16.3. Alocare Costuri pe Resurse

Operațiunea de alocare a costurilor pe resurse este utilă atunci când se dorește analizarea rentabilității resurselor. Această operațiune are următoarele caracteristici:

• este realizată de către responsabilii de resurse, în special mașini - utilaje;

  • este realizată după înregistrarea operațională (tranzacțională) a documentelor primare;

• este realizată cu scopul de a obține analizele de rentabilitate (profitabilitate) a resurselor;

• se efectuează pe alte dimensiuni de analiză decât cele oferite de sistemul tranzacțional al documentelor primare;

Pentru a putea efectua alocările de costuri, se vor stabili mai întâi dimensiunile de analiză folosite. Acestea sunt categoriile, tipurile și sursele de costuri.

Categorii și Tipuri

Categoriile și tipurile de costuri sunt dimensiuni de analiză managerială, independente de nivelele de detaliere folosite de aprovizionare sau contabilitate. 

Categoriile și tipurile de costuri se definesc în fereastra Definiri Cost Resursă, localizată în meniul Management Utilaje/Resurse -> Definiri. Ca și structură acestea oferă două nivele de clasificare ierarhică și anume:

• nivelul I - Categorii Cost-Resursă

• nivelul II - Tipuri Cost-Resursă

Categoriile și tipurile de cost se definesc după modul dorit pentru analiza de cost (comparația între mașini/resurse, brand-uri etc.). 

Exemplu:

Din perspectiva analizei de tip P&L (profit și pierdere), categoriile vor fi plasate pe liniile raportului.

Surse Cost Resursă

Sursele de costuri reprezintă cauzele care au dus la realizarea costurilor respective, din perspectiva managementului. Din modul de operare al cheltuielilor în sistem putem distinge următoarele arii care reprezintă potențiale costuri ce trebuie alocate pe resurse:

• Nestocabile:

  • înregistrările efectuate prin introducerea facturilor furnizor și detaliile acestora - toate acele cheltuieli pentru care se primeşte factură de la un furnizor şi au drept ţintă o anumită resursă;

  • înregistrările efectuate prin introducerea de plăţi ca detalii în Registrul de Casă sau Extrasul Bancar, prin operarea directă cu Diverse;

  • înregistrările efectuate prin generarea ratelor de amortizare în cazul resurselor de tip mijloc fix;

  • pentru cheltuielile nestocabile se pleacă de la premiza că respectivele documente nu sunt alocate din momentul introducerii lor, din motive de operativitate şi de responsabilitate. Operaţia de alocare se realizează ulterior operării documentelor de către persoana (rolul) responsabil cu verificarea, aprobarea şi alocarea acestora.

• Stocabile:

  • înregistrările efectuate prin introducerea Bonurilor de Consum și detaliile acestora - reprezintă toate acele cheltuieli interne obținute din consumuri proprii, înregistrate de către gestionari;

  • pentru cheltuielile stocabile se pleacă de la premiză că respectivele documente sunt alocate direct din momentul introducerii lor, prin indicarea imobilizării la nivelul detaliilor de pe Bonul de Consum.

Prin intermediul surselor de cost se definesc evenimentele care au dus la apariția efectuării cheltuielilor respective, pentru a putea face ulterior analiza pe evenimente. 

Sursele se definesc în fereastra Surse Cost Resursă, localizată în meniul Management Utilaje/Resurse -> Definiri și se selectează pe detaliile documentului prin care se înregistreaza costurile.

Exemplu:

• Revizii majore, minore, planificate, accidentale;

• Reparații capitale;

• Accidente;

• Cheltuieli curente etc.

Alocare Facturi sau Plăți

Operațiunea de alocare presupune preluarea rândurilor de pe facturi furnizor, registre de casă sau extrase de cont și asocierea acestora cu o anumită resursă, indicând în același timp și celelalte dimensiuni de analiză de mai sus. 

Pentru alocarea facturilor furnizor sau a plăților se va folosi fereastra Alocări Cost-Resursă localizată în meniul Management Utilaje/Resurse. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr Document, Tip Document

• Data alocare - ca dată utilizată pentru auditare;

• Perioada - perioadă (lună) contabilă conform analizei de costuri alocate;

  • obs: se poate aloca un document cu data tranzacției din martie asupra costurilor aferente perioadei februarie;

• Sursa cost Resursă - cauzele care au dus la realizarea costurilor alocate pe resursă;

Sectiunea Referințe:

• Tip Document Bază - tipul de document alocat. Documentul se selectează în câmpul corespunzător, în funcție de tipul de bază selectat:

  • "Factura"

  • "Extras"

  • "Plată"

  • "Jurnal Casă"

• Total General, Tota Lunii - valori preluate de pe documentul alocat;

  • Total Valoare Alocată - valoarea totală preluată de pe înregistrările din tab-ul Detalii Alocare;

Secțiunea Stare:

• Stare Document - indică starea curentă a documentului: "Drafted" (starea inițială în care se definește documentul), "Finalizat", "Anulat";

• Acțiune Document - se utilizează pentru a gestiona stările documentului prin care se realizează alocarea:

  • "Finalizează" - generează efectele documentului în sistem (alocare cost - resursă);

  • "Anulează" - anulează efectele documentului în sistem; 

• Procesat (menținut de sistem) - indică faptul că documentul și-a produs efectele în sistem (alocarea cost - resursă). Un document procesat nu poate fi șters sau modificat;

În tab-ul Detalii Alocare se completează detaliile de pe factură, extras, registru sau plată care vor fi alocate. În funcție de selecția din câmpul Tip Document Bază, sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Detaliu factura , registru, extras sau plată - detaliul documentului alocat;

• Valoare netă, Valoare Totală - valori preluate de pe detaliul documentului alocat

  • obs: valorile plăților vor fi afișate cu semn schimbat;

• Valoare alocată - se completează de către operator cu valoarea dorită; poate fi integrală sau parțială:

  • se lasă valoarea integrală atunci când toată suma se alocă la aceeaşi dată și același index;

  • se trece o valoare parțiala când se alocă la date diferite, indecși diferiți.

În tab-ul Alocare se completează informații despre resursa la care este alocat detaliul. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Resursa - asupra căreia se face alocarea;

• Index - se trece indexul (km) - util pentru evidențele tip FAZ;

• Categorie și Tip - se aleg conform naturii alocării respective;

• Valoare alocată - totală sau parțială după cum e cazul;

• Cantitate alocată - ca declarație manuală;

Validări disponibile:

• Perioada contabilă să cuprindă data contabilă a facturii, chiar dacă momentul (data) alocării este în altă perioadă;

• Sumele alocate de pe nivel = total alocare de pe nivelul superior.

Alocare Bon Consum

Pentru alocările directe prin bonuri de consum, la nivel de detaliu bon, se folosesc următoarele câmpuri din secțiunea Referințe, fereastra Bonuri de Consum, tab-ul Detalii Consum:

• Categorie Cost-Resursă;

• Tipul Cost-Resursă;

• Sursă Cost-Resursă;

Aceste câmpuri apar și devin obligatorii doar dacă în câmpul Resursă s-a ales o resursă legată de o Imobilizare. Această Imobilizare se autocompletează în câmpul din zona Referințe.

Pentru a finaliza alocarea se apelează la procesul Alocare Costuri BC. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Societate, Gestiune, Tip document, Număr document (filtru de tip "conține secvență". e.g. %200% afișează înregistrări care conțin 200) - filtre de selecție pentru bonurile de consum care intră în procesul de alocare;

• Perioada (luna, obligatoriu) - vor fi procesate doar acele bonuri de consum pentru care data contabilă intră în perioada contabilă indicată;

  • • nu se pot genera alocări cost resursă pentru perioade închise;

• Tip Document Dest, Acțiune Document - determină tipul de document și starea pentru documentele de alocare cost-resursă generate;

Rezultatul procesului este înscris sub formă de documente "Alocări Cost-Resursă", câte un document grupat pentru fiecare bon de consum şi tipurile de "Sursă Cost-Resursă" din detalii, deoarece informația privind sursa costului provine din detaliile bonului (pot fi diferite surse pe acelaşi bon), în timp ce pe documentul de alocare sursă, informația este la nivel de document de alocare.

Procesul ”Alocare costuri BC” poate fi rulat automat din Scheduler cu indicarea unei perioade în mod dinamic față de data rulării procesului.

Atenție: 

• Bonurile de consum trebuie transferate înainte de a fi alocate la o resursă! 

• Nu vor fi generate alocări cost resursă pentru bonuri de consum netransferate.

Generare Alocări Cost-Resursă (din FF)

Prin intermediul acestui proces, localizat în meniul Management Utilaje/Resurse, se realizează alocarea costurilor la resursele legate de o imobilizare, indicată la nivel de detaliu de Factură Furnizor, la secțiunea Referințe. 

Pentru alocări directe, procesul este disponibil pe facturile Facturile Furnizor finalizate, postate și care au cel puțin un detaliu cu câmpul Resursă completat.

Se folosesc următoarele câmpuri din secțiunea Resursă, tab-ul Detalii Factură, fereastra Facturi Furnizor:

• Categorie Cost-Resursă;

• Tipul Cost-Resursă;

• Sursă Cost-Resursă.

Aceste câmpuri apar și devin obligatorii doar dacă în câmpul Resursa de pe detaliu, s-a ales o resursă legată de o imobilizare. 

Pentru a realiza alocarea se apelează procesul Generare Alocări Cost-Resursă (din FF). 

Înainte de execuția procesului din meniu, se pot specifica următorii parametri: 

• Societate, Data facturată, Terț- filtre de selecție pentru facturile furnizor care intră în procesul de alocare;

  • Tip Document, Acțiune Document - determină tipul de document și starea pentru documentele de alocare cost-resursă generate.

Rezultatul procesului este înscris sub formă de documente "Alocări Cost-Resursă", câte un document grupat pentru fiecare factură furnizor şi tipurile de "Sursă Cost-Resursă" din detalii, deoarece informația privind sursa costului provine din detaliile facturii (pot fi diferite surse pe aceeași factură).

La reapelarea procesului, nu se vor mai genera alte documente de alocare dacă acestea există deja și sunt în stare "Finalizat" sau "Drafted".

Procesul Generare Alocări Cost-Resursă (din FF) poate fi rulat automat din Scheduler.

Atenție:  

• Facturile furnizor trebuie transferate înainte de a fi alocate la o resursă! 

• Nu vor fi generate alocări cost-resursă pentru facturi furnizor netransferate.

Alocare rate de amortizare

Pentru a aloca rate de amortizare se apelează la procesul Alocare Amortizare - Cost-Resursă. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Societate (opțional) - determină care Mijloace fixe intră în procesul de alocare;

• Perioada contabilă (luna, obligatoriu) - filtrează doar acele rate pentru care data contabilă intră în perioada contabilă indicată;

• Sursa cost, Categorie cost, Tip cost - dimensiunile de analiză pentru alocare;

• Tip Document Dest, Acțiune Document - determină tipul de document și starea pentru documentele de alocare cost-resursă generate;

În procesul de alocare, valorile ratelor de amortizare luate în calcul sunt cele aferente schemei contabile de bază (indicată la nivelul definirii Titularului).

Alocarea se face pe principiul definirii 1:1 a unui mijloc fix pentru o anumită resursă, atunci când resursa se încadrează contabil în grupa mijloacelor fixe. Articolul derivat din definirea resursei trebuie să se regăsească în definirea mijlocului fix.

Rezultatul procesului este înscris tot sub formă de document "Alocări Cost-Resursă", câte un document grupat pentru fiecare Sursă Cost-Resursă.

Rapoarte

Raportul Alocări costuri - resurse prezintă centralizat costurile alocate pe resurse. În funcție de formatul de tipărire ales, gruparea se face la nivel de:

• sursă cost-resursă;

• categorie și tip cost-resursă;

• mixt.

Raportul se regăsește în meniul Management Resurse/Utilaje. Datele provin din fereastra Vizualizare costuri alocate pe resurse. Raportul folosește următoarele filtre de selecție:

• Perioada (obligatoriu) - luna, de tip interval;

• Tip resursă (opţional)

• Resursa (opţional)

• Categorie cost resursa

• Tip cost resursă

• Categorie mijloc de transport (opţional)

• Mijlocul de transport (opţional) - raportul va fi grupat pe mijloace de transport;

Raportul grupat pe surse, de format tabelar prezintă următoarele informații:

Raportul grupat pe categorii, de format tabelar prezintă următoarele informații: