și parametru;

• Buton Actualizare Conturi - se utilizează pentru a suprascrie conturile imobilizării cu cele definite pentru grupul de imobilizări;

În tab-ul Rate de Amortizare se pot vizualiza ratele de amortizare generate pentru imobilizare

• Data Tranzacție = data la care a fost generată rata;;

• Data Contabilă = data aferenta perioadei pentru care a fost generată rata;

  • ratele de amortizare se vor transfera în contabilitate ținând cont de data contabilă.

Ratele de amortizare se pot vizualiza și genera cumulat pe grup și perioadă în fereastra Amortizare pe Grup Imobilizări, localizată în meniul Imobilizări -> Operațiuni -> Amortizări.

Atenție: Dacă au fost adăugate costuri de modernizare aferente unei imobilizării (cu Bifa pe câmpul Added Value, în Detalii cost) trebuiesc șterse toate ratele de amortizare de la data data de la care se dorește începerea amortizării costurilor de modernizare și apoi regenerate din nou ratele de amortizare. 

Creșterea de valoare afectează numai rata de amortizare, nu și diferența de reevaluare în cazul în care imobilizarea a suferit o reevaluare

În tab-ul Added Periods se pot adăuga perioade de amortizare suplimentare, începând de la o anumită dată.

Bonuri Mișcare

În tab-ul Bonuri Mișcare se înregistrează informațiile contabile aferente mișcării imobilizărilor. Înregistrările din acest tab pot fi introduse manual sau pot fi generate cu ajutorul unui bon de mișcare, din fereastra Bonuri de Mișcare, localizată în meniul Imobilizări. 

O imobilizare "mișcată" va utiliza informațiile contabile din acest tab, de pe înregistrarea cu data contabilă cea mai recentă, în locul celor din tabul Definiri Contabilitate, secțiunea Conturi. Sunt disponibile următoarele câmpuri: 

• Nr Document, Descriere

• Data contabilă - data la care a fost efectuată mișcarea;

• Bon Mișcare - bonul de mișcare pe baza căruia s-a obținut înregistrarea. Detalii în Operațiuni Imobilizări. 

Secțiunea Conturi:

• Cont imobilizare - contul de declarare unde se vor înregistra valorile imobilizărilor;

• Cheltuieli cu amortizarea - contul de declarare unde se vor înregistra valorile amortizării imobilizării;

• Câștig din ieșire - contul din declarare unde se va înregistra venitul realizat ***Cont Amortizare Cumulată – Obligatoriu –Contul de declarare unde se vor înregistra valorile cumulate ale amortizării;

• Venit din ieșire - contul din declarare unde se vor se tine evidenta profitului sau pierderii realizate;

• Cheltuială din ieșire - contul din declarare unde se va înregistra cheltuiala realizată.